Los datos demuestran que la colaboración basada en la nube proporciona unos resultados sin precedentes


Hilson Moran consigue aumentar su eficiencia en producción un 60% al cambiar a Bluebeam Revu y Studio Prime

Mensajes valiosos

  • La ejecución de proyectos en formato digital con Sesiones de Studio de Bluebeam Revu dio lugar a un incremento del 60% en la eficiencia de la producción en Hilson Moran respecto a la ejecución de proyectos en papel, en una comparación en paralelo de dos proyectos.
  • Hilson Moran prevé una reducción del gasto de papel del 50% en cinco años mediante el uso de Sesiones de Studio de Bluebeam Revu.
  • Con una suscripción a Bluebeam Studio Prime, se pudo establecer una colaboración entre oficinas en un entorno seguro en tiempo real, Hilson Moran pudo coordinar proyectos de diseño entre oficinas de Londres, Farnborough y Manchester, en el Reino Unido, así como en Qatar y Abu Dabi.
  • El departamento informático de Hilson Moran utilizó la suscripción a Studio Prime para establecer controles administrativos y otorgar o restringir el acceso de los usuarios a Sesiones en Revu.
  • En solo 18 meses, Revu se ha convertido en el programa estándar para los proyectos en Hilson Moran.

Como despacho multidisciplinar internacional que ofrece servicios de consultoría de diseño para el sector de la construcción desde hace más de 40 años, la empresa británica Hilson Moran ha aumentado significativamente su inversión en soluciones digitales. La exitosa implementación de Bluebeam Revu propició un cambio de filosofía, ya que la empresa adoptaba la tecnología y personalizaba su uso para abrir un nuevo capítulo en su historia como líder de su sector. «En la actualidad, estamos entrando en la cuarta revolución industrial, no solo en nuestro sector: en todas partes. Y por supuesto, nosotros queremos estar en la cresta de la ola», explica Vince Ugarow, director de Hilson Moran. La ola a la que se refiere Ugarow es la del rápido crecimiento de la tecnología en la industria, y la empresa ya ha dado otro paso importante para asegurarse una posición privilegiada en esta era de rápido desarrollo.

La fase Revu

Cuando Hilson Moran empezó a usar Revu, en menos de un año pasó de 10 licencias a un lote completo de 229 licencias para el conjunto de la empresa. Después de ver la inmensa ventaja de usar Revu en un ejercicio de análisis de proyectos análogos, la empresa puso en marcha un laboratorio interno de pruebas de innovación para entender mejor qué se podría hacer con el nuevo software. Enseguida, los ingenieros se sintieron atraídos por las sofisticadas funciones de Revu, como la tecnología de marcado de PDF, la revisión de dibujos, la superposición por lotes e incluso los conjuntos de herramientas personalizadas que el laboratorio diseñó para uso exclusivo de Hilson Moran. Además, el consumo de papel disminuyó considerablemente, lo que supuso un ahorro para la empresa, por la reducción de gastos de impresión y envío de los dibujos para aprobación. «Notamos beneficios reales e hice algunos cálculos, simplemente del gasto de papel», explica Ugarow. «Como empresa, calculamos el consumo de papel en todas las unidades. Llevamos haciéndolo tres o cuatro años y sí hemos notado que gastamos menos papel. Lo hemos reducido de manera constante en torno al 30% a lo largo de tres o cuatro años». Aunque estos ahorros y cambios cruciales para el negocio empezaron hace solo 18 meses, han abierto la puerta a una colaboración aún mayor entre Hilson Moran y los productos Bluebeam.

La importancia de medir el éxito de lo digital

Después del éxito experimentado con Revu, Hilson Moran empezó a medir el impacto de las soluciones digitales para hacerse una idea de la importancia de Revu y otros productos futuros para la empresa. «Analizamos varias formas de medir el progreso de asumir con todas las consecuencias un nuevo software como Bluebeam», explica Ugarow. Para empezar, hicimos dos encuestas: una justo al principio y otra el año pasado. Vamos a repetirla cada 12 meses. Son encuestas que enviamos a todos los usuarios, en las que les planteamos una serie de preguntas: ¿Saben que existen determinadas funcionalidades? ¿Las utilizan? ¿Con qué frecuencia las usan? Y, por supuesto, juntamos todos esos datos y así empezamos a hacernos una imagen realmente buena para saber, desde el principio, hasta qué punto estamos progresando con las personas».

Aunque esto tal vez no parezca innovador, muchas empresas se encuentran con un enjambre de tecnologías sin medios para medir su impacto, por temor a que, si dedican tiempo a hacerlo, puedan poner en peligro proyectos futuros. En cambio, Hilson Moran utiliza proyectos reales para obtener datos reales en tiempo real. «Nuestro punto de vista siempre ha sido que, si podemos conseguir que una gran parte de la mayoría inicial, seguida de la mayoría tardía, se pongan en marcha, será un éxito. En realidad, creemos que ya estamos muy por encima de eso», dice Ugarow con una sonrisa. «De hecho, nos sorprende que hay una serie de ingenieros y diseñadores que pensamos que no recibirían con tanto agrado esta nueva tecnología. ¡Pero ya la están usando! Por eso, desde nuestro punto de vista, en los 18 meses que llevamos usando Revu, ha sido un verdadero éxito». Los rápidos resultados conseguidos con una plataforma fácil de usar motivaron al equipo de Hilson Moran a profundizar aún más en el uso de Revu para colaborar en los proyectos. «Nuestra estrategia consistió en configurar primero el perfil de Hilson Moran, incluyendo conjuntos de herramientas estándar para que todos los usuarios pudiesen familiarizarse con el manejo de Bluebeam Revu y alcanzar un nivel competente. Entonces, lanzamos la función de Sesiones de Revu. Organizamos cursos de introducción en la empresa y ofrecimos soporte adicional en las primeras Sesiones para ayudar a los usuarios a familiarizarse con el entorno».

El uso de Studio y Studio Prime

Las funciones de Studio en Revu tienen gran repercusión en el software de edición de PDF de Revu, con la ventaja adicional de que varios usuarios pueden conectarse a las mismas sesiones de revisión de dibujos y hacer modificaciones simultáneamente en tiempo real, incluso encontrándose a kilómetros de distancia. Estas oportunidades interactivas de revisión de proyectos pueden ser cruciales para equipos que están dispersos geográficamente. «Esto nos ha dado la oportunidad de colaborar entre oficinas», explica Ugarow. «Tenemos oficinas aquí, en el Reino Unido: en Londres, Farnborough, Cambridge y Manchester. También tenemos dos oficinas en Oriente Medio: en Qatar y Abu Dabi. Utilizamos dos o tres de nuestras oficinas para coordinar el diseño, por lo que, nuevamente, la función Studio de Revu es absolutamente perfecta». Dada la necesidad de colaboración habitual entre oficinas, la empresa decidió añadir la suscripción a Studio Prime basada en la nube, que ofrece todas las posibilidades de colaboración de Studio de Revu, pero con controles administrativos seguros y la capacidad de personalizar el producto utilizando una API abierta para la colaboración entre distintas aplicaciones de software. Con Prime, Hilson Moran puede otorgar y restringir el acceso, controlar los protocolos y proteger de forma segura la información de los proyectos contenida en las Sesiones de Studio colaborativas mediante su propio equipo informático y nivel de discreción. «Creo que la adopción de Studio Prime sí nos aportó un poco más de tranquilidad porque, como es sabido, la seguridad cibernética es un problema enorme hoy en día. Muchos de nuestros clientes son muy sensibles en lo que respecta a los proyectos que hacen pero, en definitiva, no se puede nadar contra la corriente», afirma Ugarow. «Sabemos que todo el sector de la informática está llevando su forma de trabajar hacia la nube, por lo que, en lugar de ir en contra de eso, es preferible buscar formas de mantenernos en un entorno seguro, pero aprovechando esas nuevas tecnologías». La mentalidad de progreso de Hilson Moran se basa en 40 años de experiencia en proyectos y en la capacidad de prever problemas y necesidades específicas. «Para nosotros, en realidad se trataba de asegurarnos de tener visibilidad y, hasta cierto punto, algo de control sobre lo que se está haciendo. Naturalmente, cualquiera puede usar Bluebeam Studio [de Revu], siempre que tenga una cuenta. Pero pensamos: “¿Y qué ocurre si la persona que configuró realmente la sesión de Studio, por ejemplo, está de vacaciones? No hay manera de poder retirar esos datos”. Entonces, lo que pensamos es que, si tenemos Bluebeam Studio Prime, nuestros informáticos, en particular, pueden ver qué sesiones están realmente abiertas o cerradas, o si hace falta poner a otra persona para que lidere esas sesiones».

El resultado: una diferencia innegable

Hilson Moran se centró en la eficiencia de los proyectos y esto tuvo un papel relevante en el esfuerzo de la empresa para medir el impacto de incorporar la función Sesiones de Studio de Revu a su proceso. «Es muy importante tratar de calcular algunos parámetros para poder medir el éxito de las nuevas tecnologías introducidas», reitera Ugarow. «Eso es algo que, ciertamente, hicimos al principio para la adopción de la función Bluebeam Studio. Teníamos dos proyectos muy similares para un mismo cliente. El primero, que se había hecho un año antes, en realidad se diseñó utilizando el tipo tradicional de metodologías, por lo que los ingenieros verdaderamente tuvieron que poner sus ideas en común. Dibujaron y trazaron sus propios sistemas y luego los unieron. Organizamos seminarios y reuniones para debatir la manera de coordinarlos. Con las funciones de Studio de Revu y el segundo proyecto, hicimos todo ese trabajo en el entorno de colaboración. Lo que descubrimos es que solo la gran cantidad de horas que habíamos registrado durante la primera versión era mucho mayor en comparación con las horas que pasamos usando la función Studio. De hecho, descubrimos que, si nos fijamos solo en el proceso de producción, [con Studio] fue casi un 60% más eficiente, ¡lo cual fue una sorpresa muy positiva!».

¿A dónde nos dirigimos a partir de aquí?

El valor de las funciones de Studio de Revu y de la suscripción a Studio Prime en la organización ha abierto la puerta a una estandarización de proyectos más intensa. Ahora, Hilson Moran ahora puede concentrarse en el progreso en lugar del proceso, permitiendo a sus empleados aprovechar ese 60% de aumento de la eficiencia en la producción para centrarse en hacer el trabajo en lugar de en cómo hacerlo. Esto también permite a la empresa aplicar la eficiencia del flujo de trabajo que se encuentra en las funciones de Studio de Revu al trabajo hecho con subcontratistas y otras partes implicadas en el proyecto. «Habrá algunos beneficios reales una vez que empecemos a implicar a colaboradores externos, ya sean arquitectos o ingenieros de estructuras, en el proyecto, o incluso a clientes. Esto nos parece una gran ventaja y creo que ya estamos bastante preparados para hacerlo en los proyectos», argumenta Ugarow. En vista del aumento del 60% que se consigue en la eficiencia de la producción al usar Bluebeam Studio de Revu y Studio Prime en los proyectos, trabajar y comunicarse con los colaboradores del proyecto será cada vez más fácil, lo que da a Hilson Moran una clara ventaja dentro del competitivo sector de la construcción.


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