Die Daten beweisen es: Cloudbasierte Zusammenarbeit liefert bahnbrechende Ergebnisse


Hilson Moran wechselt zu Bluebeam Revu und Studio Prime, um die Produktionseffizienz um 60% zu steigern

Prädikat: Wertvoll

  • Die digitale Projektauslieferung mit Bluebeam Revu Studio-Sitzungen brachte Hilson eine Steigerung der Produktionseffizienz um 60% im Vergleich zur papierbasierten Projektauslieferung.
  • Durch die Studio-Sitzungen mit Bluebeam Revu kann Hilson Moran seine Papierkosten innerhalb von fünf Jahren um voraussichtlich 50% senken.
  • Mit einem Abonnement für Bluebeam Studio Prime wurde eine büroübergreifende Zusammenarbeit in einer gesicherten Echtzeitumgebung möglich. Dort kann Hilson Moran die Design-Aufgaben zwischen London, Farnborough und Manchester in Grossbritannien sowie den Büros in Katar und Abu Dhabi koordinieren.
  • Die IT-Abteilung von Hilson Moran nutzte das Abonnement für Studio Prime und richtete eine administrative Steuerung ein, um Benutzern Zugriff auf Sitzungen in Revu zu gewähren bzw. zu entziehen.
  • In nur 18 Monaten ist Revu für Hilson Moran zur Standard-Projektsoftware geworden.

Als internationale und multidisziplinäre Design-Beratung für die gebaute Umwelt seit über 40 Jahren hat die britische Firma Hilson Moran ihre Investitionen in digitale Lösungen stark gesteigert. Das Umdenken begann mit der erfolgreichen Einführung von Bluebeam Revu – die Firma begann, sich der Technologie zu öffnen und durch deren angepasste Nutzung ein neues Kapitel in der Geschichte ihrer Branchenführung aufzuschlagen. „Wir erleben jetzt die vierte industrielle Revolution, und zwar nicht nur in unserer Branche – sondern überall. Und natürlich wollen wir den Entwicklungen einen Schritt voraus bleiben“, erklärt Vince Ugarow, Geschäftsführer von Hilson Moran. Die Entwicklung, von der Ugarow redet, ist das rasante Wachstum des Technologieanteils in der Branche, und die Firma hat bereits weitere wichtige Schritte unternommen, um sich eine erstklassige Position in diesem neuen Zeitalter zu sichern.

Die Revu-Phase

Während der Einführung von Revu bei Hilson Moran wuchs die Anzahl der Lizenzen von anfänglich 10 auf inzwischen 229 Lizenzen unternehmensweit – innerhalb eines Kalenderjahres. Nachdem sie auf den grossen Erfolg mit Revu bei einer Begutachtung aufmerksam wurden, richtete das Unternehmen ein Testlabor mit innovativen Mitarbeitern ein. Sie sollten herausfinden, was mit der neuen Software möglich ist. Die Ingenieure wurden schnell von der fortschrittlichen PDF-Markup-Technologie, der Zeichnungsprüfung, der Sammelüberlagerung und sogar den benutzerdefinierten Werkzeugsets bei Revu angezogen. Letztere wurden in diesem Labor speziell für Hilson Moran entwickelt. Ausserdem fiel der Papierbedarf stark ab, wodurch die Firma Geld in Form niedrigerer Druck- und Versandkosten für Zeichnungsfreigaben sparte. „Wir verzeichneten erhebliche Vorteile und ich habe einige Vergleiche zum Papierverbrauch allein angestellt“, so Ugarow. „Als Unternehmen messen wir, wie viel Papier wir firmenweit verbrauchen. Das haben wir nun schon die letzten drei oder vier Jahre gemacht und Tatsache ist, dass wir weniger Papier verbrauchen. Der Bedarf hat sich in drei bis vier Jahren konstant um 30% reduziert.“ Obwohl diese geschäftsentscheidenden Einsparungen und Veränderungen erst vor 18 Monaten erschlossen wurden, haben sie den Weg für noch mehr Zusammenarbeit durch Bluebeam-Produkte bei Hilson Moran bereitet.

Den digitalen Erfolg messen – ein wichtiger Faktor

Nach dem Erfolg mit Revu begann Hilson Moran, die Auswirkungen der digitalen Lösungen zu messen, um sich einen Eindruck davon zu verschaffen, wie wichtig Revu und zukünftige Produkte für das Geschäft sein könnten. „Wir haben uns verschiedene Methoden zur Messung des Fortschritts angesehen, den wir durch die Einführung neuer Software wie Bluebeam erzielen“, erklärt Ugarow. „Zuerst haben wir zwei Umfragen durchgeführt: eine gleich zum Anfang und eine im vergangenen Jahr. Das werden wir nun alle 12 Monate tun. Wir schicken die Umfragen mit einer Reihe von Fragen an all unsere Benutzer: Kennen sie bestimmte Funktionen? Nutzen sie diese auch? Wie oft nutzen sie sie? Dann fassen wir alle Daten zusammen und bekommen so ein sehr gutes Bild davon, wie wir seit dem Anfang mit unseren Mitarbeitern vorankommen.“

Das mag vielleicht nicht unbedingt bahnbrechend erscheinen. Aber viele Firmen befinden sich in einem ganzen Schwarm von Technologie, ohne zu wissen, wie sie deren Auswirkungen messen sollen. Sie fürchten, dass der Zeitaufwand dafür zukünftige Projekte gefährden könnte. Hilson Moran nutzt stattdessen seine Projekte aus der Praxis, um echte Kennzahlen in Echtzeit zu erfassen. „Wir haben es immer so gesehen: Wenn wir den Grossteil der frühen Mehrheit für uns gewinnen können und dann die späte Mehrheit ins Boot holen können, ist das ein Erfolg. Unserer Meinung nach sind wir schon weit darüber hinaus“, sagt Ugarow lächelnd. „Wir sind sogar sehr überrascht davon, dass selbst Ingenieure und Designer die Technologie nutzen, von denen wir das gar nicht erwartet hätten. Jetzt sind sie mit Begeisterung dabei! Aus unserer Sicht waren die 18 Monate, die wir Revu jetzt bereits nutzen, ein voller Erfolg.“ Die schnellen Resultate der benutzerfreundlichen Plattform motivierten das Team von Hilson Moran, mit Revu noch tiefer in die Zusammenarbeit bei Projekten einzutauchen. „Unsere Strategie bestand darin, zuerst das Profil für Hilson Moran einzurichten: einschliesslich einheitlicher Werkzeugsets, damit sich alle Benutzer mit Bluebeam Revu vertraut machen und Kompetenzen bilden konnten. Dann haben wir die Sitzungsfunktion von Revu eingeführt. Wir veranstalteten interne Schulungen zur Einführung und haben bei den ersten Sitzungen Hilfestellungen gegeben, um die Benutzer an das System heranzuführen.“

Verwendung von Studio und Studio Prime

Die Studio-Funktionen von Revu bieten die leistungsstarke PDF-Bearbeitungssoftware von Revu und die Möglichkeit für mehrere Benutzer, sich bei derselben Zeichnungsprüfungssitzung anzumelden, sodass auch hunderte Kilometer entfernte Mitarbeiter gemeinsam in Echtzeit Änderungen vornehmen können. Diese interaktiven Möglichkeiten bei der Projektprüfung können entscheidend für weltweit verteilte Teams sein. „Durch diese Funktionen können wir mit unseren anderen Büros zusammenarbeiten“, erklärt Ugarow. „Wir haben in Grossbritannien Büros in London, Farnborough, Cambridge und Manchester. Ausserdem haben wir zwei Büros im Nahen Osten – in Katar und Abu Dhabi. Zwei bis drei unserer Büros sind für die Design-Koordination zuständig, wofür sich die Studio-Funktion von Revu perfekt eignet.“ Da regelmässig büroübergreifend zusammengearbeitet werden muss, entschied sich die Firma für ein Cloud-basiertes Abonnement von Studio Prime, das alle Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Revu Studio bietet, aber zusätzlich noch die administrative Kontrolle und die Möglichkeit, das Produkt mit einer offenen API zur softwareunabhängigen Zusammenarbeit anzupassen. Mit Prime kann Hilson Moran Zugriffsrechte gewähren und entziehen, Protokolle kontrollieren und Projektinformationen in den gemeinsamen Studio-Sitzungen durch sein eigenes IT-Team und eigene Vertraulichkeitsrichtlinien schützen. „Ich denke, dass uns die Einführung von Studio Prime bestimmt ein bisschen mehr Komfort verschafft hat, weil die Cybersicherheit heutzutage ein grosses Problem darstellt. Viele unserer Kunden sind sehr empfindlich bei ihren Projekten, aber man kann sich auch nicht gegen den Strom stellen“, sagt Ugarow. „Die Arbeitsweise der gesamten IT-Branche verlagert sich mehr und mehr in die Cloud. Statt also dagegen anzukämpfen, suchen wir lieber nach Möglichkeiten, diese neuen Technologien in einer gesicherten Umgebung zu nutzen.“ Das zukunftsweisende Denken von Hilson Moran gründet auf 40 Jahren Projekterfahrung und der Fähigkeit, Probleme und Bedürfnisse im Voraus zu erkennen. „Für uns ging es wirklich darum, dass wir Einblicke und ein gewisses Mass an Kontrolle über die Aktivitäten bekamen. [In Revus] Bluebeam Studio können alle die Software nutzen, die ein Konto dafür haben. Aber dann dachten wir uns: „Was ist, wenn jemand in den Urlaub geht, und diese Person die Studio-Sitzung eingerichtet hat? Wir haben keine Möglichkeit, diese Daten zurückzuholen.“ Wir haben uns überlegt, dass unsere IT-Leute mit Bluebeam Studio Prime Einblicke darin bekommen, welche Sitzungen gerade geöffnet und geschlossen sind, und ob wir die Leitung für eine Sitzung vielleicht an eine andere Person übergeben müssen.“

Die Ergebnisse: ein unmissverständlicher Vergleich

Hilson Morans Schwerpunkt – Projekteffizienz – spielte eine wichtige Rolle bei den Bemühungen der Firma, die Auswirkungen der Studio-Sitzungsfunktion von Revu auf ihren Prozess zu messen. „Man braucht unbedingt einige Kennzahlen, um den Erfolg neu eingeführter Technologien zu messen“, führt Ugarow aus. „Das ist etwas, das wir bei der Einführung der Funktionen von Bluebeam Studio schon früh verstanden und getan haben. Wir hatten zwei Projekte von demselben Kunden, die sich sehr ähnlich waren. Das erste, das wir ein Jahr zuvor bearbeitet hatten, wurde noch mit herkömmlichen Methoden designt. Die Ingenieure waren sehr für sich beschäftigt. Sie zeichneten und planten ihre eigenen Anlagen und führten sie später zusammen. Wir veranstalteten Workshops und Besprechungen zur Koordinierung. Mit den Funktionen von Revu Studio konnten wir beim zweiten Projekt all diese Aufgaben in der Umgebung für Zusammenarbeit erledigen. Wir fanden heraus, dass wir bei der ersten Version schlicht viel mehr Arbeitsstunden für diese Aufgaben gebraucht hatten als mit den Studio-Funktionen. Wenn man nur den Produktionsprozess betrachtet, war [die Nutzung von Studio] fast 60 % effizienter – eine wirklich positive Überraschung!“

Und wie geht es jetzt weiter?

Der Wert der Funktionen in Revu Studio und im Abonnement-basierten Studio Prime für das Unternehmen hat den Weg für eine noch stärkere Vereinheitlichung der Projektmethoden bereitet. Hilson Moran kann sich jetzt auf Fortschritte statt auf Prozesse konzentrieren und überlässt es seinen Mitarbeitern, die 60% Zuwachs in der Produktionseffizienz zu nutzen, um sich der Arbeit und nicht der Arbeitsweise zu widmen. Ausserdem kann das Unternehmen die effizienten Arbeitsabläufe der Studio-Funktionen von Revu nun auch auf seine Arbeit mit Subunternehmern und Projektbeteiligten anwenden. „Wir werden viele Vorteile erschliessen, wenn wir mit externen Partnern wie Architekten oder Statikern oder sogar den Kunden selbst am Projekt zusammenarbeiten. Wir haben damit intern schon gute Erfahrungen gemacht und sind jetzt bereit, das auf den gesamten Projektumfang auszuweiten“, führt Ugarow aus. In Anbetracht der 60% Effizienzzuwachs in der Produktion durch Revu Bluebeam Studio und Studio Prime bei Projekten werden die Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Projektpartnern in Zukunft nur noch einfacher. So hat Hilson Moran in der stark umkämpften Baubranche einen klaren Vorteil.


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