Arup zatrudnia ponad 14 000 specjalistów z około 90 dziedzin w ponad 34 krajach. Na obszarze „Australazji” Arup dysponuje zróżnicowaną grupą specjalistów o szerokim spektrum umiejętności w 12 biurach, którzy obsługują projekty w Australii, Nowej Zelandii, Singapurze, Indonezji i Malezji. „Pierwszym projektem Arup w Sydney była Opera w Sydney – to właśnie on sprowadził nas do Australii” – wyjaśnia Ben Taylor, starszy technik w Arup. Projekt ten zyskał uznanie na całym świecie ze względu na design i estetykę konstrukcyjną, a ponadto stanowi przykład zaangażowania firmy Arup w projektowanie cyfrowe, ponieważ był to jeden z pierwszych projektów w historii, w którym konstrukcje w formie żagla wymodelowano przy użyciu komputerów. „Jako pierwsi wykorzystaliśmy oprogramowanie do modelowania, którego wiele innych firm nie odważyłoby się użyć w takich projektach – ponieważ są one zbyt ryzykowne lub postrzegane jako niewystarczająco opłacalne. Dlatego jesteśmy dumni, że potrafimy robić to, czego inni nie potrafią”.
Przejście z trybu ręcznego na cyfrowy
Biorąc pod uwagę zaangażowanie firmy w wykorzystywanie technologii do realizacji projektów, firma Arup zaczęła badać możliwości cyfryzacji procesów ręcznych w celu zwiększenia wydajności, jakości, ograniczenia ryzyka oraz standaryzacji w wielu biurach i projektach. „Pierwotnym problemem, z którym borykał się zespół ds. transportu, była metoda cyfryzacji procesu przeglądu oznaczeń oraz dokumentowania tych procesów bez użycia papieru” – opowiada Russell Bunn, regionalny lider CAD w australijskim zespole Arup ds. transportu, środowiska i zasobów. Niektóre projekty generowały problemy w zakresie jakości rysunków powykonawczych i skanów. „Duża część naszej pracy polega na przeglądaniu rysunków istniejących budynków, nad którymi pracowała firma Arup. Czyli mamy wszystkie te stare plany; nie są w formacie CAD ani niczym podobnym, zostały po prostu wyjęte z szafki na dokumenty i zeskanowane – a więc są to skany bardzo niskiej jakości” – wyjaśnia absolwentka budownictwa, Henna Chapman. „Dzięki Bluebeam uzyskuję lepszą jakość tych skanów i mogę nanosić na nie oznaczenia”.
„Zdarzały się sytuacje, kiedy nie mogliśmy dostarczyć klientowi gotowych materiałów, ponieważ nie dało się skutecznie przekazywać informacji, a natywna rozdzielczość i możliwości eksportu były ograniczone przez tradycyjne produkty PDF. Revu rozwiązało te problemy – uzyskaliśmy kompatybilność i funkcje, których potrzebowaliśmy, aby móc edytować pliki na bieżąco i dostosowywać je do wymagań klienta”.
Ben Taylor
Starszy technik
Arup
Frustracja spowodowana brakiem jakości i spójności zarówno w oznaczeniach, jak i samych rysunkach wystarczyła, by skłonić Arup do wdrożenia Revu. Po pobraniu wersji próbnej Revu James Cannam, inżynier ds. instalacji mechanicznych, szybko dostrzegł wartość wynikającą z wdrożenia tego oprogramowania. „Otrzymujemy od architektów wiele plików PDF i rysunków, a możliwość szybkiego mierzenia powierzchni, odległości i połączeń jest nieodzowną częścią naszej pracy. Możliwość szybkiego pobrania informacji, naniesienia oznaczeń i dokonania pomiarów jest niezwykle przydatna.” Dokładność skali w Revu jest równie ważna dla Henny. „Revu zachowuje skalę i to jest powód, dla którego tak naprawdę nie używam żadnego innego oprogramowania do oznaczeń. W Bluebeam można skalibrować linijkę i na tej podstawie skalować całą resztę. „Zaawansowane funkcje obsługi plików PDF w Revu rozwiązały wiele problemów związanych z jakością rysunków powykonawczych i skanów, a także zaczęły pozytywnie wpływać na inne aspekty procesu przeglądu projektów. „Revu znacznie skróciło czas, jaki poświęcam na sprawdzanie i ręczny przegląd każdej strony” – chwali oprogramowanie Ben. To ważne, gdy przeglądam inne projekty lub prace klientów, z którymi nie jestem bezpośrednio związany, ponieważ mogę automatycznie filtrować dokumenty i wyszukiwać to, co jest mi potrzebne. Wystarczy przekazać plany architektoniczne, oznaczyć je w Bluebeam, a następnie skopiować i wkleić w nowe plany, które napłynęły – zamiast wykonywać pracę od nowa. Od razu dokonaliśmy kalkulacji, które wykazały, że oprogramowanie [Revu] zwróciło się w kilka miesięcy. Do tego niesamowicie ułatwiło mi życie, jeśli chodzi o sposób tworzenia i edycji plików PDF, z którymi pracuję”.
Korzyści z digitalizacji procesów w ramach standardów i podręczników Arup stały się widoczne nie tylko w realizacji projektów, ale także w oszczędności papieru i zaangażowaniu pracowników. „Przed wprowadzeniem Revu wyglądało to mniej więcej tak: otrzymywaliśmy pliki PDF od architekta, drukowaliśmy je, nanosiliśmy oznaczenia czerwonym długopisem, skanowaliśmy i odsyłaliśmy z powrotem. Teraz nie musimy drukować plików PDF na papierze, możemy wszystko robić cyfrowo” – mówi Russell. „Revu naprawdę pomogło nam odejść od papieru”. Zmniejszenie zużycia papieru i związanych z tym kosztów było dodatkową korzyścią wynikającą z wprowadzenia nowego procesu, ale prawdziwą, namacalną wartość stanowiła poprawa współpracy. „Wydajność wzrasta, gdy pracownicy przystępują do oznaczania. Możliwość bezpośredniej edycji tekstu i pomiaru oznaczenia to niezwykle przydatne funkcje, które w pewnym sensie przekonały nas do tego rozwiązania. Od tego momentu zaczęliśmy odkrywać kolejne funkcje, które szalenie usprawniają nasz przepływ pracy. To nie jest tylko narzędzie do obsługi plików PDF”.
„Zaczęłam korzystać z Bluebeam zaraz po rozpoczęciu pracy tutaj. Nauka narzędzia nie zajęła mi dużo czasu. Jest dość intuicyjne, a podstawowe funkcje są proste w użyciu. W zasadzie nauczyłam się wszystkiego sama, czasami zadając pytania kolegom z biura.”
Henna Chapman
absolwentka budownictwa
Arup
Współpraca w czasie rzeczywistym i ograniczanie ryzyka
Biorąc pod uwagę rozmiar i złożoność projektów, Arup często współpracuje nie tylko z partnerami projektowymi, ale także z globalnymi interesariuszami i biurami na całym świecie. Stopień komunikacji niezbędny do uniknięcia błędów ma kluczowe znaczenie w każdym projekcie, a tym bardziej w tych o większej skali i zakresie. Błędy wynikające z konieczności poprawek są na tym poziomie powszechne, co negatywnie wpływa na ogólną rentowność. Te same błędy mogą zagrażać bezpieczeństwu na placu budowy. Mając świadomość wagi komunikacji, firma Arup zdecydowała się na współpracę nad dokumentacją PDF w przestrzeni cyfrowej przy użyciu Sesji Studio, funkcji Revu umożliwiającej współpracę w czasie rzeczywistym. Russell wyjaśnia: „Bluebeam obejmuje wiele aspektów, a jednym z ważniejszych jest ograniczanie ryzyka. Mamy lepszą komunikację w zespole, ponieważ dzięki Revu możemy działać znacznie szybciej i wydajniej, a także mieć pewność, że każdy rysunek ma te same oznaczenia w tym samym miejscu, oraz że przekazuje tę samą informację”.
Wydajność i spójność procesów to jedno, ale możliwość otwarcia sesji w celu pracy i współpracy z dowolnego miejsca na świecie to zupełnie inna sprawa. „Nie mieliśmy skutecznej metody komunikacji w czasie rzeczywistym i przesyłania oznaczeń – korzystaliśmy tylko z e-maili, co wcale nie jest skuteczne” – ubolewa Ben. „[Bluebeam] Studio rozwiązuje wszystkie te problemy. Ktoś nanosi adnotacje na rysunkach w Londynie, następnie pojawiają się one w czasie rzeczywistym w biurze w Sydney, podczas gdy my pracujemy i rozmawiamy przez telefon – wszystko to eliminuje nieporozumienia i błędy komunikacji mailowej”. Komentarze na żywo tworzą jedno źródło informacji dla projektów Arup, umożliwiając partnerom projektowym szybką ocenę postępów. „Mamy historię wprowadzonego oznaczenia, podjętego działania oraz jego weryfikacji przez osobę wprowadzającą zmianę, a także oczywiście przez osoby weryfikujące projekt i proces. Dzięki temu produkt końcowy jest gotowy i przechodzi odpowiedni poziom wzajemnej weryfikacji przez zespół” – opowiada Russell. Według Bena szybsze komentarze i zatwierdzenia oznaczają szybsze działanie i większą produktywność w terenie. „Używamy Studio do przeprowadzania wszystkich przeglądów międzydyscyplinarnych i przekrojowych w ramach projektów, a robimy to, korzystając z niestandardowych skrzynek narzędziowych w Revu, a następnie rejestrując całą dokumentację kontroli jakości związaną z tym procesem. Wówczas możemy przekazać wszystko kierownikom poszczególnych obszarów, a oni mogą przyspieszyć realizację tych komentarzy i przeglądów”. Umożliwienie interesariuszom projektu pracy w środowisku cyfrowym to kolejny aspekt Studio, który wywarł wpływ na zespoły projektowe firmy Arup. „Możliwość interakcji z innymi popularnymi środowiskami danych, takimi jak ProjectWise® była dla nas naprawdę ważnym połączeniem” – zauważa Russell. „Projekty hostujemy w ProjectWise, a następnie możemy je przeglądać w Bluebeam Studio – i oczywiście korzystać z interakcji między tymi dwoma narzędziami. To naprawdę zaawansowane połączenie, które oferuje Bluebeam, a którego nie zapewniają inne aplikacje do obsługi plików PDF.”
Standaryzacja dostarczanych projektów i plany na przyszłość
Wraz z rozwojem firmy Arup wzrosło również wykorzystanie Revu do realizacji projektów. Sukces pracy w środowisku cyfrowym określa i standaryzuje sposób, w jaki Arup realizuje regionalne przepływy pracy. „Zamiast klikać losowe przyciski na paskach narzędzi, w Revu mamy dostosowane skrzynki narzędziowe, z których korzystamy podczas oznaczania i przeglądania” – opowiada Russell. „Zakres i złożoność tych skrzynek rośnie z dnia na dzień i obejmuje pełny zakres naszych obszarów. Nie tylko transport i zasoby. Także budynki i kolej oraz wszystkich korzystających z nich użytkowników”. Ben zakłada jeszcze szersze wykorzystanie Revu do cyfrowej realizacji projektów w przyszłości. „W niektórych obszarach udało nam się osiągnąć pewną standaryzację skrzynek narzędziowych” – zapewnia. „W razie potrzeby dostosowujemy je do niszowych zastosowań, ale dysponujemy już zestawem standardów, które staramy się automatycznie wdrażać na całym świecie”.
Wdrożenie Revu i Studio pomogło utrzymać wysokie standardy firmy Arup w zakresie realizacji projektów, a także wpłynęło na partnerów projektowych, zachęcając ich do szerszego wykorzystywania technologii w swoich projektach. „Korzystaliśmy z Revu w wielu projektach realizowanych wspólnie z partnerami spoza Arup. Zauważyliśmy, że pod koniec projektu większość z partnerów decydowała się wdrożyć Revu, widząc, co potrafi oraz jak bardzo się przydaje. Sposób, w jaki używamy Revu, polega na tym, że nadal możemy wykorzystywać wszystkie rewelacyjne narzędzia i funkcje Bluebeam, nawet jeśli nasi partnerzy projektowi nie zdecydują się na wdrożenie Bluebeam” – podkreśla Ben. „Po wypróbowaniu tego rozwiązania nie ma już żadnych wymówek. Nie wyobrażam sobie, że moglibyśmy powrócić do pracy w dawnej formie”.
Kultura innowacji w firmie Arup sprzyja organicznemu podejściu do technologii, dzięki czemu firma wyprzedza konkurencję zarówno pod względem możliwości projektowych, jak i pozyskiwania pracowników. James doskonale rozumie znaczenie tego podejścia. „Sposób działania naszej firmy polega na tym, że nigdy niczego nikomu nie narzucamy. Zawsze dajemy ludziom wszystkie dostępne narzędzia i pozwalamy im wybrać te, z których chcą korzystać. Nie ma żadnego nakazu, że wszyscy muszą przejść na konkretne narzędzie. Chodzi raczej o to, że pracownicy dostrzegają korzyści z używania narzędzia – wówczas chcą z niego korzystać. Tak doszliśmy do punktu, w którym obecnie stosujemy pracę opartą na zadaniach, co jest fantastyczne”. Ta kultura innowacji oparta na wzmacnianiu pracowników jest również kluczem do znajdowania przyszłych liderów firmy – podkreśla Russell. „Niektóre z transformacji cyfrowych, które wprowadzaliśmy, okazały się niezwykle pomocne w przyciąganiu talentów, które chcemy widzieć w Arup. Chcemy pozyskiwać ludzi, którzy pragną czegoś więcej, którzy nie akceptują obecnego sposobu działania jako jedynego słusznego i chętnie próbują czegoś nowego”.