Revu voor reviews: Arup gaat digitaal voor de oplevering van projecten

Arup telt meer dan 14.000 specialisten, die in meer dan 34 landen actief zijn in ruim 90 vakgebieden. In de wereldwijde regio ‘Australazië’ beschikt Arup over een diverse groep professionals met uiteenlopende vaardigheden en beroepen verspreid over 12 kantoren, die aan projecten werken in Australië, Nieuw-Zeeland, Singapore, Indonesië en Maleisië. "Het eerste project van Arup in Sydney, en überhaupt in Australië, was het Sydney Opera House", legt Ben Taylor, Senior Technicus bij Arup, uit. Dit project wordt niet alleen wereldwijd geprezen om zijn ontwerp en bouwkundige esthetiek, maar illustreert tevens de toewijding van Arup aan digitaal ontwerpen, aangezien het een van de allereerste projecten was waarbij de zeilconstructies met behulp van computers werden gemodelleerd. "Wij zijn er trots op dat wij pionierswerk hebben verricht door het gebruik van modelleringssoftware die veel andere bedrijven bij dergelijke projecten niet zouden hebben ingezet, omdat deze te risicovol is of als onvoldoende winstgevend wordt beschouwd; wij hebben gedaan wat anderen niet konden."

Van handmatig naar digitaal

Gezien de toewijding van het bedrijf aan het inzetten van technologie voor de oplevering van projecten, begon Arup te onderzoeken op welke manieren voorheen handmatige processen konden worden gedigitaliseerd met het oog op efficiëntie, kwaliteit, risicobeperking en standaardisatie binnen meerdere vestigingen en projecten. "Het oorspronkelijke vraagstuk dat we binnen het transportteam hadden, was om ons te voorzien van een manier om de markeringbeoordeling te digitaliseren en die processen te documenteren op een manier waarbij geen papier meer nodig is", vertelt Russell Bunn, regional CAD lead bij het Australaziatische transport-, milieu- en resourcesteam van Arup. Bij bepaalde projecten deden zich voor Arup ook problemen voor wat betreft de kwaliteit van de opleveringstekeningen en scans. "Veel van wat we doen, houdt in dat we kijken naar tekeningen van bestaande gebouwen in de stad waaraan Arup heeft gewerkt. We beschikken dus over al deze oude tekeningen; het zijn geen CAD-tekeningen of iets dergelijks, ze zijn gewoon uit de archiefkast gehaald en ingescand – het zijn dus scans van zeer slechte kwaliteit", verduidelijkt Henna Chapman, afgestudeerd bij Arup Structures. "Bluebeam helpt me om deze scans van lage kwaliteit op te schalen en ze te markeren."

Gefrustreerd door het gebrek aan kwaliteit en consistentie in zowel de markeringen als de tekeningen zelf, besloot Arup om Revu te implementeren. Nadat hij een proefversie van Revu had gedownload, zag James Cannam, werktuigbouwkundig ingenieur gebouwinstallaties bij Arup, al snel de waarde in van de implementatie ervan. "We ontvangen van de architecten veel pdf’s en tekeningen, en het snel kunnen meten van oppervlakten, afstanden en verbindingen is werkelijk een essentieel onderdeel van ons werk. Het is buitengewoon krachtig om die informatie zeer snel te kunnen verwerken, bewerken en analyseren." De schaalnauwkeurigheid van Revu is even belangrijk voor Henna. "Je behoudt de schaal en dat is de reden waarom ik eigenlijk geen andere markeringssoftware gebruik. Je kunt de liniaal in Bluebeam kalibreren om al het andere daarop af te stemmen." De krachtige pdf-functeis van Revu hebben veel van de kwaliteitsproblemen met as-built-tekeningen en -scans opgelost en begonnen ook een positieve invloed krijgen op de overige aspecten van het ontwerpbeoordelingsproces. "Revu heeft de tijd die ik kwijt ben aan het controleren en handmatig beoordelen van elke pagina aanzienlijk verkort", zegt Ben lovend. "De software is ook van cruciaal belang gebleken wanneer ik andere projecten of opdrachten van klanten beoordeel waarbij ik niet rechtstreeks betrokken ben, omdat ik daarmee automatisch kan filteren en zoeken naar wat ik werkelijk moet vinden. Zelfs al is het maar door één werkstap: de bouwtekeningen van de architect aanleveren, deze in Bluebeam van aantekeningen voorzien en vervolgens de aantekeningen kopiëren en plakken op de nieuwe tekeningen die binnenkomen; in plaats van het werk opnieuw te doen. We hebben in het begin de berekeningen gemaakt, waaruit bleek dat [Revu] zich binnen een paar maanden terugverdiende; bovendien heeft het mijn werk enorm vergemakkelijkt voor wat betreft het opstellen en bewerken van de pdf-bestanden waarmee ik moet werken."

De voordelen van het digitaliseren van de processen binnen de normen en handleidingen van Arup zijn niet alleen duidelijk geworden bij de oplevering van projecten, maar ook in besparingen op papier en de betrokkenheid van medewerkers. "Vóór Revu verliep het ongeveer als volgt: wij ontvingen de pdf-bestanden van de architect, drukten deze af, maakten aantekeningen met een rode pen, scanden ze in en stuurden ze terug. Nu hoeven we een pdf niet meer af te drukken op papier, we kunnen dat digitaal doen", zegt Russell. "Revu heeft ons echt geholpen om toe te werken naar een papierloos kantoor." Het verminderen van het papiergebruik en de daaraan verbonden kosten was een extra beloning voor het ontwikkelen van het nieuwe proces, maar de echte tastbare waarde zat in de verbetering van de samenwerking. “De efficiëntiewinst wordt pas echt gerealiseerd op het moment dat de markeringen daadwerkelijk worden doorgevoerd. Meteen de tekst kunnen wijzigen en een markering kunnen meten, waren de krachtige functies die de doorslag gaven. En vanaf daar zijn we gewoon doorgegaan met het ontdekken van meer functies die onze workflows echt verbeteren. Het is niet zomaar een pdf-hulpmiddel."

In realtime samenwerken en risico’s beperken

Gezien de omvang en complexiteit van de projecten van Arup werkt het bedrijf vaak niet alleen samen met projectpartners, maar ook met wereldwijde belanghebbenden en kantoren over de hele wereld. De mate van communicatie die nodig is om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt, is van cruciaal belang voor elk project, maar zeker voor projecten met een grotere schaal en omvang. Fouten als gevolg van herstelwerk komen op dat niveau veel voor, waardoor de algehele winstgevendheid afneemt. Diezelfde fouten kunnen zelfs de veiligheid op de bouwplaats in gevaar brengen. Omdat Arup zich bewust is van het belang van communicatie, heeft het bedrijf ervoor gekozen om in de digitale omgeving samen te werken aan pdf-documentatie met behulp van Bluebeam Studio Sessions, een workflow binnen Revu voor samenwerking in realtime. Russell licht toe: "Ik denk dat Bluebeam een groot aantal aspecten omvat, en risicobeperking is daarbij een zeer belangrijk aspect. De software verbetert de communicatie binnen het team, want met Revu kunnen we zaken veel sneller en efficiënter afhandelen, en we kunnen er ook zeker van zijn dat elke tekening op dezelfde plaats dezelfde aantekeningen bevat, die allemaal dezelfde betekenis hebben."

Efficiëntie en consistentie in processen zijn één ding, maar een sessie kunnen openen vanaf elke plek ter wereld om te kunnen te werken en samen te werken, is weer iets heel anders. "We hadden geen effectieve methode om in realtime te communiceren en markeringen in te dienen; het waren alleen e-mailthreads, wat helemaal niet effectief is", stelt Ben. "[Bluebeam] Studio lost al deze problemen op. Iemand maakt markeringen op tekeningen in Londen en deze komen live binnen op het kantoor in Sydney terwijl we aan het werk zijn en terwijl mensen aan de telefoon zijn; dit voorkomt elke vorm van verwarring of fouten in de communicatie via e-mail en dergelijke." Live-opmerkingen dragen bij aan het creëren van één enkele betrouwbare bron van informatie voor de projecten van Arup, waardoor projectpartners de voortgang van de beoordeling snel kunnen inschatten. "Er wordt vastgelegd dat er een markering is aangebracht, dat er actie is ondernomen en dat dit is geverifieerd door de persoon die de wijziging heeft aangebracht, en uiteraard ook door degenen die het ontwerp en het proces controleren; zodat het eindproduct klaar is voor gebruik en een passend niveau van collegiale toetsing door het team heeft ondergaan", aldus Russell. Snellere opmerkingen en goedkeuringen zorgen voor snellere actie en meer productiviteit in het veld, licht Ben toe. "We gebruiken Studio om al onze interdisciplinaire en cross-disciplinaire beoordelingen voor projecten te voltooien, en we doen dit door onze aangepaste tool chests in Revu te gebruiken en vervolgens alle QA-documentatie te registreren die daarmee samenhangt; dan kunnen we dat terugkoppelen naar de leiders van het vakgebied en kunnen zij hun vermogen om die opmerkingen en beoordelingen af te handelen versnellen." Het betrekken van projectbelanghebbenden in een digitale omgeving is tevens een aspect van Studio dat invloed heeft gehad op de projectteams van Arup. "De mogelijkheid om te communiceren met aanvullende gedeelde dataomgevingen zoals ProjectWise^®, is voor ons een heel krachtige verbinding geweest", merkt Russell op. "We hosten onze projecten op ProjectWise, waarna we ze in Bluebeam Studio kunnen bekijken en uiteraard tussen beide programma’s kunnen schakelen. Dat is een erg krachtige verbinding die Bluebeam biedt en die andere pdf-toepassingen niet bieden."

Opleveringen standaardiseren en kijken naar de toekomst

Naarmate Arup is gegroeid, is ook hun gebruik van Revu voor de oplevering van projecten toegenomen. Het succes van digitaal werken begint de manier waarop Arup regionale workflows uitvoert, te beïnvloeden en te standaardiseren. "In plaats van zomaar op willekeurige knoppen in werkbalken te klikken, hebben we in Revu aangepaste tool chests die we nu gebruiken tijdens de markering- en beoordelingsactiviteiten", legt Russell uit. "Die tool chests groeien dagelijks in omvang en complexiteit, en dat over een groot aantal van onze disciplines. Niet alleen transport en grondstoffen, maar ook bouw en spoorwegen en iedereen die van die tools gebruik wil maken." Ben schetst een nog breder perspectief voor de toekomstige toepassingen van Revu binnen het bedrijf op het gebied van digitale projectoplevering. "We hebben al enige standaardisatie binnen de tool chests, binnen bepaalde disciplines", stelt hij. "Die passen we waar nodig aan voor nichetoepassingen, maar we hebben al een set standaarden die we wereldwijd automatisch proberen uit te rollen."

Het gebruik van Revu en Studio heeft bijgedragen aan het handhaven van Arup’s hoge mate van standaardisatie voor de oplevering van projecten en heeft projectpartners bovendien aangezet tot een verder gebruik van technologie voor opleveringen. "We hebben Revu nu voor een groot aantal projecten gebruikt, waarbij we buiten Arup om met partners werkten, en we hebben gemerkt dat de meeste van die andere partners tegen het einde van de projecten hebben besloten om Revu ook te gaan gebruiken, omdat ze hebben gezien tot welke geweldige dingen we ermee in staat zijn en hoe enorm het ons heeft geholpen. En door onze werkwijze kunnen we nog steeds alle fantastische tools en functies van Bluebeam benutten, zelfs als onze projectpartners ervoor kiezen om Bluebeam zelf niet te gebruiken", benadrukt Ben. "Als je het eenmaal hebt gebruikt, zijn er eigenlijk geen excuses meer. Ik zie niet in hoe we weer zou kunnen gaan werken zoals we vroeger deden."

De innovatiecultuur van Arup stimuleert een organische benadering van technologie, waardoor het bedrijf voorop blijft lopen, zowel wat betreft projectkansen als bij de werving van medewerkers. Deze kracht is James niet ontgaan. "De filosofie van het bedrijf is dat we mensen nooit iets opleggen. We stellen mensen alle hulpmiddelen ter beschikking en laten ze zelf kiezen welke daarvan zij willen gebruiken. Er was geen instructie waarin stond dat iedereen hiernaar moest overstappen. Het gaat er vooral om dat mensen gewoon de voordelen van het gebruik van de tool inzien en deze graag willen gebruiken. En we zijn inmiddels zo ver gekomen dat we nu werken volgens het activiteitsgerichte werkmodel, wat fantastisch is." Die cultuur van innovatie, waarin mensen de ruimte krijgen om te initiëren, is ook van cruciaal belang voor het vinden van de toekomstige leiders van het bedrijf, benadrukt Russell. "Sommige van de digitale transformaties die we hebben doorgevoerd, zijn buitengewoon nuttig gebleken bij het aantrekken van het soort talent dat we bij Arup zoeken. Mensen die naar meer verlangen, die niet zomaar accepteren dat de manier waarop we de zaken momenteel aanpakken de beste is, en die ernaar streven om iets nieuws te proberen."