Revu pour les révisions : Arup passe au numérique pour la réalisation de ses projets

Arup compte plus de 14 000 spécialistes, issus de plus de 90 domaines d’expertise et présents dans plus de 34 pays. Dans la région Asie-Pacifique, Arup rassemble un groupe diversifié de professionnels aux compétences et aux domaines d’expertise variés, répartis dans 12 bureaux qui interviennent sur des projets en Australie, en Nouvelle-Zélande, à Singapour, en Indonésie et en Malaisie. « Le premier projet d’Arup à Sydney était l’Opéra de Sydney, c’est ce qui nous a amenés en Australie en premier lieu », explique Ben Taylor, technicien senior chez Arup. Ce projet témoigne non seulement de l’engagement d’Arup en faveur de la conception numérique, puisqu’il s’agissait de l’un des tout premiers projets dont les structures de toit ont été modélisées sur ordinateur, mais il est reconnu dans le monde entier pour son design et son esthétique structurelle. « Utiliser en avant-garde des logiciels de modélisation sur des projets que beaucoup d’autres entreprises n’auraient pas osé entreprendre parce qu’ils étaient jugés trop risqués ou pas assez rentables, c’est ce qui fait notre fierté : nous sommes capables de faire ce que les autres ne peuvent pas faire. »

Du manuel au numérique

Dans le cadre de son engagement à tirer parti des technologies pour la réalisation de ses projets, Arup a commencé à étudier la possibilité de numériser certains processus auparavant manuels afin de gagner en efficacité, d’améliorer la qualité, de réduire les risques et de standardiser les pratiques entre ses différents bureaux et projets. « Le problème initial auquel nous étions confrontés au sein de l’équipe Transport était de trouver un moyen de numériser le processus de révision des annotations et de documenter ces processus de manière à ne plus avoir recours au papier », explique Russell Bunn, responsable régional de la CAO pour les équipes Transport, Environnement et Ressources d’Arup en Australasie. Certains projets ont également posé des problèmes à Arup en matière de qualité des plans de récolement et des numérisations. « Une grande partie de notre travail consiste à examiner les plans de bâtiments construits en ville sur lesquels Arup a travaillé. Nous avons donc tous ces anciens plans : ils ne sont pas au format CAO ou similaire, ils ont simplement été sortis des armoires à plans et numérisés. Il s’agit donc de numérisations de très mauvaise qualité », explique Henna Chapman, jeune diplômée de l’équipe Structures d’Arup. « Bluebeam m’aide à étalonner l’échelle de ces numérisations de mauvaise qualité et à les annoter. »

La frustration liée au manque de qualité et de cohérence des annotations et des plans eux-mêmes a poussé Arup à mettre en place Revu. Après avoir téléchargé la version d’essai de Revu, James Cannam, ingénieur en services techniques du bâtiment chez Arup, a rapidement compris l’intérêt de sa mise en œuvre. « Nous recevons beaucoup de PDF et de plans de la part des architectes, et le fait de pouvoir mesurer rapidement les surfaces, les distances et les liens est vraiment essentiel à notre travail. Pouvoir récupérer ces informations très rapidement, les annoter et les mesurer est vraiment très utile. » La précision de l’échelle dans Revu est tout aussi importante pour Henna. « L’échelle est conservée, et c’est la raison pour laquelle je n’utilise pratiquement aucun autre logiciel d’annotation. Vous pouvez étalonner la règle dans Bluebeam et utiliser cette échelle pour mesurer tout le reste. » Les puissantes fonctionnalités PDF de Revu ont permis de résoudre bon nombre de problèmes de qualité liés aux plans de récolement et aux numérisations pour un impact positif sur d’autres aspects du processus de revue de conception. « Revu a considérablement réduit le temps que je passe à vérifier et à contrôler manuellement chaque page », explique Ben. Cela est également essentiel lorsque je dois examiner d’autres projets ou des travaux clients auxquels je ne suis pas directement associé, car cela m’aide à les filtrer automatiquement et à me concentrer sur ce que j’ai réellement besoin de voir. Il suffit, par exemple, de prendre les plans d’un architecte, de les annoter dans Bluebeam, puis de copier-coller ces annotations sur les nouveaux plans qui arrivent, sans refaire tout le travail. Les calculs que nous avons fait au début ont montré que Revu serait rentabilisé en quelques mois. Mais cela m’a également énormément simplifié la vie pour produire et modifier les PDF dont j’ai besoin. »

Les avantages de la numérisation des processus définis dans les normes et les manuels d’Arup se sont fait sentir non seulement dans la réalisation des projets, mais aussi en termes d’économies de papier et d’implication des employés. « Avant Revu, c’était assez simple : on recevait le PDF de l’architecte, on l’imprimait, on faisait des annotations au stylo rouge, on le numérisait, puis on le renvoyait. Aujourd’hui, nous n’avons plus besoin d’imprimer un PDF pour en obtenir une copie papier : nous pouvons tout faire numériquement », explique Russell. « Revu nous a vraiment permis d’amorcer la transition vers un fonctionnement sans papier. » La réduction de la consommation de papier et des coûts associés a été un avantage supplémentaire de la mise en place de ce nouveau processus, mais sa valeur concrète tient à une amélioration véritable de la collaboration. « Les gains d’efficacité se font réellement sentir lorsque les utilisateurs commencent à exploiter les annotations. Le fait de pouvoir modifier directement le texte et mesurer une annotation fait partie des fonctionnalités qui nous ont vraiment convaincus. Et à partir de là, nous avons continué à découvrir d’autres fonctionnalités qui améliorent réellement nos workflows. Ce n’est pas qu’un simple outil PDF. »

Collaborer en temps réel et réduire les risques

Compte tenu de la taille et de la complexité des projets d’Arup, l’entreprise ne cesse de collaborer non seulement avec des partenaires de projet, mais aussi avec des parties prenantes et des bureaux du monde entier. Le niveau de communication nécessaire pour éviter les erreurs est primordial sur n’importe quel projet, et plus encore sur les projets de plus grande envergure. À ce niveau, les erreurs dues aux reprises sont fréquentes et nuisent à la rentabilité globale. Ces mêmes erreurs peuvent même compromettre la sécurité sur le chantier. Consciente de l’importance de la communication, Arup a choisi de collaborer dans un environnement numérique sur des documents PDF avec les Sessions Studio Bluebeam, un workflow intégré à Revu qui permet de collaborer en temps réel. Russell explique : « Je pense que Bluebeam couvre de nombreux aspects, et la réduction des risques n’en est que l’un des plus importants. Cela améliore la communication au sein de l’équipe, car avec Revu, nous pouvons travailler beaucoup plus rapidement et efficacement. Nous sommes assurés que chaque plan comporte les mêmes annotations au même endroit et transmet le même message. »

Être efficace et cohérent dans ses processus est une chose, mais pouvoir ouvrir une Session, travailler et collaborer depuis n’importe où dans le monde est autre chose. « Nous ne disposions pas d’une méthode efficace pour communiquer en temps réel et transmettre des annotations. Tout passait simplement par des échanges d’e-mails, ce qui n’était absolument pas efficace », déplore Ben. « Bluebeam Studio résout tous ces problèmes. Quelqu’un peut annoter des plans à Londres, et ces annotations apparaissent en temps réel dans le bureau de Sydney pendant que nous travaillons et que nous échangeons au téléphone. Cela élimine toute confusion ou erreur de communication par e-mail ou par d’autres moyens. » Les commentaires en temps réel contribuent à créer une source de référence unique pour les projets d’Arup, permettant aux partenaires de projet de suivre rapidement l’avancement des révisions. « Il existe une trace de chaque annotation effectuée et de chaque action réalisée, ainsi que de sa vérification par la personne qui l’a modifiée et, bien sûr, par celles qui vérifient la conception et le processus. Ainsi, le produit final est prêt à être livré puisqu’il a fait l’objet d’un niveau de contrôle approprié », explique Russell. Selon Ben, des commentaires et des validations plus rapides permettent d’agir plus rapidement et d’accroître la productivité sur le terrain. « Nous utilisons Studio pour réaliser toutes nos révisions interdisciplinaires et pluridisciplinaires dans le cadre de nos projets. Pour ce faire, nous utilisons nos boîtes à outils personnalisées dans Revu et enregistrons ensuite toute la documentation d’assurance qualité associée. Nous pouvons alors la transmettre aux responsables de chaque discipline, qui peuvent rapidement suivre les mesures prises à la suite de ces commentaires et revues. » Le fait de maintenir les parties prenantes des projets dans un environnement numérique est également l’un des aspects de Studio qui a eu un impact sur les équipes projet d’Arup. « La possibilité d’interagir avec d’autres environnements de données communs, comme ProjectWise^®, a été particulièrement utile pour nous », souligne Russell. « Nous hébergeons nos projets sur ProjectWise, puis nous pouvons les examiner dans Bluebeam Studio et, bien sûr, naviguer entre les deux. C’est une connexion vraiment puissante proposée par Bluebeam, que les autres applications PDF n’offrent pas. »

Standardiser les livrables et préparer l’avenir

À mesure qu’Arup s’est développée, son utilisation de Revu pour la réalisation de ses projets s’est elle aussi intensifiée. Le succès du travail numérique a commencé à influencer et à standardiser la manière dont Arup met en œuvre ses workflows régionaux. « Plutôt que de simplement cliquer sur des boutons au hasard dans les barres d’outils, nous avons personnalisé des boîtes à outils dans Revu que nous utilisons désormais pour nos activités d’annotation et de revue », explique Russell. « Ces boîtes à outils gagnent chaque jour en ampleur et en complexité, et sont utilisées dans un grand nombre de nos disciplines. Pas seulement dans les domaines des transports et des ressources, mais aussi dans la facturation, le ferroviaire et par tous ceux qui souhaitent utiliser ces outils. » Ben entrevoit une utilisation encore plus étendue de Revu pour la réalisation numérique des projets de l’entreprise à l’avenir. « Nous avons déjà mis en place une certaine standardisation des boîtes à outils dans certaines disciplines », affirme-t-il. « Nous les personnalisons donc en fonction des besoins pour des applications spécialisées, mais nous disposons déjà d’un ensemble de normes que nous cherchons à déployer automatiquement dans le monde entier. »

L’utilisation de Revu et de Studio a contribué à maintenir le niveau élevé d’exigence d’Arup en matière de réalisation des projets et a également incité ses partenaires de projet à développer davantage leur propre utilisation des technologies numériques pour leurs livrables. « Nous avons maintenant utilisé Revu sur un certain nombre de projets, en travaillant avec des partenaires extérieurs à Arup, et nous avons constaté qu’à la fin de la plupart de ces projets, bon nombre de ces autres partenaires avaient décidé d’adopter Revu, parce qu’ils avaient vu certaines des choses extraordinaires que nous pouvions faire et à quel point cela nous avait aidés. Et notre façon de l’utiliser nous permet de continuer à tirer parti de tous les outils et fonctionnalités exceptionnels de Bluebeam, même lorsque nos partenaires de projet choisissent eux-mêmes de ne pas utiliser Bluebeam », insiste Ben. « Une fois que l’on a commencé à l’utiliser, on n’a plus vraiment d’excuse. Je ne vois pas comment on pourrait revenir à notre ancienne façon de travailler. »

Les délais de revue étaient également allongés par le recours aux e-mails pour gérer les nombreuses collaborations liées aux projets, certains d’entre eux impliquant des parties prenantes travaillant dans des bureaux situés aux quatre coins du monde. James ne sous-estime pas les avantages de cette autonomie. « Dans notre façon de travailler, nous n’imposons jamais rien aux équipes. Nous leur avons toujours donné accès aux outils dont elles disposent, puis nous les avons laissées choisir ceux qu’elles souhaitent utiliser. Il n’y a jamais eu de directive disant que tout le monde devait adopter cette solution. Il s’agit surtout de permettre aux utilisateurs de constater par eux-mêmes les avantages de l’outil et de leur donner envie de l’utiliser. Et nous avons évolué au point d’adopter aujourd’hui un mode de travail qui s’adapte aux différentes activités, ce qui est formidable. » Cette culture de l’innovation qui donne de l’autonomie aux équipes est également essentielle pour attirer les futurs dirigeants de l’entreprise, insiste Russell. « Certaines des initiatives de transformation numérique que nous avons mises en place nous ont énormément aidés à attirer les talents que nous recherchons chez Arup. Ce sont des personnes qui en veulent toujours plus, qui ne considèrent pas que notre façon actuelle de travailler est nécessairement la meilleure et qui cherchent à essayer de nouvelles choses. »