Die Arbeitsplatzgestaltung ändert sich ständig. Aber die Freigaben kommen nicht hinterher. Kommentare vervielfachen sich. Lieferanten warten auf Antworten. Bereits ein unklarer Plan führt im Nu zu einer Reihe von Fehlern, die sich von der Preiskalkulation bis zur Installation auf der Baustelle erstrecken können.
Für Oktra sind übersichtliche, kontrollierte und verbindliche Planprüfungen nicht nur eine Frage der Effizienz. Es geht auch darum, Qualität, Kosten und Compliance bei jedem einzelnen Projekt sicherzustellen.
Durch die Standardisierung von Planprüfungen, Markierungen und Freigaben mit Bluebeam hat Oktra einen Prozess etabliert, der doppelte Arbeiten vermeidet, die Kommunikation verbessert und allen Beteiligten – von den Budgetplanern bis zu den Nachunternehmern – eine einheitliche Datenquelle zur Verfügung stellt.
„Wir versuchen sicherzustellen, dass mit einem vollständigen Markierungssatz alle Zwecke erfüllt werden“, erklärt Jenny Edwards, Creative Director bei Oktra. „Wenn wir etwas überprüfen, machen wir es einmal gründlich und richtig und nicht für drei verschiedene Teams dreimal.”
Diese Philosophie hat den Umgang mit Planfreigaben im Unternehmen grundlegend verändert.
Das Entwurfsteam im Londoner Studio von Oktra prüft Materialproben. Jede Oberflächenauswahl wird in die Plansätze aufgenommen, die anschließend von den Mitgliedern des Entwurfsteams in Bluebeam markiert und freigegeben werden.
Mit jedem Markierungsdurchlauf steigt das Risiko
Oktra realisiert Projekte unterschiedlicher Größe und Dauer –von Innenausbauten und Modernisierungen bis hin zu veredelten oder erweiterten Rohbauten. Dabei arbeitet das Unternehmen oft an mehreren Projekten gleichzeitig.
Jedes Projekt beinhaltet eine mehrstufige Abstimmung zwischen interner Planprüfung, technischer Koordination, Budgetprüfung, Kundenfreigaben und Nachfragen von Lieferanten. Während ein typisches Planpaket rund 60 Pläne umfassen kann, kann diese Zahl leicht auf über 100 ansteigen, sobald die Pläne für Nachunternehmer hinzukommen.
Ohne Struktur kann diese Abstimmung schnell einen chaotischen Verlauf nehmen. Kommentare landen in Posteingängen. PDFs ohne klare Versionskontrolle sind im Umlauf. Markierungen werden für die einzelnen Teams immer wieder neu erstellt. Anweisungen werden wiederholt ausgegeben. Und im Laufe der Zeit kommen mehr und mehr Missverständnisse auf.
Das Risiko ist nicht nur administrativer Natur.
Im besten Fall können unklare Prüfungen unvorhergesehene Kosten nach sich ziehen. Im schlimmsten Fall wird etwas umgesetzt, das gar nicht der ursprünglichen Entwurfsabsicht entspricht.
Herkömmliche Markierungen auf Papier verschlimmern das Problem nur noch. Notizen werden durchgestrichen und neu geschrieben. Pläne werden neu eingescannt. Kommentare werden für die Kalkulationsteams oder die Nachunternehmer neu interpretiert. Jede Planänderung stellt eine potenzielle Fehlerquelle dar.
Bei eng getakteten Projekten – insbesondere bei Projekten mit straffen Terminvorgaben seitens der Kunden – kann jede Fehlinterpretation erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Oktra brauchte eine Lösung, um das Feedback aus den Prüfungsschritten zu zentralisieren, doppelte Arbeiten zu vermeiden und einen lückenlosen Prüfpfad aufrechtzuerhalten, ohne dabei die Entwurfsphase zu verlangsamen.
Ein Senior Designer von Oktra bearbeitet Plandetails in Bluebeam. Angesichts mehrerer parallel laufender Projekte verlässt sich das Team auf standardisierte Markierungen, um für alle Gewerke unmissverständliche Informationen bereitzustellen.
Der Wendepunkt: Ein einziger vollständiger Markierungssatz
Anstatt jede Prüfung als separaten Arbeitsschritt zu sehen, vollzog Oktra einen bewussten Kurswechsel: Jeder Plan würde nur noch einen einzigen, umfassenden Markierungssatz erhalten, der für alle nachgelagerten Schritte genutzt werden könnte.
Feedback zum Entwurf. Technische Koordination. Kostenanfragen. Anweisungen für Lieferanten.
Eine Prüfung. Ein kontrolliertes Dokument.
„Es ist besser, einen vollständigen Markierungssatz für alle Anwendungsbereiche zu erstellen, als den Prozess für jedes einzelne Team zu wiederholen“, so Jenny.
Dank Bluebeam können die Entwurfsteams eine konsolidierte Markierungsebene erstellen, die zur verbindlichen Version wird. Wenn es Entwurfsänderungen gibt – sei es, dass Oberflächen, Deckenausführungen oder Tischlerarbeiten angepasst werden müssen – werden die Markierungen in der PDF-Datei sauber überarbeitet und nicht mehr durchgestrichen und neu erstellt. Bei einem typischen Projekt kann das bedeuten, dass bis zu acht Planprüfungsrunden durchlaufen werden und jedes Mal derselbe Markierungssatz verwendet und aktualisiert wird.
Allein diese Änderung hat zu einer deutlichen Verbesserung der Lesbarkeit und Professionalität der herausgegebenen Plansätze geführt.
„Bluebeam ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken“, erklärt Brad Smart, Senior Designer bei Oktra. Es ist zu einem festen Bestandteil unseres Workflows geworden.“
Anstatt Kommentare mehrmals neu einzuscannen oder umzuschreiben, präzisieren die Mitglieder des Entwurfsteams ihre Anweisungen direkt im Dokument. Notizen bleiben selbst nach mehreren Revisionsrunden präzise, eindeutig und nachverfolgbar.
Das Resultat: weniger doppelte Kommentare, eine klarere Kommunikation und ein deutlich geringerer Zeitaufwand für den Abgleich widersprüchlicher Versionen.
Farbe, Gewerk und Verantwortlichkeit
Doch mit der Konsolidierung allein war es nicht getan. Oktra standardisierte auch das Erscheinungsbild der Markierungen.
Für die verschiedenen Gewerke werden vordefinierte Farben verwendet, um die Perspektiven und Zuständigkeiten kenntlich zu machen. Benutzerdefinierte Freigabestempel geben an, wer was wann geprüft hat.
In dem auf Oktra abgestimmten Werkzeugkasten in Bluebeam sind die Markierungstools nach Gewerken, einschließlich Trennwänden, Türen, Wandoberflächen, Bodenbelägen und Maschinentechnik, organisiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass bei den Planprüfungen immer dieselben Standards angewendet werden.
„Ich verwende intern und extern einen Freigabestempel“, erläutert Brad. „Für Tischler- und Werkstattzeichnungen wird so mit Datum dokumentiert, dass ich den Satz geprüft und freigegeben habe.”
Der Zeitstempel sorgt nicht nur für Ordnung im Dokument, sondern schafft auch Verbindlichkeit.
Wenn Plansätze an Kunden oder Nachunternehmer übergeben werden, behält Oktra eine gespeicherte Kopie der markierten PDF-Datei in einer kontrollierten Ordnerstruktur.
Auch wenn nur selten Klärungsbedarf besteht, kann das Team den betreffenden Nachunternehmer so auf die genaue Markierung und das Freigabedatum verweisen, falls vor Ort etwas nicht wie erwartet umgesetzt wurde.
Für Budgetplaner, die Ausschreibungen vorbereiten, ist Klarheit ein wichtiger Faktor. Mengen und Oberflächenanforderungen sind eindeutig definiert. Anpassungen werden transparent kommuniziert. Vermutungen werden durch Fakten ersetzt.
So entsteht für die Budgetplaner eine verlässliche Kalkulationsbasis.
Strukturierte Kundenprüfungen mit Studio
Das Feedback der Kunden stellt eine weitere Komplexitätsstufe dar – insbesondere bei mehreren Projektbeteiligten, die sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden.
Um Struktur in diese Phase zu bringen, führt Oktra zeitlich begrenzte, farblich gesteuerte Prüfungssitzungen in Bluebeam Studio durch.
Das Team lädt den Plansatz noch, legt das Zeitfenster für die Prüfung fest und bittet die Kunden, eine bestimmte Markierungsfarbe zu verwenden. Kommentare werden zentral erfasst, mit einem Zeitstempel versehen und eindeutig zugeordnet.
„Studio hat klare Verhältnisse geschaffen“, so Brad. „Bevor wir zum nächsten Schritt übergegangen sind, konnten wir jeden Kommentar anhand der Farbe und des Datums zuordnen.“
Anstatt vor den Team-Meetings erst eine Reihe von E-Mails zusammensuchen zu müssen, steht dem Team jetzt ein konsolidierter Datensatz zur Verfügung, um die weiteren Arbeitsschritte zu besprechen.
Gerade bei internationalen Projekten, wenn Kunden nur eingeschränkt verfügbar sind, kann so der Reiseaufwand verringert und die Entscheidungsfindung beschleunigt werden.
Außerdem werden durch die im Vorfeld zugeordneten Farben und Rollen doppelte Kommentare bei den Prüfungen durch die Kunden vermieden. Nur vereinbarte Änderungen fließen in die nächste Revision ein.
Für jede Phase das richtige Tool
Wenn es nach der ersten Entwurfsphase um die laufende technische Koordination geht, bindet Oktra weitere Plattformen in seinen Workflow ein.
Für die tägliche Abstimmung zwischen den einzelnen Gewerken helfen die Markierungstools der Autodesk Construction Cloud dabei, die Koordination zwischen den jeweiligen Beratern zu zentralisieren.
Bluebeam bleibt dabei das Tool der Wahl für die Anweisungen des Entwurfsteams, insbesondere bei der Weitergabe von Informationen an externe Lieferanten.
Wenn es beispielsweise um die Prüfung von Tischlerarbeiten oder speziellen Maßanfertigungen geht, können die Mitglieder des Entwurfsteams direkt auf einem iPad in Bluebeam Skizzen anfertigen, Abmessungen hinzufügen und präzise angeben, was kalkuliert werden muss.
Diese Kombination ermöglicht es Oktra, intern mit maximaler Effizienz zu arbeiten und gleichzeitig extern klar und kontrolliert zu kommunizieren.
„Technologie funktioniert am besten, wenn man für jede Aufgabe das richtige Tool zur Hand hat, das sich nahtlos in den Workflow integrieren lässt“, erklärt Jenny.
Der gemeinsame Nenner ist und bleibt die Standardisierung.
Kulturelle Neuausrichtung: Vom Rotstift zum digitalen Workflow
Abgesehen von den Workflow-Verbesserungen hat der Wechsel zu strukturierten digitalen Markierungen auch die Teamkultur beeinflusst.
Bluebeam ist zum Standard-Tool für das Entwurfsteam geworden. Neue Teammitglieder erhalten eine grundlegende Schulung, die ihnen solide Grundkenntnisse über Bluebeam vermittelt, auf denen sie im Laufe der Zeit bei ihrer Projektarbeit aufbauen können.
Ein wichtiger Schulungsaspekt ist, bereits in der Prüfungsphase Klarheit zu schaffen und nicht erst, wenn Missverständnisse aufgekommen sind.
Anstatt sich auf mündliche Erklärungen oder E-Mail-Nachfragen zu verlassen, werden Anweisungen direkt im Plan dokumentiert.
Dank dieser konsistenten Dokumentation lassen sich Erinnerungslücken effektiv ausschließen.
Dieses systematische Vorgehen zahlt sich mit der Zeit aus.
Weniger doppelte Markierungen. Weniger neu ausgegebene Plansätze. Weniger Klärungsbedarf.
Auch wenn Oktra die Zeitersparnis derzeit nicht beziffern kann, beschreibt das Team das System als unverzichtbar für die täglichen Freigaben und die Koordination vor der eigentlichen Bauphase.
„Es ist einfacher und präziser für die Planprüfung als ein herkömmlicher PDF-Reader“, erläutert Brad.
Ein detailliertes Meetingraum-Layout in Bluebeam mit roten Markierungsabmessungen und einer Markierungsliste, in der Verfasser, Datum und Freigabestatus angegeben sind. Dank dieser hohen Präzision bei der Planprüfung ist Oktra in der Lage, den Nachunternehmern eindeutige Planpakete zu übergeben.
Frühzeitige Risikominimierung, bevor Probleme auf der Baustelle entstehen
Bei Projekten, in denen es um die Arbeitsplatzgestaltung geht, kann sich die ursprüngliche Entwurfsplanung schnell ändern – vor allem, wenn Kunden mittendrin Anpassungen an den Grundrissen, den Oberflächen oder der Möblierung vornehmen.
Wenn diese Änderungen nicht sauber erfasst werden, steigt das Risiko für unvorhergesehene Kosten.
Durch eine lückenlose Dokumentation des Markierungsverlaufs minimiert Oktra das Risiko, dass etwas falsch kalkuliert, gefertigt oder eingebaut wird. Und da die Nachunternehmer von Anfang an klare Anweisungen erhalten, hat sich somit auch der Nachbesserungs- und Klärungsbedarf auf der Baustelle verringert.
Mengen und Oberflächen bleiben in der Entwurfsphase anpassbar. Budgetplaner können mehrere Optionen prüfen, ohne rätseln zu müssen, welches die richtige Version ist.
Die Vorteile lassen sich vielleicht nicht mit einer einzelnen Kennzahl messen, zeigen sich aber in einer reibungsloseren Koordination und einer verlässlicheren Informationsweitergabe.
Schaffung einer Grundlage für weiteres Wachstum
Standardisierte Planprüfungen sind nichts Spektakuläres und auch keine Schlagzeile wert. Aber für ein Unternehmen, das komplexe Arbeitsplatzmodernisierungen vornimmt, schaffen sie betriebliche Stabilität.
Oktra hat in den vergangenen fünf Jahren zunehmend komplexere Projekte übernommen, die höhere Anforderungen in den Bereichen Nachhaltigkeit, Sicherheit und BIM mit sich bringen. Vor dem Hintergrund steigender Herausforderungen ermöglichte die konsequente Nutzung digitaler Markierungen Oktra eine erfolgreiche Skalierung, ohne dabei Kompromisse in puncto Klarheit einzugehen.
Das Wachstum spiegelt sich auch intern wider. Das Unternehmen begann mit etwa 30 Bluebeam-Nutzern. Diese Zahl hat sich allein im vergangenen Jahr mit nun fast 70 Nutzern mehr als verdoppelt.
Jedes Projekt beginnt mit dem gleichen Anspruch: ein einziger umfassender Markierungssatz. Klare Verantwortlichkeiten. Strukturierte Prüfungen.
Der Prozess schützt die Entwurfsintegrität und beschleunigt zugleich die Zusammenarbeit.
Für Jenny liegen die Vorteile auf der Hand.
„Die Pläne, die wir herausgeben, müssen eindeutig sein“, erläutert sie. „Wir möchten, dass alle Beteiligten – Budgetplaner, technische Teams und Lieferanten – auf dem gleichen Kenntnisstand sind.”
Und dafür gibt es nun ein einziges, kontrolliertes Dokument.
Diese Klarheit macht in einer Branche, in der es auf jedes Detail ankommt, den entscheidenden Unterschied aus.