Musselman & Hall Contractors LLC, som Àr baserat i Overland Park i Kansas, har under större delen av 1900-talet lett byggprojekt över hela den amerikanska mellanvÀstern med fokus pÄ betong, asfalt och jÀrnvÀgar. Företaget, som Àgs av de anstÀllda och bygger pÄ lÄngvariga kundrelationer, har under de senaste 20 Ären utvidgat sin verksamhet bortom sina historiska specialiteter och statliga projekt till att omfatta mer allmÀnna entreprenader för en bredare kundbas.
Som de flesta erfarna byggföretag har Musselman & Hall tagit till sig den teknologi som har utvecklats i branschen genom Ă„ren och infört verktyg som gör att företaget kan ligga i framkant nĂ€r det gĂ€ller snabbhet, precision och effektivitet â viktiga principer för alla byggföretag.
âVi har alltid siktat pĂ„ att vara en organisation som ligger steget före nĂ€r det gĂ€ller teknologiska förĂ€ndringar och andra marknadsfaktorer. Ibland halkar vi efter, men vi strĂ€var alltid efter att hĂ„lla oss i framkant och ge vĂ„r personal de bĂ€sta verktygen för att utföra sina jobbâ, sĂ€ger vd:n Kyle VanSlyke, vd som har arbetat 25 Ă„r pĂ„ Musselman & Hall.
2021 stod företaget dock inför ett vĂ€gskĂ€l i frĂ„ga om ett av sina teknologiverktyg. Det gĂ€llde sĂ€rskilt den förstudiegrupp som ansvarar för att anskaffa projekt och utföra kostnadsberĂ€kningar. Vid den aktuella tidpunkten utförde förstudiegruppen mĂ€ngdavtagningar och berĂ€kningar med en programvara som började nĂ€rma sig grĂ€nsen för sin kapacitet. âFilerna var i det specifika formatet OST, medan vĂ„r byggverksamhet höll pĂ„ att gĂ„ över till PDF-filerâ, sĂ€ger företagets projektchef Christopher Leheney.
OST Àr en filtyp som mÄste konverteras till PDF efter en slutförd mÀngdavtagning. Det innebÀr ett extra arbetssteg som gör formatet svÄrt att anvÀnda i en bransch som blir allt mer fokuserad pÄ plandokument i PDF-format. Om företaget till exempel tog emot dokument i PDF-format skulle man behöva konvertera dessa till OST för att utföra mÀngdavtagningen innan man konverterade tillbaka dokumenten till PDF för granskning av kunden.
Teamet ville ha en lösning med inbyggda PDF-funktioner, sÄ att markering och andra mÀngdavtagningsfunktioner kunde utföras sömlöst i en och samma dokumenttyp. DÄ skulle man slippa det extra arbetssteget.
Efter en grundlig sökning bestĂ€mde sig Musselman & Hall snabbt för att Bluebeam var rĂ€tt lösning. âVi hade flera [verktyg] pĂ„ listan â kanske fyra eller fem â och nĂ€r det blev dags att studera dem nĂ€rmare och försöka komma fram till vad som skulle passa oss bĂ€st, kom Bluebeam med kortlistanâ, sĂ€ger Christopher.
Valet föll pÄ Bluebeam
Tack vare Bluebeams funktioner för mĂ€ngdavtagning var valet i slutĂ€ndan enkelt. âVi gick igenom för- och nackdelar och vĂ€gde kostnaderna för de olika lösningarna mot vad var och en kunde erbjuda som de andra inte kundeâ, sĂ€ger Christopher. Bluebeam uppfyllde företagets samtliga krav.
NĂ„got som hjĂ€lpte Musselman & Hall att vĂ€lja Bluebeam som sin nya programvarulösning för mĂ€ngdavtagning var det faktum att flera av företagets nyare medarbetare hade anvĂ€nt programmet pĂ„ tidigare arbetsplatser. âDet var fint att de kom in med lite erfarenhet av Bluebeam, sĂ„g vad vi anvĂ€nde och sedan hjĂ€lpte oss att förstĂ„ den potentiella skillnad som en övergĂ„ng till Bluebeam kunde innebĂ€raâ, tillĂ€gger Kyle. âDet gav oss ett ramverk för de vinster som vi skulle uppnĂ„ genom att byta.â
âOm man skulle rĂ€kna ut antalet timmar i mĂ„naden baserat pĂ„ hur mĂ„nga anbud vi skapar skulle jag sĂ€ga att vi sparar minst 3â4 timmar per vecka per kalkylator och anbud, och kanske totalt 60 timmar i mĂ„naden för en kalkylator.â
Christopher Leheney
Projektchef
Musselman & Hall
Att införa Bluebeam för omkring 20â30 kalkylatorer var ingenting som kunde ske över en natt. För att göra införandet mĂ„lmedvetet och strategiskt mĂ„ste man samarbeta med företagets IT-avdelning, och Ă€ven samla in feedback frĂ„n de tilltĂ€nkta slutanvĂ€ndarna om vad som skulle göra övergĂ„ngen enklast för dem â till exempel att fĂ„ en kĂ€nsla för varje persons individuella inlĂ€rningsstil.
âDet blev början till vĂ„r planâ, sĂ€ger Christopher, âsom sedan presenterades flera gĂ„nger under fyra till Ă„tta veckor dĂ„ vi gjorde revisioner och kontrollerade att vi hade tagit hĂ€nsyn till alla tĂ€nkbara vĂ€gar och sett till att ingen skulle hamna pĂ„ efterkĂ€lken i implementeringsprocessen.â
NĂ€r det gĂ€ller den inledande utbildningen förklarar Christopher att tanken var att hellre utbilda för mycket Ă€n för lite. Medan vissa företag vĂ€ljer att utbilda om grunderna och sedan bygga upp kunskaper över tid, valde man hĂ€r enligt Christopher en motsatt strategi. âVi ville överutbilda och se till att alla förstod mer Ă€n vĂ€lâ, sĂ€ger han. âNĂ€r man skaffar ny programvara Ă€r det lĂ€tt hĂ€nt att man sĂ€ger: âOkej, en timme rĂ€cker. Nu Ă€r du redo att köra pĂ„.â Och sĂ„ glömmer man saker eller gör inte det som krĂ€vs för att fortsĂ€tta att utvecklas.â
Ytterligare ett skÀl till att teamet pÄ Musselman & Hall valde att satsa hÄrt pÄ den inledande utbildningen var att man planerade att anvÀnda Bluebeam Àven utanför förstudie- och berÀkningsgruppen, till exempel inom projektledning och andra viktiga funktioner.
âDet var viktigt att vi inte bara bytte vĂ„r tidigare programvara för mĂ€ngdavtagning mot Bluebeam och sedan bara anvĂ€nde programmet till just detâ, sĂ€ger Kyle VanSlyke. âDet fanns mĂ„nga goda skĂ€l att anvĂ€nda Bluebeam inom organisationen, sĂ„ vi ville se till att vi hanterade förĂ€ndringen pĂ„ ett bra sĂ€tt och gav alla teammedlemmar möjlighet att ta hjĂ€lp av programvaran i sina olika funktioner.â
Göra övergÄngen
Medan utbildningen och övergĂ„ngen till Bluebeam pĂ„gick fortsatte förstudiegruppen att anvĂ€nda sin tidigare programvara för mĂ€ngdavtagning. âDet fanns vissa scheman och projekt som skulle överlappa och interagera innan vi kunde genomföra bytet fullt utâ, sĂ€ger Christopher Leheney. Men han hade Ă€ndĂ„ ett slutdatum i Ă„tanke för att se till att man inte skapade ursĂ€kter för att halka efter med utbildningen. âVi ville se till att vi kunde Bluebeam ordentligt innan vi tog bort den gamla programvaranâ, sĂ€ger han.
Under utbildningens gĂ„ng blev det tydligt att Bluebeam var Ă€nnu mer kraftfullt Ă€n vad teamet först hade trott. âBluebeam har helt enkelt sĂ„ mycket att erbjuda", sĂ€ger Christopher. I takt med att gruppen fick mer utbildning i grunderna fortsatte de att upptĂ€cka nya och spĂ€nnande lager i programvaran.
âVi visste att det finns mycket [i Bluebeam], men nĂ€r man utbildar sig stĂ€ller man frĂ„gor och grĂ€ver djupare i underkategorier av markeringar, mĂ€ngdavtagning, samarbete och allt det dĂ€râ, sĂ€ger Christopher. âFolk lĂ€rde sig grunderna ganska snabbt, men det tog lite tid att försöka anvĂ€nda programmet fullt ut.â
Allt som allt tog det enligt Christopher Leheney ânĂ„gra mĂ„naderâ att fĂ„ Bluebeam i full drift inom teamet. Och i slutet av 2022 kunde man helt överge den tidigare programvaran för mĂ€ngdavtagning till förmĂ„n för Bluebeam. âDet tog egentligen bara ett par mĂ„nader att komma igĂ„ng med Bluebeam, men den fullstĂ€ndiga övergĂ„ngen frĂ„n en programvara till en annan skedde i slutet av rĂ€kenskapsĂ„ret, för att vi skulle hinna implementera programvaran i hela företagetâ, sĂ€ger Kyle VanSlyke.
Nya fördelar
Fördelarna med att anvÀnda Bluebeam blev uppenbara nÀstan direkt. Utöver Bluebeams överlÀgsna verktyg och funktioner för mÀngdavtagning, som gjorde att kalkylatorerna kunde slutföra sitt arbete snabbare och mer exakt, sÄg företagets projektledare nÄgra av de största förbÀttringarna.
âProjektledarna upptĂ€ckte att det redan finns fĂ€rdigbyggda frĂ„ga-svar i Bluebeam som vi inte visste att vi hade och inte hade nĂ„gon process för inom företagetâ, sĂ€ger Christopher. âSĂ„ det var en mall och en struktur som hjĂ€lpte projektledarna nĂ€stan omedelbart.â
Bluebeam Studio, som möjliggör samarbete i realtid vid dokumentgranskning, var en annan programvarufunktion som teamet upptÀckte och gillade. Christopher berÀttar att man har börjat anvÀnda Studio-sessioner för dokumentsamarbete i realtid i vissa större projekt.
Ăven om företaget inte har gjort nĂ„gon formell berĂ€kning av hur mycket tid man har sparat i sina arbetsflöden sedan man gick över till Bluebeam sĂ€ger Christopher att effektivitetshöjningen har varit uppenbar. Den frĂ€msta av de nya effektivitetsvinsterna Ă€r att man kan samarbeta bĂ€ttre och snabbare nĂ€r det gĂ€ller att kommunicera kring dokumentĂ€ndringar med kunderna. âNĂ€r det behövs Ă€ndringar eller [kunderna] har specifika behov kan vi hantera dem snabbare med Bluebeamâ, sĂ€ger han.
âOm jag verkligen skulle försöka rĂ€kna timmar per mĂ„nad baserat pĂ„ hur mĂ„nga anbud vi lĂ€mnarâ, fortsĂ€tter Christopher, âskulle jag sĂ€ga att man förmodligen sparar minst tre till fyra timmar i veckan per kalkylator och anbud. Jag menar, det kan vara 60 timmar i mĂ„naden, tre till fyra timmar i veckan per individ, och du fĂ„r förmodligen ett nettotal pĂ„ 60 timmar i mĂ„naden frĂ„n en kalkylator.â
Musselman & Halls kunder har mĂ€rkt skillnaden. âVi har fĂ„tt höra att vi ligger snĂ€ppet över vĂ„ra konkurrenter nĂ€r det gĂ€ller att hĂ„lla en dialog kring Ă€ndrade kostnader eller övergripande projektdetaljerâ, sĂ€ger Christopher.
De kanske största fördelarna med att gÄ över till Bluebeam har varit interna, tillÀgger han. Eftersom medarbetarna Àger företaget har de ett naturligt intresse av att det gÄr bra, och ett verktyg som Bluebeam har gjort dem mer engagerade och entusiastiska över att strÀva efter det varje dag.
âAlla Ă€r engageradeâ, sĂ€ger Christopher. âAlla vill att företaget ska lyckas och blomstra. Och med ett program som Bluebeam fĂ„r man mer samarbete. Jag tycker att det Ă€r hĂ€ftigt att se nĂ€r alla har samma mĂ„l i sikte.â