ADOTTA entwirft, fertigt und montiert speziell angepasste Bürotrennwandsysteme für Architekten und Innenarchitekten in ganz Europa und Nordamerika. Da jedes Projekt auf die jeweiligen Kundenanforderungen abgestimmt ist, spielt das Kalkulationsteam des Unternehmens eine entscheidende Rolle bei der Erstellung schneller und präziser Angebote – und erstellt dabei für eine klar definierte Leistungsbeschreibung sowohl für die eigenen Teams als auch für die Kunden.Vor der Anschaffung von Bluebeam nutzte ADOTTA für die Mengenermittlung allgemeine PDF-Tools und Microsoft Excel. Die Kalkulatoren gaben die Maßstäbe in den PDF-Dateien manuell ein, ermittelten die Mengen und übertrugen diese Werte anschließend in Tabellenkalkulationen. Das Vorgehen war langsam und fehleranfällig, insbesondere bei komplexen Projekten, bei denen selbst kleine Übertragungsfehler die Genauigkeit des Angebots beeinträchtigen können. Die Kommunikation des Leistungsumfangs anhand markierter Pläne war ebenfalls zeitaufwändig und mühsam.Um die Kostenkalkulation zu vereinfachen und Risikofaktoren zu reduzieren, setzt ADOTTA nun auf Bluebeam.Mit Bluebeam können Kalkulatoren nun direkt in PDF-Dateien exakte Messungen ausführen, einschließlich gewölbter Wände und Sonderformen. Mengenangaben können exportiert oder mit Excel verknüpft werden, wodurch sich die manuelle Eingabe erübrigt und die Fehlergefahr deutlich sinkt. Die Markierungswerkzeuge und automatischen Legenden von Bluebeam standardisieren zudem die Kommunikation des Leistungsumfangs, wodurch die Pläne sowohl für die internen Teams als auch für die Kunden leichter nachvollziehbar sind.
„Bei der Auswertung von Unterlagen und bei der Mengenermittlung leistet Bluebeam für uns unverzichtbare Arbeit. Wir wüssten gar nicht, wie wir ohne das Programm arbeiten sollen“, erklärt Luigi Lorenzon Lavezzo, Chief Operating Officer bei ADOTTA.
Bluebeam wird täglich im gesamten Kalkulationsprozess von ADOTTA eingesetzt. Die Teams erhalten die Projektunterlagen, legen den Maßstab der Pläne fest, erstellen Aufmaßlisten und anschließend kommentierte Pläne, die den Angeboten beigelegt werden. Diese Dateien dienen auch der internen Koordinierung zwischen den Teams für Kalkulation, Produktion und Aufbau.
Im Ergebnis ist es ADOTTA gelungen, die Effizienz seiner Kalkulationsabläufe zu steigern, sodass das Team nun mehr Ausschreibungen bearbeiten kann, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. Durch weniger manuelle Datenerfassung hat sich die Zuverlässigkeit der Mengenermittlungen verbessert, während übersichtlichere Unterlagen die Zusammenarbeit zwischen den Teams und mit den Kunden vereinfachen konnten.
Mit Blick auf die Zukunft plant ADOTTA, die Kostenkalkulation durch den vermehrten Einsatz von Mengenlink weiter zu optimieren, um Bluebeam und Excel in Echtzeit miteinander zu verknüpfen. Darüber hinaus wird derzeit die breitere Nutzung von Bluebeam im Außendienst geprüft und untersucht, inwiefern neue KI-Tools die Analyse komplexer Leistungsbeschreibungen und Verträge unterstützen können.