Överbrygga den geografiska klyftan: så använder ett företag i Nya Zeeland Bluebeam för att övervinna hinder som olika språk och tidszoner 

Introduktion

Från semesteranläggningar till sjukhus, djurparker, kommersiella fastigheter, skolor, nöjeslokaler och allt där emellan – Ignite Architects’ verksamhet omfattar byggdesign som är både mångsidig och utmanade.

Under 2023 har Ignite vunnit en rad utmärkelser för fastighetsbranschen i Nya Zeeland, däribland Supreme Excellence Award för arbetet med att utveckla ett barnsjukhus i Wellington. Företaget består av ett specialiserat team av omkring 190 arkitekter, designers och tekniker som arbetar i sex olika designstudior över hela Nya Zeeland och Australien.

Behovet av att leverera samtidiga och mångsidiga projekt över flera tidszoner innebär att de mekanismer som företaget använder är centrala för dess fortsatta framgång och tillväxt. För att möta utmaningarna har Ignite under de senaste fem åren fokuserat på att integrera teknologi som förbättrar produktiviteten, noggrannheten och samarbetet på företagets olika anläggningar.

Det ledde till att Ignite investerade i Bluebeam för att optimera samarbetet, leveransen av byggnader och kundresultaten.

”Vi letade efter något som stämde överens med våra arbetsflöden, och när vi utvärderade olika lösningar kom Bluebeam helt enkelt på första plats. Lösningen passade bra för vår verksamhet, vår personal och det varierade arbete som vi utför”, säger Jeremy Benseman, Associate Director och Group Technology Manager på Ignite Architects.

”En del av personalen använde Adobe för markeringar, men de flesta upplevde det som oerhört svårt”, tillägger han. ”Det var inget enkelt arbetsflöde, så det som brukade hända var att folk skrev ut ritningarna fysiskt, säkerhetskopierade dem för hand och skannade in dem till PDF-format igen. Det var helt enkelt inte hållbart.

Avveckla föråldrade arbetsmetoder

Jeremy förklarar att innan man införde Bluebeam flödade informationen fram och tillbaka mellan företagets sex studior. Kunder och affärspartners stod utanför.

”I grund och botten var verktygen inte intuitiva – om man skriver anteckningar om saker och taggar dem är det ganska svårt att lägga in dem i rätt skala, storlek och teckensnitt … och det finns inget gränssnitt som underlättar användningen”, säger Jeremy.

”Vid den tidpunkt då vi höll på att fatta beslutet hade vi precis köpt surfplattor som vi kunde koppla till våra bärbara datorer och markera med. När vi testade det systemet tillsammans med olika programvarulösningar var det egentligen bara Bluebeam som fungerade bra. Och, du vet … arkitekter vill gärna använda penna, så det var en viktig aspekt. Många av våra seniora medarbetare använder bärbara datorer med pekskärm där de kan använda penna, och de gör nu alla sina markeringar i Bluebeam med pennan. Andra leverantörer erbjuder inte riktigt samma upplevelse.”

För Ignite gick det fort att införa Bluebeam.

Det var snart dags att förnya den befintliga programvaran, vilket Ignite såg som en chans att göra en definitiv övergång. ”Därför gick hela implementeringen på mindre än en månad … vilket var förvånande”, säger Jeremy Benseman. ”Det är förmodligen något av ett rekord för oss när det gäller att införa ny programvara – att introducera och fullständigt integrera en ny lösning samtidigt som man helt avvecklar de tidigare plattformarna.”

Med tanke på att flera seniora medarbetare föredrog att rita för hand var en viktig aspekt av Bluebeam att det erbjuder ett digitalt gränssnitt som möjliggör samma upplevelse som med papper och penna.

”Det är ett av skälen till att Bluebeam passade så bra. Många av de andra produkterna passade inte lika bra, och i den här prisklassen gav Bluebeam mycket större värde än konkurrenterna”, säger Jeremy.

”Vårt beslut att byta fattades dessutom under pandemin, så vi hade inte direkt någon möjlighet att skriva ut ritningarna och skanna dem eftersom det inte var någon som jobbade i våra studior. Vi behövde en lösning som skulle fungera för alla, oavsett var de var baserade.”

Till en början investerade Ignite i 90 klientlicenser, men de köpte snart fler eftersom programvaran visade sig vara en värdefull tillgång för företagets projekt och kommunikation. Möjligheten att hålla samarbetssessioner live, dela markeringar och skapa standardiserade arbetsflöden förbättrade produktiviteten avsevärt och effektiviserade företagets dokumenthanteringsprocess.

Överbrygga globala klyftor

Ett viktigt mål för Ignite när det gällde att införa Bluebeam var att förbättra arbetsflöden, kommunikation och exakthet i samarbetet med partners i andra länder.

Genom att använda Bluebeam Studio-sessioner kan företaget samarbeta live i realtid, och dela och sedan bygga upp arbetsflöden för markering.

”Att vi kan hålla livesessioner med team i andra länder innebär i praktiken att vi står runt omkring ett imaginärt bord och tittar på samma design och markeringar och gör ändringar tillsammans”, säger Jeremy.

”Vi samarbetar i synnerhet med vår partner i Vietnam, som upplevde så stora fördelar i fråga om kommunikation och arbetsflöden att de själva började köpa fler licenser. Med Bluebeam-lösningen kunde man tackla hinder som språk, avstånd och olika tidszoner – något som är avgörande för ett företag som är verksamt över hela världen.

”Att snabbt sätta ihop paket av skärmdumpar från alla programvarupaket fungerar bra”, säger Jeremy Benseman. ”Vi kan skriva in anteckningar och det ser ut som en presentation – det är en snabb och enkel lösning.”

”Jag tror också att eftersom vi huvudsakligen arbetar med Revit och tar fram mängder med dokumentation har övergången underlättats av de inbyggda pluginprogrammen som exporterar till en Bluebeam-plattform”, fortsätter han. ”Eftersom vi arbetar över flera organisationer hade vi alltid problem med hur vi skulle exportera till PDF-filer i Revit-plattformen. Pluginprogrammet är verkligen till hjälp.”

Gränssnitt för leverans av ikoniska projekt

Bluebeam var den perfekta plattformen för Ignite Architects samarbete med andra organisationer om att leverera komplexa projekt – till exempel ombyggnaden av Westfield-shoppingcentret Sylvia Park för 277 miljoner nyzeeländska dollar (cirka 1,7 miljarder kronor).

Sylvia Park är Nya Zeelands största shoppingcenter. För de storskaliga butiker som Ignite hjälpte till att designa hanterades resurserna i stor utsträckning med Bluebeam.

”Samarbetet om projekt som Sylvia Park kräver flexibilitet på hög nivå liksom en stor tilltro till noggrannheten – tack vare Bluebeam har vi lyckats leverera de här resultaten”, säger Kevin Adasko, Associate Director på Ignite Architects.

”Och när vi tillsammans kan bidra effektivt till komplexa projekt tack vare ett verktyg som Bluebeam bygger vi upp ett anseende som blir en konkurrensfördel för oss.”

Så hjälper Bluebeam företag att lyckas

När ett företag ska införa en förändring – hur enkel den än må vara – följer alltid vissa utmaningar.

För Ignite var den största utmaningen att förändringen gick så snabbt, och att det inte ingick någon övergångsfas.

”Det var ett plötsligt avbrott, som folk visserligen visste om i förväg. Men ena dagen använde de Adobe, och nästa dag tog vi bort det och sa ’här är Bluebeam’”, bekräftar Jeremy Benseman. Med det sagt var de flesta inte nöjda med våra befintliga verktyg, och att införa Bluebeam var en viktig del av vårt svar på teamets bekymmer.

”Att kommunicera med våra medarbetare var viktigt, och det var även utbildningen”, fortsätter Jeremy. ”Genom vår återförsäljare, Cadpro, höll vi utbildningssessioner varje vecka under en månad. I kombination med att alla ville ha en bättre lösning innebar det att alla utrustades med de nödvändiga verktygen för att dra nytta av Bluebeam från start.”

”Tidigare gjorde vi allt manuellt – man plockar in en person, och sedan en till, men det finns ingenting som man kan spåra med. Med Bluebeam kan vi kommentera saker. Vi kan också se om någon annan har lagt in en kommentar, stängt den eller bytt färg på den. Det har underlättat arbetsflödet på så sätt att vi kan spåra vad som händer och vilka som var inblandade i samarbetet. Så istället för att få tillbaka en uppsättning ritningar med en blå färgmarkering som visar att det är klart, kan man faktiskt kontrollera och se till att alla som blev ombedda att bidra faktiskt har gjort det, samt när och hur.”

Enligt koncernens teknologichef var Adobe ”väldigt klumpigt och inte särskilt lämpligt för den typen av arbete, medan vi nu har de nödvändiga verktygssatserna inbyggda och håller på att nå en punkt där vi också har skapat en anpassad verktygssats som passar för Ignite.”

Sedan Ignite Architects införde Bluebeam har företaget arbetat med att komma igång med de många funktioner och verktyg som Bluebeam har att erbjuda för att optimera sin investering i plattformen, till exempel genom att bygga mallar och verktygssatser för användarna.

Att plattformen och dess verktyg kan anpassas innebär ett stort värde för Ignite: ”Bluebeam erbjuder möjligheten att gå över från att vara delvis teknisk till att vara mer kreativ och förmedla idéer. Anpassningen och den flexibilitet som den erbjuder har gett oss verkliga fördelar”, säger Jeremy.

”Vi har också spelat in alla utbildningssessioner, så att personalen kan gå igenom dem igen. Redan efter ett par, tre månader insåg vi att vi behövde fler klientlicenser – folk bad om dem. Så vi fick skaffa fler och fler och sedan växte det liksom därifrån. Acceptansen var alltså ganska stor. Den största utmaningen just nu är att även försöka få med våra konsulter – ingenjörer och konstruktörer och så vidare – så att vi kan samarbeta mer.”

”Bluebeam har gett oss allt vi behöver, och mer därtill.”