Ridge & Partners nutzt Bluebeam zur Verbesserung seiner Messvorgänge und Dokumentenverwaltung

Ridge & Partners setzte Bluebeam das erste Mal vor etwa fünf Jahren ein, um bei der Schätzung potenzieller Aufträge genaue Messungen für die Massenermittlung zur Verfügung zu haben. Im Anschluss an diese Einführung wurde die Lösung umfangreicher innerhalb des Unternehmens eingesetzt, unter anderem für die Dokumentenverwaltung, Planprüfungen, Materialkostenberechnungen und die Übergabe der Dokumentation an die Kunden.

Nick Barringer ist Partner bei Ridge & Partners. Ihm zufolge konnten durch Bluebeam die Arbeitsabläufe im Unternehmen grundlegend verändert werden. „Unser Team hat Bluebeam als ein Tool kennengelernt, mit dem man Pläne effizienter markieren und kommentieren kann“, erklärt er. „Bis zu dem Zeitpunkt hatten wir unsere Arbeitsweise nicht infrage gestellt, aber nachdem wir die Software ausprobiert hatten, erkannten wir sofort ihre Vorteile.“

„Zunächst nutzten wir Bluebeam als Werkzeug zur internen Kommunikation, um Pläne und Berichte zu markieren und zu kommentieren“, fährt er fort. „Da wir die Funktionen der Software im Laufe der Zeit immer besser kennengelernt haben, können wir Bluebeam nun zur Erstellung hochwertiger Skizzen verwenden, um Konzepte in der frühen Planungsphase effektiv zu kommunizieren. Außerdem können wir jetzt detaillierte Markierungen in unsere Pläne einfügen, um damit die Bauteams auf der Baustelle zu unterstützen.“

Zusammenstellung von Projektinformationen

Einer der Bereiche, in denen Bluebeam dem Unternehmen entscheidende Vorteile bringt, ist die Informationsverwaltung. Barringer erklärt: „Einer der größten Vorteile ist, dass wir mehrere PDF-Dokumente problemlos an einem Ort sortieren und bearbeiten können. Früher mussten wir viele Dokumente ausdrucken, haben diese mit handschriftlichen Markierungen und Anmerkungen versehen und anschließend wieder eingescannt.“

„Durch die digitale Abwicklung konnten wir Tausende Pfund an Papier- und Druckkosten sparen und den gesamten Arbeitsablauf zeitlich optimieren. Das erleichtert uns außerdem den Übergang zu einem wirklich papierlosen Büro, wodurch wir die Auswirkungen unseres Unternehmens auf die Umwelt verringern.“

Rhys Griffiths ist Associate bei Ridge & Partners und arbeitet im Kostenmanagementteam. Er erklärt, dass Bluebeam ihm insbesondere bei der Dokumentation für Kostenvoranschläge geholfen habe.

„Für uns ist es ein sehr wichtiges Werkzeug. Wir nutzen es jeden Tag und es hilft uns, effizient und sicher zu arbeiten. Wir erstellen zahlreiche Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen, die alle gesammelt und markiert werden müssen. Dies kann zwischen 10 und 100 Dokumente sein, daher müssen wir in der Lage sein, in diesen Dateien genau zu arbeiten. Bluebeam hilft uns, sie in einem einheitlichen Format zu versenden, das professionell aussieht.“

Einer der Hauptgründe für die Investition in die Software war laut Griffiths die Verbesserung der Messgenauigkeit. Er fügt hinzu: „Mit Bluebeam kann man ganz schnell einen Plan markieren oder eine Fläche messen. Dabei helfen uns eine Reihe integrierter Funktionen, darunter die Skalierungswerkzeuge, Markierungen und Bearbeitungseinstellungen sowie digitale Messwerkzeuge wie ‚Linear‘, ‚Fläche‘, ‚Polygon‘ und ‚Dynamische Füllung‘. Damit sparen wir Zeit und können einwandfreie Ergebnisse liefern.“

Eine neue Arbeitsweise

Wenn Unternehmen neue Software einführen, kann es manchmal eine Weile dauern, bis sie im Geschäftsbetrieb integriert ist. Chris Mills ist Senior Associate bei Ridge & Partners und auf Tiefbau- und Infrastrukturprojekte spezialisiert. Er argumentiert, dass dies aufgrund der Effizienzgewinne mit Bluebeam nicht der Fall war.

„Wenn man auf ein neues Tool umsteigt, ist der Anpassungsprozess immer interessant“, sagte er. „Viele der Funktionen von Bluebeam hängen mit Aufgaben zusammen, die wir bereits manuell erledigt haben. Aber das Entscheidende ist, dass es jetzt etwa vier- oder fünfmal schneller ist.

„Früher habe ich gerne manuell an Projekten gearbeitet und ich war stolz auf die Qualität meiner Skizzen. Wenn ich allerdings daran zurückdenke, wie viel Zeit ich damals mit dieser Aufgabe, mit dem Scannen von Dokumenten und mit Überarbeitungen verbracht habe, dann hat sich heute schon viel verändert. Jetzt kann ich in Echtzeit und enorm schnell arbeiten. Ich würde nicht mehr zu meiner vorherigen Arbeitsweise zurückkehren wollen.“

Er fügt noch hinzu, dass Bluebeam auch im Rahmen der Zusammenarbeit mit anderen sehr nützlich ist, um Konzepte und Ideen zu vermitteln.

„Da wir Skizzen und Pläne jetzt sehr schnell erstellen können, geht das auch spontan unterwegs gut von der Hand. Das ist besonders dann hilfreich, wenn man jemandem ein Konzept visuell erklären möchte“, freut sich Mills. „Wenn man hingegen auf Papier einen Plan einzeichnet und es passiert ein Fehler, muss man entweder wieder von vorn anfangen oder mit Korrekturflüssigkeit arbeiten. Das kommt mir jetzt richtig rückschrittlich vor.“

Prüfung auf Genauigkeit

Mills erklärte auch, wie Bluebeam dazu beitragen kann, Genauigkeit und Konsistenz während des gesamten Projekts aufrechtzuerhalten. „Wir machen einen Ausschnitt aus dem Architektenabschnitt, zeichnen darüber und versehen ihn mit Anmerkungen, bevor wir die Informationen an die entsprechenden Personen senden“, sagte Mills.

„Wenn wir uns die Änderungen zwischen zwei Plänen ansehen möchten, verwenden wir Überlagerungen und Vergleiche, damit die Pläne übereinander gelegt werden und man deutlich sehen kann, wo die Farben abweichen. Bei einem kürzlich durchgeführten Projekt war diese Fähigkeit von unschätzbarem Wert für uns. Wir mussten Hunderte von Zeichnungen überprüfen, um festzustellen, wo sich Änderungen ergeben hatten. Dabei war diese Funktion extrem hilfreich.“

„Normalerweise würde es Tage dauern, so viele Zeichnungen durchzugehen“, fügte Mills hinzu. „Das hat uns enorm viel Zeit gespart.“

Erste Schritte mit Bluebeam

Alex Hall arbeitet im Gebäudetechnikteam. Er berichtet, dass er Bluebeam bei seinen Projekten gleich vom ersten Moment an nutzt. „Wenn ich einen Grundriss erhalte und eine Vermessung durchführen muss, verwende ich Bluebeam, um den Plan mit Markierungen zu versehen. Dazu gehört die farbliche Kennzeichnung der Räume sowie der Elektro- und Heizungsanlagen. Dadurch haben wir einen Bezugspunkt, den wir im Rahmen unserer Qualitätssicherungsprozesse hinzuziehen können, indem wir die erfassten Daten mit den endgültigen Plänen vergleichen.“

Er fügt noch hinzu, dass er mit Bluebeam schnell und eigenständig professionelle Entwürfe erstellen kann und nicht darauf warten muss, dass das technische Team etwas in AutoCAD oder Revit zeichnet. Dadurch spart er jedes Mal etwa zwei oder drei Tage.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit zur Bearbeitung. "Es ist einfach, Dinge aus den Zeichnungen zu entfernen, die nicht relevant sind, was die Pläne übersichtlicher macht und uns die Arbeit erleichtert", so Hall. „Sogar etwas so Einfaches wie das Farbverarbeitungstool ist so hilfreich. Wenn uns ein Architekt eine farbige Zeichnung geschickt hat, kann ich sie in Graustufen umwandeln und dann die Bereiche, auf die ich mich konzentriere, mit Farbe überlagern.

Eine professionelle Präsentation

Einer der letzten Vorteile, die das Team erwähnte, war die Fähigkeit, Dokumente für Kunden einheitlich und ansprechend zu gestalten. Barringer erklärt: „Bluebeam Revu hilft uns dabei, professionelle Kundendokumente zu erstellen, die schreibgeschützt und sicher sind. Mit Bluebeam als Präsentationstool kann das Team schnell Skizzen anfertigen und Dinge demonstrieren (…) für interne Meetings und beim Kunden.“