Bluebeam: Från lean till limitless – Hur Bluebeam blev IHI Energy Solutions hemliga vapen för global projektleverans 

IHI Energy Solutions Inc. försöker inte vara det största EPC-företaget i världen. Men man försöker definitivt vara det smartaste.

IES är baserat i Houston och erbjuder ingenjörs-, upphandlings- och byggledningstjänster för gasbearbetning och LNG, syntesgas och derivat, petrokemiska produkter samt olika typer av energi- och infrastrukturprojekt runt om i världen. I många år arbetade företaget med en stor arbetsstyrka.

”Vi var en organisation med ett stort antal anställda”, säger Brian Goodrich, ansvarig för integrerad leverans på IES. ”Nu är vi betydligt färre.” Och ärligt talat, så är vi bättre.”

Omvandlingen handlade inte om att krympa företagets ambitioner, men nedskärningar gjorde det nödvändigt att börja använda nya verktyg och skapa en kultur av smartare och snabbare samarbete. Bluebeam var centralt för den förändringen.

Från skepticism till standardmetod

Carmen Gomez, chefsprocessingenjör på IES, träffade på Bluebeam första gången mitt i ett projekt – och inte helt av egen fri vilja.

Anpassningen gick snabbt. ”Jag började använda programmet, och insåg sedan hur enkelt det var att göra en granskning med olika verksamhetsområden”, säger hon. ”Du har din färgkod. Du har din egen kolumn. Du kan se allas kommentarer. Det gör det lättare att förstå vem som sa vad och när.”

Studio-sessioner: Global Review Command Center

Idag är Bluebeam Studio-sessioner standardmiljön för alla IES gruppkontroller. Alla intressenter – från processingenjörer i Houston till kunder i Tokyo och leverantörer över hela USA – loggar in till samma digitala session för samarbete i realtid.

”Våra kunder är i Tokyo, och vi är i Houston”, säger Carmen. ”Och vi har också folk från hela USA som arbetar på distans.”

Varje verksamhetsområde inom IES använder sin egen unika färg i Studio-sessionerna, vilket ger visuell tydlighet och en klar ansvarsfördelning. ”Vi försöker hålla det konsekvent”, säger Carmen. ”När någon granskar något vet man exakt vem som har sagt vad.”

Resultatet: En enda enhetlig informationskälla. ”Om det inte finns i Bluebeam, så hände det inte”, säger Brian.

Till och med kunderna har lag märke till det här. ”De är imponerade över att allt spåras, och de kan se vem som sagt vad och vilken dag”, säger Carmen. ”De tycker om den här transparensen.”

Automationen som tar hand om de tunga uppgifterna

Det kunderna ser på ytan är bara ett lager av berättelsen. Bakom kulisserna har IES team byggt ett kraftfullt automatiseringssystem som skapar Studio-sessioner automatiskt med hjälp av SharePoint och Power Automate.

”Bluebeam lägger till granskare baserat på filens metadata”, förklarar Brian. ”Programmet fyller i fälten och skapar konventioner för namngivning. Det skickar också ut aviseringar.”

Det som tidigare tog 30 minuter eller mer per session sker nu automatiskt, vilket frigör timmar varje vecka.

”De här 30 till 60 minuterna per session blir snabbt en hel del tid”, säger Brian. ”Det är tid vi nu kan lägga på ingenjörsarbete.”

Men det handlar inte bara om snabbhet. ”Den här typen av konsekvens gör det lättare för folk att fokusera på sina arbetsområden istället för på logistiken”, tillägger Brian.

Designverktyg på ett nytt sätt

IES använder inte bara Bluebeam för granskning, programmet har blivit en del av själva designprocessen. Det gäller i synnerhet diagram i tidiga faser, till exempel PFD och P&ID, där Bluebeam har ersatt traditionella verktyg.

”Vi brukade göra allt i AutoCAD”, säger Carmen. ”Nu använder vi Bluebeam.”

Carmen har skapat sina egna anpassade mallar och verktygssatser för att effektivisera det nya designarbetsflödet. ”Jag har mina egna mallar och mina egna verktygssatser”, säger hon. ”Jag började från grunden och byggde upp det, som ett bibliotek.”

De här anpassade PDF-filerna gör det enklare att skapa, revidera och dela diagram med interna team och externa leverantörer. ”De är lättare att använda”, säger hon. ”Markeringsverktygen finns alltid till hands. Man behöver inte exportera till ett annat verktyg.”

Byggd för tillväxt, inte utbrändhet

Produktionen har inte minskat trots att IES nu har ett mindre team. Den har i själva verket ökat.

”Våra arbetsflöden är skalbara”, säger Brian. ”Om vi fördubblade vår storlek imorgon skulle det fortfarande fungera.”

Det beror på att företaget har investerat i standardiserade, repeterbara processer och en gemensam digital infrastruktur som gör onboarding av nya medarbetare och partner sömlös.

Vad händer härnäst: Metadata, taggning och AI-insikter

Brian och hans team utforskar nu hur de kan få ut ännu mer värde från sina arbetsflöden med hjälp av metadatataggning och AI-analys.

Målet: att upptäcka mönster, förstå bakomliggande orsaker och i slutändan förbättra projektresultaten genom datadrivna insikter.

Effektivitetskultur

IES omvandling är inte bara en berättelse om att anamma ny programvara. Det är en fallstudie i kulturell utveckling, där människor, processer och plattformar samlas kring ett mål: att arbeta smartare, snabbare och mer samstämmigt med alla projekt och intressenter.

”Vi har lärt oss att bli verkligt effektiva med ett litet team”, säger han. ”Bluebeam spelar en stor roll när det gäller det här.”

Och den här effektiviteten är inte bara teoretisk. Den visar sig varje dag i snabbare granskningscykler, större kundnöjdhet och ett litet team som kan producera arbete för en mycket större organisation.