Die cloudbasierte Zusammenarbeit liefert nachweislich bahnbrechende Ergebnisse
Hilson Moran setzt auf Bluebeam Revu und Studio Prime, um die Produktionseffizienz um 60 % zu steigern
Wertvolle Erkenntnisse
- Die digitale Projektabwicklung mit den Studio-Sitzungen von Bluebeam Revu brachte Hilson Moran eine Steigerung der Produktionseffizienz um 60 % im Vergleich zur papierbasierten Projektabwicklung.
- Dank der Studio-Sitzungen in Bluebeam Revu kann Hilson Moran seine Papierkosten innerhalb von fünf Jahren um voraussichtlich 50 % senken.
- Eine Subscription von Bluebeam Studio Prime ermöglichte die büroübergreifende Zusammenarbeit in einer gesicherten Echtzeit-Umgebung. Dort kann Hilson Moran die Planungsaufgaben zwischen London, Farnborough und Manchester in Großbritannien sowie den Büros in Katar und Abu Dhabi koordinieren.
- Die IT-Abteilung von Hilson Moran nutzte die Subscription von Studio Prime und richtete eine Administratorkontrolle ein, um Benutzer:innen Zugriff auf Sitzungen in Revu zu gewähren beziehungsweise zu entziehen.
- In nur 18 Monaten ist Revu bei Hilson Moran zur Standardsoftware für Projekte geworden.
Die britische Firma Hilson Moran, ein internationales multidisziplinäres Planungsbüro, das seit über 40 Jahren Beratungsleistungen für die Baubranche anbietet, hat ihre Investitionen in digitale Lösungen deutlich erhöht. Diese Änderung in der Firmenphilosophie bahnte sich mit der erfolgreichen Einführung von Bluebeam Revu an. Das branchenführende Unternehmen begann, auf Technologie zu setzen und so ein neues Kapitel in der Firmengeschichte aufzuschlagen. „Wir erleben jetzt die vierte industrielle Revolution und zwar nicht nur in unserer Branche, sondern überall. Und natürlich wollen wir den Entwicklungen einen Schritt voraus bleiben“, erklärt Vince Ugarow, Director von Hilson Moran. Mit den Entwicklungen meint Ugarow die rasante Steigerung der Technologienutzung in der Branche. Hilson Moran hat bereits weitere wichtige Schritte unternommen, um sich eine erstklassige Position in diesem neuen Zeitalter zu sichern.
Die Einführungsphase von Revu
Während der Einführung von Revu bei Hilson Moran stieg die Anzahl der Lizenzen innerhalb eines Kalenderjahres von anfänglich zehn auf inzwischen 229 im gesamten Unternehmen. Nachdem man in der Firma durch den großen Erfolg bei einer Planprüfung auf Revu aufmerksam geworden war, wurde ein Testlabor eingerichtet, um herauszufinden, was mit der neuen Software möglich ist. Die Ingenieur:innen waren schnell von der fortschrittlichen PDF-Markierungstechnologie, der Planprüfung, der Stapelüberlagerung sowie den benutzerdefinierten Werkzeugsets von Revu überzeugt. Letztere wurden in diesem Labor speziell für Hilson Moran entwickelt. Außerdem sank der Papierbedarf enorm, wodurch die Druck- und Versandkosten für die Freigabe von Plänen reduziert wurden und das Unternehmen Geld sparte. „Wir konnten erhebliche Vorteile feststellen und ich habe einige Berechnungen ausschließlich mit Blick auf den Papierverbrauch durchgeführt“, so Ugarow. „Als Unternehmen messen wir, wie viel Papier wir firmenweit verbrauchen. Das machen wir jetzt schon seit drei oder vier Jahren und Tatsache ist, dass wir weniger Papier verbrauchen. Der Bedarf hat sich in drei bis vier Jahren konstant um 30 % reduziert.“ Obwohl diese geschäftsentscheidenden Einsparungen und Veränderungen erst vor 18 Monaten beschlossen wurden, haben sie den Weg für noch mehr Zusammenarbeit mithilfe der Produkte von Bluebeam bei Hilson Moran bereitet.
Die Messung des digitalen Erfolgs
Nach dem Erfolg mit Revu begann Hilson Moran, die Auswirkungen der digitalen Lösungen zu messen, um sich einen Eindruck davon zu verschaffen, wie wichtig Revu und künftige Produkte für das Geschäft sein könnten. „Wir haben uns verschiedene Methoden zur Messung des Fortschritts angesehen, den wir durch die Einführung neuer Software wie Bluebeam erzielen“, erklärt Ugarow. „Zuerst haben wir zwei Umfragen durchgeführt: eine gleich zu Beginn und eine im vergangenen Jahr. Das werden wir jetzt alle 12 Monate machen. Wir schicken die Umfragen an alle Mitarbeiter, die Bluebeam verwenden, und stellen eine Reihe von Fragen: Kennen sie bestimmte Funktionen? Nutzen sie diese auch? Wie oft nutzen sie sie? Dann fassen wir alle Daten zusammen und bekommen ein sehr gutes Bild davon, wie wir seit der Einführung mit den Mitarbeitern vorankommen.“
Das mag vielleicht nicht unbedingt bahnbrechend erscheinen. Aber viele Firmen verfügen über zahlreiche Technologien und wissen nicht, wie sie deren Auswirkungen messen sollen. Sie fürchten, dass der Zeitaufwand dafür künftige Projekte gefährden könnte. Hilson Moran nutzt stattdessen seine Projekte aus der Praxis, um Kennzahlen in Echtzeit zu erfassen. „Wir haben es immer so gesehen: Wenn wir den Großteil der frühen Mehrheit für uns gewinnen und dann die späte Mehrheit ins Boot holen können, ist das ein Erfolg. Unserer Meinung nach sind wir schon weit darüber hinaus“, erklärt Ugarow lächelnd. „Unter den Ingenieur- und Architektenteams gab es einige, von denen wir nicht erwartet hätten, dass sie die Technologie annehmen würden. Doch auch sie sind jetzt mit Begeisterung dabei. Das hat uns sehr überrascht. Aus unserer Sicht sind die 18 Monate, die wir Revu jetzt schon nutzen, ein voller Erfolg.“ Die schnellen Resultate, die mit der benutzerfreundlichen Plattform erzielt werden konnten, haben das Team von Hilson Moran motiviert, Revu noch mehr für die Zusammenarbeit an Projekten zu verwenden. „Unsere Strategie bestand darin, zuerst das Profil von Hilson Moran einzurichten, einschließlich einheitlicher Werkzeugsets, damit sich alle Mitarbeiter, die Bluebeam Revu nutzen, mit der Software vertraut machen und Kompetenzen aufbauen können. Dann haben wir die Sitzungsfunktion von Revu eingeführt. Wir haben interne Schulungen zur Einführung veranstaltet und bei den ersten Sitzungen Unterstützung angeboten, um die Mitarbeiter an das System heranzuführen.“
Die Nutzung von Studio und Studio Prime
Die Studio-Funktion in Revu bietet die gleichen Vorteile wie die PDF-Bearbeitungssoftware und zudem die Möglichkeit, dass sich mehrere Benutzer:innen, die Hunderte von Kilometern voneinander entfernt sein können, bei derselben Planprüfungssitzung anmelden, um gemeinsam Änderungen in Echtzeit vorzunehmen. Diese interaktiven Möglichkeiten bei der Projektprüfung können entscheidend für weltweit verteilte Teams sein. „Durch diese Funktionen können wir mit unseren anderen Büros zusammenarbeiten“, erklärt Ugarow. „In Großbritannien haben wir Büros in London, Farnborough, Cambridge und Manchester. Außerdem haben wir zwei Büros im Nahen Osten und zwar in Katar und Abu Dhabi. Zwei bis drei unserer Büros sind für die Koordination der Planung zuständig, wofür sich die Studio-Funktion in Revu perfekt eignet.“ Da regelmäßig büroübergreifend zusammengearbeitet werden muss, entschied sich die Firma für eine cloudbasierte Subscription von Studio Prime, die alle Möglichkeiten für die Zusammenarbeit in Studio umfasst, aber zusätzlich noch die administrative Kontrolle sowie die Möglichkeit beinhaltet, das Produkt mithilfe einer offenen API für die softwareübergreifende Zusammenarbeit anzupassen. Mit Prime kann Hilson Moran Zugriffsrechte gewähren und entziehen, Protokolle kontrollieren und Projektinformationen in den gemeinsamen Studio-Sitzungen durch sein eigenes IT-Team und die eigenen Vertraulichkeitsregelungen schützen. „Ich denke, dass uns die Einführung von Studio Prime definitiv ein bisschen mehr Komfort verschafft hat, weil die Cybersicherheit heutzutage ein großes Problem darstellt. Ein Großteil unserer Kundschaft ist beim Schutz seiner eigenen Projekte sehr empfindlich, aber man kann auch nicht gegen den Strom schwimmen“, sagt Ugarow. „Die Arbeitsweise der gesamten IT-Branche verlagert sich mehr und mehr in die Cloud. Statt also dagegen anzukämpfen, suchen wir lieber nach Möglichkeiten, diese neuen Technologien in einer gesicherten Umgebung zu nutzen.“ Das zukunftsweisende Denken von Hilson Moran fußt auf 40 Jahren Projekterfahrung und der Kompetenz, Probleme und Anforderungen im Voraus zu erkennen. „Für uns ging es wirklich darum, dass wir Einblicke und ein gewisses Maß an Kontrolle über die Aktivitäten bekommen. Alle, die ein Konto dafür haben, können Bluebeam Studio [in Revu] nutzen. Aber dann dachten wir uns: ‚Was ist, wenn jemand in den Urlaub geht und diese Person die Studio-Sitzung eingerichtet hat? Wir haben keine Möglichkeit, diese Daten zurückzuziehen.‘ Wir wollten mit Bluebeam Studio Prime vor allem unseren IT-Mitarbeitern einen Überblick darüber verschaffen, welche Sitzungen tatsächlich offen oder geschlossen sind und ob die Leitung dieser Sitzungen vielleicht an eine andere Person übergeben werden muss.“
Eindeutige Ergebnisse
Projekteffizienz spielte eine wichtige Rolle bei den Bemühungen der Firma, die Auswirkungen der Studio-Sitzungsfunktion von Revu auf ihren Prozess zu messen. „Man braucht unbedingt einige Kennzahlen, um den Erfolg neu eingeführter Technologien zu messen“, führt Ugarow aus. „Das ist etwas, das wir bei der Einführung der Funktionen von Bluebeam Studio schon früh verstanden und getan haben. Wir hatten zwei Projekte von demselben Kunden, die sehr ähnlich waren. Das erste, das ein Jahr zuvor bearbeitet wurde, wurde noch mit herkömmlichen Methoden geplant, wodurch das Ingenieurteam sehr organisiert arbeiten musste. Es zeichnete und plante seine eigenen Anlagen und führte sie später zusammen. Wir veranstalteten Workshops und Besprechungen zur Koordinierung. Mit den Studio-Funktionen in Revu konnten wir beim zweiten Projekt all diese Aufgaben in der Umgebung für die Zusammenarbeit erledigen. Wir fanden heraus, dass wir bei der ersten Version viel mehr Arbeitsstunden für diese Aufgaben gebraucht hatten als mit der Studio-Funktion. Wenn man nur den Produktionsprozess betrachtet, war [die Nutzung von Studio] fast 60 % effizienter. Das war wirklich eine Überraschung für uns!“
Und wie geht es jetzt weiter?
Die Vorteile der Studio-Funktion in Revu und von Studio Prime haben den Weg für eine noch stärkere Vereinheitlichung der Projektmethoden bereitet. Hilson Moran kann sich jetzt auf Fortschritte statt auf Prozesse konzentrieren und überlässt es seinen Mitarbeitenden, die 60 % Zuwachs in der Produktionseffizienz zu nutzen, um sich der Arbeit und nicht der Arbeitsweise zu widmen. Außerdem kann das Unternehmen die effizienten Arbeitsabläufe in Studio in Revu nun auch auf seine Arbeit mit Subunternehmen und Projektbeteiligten anwenden. „Wir werden uns viele Vorteile erschließen, wenn wir mit externen Beteiligten wie Architekten- und Statikerteams oder sogar den Auftraggebern selbst am Projekt zusammenarbeiten. Wir haben damit intern schon gute Erfahrungen gemacht und sind jetzt bereit, das auf den gesamten Projektumfang auszuweiten“, führt Ugarow aus. In Anbetracht der Effizienzsteigerung von 60 % in der Produktion durch Bluebeam Studio und Studio Prime werden die Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Projektbeteiligten in Zukunft einfacher werden. So hat Hilson Moran in der stark umkämpften Baubranche einen klaren Vorteil.