Musselman & Hall effektiviserar mängdavtagningar och projektledning med Bluebeam

Musselman & Hall Contractors LLC, som är baserat i Overland Park i Kansas, har under större delen av 1900-talet lett byggprojekt över hela den amerikanska mellanvästern med fokus på betong, asfalt och järnvägar. Företaget, som ägs av de anställda och bygger på långvariga kundrelationer, har under de senaste 20 åren utvidgat sin verksamhet bortom sina historiska specialiteter och statliga projekt till att omfatta mer allmänna entreprenader för en bredare kundbas.

Som de flesta erfarna byggföretag har Musselman & Hall tagit till sig den teknologi som har utvecklats i branschen genom åren och infört verktyg som gör att företaget kan ligga i framkant när det gäller snabbhet, precision och effektivitet – viktiga principer för alla byggföretag.

”Vi har alltid siktat på att vara en organisation som ligger steget före när det gäller teknologiska förändringar och andra marknadsfaktorer. Ibland halkar vi efter, men vi strävar alltid efter att hålla oss i framkant och ge vår personal de bästa verktygen för att utföra sina jobb”, säger vd:n Kyle VanSlyke, vd som har arbetat 25 år på Musselman & Hall.

2021 stod företaget dock inför ett vägskäl i fråga om ett av sina teknologiverktyg. Det gällde särskilt den förstudiegrupp som ansvarar för att anskaffa projekt och utföra kostnadsberäkningar. Vid den aktuella tidpunkten utförde förstudiegruppen mängdavtagningar och beräkningar med en programvara som började närma sig gränsen för sin kapacitet. ”Filerna var i det specifika formatet OST, medan vår byggverksamhet höll på att gå över till PDF-filer”, säger företagets projektchef Christopher Leheney.

OST är en filtyp som måste konverteras till PDF efter en slutförd mängdavtagning. Det innebär ett extra arbetssteg som gör formatet svårt att använda i en bransch som blir allt mer fokuserad på plandokument i PDF-format. Om företaget till exempel tog emot dokument i PDF-format skulle man behöva konvertera dessa till OST för att utföra mängdavtagningen innan man konverterade tillbaka dokumenten till PDF för granskning av kunden.

Teamet ville ha en lösning med inbyggda PDF-funktioner, så att markering och andra mängdavtagningsfunktioner kunde utföras sömlöst i en och samma dokumenttyp. Då skulle man slippa det extra arbetssteget.

Efter en grundlig sökning bestämde sig Musselman & Hall snabbt för att Bluebeam var rätt lösning. ”Vi hade flera [verktyg] på listan – kanske fyra eller fem – och när det blev dags att studera dem närmare och försöka komma fram till vad som skulle passa oss bäst, kom Bluebeam med kortlistan”, säger Christopher.

Valet föll på Bluebeam

Tack vare Bluebeams funktioner för mängdavtagning var valet i slutändan enkelt. ”Vi gick igenom för- och nackdelar och vägde kostnaderna för de olika lösningarna mot vad var och en kunde erbjuda som de andra inte kunde”, säger Christopher. Bluebeam uppfyllde företagets samtliga krav.

Något som hjälpte Musselman & Hall att välja Bluebeam som sin nya programvarulösning för mängdavtagning var det faktum att flera av företagets nyare medarbetare hade använt programmet på tidigare arbetsplatser. ”Det var fint att de kom in med lite erfarenhet av Bluebeam, såg vad vi använde och sedan hjälpte oss att förstå den potentiella skillnad som en övergång till Bluebeam kunde innebära”, tillägger Kyle. ”Det gav oss ett ramverk för de vinster som vi skulle uppnå genom att byta.”

Att införa Bluebeam för omkring 20–30 kalkylatorer var ingenting som kunde ske över en natt. För att göra införandet målmedvetet och strategiskt måste man samarbeta med företagets IT-avdelning, och även samla in feedback från de tilltänkta slutanvändarna om vad som skulle göra övergången enklast för dem – till exempel att få en känsla för varje persons individuella inlärningsstil.

”Det blev början till vår plan”, säger Christopher, ”som sedan presenterades flera gånger under fyra till åtta veckor då vi gjorde revisioner och kontrollerade att vi hade tagit hänsyn till alla tänkbara vägar och sett till att ingen skulle hamna på efterkälken i implementeringsprocessen.”

När det gäller den inledande utbildningen förklarar Christopher att tanken var att hellre utbilda för mycket än för lite. Medan vissa företag väljer att utbilda om grunderna och sedan bygga upp kunskaper över tid, valde man här enligt Christopher en motsatt strategi. ”Vi ville överutbilda och se till att alla förstod mer än väl”, säger han. ”När man skaffar ny programvara är det lätt hänt att man säger: ’Okej, en timme räcker. Nu är du redo att köra på.’ Och så glömmer man saker eller gör inte det som krävs för att fortsätta att utvecklas.”

Ytterligare ett skäl till att teamet på Musselman & Hall valde att satsa hårt på den inledande utbildningen var att man planerade att använda Bluebeam även utanför förstudie- och beräkningsgruppen, till exempel inom projektledning och andra viktiga funktioner.

”Det var viktigt att vi inte bara bytte vår tidigare programvara för mängdavtagning mot Bluebeam och sedan bara använde programmet till just det”, säger Kyle VanSlyke. ”Det fanns många goda skäl att använda Bluebeam inom organisationen, så vi ville se till att vi hanterade förändringen på ett bra sätt och gav alla teammedlemmar möjlighet att ta hjälp av programvaran i sina olika funktioner.”

Göra övergången

Medan utbildningen och övergången till Bluebeam pågick fortsatte förstudiegruppen att använda sin tidigare programvara för mängdavtagning. ”Det fanns vissa scheman och projekt som skulle överlappa och interagera innan vi kunde genomföra bytet fullt ut”, säger Christopher Leheney. Men han hade ändå ett slutdatum i åtanke för att se till att man inte skapade ursäkter för att halka efter med utbildningen. ”Vi ville se till att vi kunde Bluebeam ordentligt innan vi tog bort den gamla programvaran”, säger han.

Under utbildningens gång blev det tydligt att Bluebeam var ännu mer kraftfullt än vad teamet först hade trott. ”Bluebeam har helt enkelt så mycket att erbjuda", säger Christopher. I takt med att gruppen fick mer utbildning i grunderna fortsatte de att upptäcka nya och spännande lager i programvaran.

”Vi visste att det finns mycket [i Bluebeam], men när man utbildar sig ställer man frågor och gräver djupare i underkategorier av markeringar, mängdavtagning, samarbete och allt det där”, säger Christopher. ”Folk lärde sig grunderna ganska snabbt, men det tog lite tid att försöka använda programmet fullt ut.”

Allt som allt tog det enligt Christopher Leheney ”några månader” att få Bluebeam i full drift inom teamet. Och i slutet av 2022 kunde man helt överge den tidigare programvaran för mängdavtagning till förmån för Bluebeam. ”Det tog egentligen bara ett par månader att komma igång med Bluebeam, men den fullständiga övergången från en programvara till en annan skedde i slutet av räkenskapsåret, för att vi skulle hinna implementera programvaran i hela företaget”, säger Kyle VanSlyke.

Nya fördelar

Fördelarna med att använda Bluebeam blev uppenbara nästan direkt. Utöver Bluebeams överlägsna verktyg och funktioner för mängdavtagning, som gjorde att kalkylatorerna kunde slutföra sitt arbete snabbare och mer exakt, såg företagets projektledare några av de största förbättringarna.

”Projektledarna upptäckte att det redan finns färdigbyggda fråga-svar i Bluebeam som vi inte visste att vi hade och inte hade någon process för inom företaget”, säger Christopher. ”Så det var en mall och en struktur som hjälpte projektledarna nästan omedelbart.”

Bluebeam Studio, som möjliggör samarbete i realtid vid dokumentgranskning, var en annan programvarufunktion som teamet upptäckte och gillade. Christopher berättar att man har börjat använda Studio-sessioner för dokumentsamarbete i realtid i vissa större projekt.

Även om företaget inte har gjort någon formell beräkning av hur mycket tid man har sparat i sina arbetsflöden sedan man gick över till Bluebeam säger Christopher att effektivitetshöjningen har varit uppenbar. Den främsta av de nya effektivitetsvinsterna är att man kan samarbeta bättre och snabbare när det gäller att kommunicera kring dokumentändringar med kunderna. ”När det behövs ändringar eller [kunderna] har specifika behov kan vi hantera dem snabbare med Bluebeam”, säger han.

”Om jag verkligen skulle försöka räkna timmar per månad baserat på hur många anbud vi lämnar”, fortsätter Christopher, ”skulle jag säga att man förmodligen sparar minst tre till fyra timmar i veckan per kalkylator och anbud. Jag menar, det kan vara 60 timmar i månaden, tre till fyra timmar i veckan per individ, och du får förmodligen ett nettotal på 60 timmar i månaden från en kalkylator.”

Musselman & Halls kunder har märkt skillnaden. ”Vi har fått höra att vi ligger snäppet över våra konkurrenter när det gäller att hålla en dialog kring ändrade kostnader eller övergripande projektdetaljer”, säger Christopher.

De kanske största fördelarna med att gå över till Bluebeam har varit interna, tillägger han. Eftersom medarbetarna äger företaget har de ett naturligt intresse av att det går bra, och ett verktyg som Bluebeam har gjort dem mer engagerade och entusiastiska över att sträva efter det varje dag.

”Alla är engagerade”, säger Christopher. ”Alla vill att företaget ska lyckas och blomstra. Och med ett program som Bluebeam får man mer samarbete. Jag tycker att det är häftigt att se när alla har samma mål i sikte.”