Revu für die Planprüfung: Digitale Projektabwicklung bei Arup

Bei Arup sind über 14 000 Spezialist:innen aus mehr als 90 Disziplinen in über 34 Ländern angestellt. In Australasien beschäftigt Arup Fachkräfte mit vielfältigen Fähigkeiten und Berufsausbildungen an insgesamt zwölf Standorten, die Projekte in Australien, Neuseeland, Singapur, Indonesien und Malaysia realisieren. „Arups erstes Projekt in Sydney war das Opernhaus Sydney. Das hat uns überhaupt erst nach Australien geführt“, erklärt Arups Senior Technician Ben Taylor. Das Gebäude ist weltweit nicht nur für sein Design und seine strukturelle Ästhetik bekannt, sondern belegt auch Arups Einsatz für digitales Design. Es war eines der ersten Projekte, bei dem die computergestützte Modellerstellung zum Einsatz kam – in diesem Fall für die Segelstrukturen. „Das zeichnet uns aus. Wir waren die Ersten, die Modellierungssoftware genutzt haben. Andere Unternehmen hätten das bei einem solchen Projekt nicht gewagt. Es wäre ihnen zu riskant oder nicht rentabel genug erschienen. Aber wir tun Dinge, zu denen andere nicht in der Lage sind.“

Von manuellen zu digitalen Prozessen

Das Unternehmen setzt gezielt auf die Nutzung von Technologie bei der Projektabwicklung. So begab man sich auf die Suche nach Möglichkeiten, ehemals manuelle Prozesse zu digitalisieren. Ziel war es, über mehrere Büros und Projekte hinweg die Prozesse zu standardisieren, für mehr Effizienz und eine höhere Qualität zu sorgen und verschiedene Risiken zu mindern. „Unser ursprüngliches Problem im Transport-Team war, eine Möglichkeit zu finden, Markierungs-Prüfprozesse zu digitalisieren und diese Prozesse auf eine Art und Weise zu dokumentieren, die Papier überflüssig macht“, erzählt Russell Bunn, Regional CAD Lead des Arup-Teams für Transport, Umwelt und Ressourcen in Australasien. Gewisse Projekte stellten für Arup auch eine Herausforderung in Bezug auf die Qualität von Baubestandsplänen und -scans dar. „Ein Grossteil unserer Arbeit besteht darin, Baupläne für bestehende Gebäude in der Stadt, an denen Arup gearbeitet hat, zu überprüfen. Wir haben also all diese alten Pläne, die nicht mit CAD erstellt wurden, sondern einfach einer Schublade entnommen und eingescannt wurden – die Qualität der Scans ist dementsprechend niedrig“, erklärt die Structural-Engineering-Absolventin Henna Chapman. „Bluebeam hilft mir dabei, diese Scans unseren Anforderungen anzupassen und mit Markierungen zu versehen.“

Die Qualitäts- und Genauigkeitsmängel der Markierungen und der Baupläne selbst sowie die damit einhergehende Frustration regten Arup schliesslich dazu an, Revu einzuführen. Nach dem Download der Testversion von Revu dauerte es nicht lange, bis James Cannam, Arups Ingenieur für mechanische Gebäudetechnik, erkannte, dass der Einsatz sich lohnen würde. „Wir erhalten viele PDFs und Baupläne von den Architekten. Flächen, Abstände und Verbindungen schnell messen zu können, ist wirklich zentral für unsere Arbeit. Diese Informationen rasch entnehmen, mit Markierungen versehen und messen zu können ist extrem hilfreich.“ Die präzise Skalierung von Revu ist ebenso wichtig, findet Chapman. „Revu behält eine einheitliche Skalierung bei, weshalb ich eigentlich gar keine andere Markierungssoftware nutze. Das Messwerkzeug in Bluebeam lässt sich kalibrieren und alles andere kann danach skaliert werden.“ Die leistungsstarken PDF-Funktionen von Revu konnten viele der Probleme im Hinblick auf die Qualität von Baubestandsplänen und -scans beheben und wirkten sich mit der Zeit auch positiv auf andere Aspekte des Planprüfungsprozesses aus. „Dank Revu verbringe ich viel weniger Zeit damit, jede einzelne Seite manuell zu prüfen“, freut sich Ben Taylor. „Das Programm hat sich auch als kritisch für Prüfvorgänge erwiesen, bei denen es um andere Projekte oder die Arbeit von Kunden geht, mit denen ich nicht direkt zu tun habe. Es erlaubt mir, sie automatisch zu filtern und nach dem für mich Wesentlichen zu suchen. Die Arbeit wird zum Beispiel dadurch einfacher, dass ich die Pläne eines Architekten in einem einzigen Prozess mit Markierungen in Bluebeam versehen und anschliessend kopieren und auf die neuen Pläne legen kann, statt Arbeitsschritte zu wiederholen. Wir haben zu Beginn mal nachgerechnet und festgestellt, dass Revu seine Kosten innerhalb von ein paar Monaten selbst wieder eingespielt hat. Das Programm hat es mir ausserdem unglaublich einfach gemacht, PDFs, mit denen ich arbeiten muss, zu erstellen und zu bearbeiten.“

Die Vorteile einer Digitalisierung der Prozesse innerhalb der Standards und Handbücher von Arup haben sich nicht nur bei der Projektabwicklung, sondern auch in Form von Papierersparnis und Mitarbeiterengagement bemerkbar gemacht. „Bevor es Revu bei uns gab, lief es ungefähr so ab: Wir bekamen die PDF-Dokumente vom Architekten, druckten sie aus, nahmen einen roten Stift in die Hand, um sie mit Markierungen zu versehen, scannten sie ein und schickten sie zurück. Jetzt ist es nicht mehr nötig, die PDF-Dateien auszudrucken, wir können nun digital arbeiten“, sagt Bunn. „Revu hat uns wirklich geholfen, den ersten Schritt Richtung papierloses Büro zu machen.“ Den Papierverbrauch und die damit verbundenen Kosten zu senken, war eine zusätzliche Belohnung für die Umstellung. Der echte, greifbare Wert zeigte sich jedoch in Form einer besseren Zusammenarbeit. „Die wahre Effizienz von Revu wird spürbar, wenn es um die Markierungen geht. Die Möglichkeit, Texte zu ändern und Markierungen zu messen – das waren die Funktionen, die uns überzeugten. Danach entdeckten wir immer mehr Funktionen, die unsere Arbeitsabläufe ungemein verbesserten. Es ist mehr als nur ein PDF-Werkzeug.“

In Echtzeit zusammenarbeiten und Risiken vermindern

Angesichts der Grösse und Komplexität der Projekte von Arup arbeitet das Unternehmen häufig nicht nur mit Projektpartnern zusammen, sondern auch mit globalen Stakeholdern und Büros auf der ganzen Welt. Um Fehler zu verhindern, ist das nötige Mass an Kommunikation von zentraler Bedeutung für alle Projekte; das gilt umso mehr für solche, die besonders gross und umfangreich sind. Fehler, die bei Nacharbeiten entstehen und der Gesamtrentabilität schaden, sind auf dieser Ebene keine Seltenheit. Dieselben Fehler können sogar die Sicherheit auf der Baustelle gefährden. Da Arup sich bewusst war, wie wichtig die Kommunikation bei der Zusammenarbeit ist, entschied man sich, den digitalen Bereich zu nutzen, um gemeinsam an PDF-Dokumenten zu arbeiten. Bluebeam Studio-Sitzungen – ein Arbeitsablauf innerhalb von Revu – ermöglichten Arup die Zusammenarbeit in Echtzeit. Russell Bunn erklärt: „Ich denke, dass Bluebeam viele Erwartungen erfüllt. Die Risikosenkung ist dabei eine ganz entscheidende. Es verbessert wirklich die Kommunikation im Team, denn mit Revu können wir schneller und effizienter arbeiten und sicher sein, dass jeder einzelne Bauplan die gleiche Markierung an der gleichen Stelle hat und die gleichen Informationen bietet.“

Prozesse effizient und einheitlich abzuwickeln, ist eine Sache, aber eine Sitzung zu öffnen und von überall auf der Welt aus (zusammen-)arbeiten zu können, eine ganz andere. „Wir hatten vorher kein wirksames Verfahren, um in Echtzeit zu kommunizieren und Markierungen einzureichen. Alles ist über E-Mails abgelaufen, was überhaupt nicht effektiv war“, bedauert Ben Taylor. „[Bluebeam] Studio löst diese Probleme. So kann ein Mitarbeiter in London Baupläne mit Markierungen versehen, welche dann, während wir arbeiten und telefonieren, live an das Büro in Sydney übertragen werden. Das beugt jeglichen Unklarheiten oder Missverständnissen über E-Mail-Nachrichten und ähnliche Kommunikationswege vor.“ Live-Kommentare helfen dabei, eine zentrale Informationsquelle für Arups Projekte zu schaffen, anhand derer Projektpartner den Prüfungsfortschritt schnell erfassen können. „Eine Markierungsaktivität wird aufgezeichnet, eine Handlung durchgeführt und anschliessend von der Person bestätigt, die die Änderung vornimmt und natürlich auch von denjenigen, die den Plan und den Prozess prüfen. Das Endprodukt hat also ein angemessenes Mass an Peer-Review durchlaufen und kann dem Kunden bereitgestellt werden“, so Bunn. Laut Taylor gehen schnellere Kommentier- und Absegnungsverfahren mit einem schnelleren Betrieb und einer höheren Produktivität im Aussenbereich einher. „Wir nutzen Studio für all unsere interdisziplinären und fachübergreifenden Projektprüfungen, und zwar indem wir unsere eigenen Tool Chests in Revu nutzen und anschliessend die gesamten damit verbundenen QA-Vorgänge aufzeichnen. Danach können wir dies zurück an die Leiter der jeweiligen Disziplinen senden und diese können dann schneller auf diese Kommentare und Prüfungen eingehen.“ Das Vereinen von Projekt-Stakeholdern in einer digitalen Umgebung ist ein Aspekt von Studio, der auch die Arbeit der Projekt-Teams von Arup verändert hat. „Die Möglichkeit, mit anderen gängigen Datenumgebungen wie ProjectWise^® zu interagieren, hat sich als wirkmächtige Verbindung für uns herausgestellt“, bemerkt Bunn. „Wir hosten unsere Projekte auf ProjectWise und können sie anschliessend in Bluebeam Studio überprüfen. Natürlich ist auch die Interaktion zwischen den beiden Plattformen möglich. Das ist eine äusserst ergiebige Verbindung, die Bluebeam im Gegensatz zu anderen PDF-Anwendungen bietet.“

Die Standardisierung von Daten und ein Blick in die Zukunft

Mit dem Wachstum von Arup ging eine verstärkte Nutzung von Revu für die Projektabwicklung einher. Der Erfolg der digitalen Zusammenarbeit hat mittlerweile auch Arups regionale Arbeitsabläufe verändert. „Statt auf irgendwelche Schaltflächen in der Werkzeugleiste zu klicken, haben wir Tool Chests in Revu personalisiert und nutzen diese nun für unsere Markierungs- und Prüfungsaktivitäten“, erklärt Bunn. „Diese Tool Chests wachsen täglich – sowohl in Bezug auf ihre Grösse als auch auf ihre Komplexität – und wir wenden sie für eine ganze Reihe unserer Disziplinen an: nicht nur Transport und Ressourcen, sondern auch Fakturierung und Schienenverkehr und alle anderen, die diese Werkzeuge nutzen möchten.“ Taylor deutet an, dass Revu in Zukunft für das Unternehmen eine noch grössere Rolle bei der digitalen Projektabwicklung spielen wird. „Innerhalb gewisser Disziplinen haben sich bereits Standards für die Tool Chests herausgebildet“, bestätigt er. „Wenn nötig personalisieren wir das Programm also für Nischen-Anwendungen. Es gibt jedoch bereits einige Standards und wir versuchen, diese automatisch auf der ganzen Welt einzuführen.“ Der Einsatz von Revu und Studio hat Arup geholfen, seine hohen Projektabwicklungsstandards aufrechtzuerhalten, und ausserdem Projektpartner dazu bewegt, ihre eigene Nutzung von Technologie für Deliverables voranzutreiben. „Wir haben Revu mittlerweile für mancherlei Projekte genutzt und dabei mit externen Partnern zusammengearbeitet. Was wir festgestellt haben, ist, dass viele dieser anderen Partner sich entschieden haben, Revu selbst zu nutzen, weil sie einige der fantastischen Funktionen gesehen haben, von denen man Gebrauch machen kann und die uns so sehr geholfen haben. Wir setzen das Programm so ein, dass wir all die wunderbaren Funktionen und Werkzeuge von Bluebeam auch dann nutzen können, wenn unsere Projektpartner Bluebeam nicht selbst verwenden möchten“, betont Taylor. „Wenn man einmal mit der Nutzung angefangen hat, gibt es eigentlich kein Zurück mehr. Ich wüsste nicht, wie wir je zu unserer früheren Arbeitsweise zurückkehren könnten.“

Arups Innovationskultur pflegt einen organischen Technologieansatz, der dem Unternehmen einen nachhaltigen Vorsprung in Sachen Projektmöglichkeiten und Personalgewinnung verschafft. James Cannam weiss diese Position zu schätzen. „Wir möchten niemanden zu etwas drängen. Wir sind immer schon so vorgegangen, dass wir den Menschen alle Werkzeuge zur Verfügung stellen und sie entscheiden lassen, welche sie benutzen wollen. Es gab keine Vorgabe, laut der sich alle in diese Richtung bewegen sollten. Es geht eher darum, dass die Menschen das Werkzeug nützlich finden und es verwenden wollen. Und wir haben uns so weit entwickelt, dass wir jetzt Activity Based Working einsetzen, was fantastisch ist.“ Russell Bunn ist sicher, dass diese ermächtigende Innovationskultur auch der Schlüssel ist, um zukünftige Spitzenkräfte für das Unternehmen zu gewinnen. „Einige der von uns vorangetriebenen digitalen Transformationen waren unglaublich hilfreich dabei, die Art von Talenten anzuziehen, nach denen wir bei Arup suchen. Menschen, die nach mehr verlangen, die nicht einfach davon ausgehen, dass unsere Art der Herangehensweise immer die beste ist, und die etwas Neues ausprobieren wollen.“