Überbrücken von geografischen Distanzen: Ein neuseeländisches Unternehmen bewältigt mit Bluebeam Sprachbarrieren und Zeitverschiebungen 

Einführung

Das Portfolio von Ignite Architects ist sowohl vielseitig als auch anspruchsvoll und reicht von der Bauplanung von Ferienanlagen, Krankenhäusern und Zoos bis hin zu Gewerbeimmobilien, Schulen und Vergnügungsvierteln.

Ignite gewann 2023 eine Reihe von Auszeichnungen der neuseeländischen Immobilienbranche, unter anderem den Supreme Excellence Award für seine Arbeit am Wellington Children’s Hospital in Neuseeland. Das Unternehmen beschäftigt ein spezialisiertes Team von circa 190 Architekt:innen, Planer:innen und Techniker:innen, die in sechs Planungsbüros in Neuseeland und Australien arbeiten.

Da das Architekturbüro zeitgleich verschiedene Projekte über mehrere Zeitzonen hinweg durchführt, ist die Herangehensweise entscheidend für den Erfolg und das Wachstum des Unternehmens. Ignite hat daher in den letzten fünf Jahren den Fokus auf die Einbindung von Technologie in die Arbeitsprozesse gelegt, um die Produktivität, die Genauigkeit und die Zusammenarbeit an allen Standorten zu verbessern.

Im Zuge dieser Initiative entschied sich das Unternehmen für die Investition in Bluebeam und damit für eine Optimierung der Zusammenarbeit, der Projektabwicklung und der Kundenergebnisse.

„Wir haben nach einer Lösung gesucht, die für unsere Arbeitsabläufe geeignet ist, und in unserem Bewertungsprozess lag Bluebeam vorne. Die Software passt zu unserem Unternehmen, zu unseren Mitarbeitern und zu der Vielfalt unserer Projekte“, sagt Jeremy Benseman, stellvertretender Direktor und Leiter der Technologieabteilung bei Ignite Architects.

„Einige Mitarbeiter führten Markierungen mit Adobe durch, aber die meisten fanden es unglaublich schwierig“, fügt er hinzu. „Es war kein einfacher Arbeitsablauf: In der Regel wurden die Pläne in physischer Form ausgedruckt, manuelle Sicherungskopien erstellt und als PDF wieder eingescannt. Der Prozess war nicht effizient.“

Schluss mit veralteten Arbeitsweisen

Laut Benseman wurden Informationen vor der Einführung von Bluebeam zwischen den sechs Niederlassungen des Unternehmens hin- und hergeschickt. Kunden und Geschäftspartner wurden dabei nicht eingebunden.

„Es war einfach so, dass die Werkzeuge nicht intuitiv waren. Ohne eine benutzerfreundliche Oberfläche ist es schwierig, Kommentare und Markierungen zu hinterlassen und den Maßstab, die Größe und die Schriftart richtig hinzubekommen“, erklärt Benseman.

„Im Zuge der Entscheidungsfindung haben wir Tablets gekauft, die wir an unsere Laptops anschließen konnten, um Markierungen vorzunehmen. Und als wir diese mit den verschiedenen Softwarelösungen getestet haben, war Bluebeam die einzige, mit der die Tablets gut funktionierten. Da Architekten gerne einen Stift benutzen, war das ein entscheidender Faktor. Viele unserer erfahrenen Mitarbeiter haben Laptops mit einem Touchscreen und machen ihre Markierungen in Bluebeam mit dem Stift. Mit Produkten von anderen Anbietern war das nicht möglich.“

Die Umstellung auf Bluebeam ging bei Ignite sehr schnell.

Die Verlängerung der bestehenden Software stand kurz bevor, was Ignite zum Anlass nahm, die Umstellung endgültig in Angriff zu nehmen. „Dadurch wurde die gesamte Implementierung innerhalb eines Monats durchgeführt … und das hat uns überrascht“, erzählt Benseman. „Im Hinblick auf die Einführung einer neuen Software ist dies wahrscheinlich eine unserer besten gewesen. Wir haben die neue Lösung eingeführt und vollständig integriert und zeitgleich die bisherigen Plattformen abgeschafft.“

Mehrere erfahrene Mitarbeiter:innen bevorzugten das Zeichnen mit der Hand und so stellte die digitale Benutzeroberfläche von Bluebeam eine wichtige Funktion dar, da sie die gewünschte „Stift auf Papier“-Erfahrung bietet.

„Das ist einer der Gründe, warum Bluebeam so gut zu uns passte. Viele der anderen Produkte hatten das nicht und im Hinblick auf die Kosten war das Preis-Leistungs-Verhältnis von Bluebeam deutlich besser als das der Konkurrenz“, verrät Benseman.

„Unsere Entscheidung zur Umstellung fiel während der Pandemie, als wir nicht in der Lage waren, Pläne auszudrucken und einzuscannen, da niemand in den Büros war. Also brauchten wir eine Lösung, die für alle geeignet war, unabhängig davon, wo sie sich befanden.“

Ignite investierte zunächst in 90 Arbeitsplätze, erhöhte die Anzahl jedoch bald, da klar wurde, dass die Software eine Bereicherung für die Projekte und die Kommunikation des Unternehmens darstellte. Die Möglichkeit, in Sitzungen in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Markierungen zu teilen und standardisierte Arbeitsabläufe zu erstellen, verbesserte die Produktivität des Unternehmens deutlich und optimierte den Dokumentenverwaltungsprozess.

Überwindung globaler Distanzen

Für Ignite war es wichtig, dass mit der Implementierung von Bluebeam die Arbeitsabläufe, die Kommunikation und die Genauigkeit in der Zusammenarbeit mit Partnern im Ausland verbessert wurden.

Die Einführung von Bluebeam Studio-Sitzungen ermöglichte die Zusammenarbeit in Echtzeit, das Teilen und den Aufbau von Arbeitsabläufen für Markierungen.

„Wir waren in der Lage, Live-Sitzungen mit Teams in anderen Ländern abzuhalten, und saßen so gemeinsam an einem virtuellen Tisch, betrachteten dieselben Pläne und Markierungen und nahmen gemeinsam Änderungen vor“, sagt Benseman.

„Wir kooperieren insbesondere mit unserem Partner in Vietnam, für den die Vorteile in der Kommunikation und den Arbeitsabläufen so groß waren, dass er weitere Lizenzen erwarb. Mit der Lösung von Bluebeam konnten wir die Schwierigkeiten umgehen, die sich aus Sprachbarrieren, der Entfernung und den unterschiedlichen Zeitzonen ergeben. Das ist für ein weltweit tätiges Unternehmen entscheidend.

Die Zusammenstellung von Paketen mithilfe von Screenshots aus allen Softwarelösungen funktioniert gut“, meint Benseman. „Wir können Notizen hinzufügen und schon macht es als Präsentation etwas her – einfach eine schnelle und simple Lösung.

Da wir hauptsächlich mit Revit arbeiten und viele Dokumente erstellen, haben die Plug-ins für den nativen Export in die Bluebeam Plattform bei der Umstellung geholfen“, fügt er hinzu. „Wir arbeiten mit verschiedenen Organisationen zusammen und haben uns mit der PDF-Erstellung in Revit immer schwergetan. Das Plug-in hilft enorm.“

Zusammenarbeit bei der Abwicklung bedeutender Projekte

Bluebeam erwies sich als ideale Plattform für Ignite Architects. Ignite arbeitet gemeinsam mit anderen Unternehmen an der Umsetzung komplexer Projekte wie der 277 Millionen NZD (154 Millionen EUR) teuren Umgestaltung des Westfield-Einkaufszentrums Sylvia Park.

Sylvia Park ist Neuseelands größtes Einkaufszentrum. Im Zuge der Planungsarbeiten für dieses groß angelegte Einzelhandelsprojekt nutzte Ignite Bluebeam intensiv für Planprüfungen.

„Kooperationsprojekte wie Sylvia Park erfordern ein hohes Maß an Flexibilität und Genauigkeit. Dank Bluebeam konnten wir beides gewährleisten“, sagt Kevin Adasko, stellvertretender Direktor bei Ignite Architects.

„Wenn dank Tools wie Bluebeam alle Beteiligen zusammenkommen und effektiv an komplexen Projekten arbeiten, stärkt das unser Ansehen und verschafft uns einen Wettbewerbsvorteil.“

Bluebeam sorgt für geschäftlichen Erfolg

Die Umsetzung von Veränderungen in einem Unternehmen kann selbst in einfachen Fällen zu Problemen führen.

Für Ignite lag die größte Herausforderung in der Geschwindigkeit des Prozesses, da für die Umstellung keine Übergangsphase vorgesehen war.

„Die Umstellung war abrupt, auch wenn die Mitarbeiter vorab Bescheid wussten. Die Herausforderung bestand darin, dass wir zuvor mit Adobe gearbeitet und von einem Tag auf den anderen die Nutzung eingestellt und das Team mit Bluebeam konfrontiert haben“, erläutert Benseman. „Allerdings waren die meisten Kollegen mit unseren bestehenden Tools nicht zufrieden und die Einführung von Bluebeam war ein wichtiger Schritt, um auf die Bedenken einzugehen.

Die Kommunikation mit unseren Mitarbeitern und die Durchführung von Schulungen waren überaus wichtig“, fügt Benseman hinzu. „Unser Händler Cadpro führte einen Monat lang wöchentliche Schulungen durch. So konnte jeder von Beginn an bestmöglich von Bluebeam profitieren. Dadurch konnten wir auch dem Wunsch nach einer besseren Lösung angemessen nachkommen.

Wir haben immer alles manuell gemacht. Zum Beispiel haben wir erst eine Person involviert und dann eine weitere, aber wir hatten keine Möglichkeiten zur Nachverfolgung. Mit Bluebeam hingegen können wir Kommentare hinterlassen. Wir können außerdem sehen, ob jemand anderes einen Kommentar hinzugefügt, ihn geschlossen oder Farben geändert hat. Dadurch konnte der Arbeitsablauf verbessert werden, denn wir können jetzt nachverfolgen, welche Aktionen durchgeführt wurden und wer an der Zusammenarbeit beteiligt war. Anstatt Baupläne zurückzubekommen, die durchweg als bearbeitet markiert sind, können wir nun prüfen, ob, wann und wie jeder, der um Mitarbeit gebeten wurde, seinen Beitrag geleistet hat.“

Laut dem Leiter der Technologieabteilung war Adobe „sehr schwerfällig und für diese Art von Arbeit nicht gut geeignet. Dahingegen haben wir jetzt ein integriertes Werkzeugset und konnten inzwischen ein benutzerdefiniertes Werkzeugset erstellen, das auf Ignite zugeschnitten ist.“

Seit der Implementierung von Bluebeam macht sich Ignite Architects mit der Vielzahl an Funktionen und Werkzeugen von Bluebeam vertraut, um seine Investition in die Plattform durch eine bestmögliche Nutzungsweise zu optimieren, zum Beispiel mit der Erstellung von Vorlagen und Toolkits für Benutzer:innen.

Die Möglichkeit zur Anpassung der Plattform und der Werkzeuge ist von großer Bedeutung für Ignite: „Dank Bluebeam können wir kreativer sein und Ideen umsetzen, ohne uns dabei zu sehr auf das Technische konzentrieren zu müssen. Die flexible Anpassung bringt echte Vorteile mit sich“, sagt Benseman.

„Alle Schulungseinheiten wurden aufgezeichnet, sodass unsere Mitarbeiter darauf zurückgreifen können. Schon nach zwei oder drei Monaten stellten wir fest, dass wir mehr Arbeitsplätze brauchten, da unsere Mitarbeiter danach fragten. So mussten wir zusätzliche Arbeitsplätze erwerben. Die Akzeptanz war also ziemlich gut. Momentan besteht die größte Herausforderung darin, unsere Berater, Ingenieure und Baufachkräfte davon zu überzeugen, sodass wir die Zusammenarbeit noch weiter ausbauen können.

Bluebeam bietet alles, was wir brauchen, und noch viel mehr.“