Plumco blir papperslöst med Revu

I ett hörn av Plumcos kontor på 20 kvadratmeter i närheten av floden Scheldt står en bläckstråleskrivare som inte ens är inkopplad längre. Tidigare var kontoret 150 kvadratmeter stort, men tack vare Bluebeam Revu finns Plumcos kontor och databas numera överallt där det behövs. Den gamla bläckstråleskrivaren samlar damm medan digitala ritningar och planer delas mellan datorer och surfplattor och lagras i molnet.

Jean-Pierre Geerts är ägare till Plumco, ett företag som arbetar med VVS och energieffektiva system i Östflandern i Belgien. Plumco tillhandahåller energieffektiva installationssystem för lösningar inom sanitär uppvärmning, solenergi, värmepumpar och VVS. 2007 var Plumco, precis som de flesta andra små och medelstora företag inom VVS och snarlika branscher, en verksamhet som helt förlitade sig på papper och penna. Ritningar och andra dokument för större projekt var bokstavligen för tunga att bära med sig på möten. Möten innebar dessutom att man behövde resa till byggarbetsplatser eller kontor, parkera och sedan granska sidor eller få underskrifter på plats. Ibland behövdes flera olika ritningar eller alternativ, och allt detta papper och bläck måste förstås också köpas in och förvaras. Sedan tillkom ytterligare kostnader för underhåll av skrivare och att helt enkelt ägna tid åt att organisera och söka efter rätt materialblad eller kontrakt. Om en kund eller potentiell kund begärde ändringar blev man tvungen att rita om och få godkännande genom samma krångliga process. Jean-Pierre såg att större företag inom liknande områden av bygg- och ingenjörsbranschen lyckades få bättre lönsamhet genom att övergå till digitalt arbete. Han insåg att det gick att spara tid, utrymme och utskriftskostnader genom att föra in mer teknik i företagets processer.

Jean-Pierre behövde en enda lösning på flera olika utmaningar. Han ville spara pengar, arbeta snabbare och mer effektivt och samarbeta mer med kunderna. Som miljömedvetet yrkesproffs ville Jean-Pierre också minska företagets miljöpåverkan. Därför började han ”leta efter PDF-filer som passade för min bransch, för byggbranschen, och där jag kunde lägga till data eller innehåll så att PDF-filerna blev intelligenta och där jag kunde göra beräkningar och dela kommunikation. Då hittade jag Bluebeam.” Jean-Pierre berättar att han omedelbart ”kunde se fördelarna med att använda programmet på en större byggarbetsplats. Men Bluebeam är väldigt värdefullt även för mindre företag som vårt. Jag kan nu stå mig i konkurrensen med företag som är större.”

En avgörande sak var att små och medelstora företag som Plumco också har råd med Revu. ”När jag köpte [Revu] var det väldigt viktigt för mig att kostnaden skulle vara överkomlig, även med flera licenser, särskilt som Plumco är ett litet företag”, säger Jean-Pierre. ”Vi har inte en årsbudget på tusentals euro att lägga på CAD-program.” Med tanke på att den belgiska marknaden till 93 % består av småföretag med 1–5 anställda, samt specialistföretag och frilansare, är möjligheterna till samarbete i Studio-sessioner en viktig fördel för Jean-Pierre. Han kan snabbt och lätt dela information och ritningar med andra företag och kunder från vilken plats som helst.

Spåra framdrift

Jean-Pierre har nu byggt in Revu och Studio-sessioner i varje steg av Plumcos design- och byggprocess. De används även för samarbete med andra entreprenörer samt kommunikation med byggherrar och underentreprenörer. Plumco var ett av de första belgiska företag som använde Revu inom VVS och energieffektiva installationer och har kunnat dra nytta av fördelarna med detta. Idag använder Plumco bara papper till fakturor, eftersom alla ritningar och planer skapas i Revu. Därmed har man minskat pappersförbrukningen med 92 % och sparat in tusentals euro åt Plumco varje år. Dessutom har Plumcos kontorsutrymme krympt från 150 till 20 kvadratmeter, vilket sparar in hyra och omkostnader. Jean-Pierre kan arbeta var han än är med sin bärbara dator, och kan erbjuda en mycket bättre kundupplevelse. ”Jag har ingen fax, inget arkiv – faktum är att allt ligger i molnet”, säger Jean-Pierre. ”Bluebeam hjälper oss att digitalisera hela processen.”

Jean-Pierre såg att Revu var rätt verktyg för att ”skapa intelligenta PDF-filer och möjliggöra samarbete – allt i ett och samma dokument.” Jean-Pierre använde de anpassade verktygssatserna i Revu för att standardisera ikoner för ventilation, rördragning, sanitär- och hydraulikscheman. Han använde även anpassade kolumner för mått och beräkningar och anpassade mallar med all information han behöver för att driva företaget. När Jean-Pierre lämnar offerter till sina kunder kan han se all viktig information han behöver ta med i beräkningen, som interna lönekostnader, tidsåtgång per enhet samt vinst- och riskfält. Eftersom Jean-Pierre får fram exakta kostnader med hjälp av affärsdata i realtid kan han lämna snabba och noggranna offerter på kundernas projekt. Jean-Pierre vet dessutom vilka vinstmarginaler som gäller för varje jobb eftersom offerterna är mer exakta. Alltså kan han förutsäga Plumcos resultat och kassaflöde bättre. De här verktygen sparar Jean-Pierre ungefär 80 % av den tid och de pengar han tidigare lade på projektanbud – och med mer exakta resultat. ”Revu gör mitt företag snabbt och smidigt. Jag har lägre omkostnader, jag kan arbeta mer effektivt och jag har bättre överblick över ekonomin. Det här programmet har förmågan att göra komplexa saker enkla”, säger Jean-Pierre.

Bättre kundrelationer

Övergången från skrivare och bläck till Bluebeam har sparat Plumco tid och pengar, men det har också förbättrat företagets kundrelationer. Vissa av dem har också infört Revu i sin egen verksamhet efter att de sett med egna ögon hur plattformen fungerar.

Jean-Pierre kan skicka ett komplett arbetsförslag skapat i Revu redan i inledningsskedet. Tillsammans med fotografier av befintliga utrymmen eller utrustning med överlagring av nya designer och utrustning får kunder och andra intressenter en uppfattning om hur det slutförda arbetet kommer att se ut. Jean-Pierre lämnar också en detaljerad sammanställning av all den utrustning som företaget kommer att använda med specificerade priser. Han inkluderar till och med hyperlänkar till specifikationsdata för företagets utrustning. På så sätt får kunden en anmärkningsvärt öppen och tydlig anbudsprocess.

Tack vare Revu kan Jean-Pierre behålla samma öppenhet under hela projektets gång, medan jobb och uppgifter slutförs. Jean-Pierre har skapat anpassade formulär i Revu så att hans ingenjörer på byggarbetsplatsen kan uppdatera uppgiftslistor. Kunder och intressenter kan både se vad som är färdigt och vad som är pågående och även godkänna och signera slutfört arbete digitalt. Formulären lagras bekvämt i molnet. Om det uppstår problem eller frågor används Bluebeam Studio-sessioner för att sammanföra intressenterna kring PDF-ritningarna och göra de ändringar som krävs i ett virtuellt möte, istället för att behöva resa och träffas personligen. Intressenterna kan lätt komma åt projektspårning och tidsramar på samma sätt som de som arbetar på Plumco.

Revu erbjuder också många andra fördelar för ingenjörer och tekniker ute på fältet. För Arthur, som är en av Plumcos VVS-tekniker, går det lätt att läsa digitala manualer och skapa certifikat med hjälp av Revu på en surfplatta. Det gör det enklare och smidigare att erbjuda kundservice efter försäljningen samtidigt som spårningsmaterial och relevanta data lagras i en sökbar databas.

Robert äger Dent & Car Repair, en karossverkstad i Sint-Gillis-Waas i Belgien. Han blev visad Revu när han samarbetade med Plumco. Roberts företag specialiserar sig på SMART-reparationer och miljöansvarigt arbete. Företaget har inlett ett nytt projekt på sammanlagt 12 000 kvadratmeter där svarsåtgärderna måste vara mycket snabba och mycket öppna för att allt ska kunna skötas ordentligt. Enligt Robert var Revu ”det enda programmet som kunde hjälpa oss med att skicka allting till de andra parterna … vi upptäckte Revu tack vare Plumco och har använt det ända sedan dess.”Det har nu gått 12 år sedan Jean-Pierre hittade Revu. Under dessa år har Revu inneburit att Jean-Pierre kunnat göra Plumco smidigare och mer lyhört, lönsamt och konkurrenskraftigt, men också mer miljöansvarigt. När Jean-Pierre arbetar med kunder och visar dem hur kraftfullt Revu är har han dessutom berättat om att det finns prisvärda och kraftfulla digitala lösningar på de problem som alla små eller medelstora företag möter. Idag får Plumco fler projekt som kan genomföras snabbare och till lägre kostnad, och Jean-Pierre kan vara trygg i vetskapen om att företagets verksamhet respekterar miljön lika mycket som han själv gör.*Plumco ligger i Belgien och köpte Bluebeam-produkter genom Bluefields, en Bluebeam Platinum Reseller.