Data bewijst dat samenwerking in de cloud baanbrekende resultaten oplevert
Hilson Moran kiest voor Bluebeam Revu en Studio Prime om een productiviteitsstijging van 60% te realiseren
Belangrijkste inzichten
- Digitale projectoplevering met gebruik van Bluebeam Revu Studio-sessies resulteerde in een toename van 60% in de productie-efficiëntie van Hilson Moran in een directe projectvergelijking met op papier gebaseerde projectoplevering
- Door gebruik te maken van Studio Sessions van Bluebeam Revu zal Hilson Moran naar verwachting binnen vijf jaar een besparing van 50% op de papierkosten realiseren
- Dankzij een abonnement op Bluebeam Studio Prime werd samenwerking tussen verschillende vestigingen mogelijk in een beveiligde realtime-omgeving, waardoor Hilson Moran het ontwerp tussen de vestigingen in Londen, Farnborough en Manchester (VK), evenals in Qatar en Abu Dhabi, kon coördineren
- De IT-afdeling van Hilson Moran gebruikte het abonnement op Studio Prime om administratieve controles in te stellen en gebruikerstoegang tot Sessies in Revu te verlenen of te beperken
- Binnen slechts 18 maanden is Revu nu standaard projectsoftware voor Hilson Moran geworden
Als internationaal multidisciplinair bureau dat al meer dan 40 jaar adviesdiensten op het gebied van ontwerp voor de bouwomgeving levert, heeft het Britse bureau Hilson Moran zijn investeringen in digitale oplossingen aanzienlijk opgevoerd. Met de succesvolle implementatie van Bluebeam Revu vond er een verschuiving in de bedrijfsfilosofie plaats, waarbij het bedrijf technologie omarmde en het gebruik ervan aanpaste voor een nieuw hoofdstuk in de geschiedenis van dit toonaangevende bedrijf in de sector. “We bevinden ons nu in de vierde industriële revolutie, en niet alleen in onze sector, maar overal. En natuurlijk willen wij voorop blijven lopen”, legt Vince Ugarow, directeur van Hilson Moran, uit. De trend waar Ugarow het over heeft, is de snelle technologische vooruitgang in de sector. Het bedrijf heeft al een nieuwe belangrijke stap gezet om zich in dit tijdperk van snelle ontwikkeling van een vooraanstaande positie te verzekeren.
De Revu-fase
Toen Hilson Moran Revu voor het eerst in gebruik nam, groeide het aantal licenties binnen één kalenderjaar van 10 naar een bedrijfsbreed totaal van 229 licenties. Na het zien van enorm succes bij het gebruik van Revu tijdens een peer review, zette het bedrijf een testlab met vernieuwers binnen het bedrijf op om beter te begrijpen wat er met de nieuwe software mogelijk was. Ingenieurs waren snel enthousiast over de geavanceerde PDF-markeringssoftware van Revu, het bekijken van tekeningen, batchoverlappingen en zelfs aangepaste werksets, die ‘het lab’ exclusief ontwierp voor gebruik door Hilson Moran. Ook het papierverbruik daalde sterk, waardoor het bedrijf geld bespaarde door lagere afdruk- en verzendkosten voor de goedkeuring van tekeningen. ”We hebben daadwerkelijke voordelen geconstateerd, en ik heb enkele metingen verricht waarbij ik uitsluitend naar het papierverbruik heb gekeken”, aldus Ugarow. “Als bedrijf meten we hoeveel papier we verbruiken. Dat doen we nu al drie of vier jaar en het is een feit dat we steeds minder papier gebruiken. We hebben ons verbruik in de loop van drie tot vier jaar gestaag met ongeveer 30% teruggebracht”. Hoewel deze bedrijfskritische besparingen en veranderingen pas 18 maanden geleden begonnen, hebben ze de deur geopend voor nog betere samenwerking met Hilson Moran en Bluebeam-producten.
Het belang van het meten van digitaal succes
Nadat er met Revu succes was geboekt, begon Hilson Moran de impact van digitale oplossingen te meten om een beeld te krijgen van het belang dat Revu en toekomstige producten voor het bedrijf zouden kunnen hebben. “We hebben gekeken naar verschillende manieren waarop we de voortgang kunnen meten van het daadwerkelijk in gebruik nemen van nieuwe software zoals Bluebeam”, legt Ugarow uit. Ten eerste hebben we twee enquêtes uitgevoerd; één aan het begin van het proces en één vorig jaar. Dat gaan we elke 12 maanden doen. De enquêtes die we naar alle gebruikers versturen, bevatten een reeks vragen zoals: zijn ze op de hoogte van bepaalde functionaliteiten? Gebruiken ze die? Hoe vaak gebruiken ze die? En natuurlijk brengen we al die gegevens bij elkaar, waardoor we al vanaf het begin een heel goed beeld krijgen van de vooruitgang die we met de mensen boeken”.
Hoewel dit misschien niet baanbrekend lijkt, bevinden veel bedrijven zich in een zwerm technologie zonder middelen om de impact ervan te meten, uit angst dat ze toekomstige projecten in gevaar zouden brengen door hier de tijd voor te nemen. In plaats daarvan maakt Hilson Moran gebruik van echte projecten om in realtime concrete statistieken te meten. “Ons standpunt is altijd geweest dat het een succes zou zijn als we het grootste deel van de vroege meerderheid, gevolgd door de late meerderheid, aan de gang zouden kunnen krijgen. We denken eigenlijk dat we dat stadium al lang achter ons hebben gelaten”, zegt Ugarow met een glimlach. “Het verbaast ons zelfs dat er een aantal ingenieurs en ontwerpers zijn van wie wij dachten dat zij deze nieuwe technologie wellicht nog niet helemaal aankonden, maar die er nu gebruik van maakt! Vanuit ons standpunt bezien is het gebruik van Revu in de afgelopen 18 maanden dus een groot succes geweest”. De snelle resultaten van het gebruiksvriendelijke platform motiveerden het team van Hilson Moran om nog dieper in Revu te duiken voor projectsamenwerking. “Onze strategie was om eerst het Hilson Moran-profiel in te stellen, inclusief standaard werksets, zodat alle gebruikers vertrouwd konden raken met het gebruik van Bluebeam Revu en zo een voldoende vaardigheidsniveau konden bereiken. Vervolgens hebben wij de functie Sessions van Revu gelanceerd. Er werden inleidende interne trainingssessies uitgerold en er werd verdere ondersteuning geboden tijdens de eerste Sessies om de gebruikers vertrouwd te maken met de opzet”.
Studio en Studio Prime gebruiken
De Studio-functies van Revu combineren de kracht van Revu’s PDF-bewerkingssoftware met de extra mogelijkheid dat meerdere gebruikers zich kunnen aanmelden bij dezelfde sessies voor het beoordelen van tekeningen, waardoor gelijktijdige, realtime bewerking mogelijk is voor gebruikers die zich op honderden kilometers afstand van elkaar bevinden. Deze interactieve mogelijkheden voor projectevaluatie kunnen van cruciaal belang zijn voor teams die geografisch verspreid zijn. “Dit heeft ons de kans geboden om samen te werken met onze andere vestigingen”, legt Ugarow uit. “We hebben hier in het Verenigd Koninkrijk vestigingen in Londen, Farnborough, Cambridge en Manchester. Ook hebben we twee vestigingen in het Midden-Oosten: in Qatar en Abu Dhabi. We zetten twee of drie van onze vestigingen in om het ontwerp te coördineren, dus ook in dit geval is de Studio-functie van Revu daarvoor ideaal”. Gezien de noodzaak van regelmatige samenwerking tussen verschillende vestigingen heeft het bedrijf besloten om het cloudgebaseerde abonnement op Studio Prime aan te schaffen. Dit biedt alle samenwerkingsmogelijkheden van Revu’s Studio, maar dan met veilige beheerfuncties en de mogelijkheid om het product aan te passen via een open API voor samenwerking tussen verschillende softwareprogramma’s. Met Prime kan Hilson Moran via zijn eigen IT-team en op basis van zijn eigen beoordeling toegang verlenen en beperken, protocollen beheren en projectinformatie die is opgeslagen in de gezamenlijke Studio Sessions goed beveiligen. “Ik denk dat de invoering van Studio Prime ons zeker wat meer gemoedsrust heeft gegeven. Cyberbeveiliging is tegenwoordig een enorme uitdaging. Veel van onze klanten zijn erg voorzichtig als het gaat om de projecten waaraan zij werken, maar uiteindelijk kunt je niet tegen de tijdgeest in gaan”, aldus Ugarow. “Je weet dat de hele IT-sector zich steeds meer in de richting van de cloud ontwikkelt. In plaats van ons daartegen te verzetten, zoeken wij liever naar manieren om in een veilige omgeving te blijven en toch gebruik te maken van die nieuwe technologieën”. Het vooruitstrevende denken van Hilson Moran is geworteld in 40 jaar projectervaring en het vermogen om problemen en specifieke behoeften te voorspellen. “Voor ons was het echt een kwestie van ervoor zorgen dat we zichtbaarheid en tot op zekere hoogte controle hebben over wat er wordt gedaan. In Revu’s Bluebeam Studio kan natuurlijk iedereen er gebruik van maken, zodra men een account heeft aangemaakt. Maar we dachten: ‘Wat gebeurt er als die persoon bijvoorbeeld op vakantie is en de eigenlijke persoon is die de Studio-sessie heeft opgezet? Er is geen manier om die gegevens daadwerkelijk in te trekken.’ Ons idee was dus dat onze IT-medewerkers met Bluebeam Studio Prime kunnen zien welke sessies nog openstaan en welke zijn gesloten, en of we het beheer van die sessies misschien aan iemand anders moeten overdragen”.
De resultaten: een onweerlegbare vergelijking
De nadruk die Hilson Moran legt op projectefficiëntie speelde een rol bij het streven van het kantoor om de impact te meten van de integratie van de Studio Sessions-functie van Revu in hun werkproces. “Het is erg belangrijk om statistieken te verzamelen zodat je het succes van nieuwe technologieën kunt meten”, herhaalt Ugarow. “Dat is zeker iets wat wij al in een vroeg stadium hebben gedaan bij de invoering van de Bluebeam Studio-functie. We hadden twee projecten voor dezelfde klant, die sterk op elkaar leken. De eerste versie, die een jaar eerder was gemaakt, was ontworpen volgens de traditionele methoden, waardoor de ingenieurs hun ideeën goed op een rijtje hadden. Zij tekenden en schetsten hun eigen systemen en voegden deze vervolgens samen. We hadden workshops en discussies over hoe we die konden coördineren. Met de Studio-functies van Revu en het tweede project hebben we al dat werk in de samenwerkingsomgeving uitgevoerd. Wat we hebben vastgesteld, is dat alleen al het totale aantal uren dat we tijdens de eerste versie hadden geregistreerd, aanzienlijk hoger lag dan het aantal uren dat we aan de Studio-functie hadden besteed. We ontdekten zelfs dat als je alleen naar het productieproces kijkt, het gebruik van Studio bijna 60% efficiënter was, wat een heel aangename verrassing was!”
Hoe gaat het nu verder?
De toegevoegde waarde van de Studio-functies van Revu en het Studio Prime-abonnement binnen de organisatie heeft de weg vrijgemaakt voor een intensievere standaardisatie van projecten. Hilson Moran kan zich nu richten op vooruitgang in plaats van op processen. Dankzij de stijging van de productie-efficiëntie met 60% kunnen medewerkers hun aandacht besteden aan het werk zelf, in plaats van aan de manier waarop ze het uitvoeren. Hierdoor kan het bedrijf de efficiëntie van de workflow, zoals die in de Studio-functies van Revu wordt geboden, ook toepassen op de werkzaamheden die in samenwerking met onderaannemers en projectbetrokkenen worden uitgevoerd. “Er zullen aanzienlijke voordelen ontstaan zodra wij gaan samenwerken met externe partners, of het nu gaat om architecten, bouwkundig ingenieurs die bij het project betrokken zijn, of zelfs opdrachtgevers. Wij zien daar enorme voordelen in, en ik denk dat wij nu vrijwel klaar zijn om dat in projecten toe te passen”, licht Ugarow toe. Gezien de efficiëntieverhoging van 60% in de productie, die is gerealiseerd door het gebruik van Revu’s Bluebeam Studio en Studio Prime bij projecten, zal de samenwerking en communicatie met projectpartners alleen maar eenvoudiger worden. Dit levert Hilson Moran een duidelijk voordeel op binnen de zeer competitieve bouwsector.