Plumco gaat papierloos met Revu

In een hoekje van het 20 vierkante meter grote kantoor van Plumco dichtbij de rivier de Schelde, staat een inktplotterprinter die niet eens meer aangesloten is. Het kantoor was ooit 150 m2 groot, maar dankzij Bluebeam Revu bevinden de kantoren en databases van Plumco zich nu overal waar ze nodig zijn. De oude plotterprinter verzamelt stof, terwijl digitale tekeningen en plannen tussen computers en tablets met elkaar worden gedeeld en in de cloud worden opgeslagen.

Jean-Pierre Geerts is de eigenaar van Plumco, een HVAC en bedrijf in energiezuinige systemen in Oost-Vlaanderen, België. Plumco levert energiezuinige systemen voor sanitaire verwarmingsfaciliteiten, zonne-energie, warmtepompen en HVAC oplossingen. In 2007 was Plumco—zoals de meeste MKB’s in HVAC en soortgelijke industrieën—een bedrijf dat nog met pen en papier werkte. De plannen en het papierwerk voor grote projecten werden letterlijk te zwaar om mee te nemen naar vergaderingen en als er een vergadering was waarvoor men op locatie moest komen, dan moest daar ook worden geparkeerd en moest men hele pakketten doornemen of handtekeningen met pen gaan zetten. Soms waren meerdere plannen of opties nodig en dit papier en al die inkt moest natuurlijk worden aangeschaft en opgeslagen. Bovendien waren er nog extra kosten voor het onderhoud van printers en vanwege de tijd aan organisatie en zoeken naar het juiste materiaal voor pagina’s of contracten. Als klanten of potentiële klanten een verandering wilden doorvoeren, dan moesten hele plannen opnieuw worden getekend en goedgekeurd via hetzelfde intensieve proces. Geert zag dat grotere bedrijven in soortgelijke bouwindustrieën en engineering hun bottom line verbeterden door digitaal te gaan en erkende de mogelijkheid om te besparen op tijd, ruimte en drukkosten door meer technologie op te nemen in het proces.

Geerts had één totaaloplossing nodig voor verscheidene uitdagingen. Hij wilde geld besparen, sneller en efficiënter werken en de samenwerking met klanten verbeteren. Bovendien wilde Geerts als milieuvriendelijk persoon ook de impact op het milieu verminderen. Derhalve startte hij zijn "zoektocht naar PDF’s die bij mijn industrie en de bouw pasten, waardoor ik data of content kon toevoegen om dergelijke PDF’s intelligent te maken en ik berekeningen kon doen en communicatie kon delen. En toen vond ik Bluebeam.” Onmiddellijk zei Geerts dat hij “de voordelen kon zien van het gebruik van software op grote bouwlocaties, maar Bluebeam is ook ontzettend waardevol voor kleinere bedrijven zoals het onze. Ik kan nu met succes de concurrentie aangaan met bedrijven die groter zijn dan wij.”

Bovendien was Revu ook betaalbaar voor een MKB als Plumco. “Toen ik [Revu] voor het eerst aanschafte, was het voor mij ontzettend belangrijk dat het betaalbaar zou blijven, zelfs met meerdere locaties, ook omdat we een klein bedrijf waren,” aldus Geerts. “We hebben geen duizenden euro’s aan jaarbudgetten die we elk jaar kunnen besteden aan CAD-programma’s.” Gezien de Belgische markt voor 93% uit kleine bedrijven van 1-5 werknemers bestaat, evenals gespecialiseerde bedrijven en freelancers, zijn de samenwerkingseigenschappen van Studio Sessies een enorm voordeel voor Geerts, die nu snel en gemakkelijk informatie en plannen kan delen met andere bedrijven en klanten, waar zij zich ook bevinden.

Volgen van de voortgang

Geerts heeft nu Revu en Studio-sessies opgenomen in elke stap van het ontwerp- en bouwproces van Plumco en werkt samen met andere aannemers en zorgt voor communicatie met eigenaars en onderaannemers. Plumco was een van de eerste Belgische bedrijven die Revu gebruikten in HVAC en energiezuinige installaties en heeft de vruchten geplukt van deze vroegtijdige inzet. Vandaag de dag gebruikt Plumco alleen papier voor facturen, want alle ontwerpen en plannen worden inmiddels in Revu gemaakt. Dit heeft tot een verminderd papierverbruik van 92% geleid, wat Plumco elk jaar duizenden euro’s bespaart. Bovendien is de kantoorruimte van Plumco van 150 naar 20 m2 geslonken, waardoor ze ook geld besparen op huur en kantoorkosten. Geerts kan overal werken, als hij zijn laptop maar bij zich heeft, en kan zo een betere klantervaring bieden. “Ik heb geen fax, geen kopieerapparaat, geen archief. Alles bevindt zich in de cloud,” vertelt Geerts. “Bluebeam heeft ons geholpen het gehele proces te digitaliseren.”

Geerts zag dat Revu het juiste middel was "om intelligente PDF’s te maken en om samen te werken, en dat allemaal in ´één enkel document." Geerts gebruikte de aangepaste werksets in Revu om de pictogrammen voor ventilatie, leidingwerk, sanitaire voorzieningen en hydralische systemen te standaardiseren en om aangepaste kolommen aan te maken voor metingen en berekeningen. Geerts gebruikt ook de aangepaste sjablonen met alle relevante informatie die hij nodig heeft om zijn bedrijf te voeren. Als hij een offerte maakt voor een klant, ziet Geerts alle belangrijke informatie die hij nodig heeft in één oogopslag, zoals de interne arbeidskosten, de tijd die per eeneid wordt besteed, evenals de velden winst en risico. Door real-time zakelijke gegevens aan te leveren voor nauwkeurige kostenberekeningen, kan Geerts heel nauwkeurig en snel offertes uitbrengen voor klanten. En omdat Geerts zijn eigen winstmarge per taak kent aangezien zijn offertes vanaf dag één nauwkeuriger zijn geworden, kan hij de prestaties en cashflow van Plumco beter voorspellen. Deze middelen hebben Geerts zo’n 80% bespaard aan tijd en kosten die hij voorheen kwijt was aan offertes – met een nauwkeuriger resultaat. “Revu heeft mijn bedrijf snel en wendbaar gemaakt. Ik heb lagere overheadkosten, ik kan efficiënter werken en ik heb een beter overzicht van mijn financiële zaken. Deze software maakt complexe zaken makkelijk," aldus Geerts.

Verbeterde klantrelaties

De overgang van printers en inkt naar Bluebeam heeft Plumco tijd en geld bespaard en het heeft de relatie met de klant verbeterd. Sommige klanten hebben zelfs ook Revu ingezet voor hun eigen bedrijven nadat ze het platform in actie hadden gezien.

Vanaf het allereerste begin kan Geerts een werkvoorstel verzenden dat hij in Revu heeft gemaakt, evenals foto’s van de huidige ruimte of apparatuur, met overlays van nieuwe ontwerpen en apparatuur, om klanten en andere belanghebbenden een idee te geven van hoe het eruitziet als het werk voltooid is. Geerts geeft ook een gedetailleerde analyse van alle apparatuur die het bedrijf gebruikt, compleet met prijzen per onderdeel. Hij voegt zelfs hyperlinks naar de specificaties in van de apparatuur van het bedrijf. Dit leidt tot een zeer open en transparante offerte voor de klant.

Zodra een project begint, maakt Revu het mogelijk voor Geerts om die transparantie te vervolgen naarmate taken en werk wordt volbracht. Geerts heeft aangepaste formulieren gemaakt in Revu zodat zijn engineers op locatie de takenlijsten kunnen bijwerken en klanten of belanghebbenden niet alleen kunnen zien wat er voltooid is en nog wordt gedaan, maar voltooid werk ook digitaal kunnen goedkeuren en aftekenen. Deze formulieren worden heel handig opgeslagen in de cloud. Als er zich problemen of vragen voordoen, kunnen Bluebeam Studio-sessies worden gebruikt om belanghebbenden sament e brengen en zich te buigen over de PDF plannen en eventuele veranderingen door te voeren tijdens een virtuele vergadering, in plaats van persoonlijk te reizen en een vergadering te houden. Belanghebbenden hebben kunnen het project volgen en de planning bekijken, net als de professionals van Plumco zelf.

Revu biedt ook nog vele andere voordelen in de praktijk voor engineers en technici. Voor Arthur, een van de HVAC technici van Plumco, maakt het gebruik van Revu op zijn tablet het gemakkelijk om digitale handleidingen te raadplegen en certificaten te maken, zodat de nazorg voor de klant makkelijker wordt en gestroomlijnd is, terwijl materialen kunnen worden gevolgd en relevante data wordt opgeslagen in een doorzoekbare database.

Voor Robert, de eigenaar van Dent & Car Repair, een autoschadeherstelbedrijf in Sint-Gillis-Waas, België, leidde de samenwerking met Plumco tot een kennismaking met Revu. Het bedrijf van Robert is gespecialiseerd in SMART-reparatietechnieken en milieuvriendelijke reparaties. Het bedrijf is een nieuw project begonnen: dit neemt 12.000 m² in beslag, en de actieresponstijd moet heel snel en transparant zijn om alles in goede banen te leiden. Volgens Robert was Revu “het enige programma dat ons kon helpen om al het nodige naar de andere partijen te verzenden… we ontdekten Revu dankzij Plumco en zijn nooit meer gestopt het te gebruiken.”

Het is nu 12 jaar geleden dat Geerts Revu ontdekte. In die tijd heeft Revu Geerts geholpen Plumco wendbaarder, reactiever, winstgevender en competitiever te maken, maar ook milieuvriendelijker. Bovendien heeft Geerts door zijn samenwerking met klanten en door de kracht van Revu te laten zien, aangetoond dat er betaalbare, krachtige digitale oplossingen zijn voor problemen waar elk MKB mee te maken krijgt. Vandaag de dag doet Plumco meer zaken tegen lagere kosten en op hogere snelheid, en heeft Geerts er alle vertrouwen in dat de bedrijfsvoering van zijn bedrijf zo milieuvriendelijk mogelijk is.

*Plumco is gevestigd in België en heeft producten van Bluebeam ingezet via Bluefields, een Bluebeam Platinum Reseller.