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Die Solid Earth Civil Constructors sparen 50.000 $ (47.000 €) bei ihrem ersten Projekt mit Bluebeam Revu

Herausforderung

Das Ultimatum eines potenziellen Großkunden gab den Ausschlag für die Solid Earth Civil Constructors, die Software Bluebeam® Revu® für digitale Schätzungen und Angebotsabgaben zu kaufen. Zuvor wurden Schätzungen traditionell auf Papier erstellt. Außerdem gab es keine IT-Abteilung, die die Digitalisierung von Schätzungs-, Projektübergabe- und Kommunikationsprozessen hätte unterstützen können.

Lösung

Die Solid Earth Civil Constructors entschieden sich für Bluebeam® Revu®, um die zuvor papierbasierten Arbeitsabläufe für Mengenermittlungen und Angebotsabgaben zu digitalisieren und eine mobile Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle in Echtzeit zu ermöglichen.

Vorteile

  • Als das Unternehmen Revu zum ersten Mal für digitale Schätzungen verwendete, entdeckte es bei der Materialkostenberechnung des Projekts einen Fehler in Höhe von 50.000 $ (47.000 €).
  • Die Anzahl an Angebotsabgaben hat sich mehr als verdreifacht – mit einem höheren Angebotsvolumen im ersten Quartal von 2018 als im gesamten vorangegangen Jahr.
  • Bluebeam Studio ermöglicht die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden auf der Baustelle in Echtzeit und maximiert dadurch die Rentabilität, da das Büro weniger Zeit für die Koordination von Daten aufwenden muss – ein entscheidender Faktor für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Die Modernisierung von Projektarbeitsabläufen mithilfe von Revu baut Vertrauen auf, fördert die Kommunikation und erhöht die Chancen auf Aufträge von Kunden wie Trammell Crow, Kiewit und Bechtel sowie den US-Behörden. So konnte sich Solid Earth die Auszeichnung des Magazins Equipment World als Bauunternehmen des Jahres 2018 sichern.

„Wir konnten unsere Schätzungsprozesse grundlegend verändern und so viele neue Projekte generieren, sodass wir uns jetzt sogar die Aufträge aussuchen können, die wir wirklich machen wollen.“

Drake Carter Projektmanager und Gutachter Solid Earth Civil Constructors

Wer sich nicht anpasst, geht unter

„Ich würde unser Unternehmen als ‚sehr dynamisch‘ beschreiben“, meint Rae Peters, Präsidentin und Haupteigentümerin der Solid Earth Civil Constructors, einem kleinen Unternehmen mit Sitz außerhalb von Pueblo im US-Bundesstaat Colorado, das sich im Besitz von Frauen und Minderheiten befindet. „Meiner Meinung nach kommt es im Leben darauf an, gegenüber Neuem offen und aufgeschlossen zu sein und dem technologischen Fortschritt zu folgen. Veränderungen sind oft sehr schwierig, aber wir müssen den Wandel als Chance begreifen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.“ Die von Rae Peters verfolgte Philosophie bezüglich Veränderung bildet einen wesentlichen Grundstein für den Erfolg von Solid Earth bei der Auftragsgewinnung und dem guten Ruf bei Branchengrößen wie Kiewit und Bechtel. Diese Errungenschaften wurden durch die Aufzeichnung als Bauunternehmen des Jahres 2018 des Magazins Equipment World noch abgerundet.

Sieht man einmal von der Auszeichnung ab, dann sind die Flexibilität und die Anpassung des Unternehmens an die sich wandelnde Branche maßgeblich für den Erfolg der Firma. „Wenn du ‚old school‘ bist, ist deine Arbeitsweise überholt und funktioniert einfach nicht mehr“, meint der Mitgründer und leitende Gutachter von Solid Earth Don Peters.

Don Peters musste schon erfahren, wie viel Wahrheit in dieser Aussage steckt. Während einer Angebotspräsentation für den Wohnungsbaugiganten Trammell Crow wurde Solid Earth ein klares Ultimatum gestellt, das die Existenz des Unternehmens bedrohte. „Man sagte uns: ‚Ihr müsst mit einem Schätzungsprogramm arbeiten und wir verwenden Bluebeam‘“, erzählt Rae Peters. „Don rief mich nach diesem Meeting an und sagte: ‚Ich habe gerade etwas Wichtiges erfahren. Wir müssen etwas unternehmen.‘“ Drei Tage später kaufte das Unternehmen Bluebeam Revu – die Softwarelösung für Projekteffizienz und Zusammenarbeit, der mehr als 2 Millionen Baufachkräfte weltweit vertrauen. Revu bietet PDF-basierte Werkzeuge für Mengenermittlungen und Tools für die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die den gesamten Lebenszyklus eines Projekts abdecken.

Das in Colorado ansässige Bauunternehmen Solid Earth Civil Constructors wickelt verschiedene private und öffentliche Projekte in den Bundesstaaten um die Rocky Mountains und im Südwesten der USA ab.

Keine IT-Mitarbeitenden – (k)ein Problem?

Nachdem Solid Earth Revu gekauft hatte, bestand die nächste Herausforderung darin, die Software zu implementieren, um darin die Schätzungen des Unternehmens durchzuführen. „Ich nehme seit über 30 Jahren Schätzungen vor und wenn ich an die neuen Technologien denke, kriege ich Panik“, gibt Don Peters zu. „Wo soll man denn da anfangen?“ Don Peters verfügt weder über IT-Angestellte noch einen technischen Hintergrund. Mit personellen Veränderungen ließ sich das Dilemma dennoch lösen und Revu konnte entsprechend eingesetzt werden. „Ich habe immer daran geglaubt, zunächst auf firmeneigene Arbeitskräfte zu setzen. Man schafft etwas nicht? Ein Unternehmen ist eben nur so gut wie seine Mitarbeiter.“ Don Peters holte Drake Carter mit ins Boot, einen Baustellenmitarbeiter und Bauleiter des Unternehmens, der ein paar Computerkurse in der High School belegt hatte. Es gab nur ein kleines Problem: „Drake hatte noch nie eine Mengenermittlung durchgeführt“, erinnert sich Don Peters.

Bluebeam Studio ermöglicht den Zugriff auf Pläne und die neuesten Projektdokumente und gewährleistet so den Austausch mit der Baustelle.

Die Vorteile digitaler Schätzungen

Da Carter weder mit Revu gearbeitet noch Mengenermittlungen durchgeführt hatte, wartete eine Menge Arbeit auf ihn. „Don wollte, dass ich mich in Bluebeam einarbeite und nach etwa einem Tag konnte ich die Software ganz gut nutzen“, erklärt Drake. Davon ermutigt entschied sich Don Peters, Carters Können auf die Probe zu stellen: Er bat ihn, mit Revu die Mengenermittlung für Trammell Crow digital zu wiederholen, die er selbst zuvor auf Papier erstellt hatte. Auf diese Weise konnte Don die Ergebnisse der papierbasierten Mengenermittlung und die der neuen digitalen Berechnung mit Revu vergleichen. „Letztlich konnte ich die Mengenermittlung, für die Don zwei Wochen gebraucht hatte, in ungefähr einem Tag erstellen“, fügt Carter hinzu. Don Peters war von den Ergebnissen höchst beeindruckt. „Ich sagte: ‚Du hast unmöglich die gesamte Mengenermittlung erledigt.‘ Daraufhin zeigte er mir alle ausgedruckten Papiere und die komplette tabellarische Aufstellung.“ Und in der tabellarischen Aufstellung erwartete ihn sogar eine noch größere Überraschung.

„Bei einem Posten kam ich auf 15.000 Fuß (4.572 Meter), Don aber nur auf 13.600 Fuß (4.145,28 Meter), was sich mit 50.000–60.000 $ (47.000–56.000 €) zulasten des Unternehmens niedergeschlagen hätte“, erläutert Drake. Erstaunt überprüfte Don erneut Carters digitale Schätzung und verglich sie mit seiner papierbasierten Version. „Wir fanden einen 50.000 $ teuren Fehler, der darauf beruhte, wie ich die Materialkostenberechnung auf einem Digitalisierungsgerät erstellt hatte. „Bluebeam [Revu] hat sich für uns bereits beim ersten Projekt ausgezahlt.“

Matt Peters, Projektmanager und Baustellenleiter von Solid Earth, spricht mit seinem Kollegen, Baustellenleiter und Gutachter Drake Carter über ein Projekt in Denver im US-Bundesstaat Colorado.

Kontrolle von Gewinnmargen und der Einsatz von Revu auf der Baustelle

Nachdem sich der Einsatz von Revu für digitale Mengenermittlungen und Angebotsabgaben bewährt hatte, nutzte Solid Earth Revu auch zur Lösung eines weiteren Problems: der Kommunikation mit Projektpartner:innen und dem Halten von Mitarbeitenden auf der Baustelle. Der Arbeitskräftemangel stellt viele Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen und besonders für ein kleines Unternehmen ist das Halten von Angestellten auf der Baustelle entscheidend für die Wirtschaftlichkeit. Rae Peters erläutert: „Die meisten Angebotsabgaben erfolgen im Winter und zu Beginn des Frühjahrs, weshalb zu diesen Zeiten in unserem Büro ungeheuer viel los ist. Wenn die Ausführung der Aufträge dann beginnt, müssen wir Arbeitskräfte aus dem Büro abziehen. Man kann sein Unternehmen ausbauen, indem man mehr Mitarbeiter einstellt und diese mehr Angebotsabgaben erstellen lässt. Der springende Punkt ist aber: Verfügen wir über genug Arbeitskräfte auf der Baustelle, falls wir den Zuschlag für dieses Projekt erhalten?“

„Man sieht sofort, ob es sich um einen guten oder schlechten Auftrag handelt. Die Kosteneffizienz ist einfach enorm hoch und das Gleiche gilt auch für die Produktivität.“

Drake Carter
Projektmanager und Gutachter
Solid Earth Civil Constructors

Mit Revu lassen sich Angebotspakete schneller und genauer erstellen. Deshalb kann Solid Earth Don Peters und Carter auf der Baustelle einsetzen, wo sie sich ganz auf die Durchführung eines Auftrags konzentrieren können. „Wir sind jetzt in der Lage, Angebotspakete in vier bis fünf Stunden zu erstellen, was wir vorher mit Dreikantmaßstab und Digitalisierungsgerät unmöglich geschafft hätten. Im Hinblick auf Leistung und Arbeitsvolumen bedeutet das: Ich habe bis April 2018 mehr Angebote mit Revu erstellt als im gesamten Jahr 2017“, erzählt Don Peters. „Ich kann Drake heute im Büro damit beauftragen, mit Revu einen Auftrag im Wert von 3 Millionen $ zu schätzen, und ich überprüfe anschließend die Zahlen. Morgen kann er dann mit dem Bagger arbeiten.“

Mobiles Arbeiten mit Studio

Nachdem er sein Wissen über Angebotspakete maximiert hatte, befasste sich Carter mit Bluebeam Studio – dem in Revu integrierten Werkzeug für die Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit, das mit einer gemeinsamen Projektdatenquelle dafür sorgt, dass Mitarbeitende auf der Baustelle aufeinander abgestimmt sind. Der langjährige Baustellenleiter Richard Lewis und Baustellenleiter Matt Peters, der Sohn von Don und Rae Peters, erhalten Projektupdates nun direkt in Revu. „Wir nutzen Tablets, um über Bluebeam Studio vom Büro aus mit unseren Baustellenleitern im Außendienst zu kommunizieren“, sagt Don Peters. „Ich kann Dokumente hochladen und Textfelder ändern. Bestimmte Details, die von den Baustellenleitern beachtet werden sollen, speichere ich in der Cloud. Ich kann auch weitere Dimensionen hinzufügen. Die Möglichkeiten sind immens. Auf diese Weise können Mitarbeiter die Änderungen in Echtzeit sehen und diese auf der Baustelle umsetzen. Dafür muss ich nicht einmal vor Ort sein.“

Auch Carter schätzt die Effizienzsteigerung durch Revu und Studio ähnlich ein. „Statt Plänen auf Papier verwendet Matt auf der Baustelle sein iPad® und Revu, weil er dort scrollen, die Pläne genauer betrachten und das Projekt viel schneller evaluieren kann. Das gilt auch für mich: Wenn ich mir bei einem bestimmten Detail unsicher bin, rufe ich einfach die Live-Pläne in Bluebeam Studio auf und sehe mir das jeweilige Detail genauer an.“

Die Auswirkungen von Bluebeam Revu auf das Geschäft

Indem Solid Earth das Potenzial von Revu und Studio ausgeschöpft hat, konnte das Unternehmen sich äußerst günstig auf dem Markt positionieren. So kann das Team von Solid Earth langfristig sein Ziel verfolgen, das beste Bauunternehmen im Vierbundesstaateneck von Arizona, Colorado, New Mexico und Utah zu sein – von Einsparungen von 50.000–60.000 $ (47.000–56.000 €) beim ersten digitalen Angebotspaket bis hin zur Kommunikation mit Kund:innen und Mitarbeitenden auf der Baustelle über Bluebeam Studio. „Gut genug ist einfach nicht ausreichend“, erklärt Rae Peters. „Es muss schon alles wirklich passen.“ Diese Einstellung charakterisiert die Projekte von Solid Earth und sorgt dafür, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt. Don Peters ist außerdem der Auffassung, dass Bluebeam dafür sorgt, dass das Unternehmen für die Zukunft gewappnet ist. „Bluebeam hat uns weitergeholfen. Andere Unternehmen mögen eine andere Software verwenden – keine Ahnung, aber es spielt für mich auch keine Rolle. Ich bin davon überzeugt, dass Revu das Programm ist, mit dem wir unsere Ziele erreichen können, und sehe keinen Grund, daran etwas zu ändern.“

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