Cottee Parker dice adiós al papel en Queen’s Wharf

El desafío

Desde 2013, Cottee Parker es la principal empresa de arquitectura y diseño de uno de los proyectos de construcción más ambiciosos de Australia: Queen’s Wharf Brisbane, un complejo de uso mixto de casi 4000 millones de dólares construido en la capital de Queensland. Cuando esté terminado en 2024, el complejo junto al río Brisbane contará con espacio público equivalente a 12 campos de fútbol, 2000 apartamentos, 1000 habitaciones de hotel de primera clase, 50 restaurantes, así como espacio comercial, un salón de baile para 1000 personas y un casino.

Pero en las fases iniciales de diseño del proyecto, Cottee Parker seguía utilizando un proceso basado en el papel. Esto suponía para Cottee Parker una serie de retos, principalmente un complicado proceso de garantía de la calidad, en el que había que distribuir documentos marcados manualmente a los miembros del equipo en diferentes lugares, tanto en el extenso emplazamiento de la obra de Queen’s Wharf como en las múltiples oficinas de Cottee Parker repartidas por Australia.

Solución

La transición de Cottee Parker a Bluebeam Revu le ha permitido digitalizar miles de documentos de proyectos, agilizando y mejorando el proceso de garantía de calidad de la empresa. Además, el uso de Proyectos y Sesiones de Studio ha permitido que los aproximadamente 50 miembros del equipo que trabajan en Queen’s Wharf actualicen simultáneamente documentos desde distintos lugares en tiempo real. Estos avances han dado lugar a un proceso mucho más eficiente que su anterior flujo de trabajo en papel, así como a una mayor transparencia y productividad general gracias a la disminución del riesgo de error.

Beneficios

  • Ahora, nada menos que 5000 documentos al mes están disponibles en formato digital para los 50 miembros del equipo, lo que ha supuesto un importante ahorro de costes.
  • El acceso simultáneo al mismo conjunto de marcas ha permitido a los arquitectos de Cottee Parker gestionar más fácilmente la envergadura de Queen’s Wharf y responder a los cambios.
  • Desde que cambiamos a un entorno digital, la empresa estima que ha reducido el tiempo dedicado a revisar y aprobar documentos en un 50%.
«Revu nos pareció una forma de controlar toda la cantidad de información que teníamos, que se podría perder en papel o que nunca estábamos seguros de si alguien había imprimido algo antes. Bluebeam nos ayudó a llevar un control de nuestro proceso de garantía de la calidad».
Erina TibaldiJefa del equipo de documentaciónCottee Parker

Un proyecto transformador

Cottee Parker es un estudio de arquitectura y diseño con oficinas en toda Australia, que actualmente participa como arquitecto principal en el proyecto más importante en los 30 años de historia de la empresa.

Queen’s Wharf Brisbane es un complejo inmobiliario de uso mixto de casi 4000 millones de dólares cuya inauguración está prevista para 2024. Tendrá 2000 apartamentos, 1000 habitaciones de hotel de primera clase, 50 restaurantes, un salón de baile para 1000 personas, espacio público equivalente a 12 campos de fútbol, así como un casino y espacio comercial.

El complejo se rematará con un mirador panorámico elevado que ofrecerá vistas de 360 grados del río Brisbane y de la ciudad.

Se prevé que Queen’s Wharf Brisbane creará más de 8000 puestos de trabajo una vez que esté en pleno funcionamiento y que atraerá a 1,4 millones de turistas más a la ciudad cada año. Se calcula que esto supondrá un incremento anual de 1700 millones de dólares de ingresos por turismo en Queensland. Los promotores proyectan que, en su conjunto, Queen’s Wharf Brisbane supondrá una inyección de 4000 millones de dólares al producto interior bruto del país.

«Queen’s Wharf es uno de los mayores proyectos de Australia», declaraba Naveen Dath, director de Cottee Parker y arquitecto con 25 años de experiencia. «La idea final y la visión para Queen’s Wharf es que se convierta en un destino de importancia mundial, que ponga a Brisbane en el mapa del mundo».

«Es un proyecto verdaderamente transformador», añade Dath. «No solo para Brisbane, también para Cottee Parker. Está transformando nuestra forma de hacer las cosas».

Siguiendo la pista al papel

La influencia transformadora de Queen’s Wharf Brisbane en Cottee Parker comenzó poco después de que la empresa fuese nombrada arquitecto principal del proyecto.

«Recuerdo cuando estábamos en la etapa inicial de diseño esquemático en 2015», cuenta Dath. «Solía haber pilas y más pilas de papel escondidas bajo las mesas de la gente, con todo tipo de bosquejos y líneas rojas y marcas de bolígrafos. Probablemente hemos tenido que talar unos cuantos miles de árboles para generar todo ese papel».

El flujo de trabajo basado en papel de Cottee Parker se convirtió rápidamente en un obstáculo con un proyecto tan complejo, el mayor de la historia de la empresa, y que exigía cumplir constantemente con los plazos de una programación ajustada. «Uno de los principales desafíos era la cantidad ingente de documentos que tenía que revisar», explica Charles Simons, gestor de documentación en Cottee Parker.

«La capacidad de colaborar entre personas, entre equipos y entre oficinas, creo que es un beneficio fantástico que obtenemos de Revu».
Naveen Dath
Director
Cottee Parker

«Normalmente, seguimos un proceso que consiste en imprimir todas las hojas que se van a entregar al cliente y ponemos las iniciales de todos los jefes de proyecto que deben revisarlas», afirma Steph Cook, arquitecta de Cottee Parker. «Y luego pasan por la oficina de unas manos a otras, y cada persona intenta utilizar un bolígrafo de un color distinto para poder identificar quién ha hecho cada cosa».

Este proceso de circulación y revisión manual consumía mucho tiempo. Los documentos podían pasarse un día entero en la mesa de un arquitecto y se necesitaban hasta 10 jefes de proyecto para revisar un conjunto de documentos. «Eso son prácticamente 10 días que se pueden gastar en un proceso de marcado», dice Cook.

Es más, llevar a cabo un proceso de garantía de la calidad de los documentos a mano en papel planteaba problemas de legibilidad y asunción de responsabilidades. La garantía de la calidad es el proceso de prevención de errores en los documentos de diseño antes de que se entreguen al cliente, y con la gran cantidad de documentos en papel que circulaban por las oficinas de Cottee Parker y el emplazamiento de la obra de Queen’s Wharf, y el tiempo necesario para llevar los documentos de una ubicación a otra, a menudo resultaba difícil coordinar el proceso de una manera que pareciera eficiente y sin una alta probabilidad de error.

«Los documentos se perdían entre toda esa cantidad de papel», afirma Erina Tibaldi, jefa del equipo de documentación de Cottee Parker. La empresa estima que Queen’s Wharf acabará necesitando casi cinco veces más documentos que una torre de oficinas normal. «Acabas con montones y montones de papel en tu mesa. Es difícil de manejar».

«Si querías volver atrás y comprobar una marca hecha anteriormente», añade Tibaldi, «era un poco difícil encontrar una hoja concreta que tuviera esa marca a mano para demostrar que te habían dicho que hicieras esa marca concreta».

¿Cuál es el riesgo de que haya un error en un documento? «Habría retrasos y sobrecostes», dice Tibaldi. «Si no se coordina correctamente, se pierde mucho tiempo y dinero».

Steph Cook, arquitecta de Cottee Parker, trabaja en Queen’s Wharf con Bluebeam Revu.

El salto a lo digital

Algunos arquitectos de Cottee Parker que trabajaban en proyectos más pequeños presentaron Bluebeam Revu al equipo de Queen’s Wharf. «Pensamos que podríamos ser capaces de desarrollar un sistema [con Revu] que nos facilitara avanzar en ese proceso [de revisión de documentos]», explica Simons, «porque ese proceso consumía una buena cantidad de tiempo».

Simons afirma que Bluebeam fue «relativamente fácil de aprender». Aun así, Cottee Parker llevó a cabo una implementación formal.

No obstante, el desafío de la implementación fue tratar de convencer a los miembros del equipo con menos conocimientos tecnológicos para que se sumasen a ello. «Nuestro planteamiento fue imitar el flujo de trabajo del mundo real que ya teníamos», afirma Quinton Cooper, gerente de desarrollo y formación de Cottee Parker. «Pudimos imitar muy bien en Bluebeam Revu el flujo de trabajo basado en papel al que estábamos acostumbrados».

Los resultados fueron inmediatos; tanto, que Cottee Parker decidió implementar Revu en toda la empresa. «Conseguimos que funcionase en un gran proyecto como Queen’s Wharf y, a partir de ahí, se extendió de forma bastante rápida», explica Cooper.

El equipo de Queen’s Wharf de Cottee Parker encontró rápido la utilidad de las herramientas de superposición y preconfiguración de Bluebeam Revu. «Hay unas notas generales que utilizamos muchas veces y no tiene sentido escribirlas una y otra vez, cuando podemos usar plantillas», dice Cook. «Pero también es verdaderamente útil la posibilidad de medir y calibrar dibujos en Revu».

El equipo de Queen’s Wharf de Cottee Parker también utilizó Proyectos de Studio de Bluebeam para la gestión de documentos y Sesiones de Studio para la colaboración con los documentos. Esto ayudó al equipo a reducir la cantidad de tiempo que antes se dedicaba a la circulación de documentos en papel. Con las Sesiones, los miembros del equipo que se encontraban en diferentes lugares podían marcar y comentar los documentos en tiempo real sin tener que llevarlos físicamente a otras oficinas o moverlos entre distintas áreas del emplazamiento de obra de Queen’s Wharf.

«La cantidad de tiempo que se tardaba era muchísimo menor», dice Cook, «además, no teníamos a gente corriendo de un lado a otro tratando de averiguar quién escribió qué comentarios. De hecho, conectamos a las personas de la oficina que necesitaban estar conectadas cuando había discrepancias o alguna cuestión, y había más coordinación porque se sabía quién había escrito cada cosa. No era una simple nota escrita en un trozo de papel dos semanas antes».

Trabajos de construcción en la obra de Queen’s Wharf.

Viendo resultados importantes

Antes de Revu, según Simons, el equipo tardaba una semana o más en marcar los documentos. Después, el tiempo se redujo a la mitad.

«La gente puede empezar a trabajar con mis marcas mientras yo sigo trabajando en ellas y añadiéndolas», explica Simons sobre las Sesiones de Studio de Bluebeam. «No tienen que esperar tres o cuatro días hasta que lo haya repasado todo y se lo dé. Pueden empezar inmediatamente, lo cual es una gran ventaja».

El hecho de no tener que imprimir tantos documentos ha supuesto un gran ahorro de costes para Cottee Parker, aunque es difícil saber cuánto exactamente.

«Creo que son unos 30 céntimos por página, a 1000 páginas solo de los documentos del flujo de trabajo», dice Cooper. «Eso es para un usuario y tenemos 50 usuarios en el proyecto. Ahí hay un gran potencial de ahorro».

Para Dath, Bluebeam Revu no solo ha ayudado a su equipo a reducir el tiempo que dedica a ciertos aspectos del proceso de diseño de Queen’s Wharf, sino que también ayuda a reducir el riesgo general que supone para Cottee Parker asumir un proyecto tan grande y transformador. La rapidez, la transparencia y la eficacia que proporcionan Revu, Proyectos de Studio y Sesiones de Studio han ayudado al equipo a sentirse más seguro a la hora de gestionar las complejidades del proyecto.

«Por lo que he visto hasta ahora, la capacidad de colaborar entre personas, entre equipos y entre oficinas es un beneficio fantástico que obtenemos de Revu», afirma Dath.

A falta de unos cuatro años para la inauguración de Queen’s Wharf Brisbane y con el trabajo de su equipo optimizado gracias a Revu, Dath opina que él y el equipo están más centrados y motivados para terminar el proyecto y verlo hecho realidad. Saben el impacto que tendrá no solo para Cottee Parker, sino para Brisbane.

«Solo tengo que imaginarme sentado en el mirador panorámico [de Queen’s Wharf] contemplando cómo se pone el sol tras las montañas», dice Dath. «Eso es lo que me motiva ahora mismo, y es lo que motiva a nuestro equipo».

El director de Cottee Parker, Naveen Dath, revisa una representación de Queen’s Wharf con un trabajador.

Más de dos millones de profesionales de todo el mundo utilizan Revu para mejorar la colaboración a lo largo del ciclo de vida de los proyectos de diseño y construcción.

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