Data bevisar att molnbaserat samarbete ger banbrytande resultat

Hilson Moran tar hjälp av Bluebeam Revu och Studio Prime för att öka produktionseffektiviteten med 60 %.

Uppnått värde

• Digital projektleverans med hjälp av Studio-sessioner i Bluebeam Revu ökade Hilson Morans produktionseffektivitet med 60 % i en jämförelse sida vid sida med en pappersbaserad projektleverans.
• Genom att använda Studio-sessioner i Bluebeam Revu kommer Hilson Moran dessutom att halvera sina papperskostnader inom fem år.
• En prenumeration på Bluebeam Studio Prime gjorde det möjligt att samarbeta mellan kontor i en säker realtidsmiljö. Hilson Moran kunde samordna byggprojekt från kontoren i London, Farnborough och Manchester i Storbritannien, samt i Qatar och Abu Dhabi.
• Hilson Morans IT-avdelning använde prenumerationen på Studio Prime för att upprätta administrativa kontroller och bevilja eller begränsa användaråtkomst till sessioner i Revu.
• Efter bara 18 månader är Revu nu standardprogramvaran för projekt inom Hilson Moran.

Hilson Moran är ett internationellt, sektoröverskridande företag i Storbritannien som i över 40 år har erbjudit designkonsulttjänster för den byggda miljön – och nu har företaget ökat sina investeringar i digitala lösningar väsentligt. En attitydförändring skedde vid den framgångsrika implementeringen av Bluebeam Revu. När företaget anammade teknologin och anpassade den inleddes ett nytt kapitel på det branschledande företagets tidsaxel. ”Nu går vi in i den fjärde industriella revolutionen – inte bara i vår bransch utan överallt. Vi vill naturligtvis hålla oss i framkanten av den här kurvan”, förklarar Vince Ugarow, direktör på Hilson Moran. Den kurva som Vince talar om är den snabba teknologitillväxten i byggbranschen, och företaget har redan tagit ett betydande kliv framåt för att försäkra sig om en ledande position i den nya, snabbt utvecklande tidsåldern.

Revu-fasen

När Hilson Moran började införa Revu gick företaget från 10 licenser till en företagsövergripande uppsättning på 229 licenser inom ett kalenderår. Efter en enorm framgång när de använde Revu i en expertgranskningsövning, upprättade företaget ett testlaboratorium med innovatörer inom verksamheten för att få en bättre förståelse av vad som skulle kunna göras med den nya programvaran. Ingenjörerna drogs snabbt till Revus avancerade teknologi för PDF-markering, ritningsgranskningar, batchöverlagring och till och med anpassade verktygsuppsättningar som ”labbet” tog fram exklusivt för Hilson Moran. Pappersförbrukningen minskade också drastiskt, vilket sparade pengar åt företaget i form av lägre utskrifts- och leveranskostnader för ritningsgodkännanden. ”Vi såg påtagliga fördelar och jag gjorde några mätningar där jag bara tittade på pappersförbrukning”, säger Vince. ”Vi mäter hur mycket papper vi använder inom hela verksamheten. Vi har gjort det under de senaste tre eller fyra åren och faktum är att vi förbrukar mindre papper. Minskningen har legat konstant på cirka 30 % under tre till fyra år.” Trots att de här verksamhetskritiska besparingarna och förändringarna började för bara 18 månader sedan, har de öppnat dörren för ännu mer omfattande samarbete med Bluebeam-produkter hos Hilson Moran.

Vikten av att mäta digital framgång

Efter framgången med Revu började Hilson Moran mäta de digitala lösningarnas effekter för att få en uppfattning om hur viktiga Revu och framtida produkter skulle kunna vara för verksamheten. ”Vi undersökte olika sätt att mäta förloppet när vi införde ny programvara som Bluebeam”, förklarar Vince Ugarow. Vi har genomfört två undersökningar – en precis i början och en förra året. Vi kommer att göra det här med 12 månaders mellanrum. Vi skickar ut undersökningarna till alla användare och ställer en rad frågor där vi vill ta reda på om de är medvetna om vissa funktioner. Använder de dem? Hur ofta använder de dem? Vi sammanställer givetvis alla de här uppgifterna och det börjar ge oss en mycket bra bild, från första början, av hur långt vi har kommit bland medarbetarna.”

Även om det här kanske inte verkar banbrytande befinner sig många företag i ett myller av teknologi utan hjälpmedel för att mäta påverkan, eftersom de fruktar att tidsåtgången för detta skulle äventyra framtida projekt. Hilson Moran använder istället verkliga projekt för att samla in verkliga nyckeltal i realtid. ”Vår utgångspunkt har alltid varit att om vi kan få de flesta av den tidiga gruppen att komma igång, och den senare gruppen följer efter, så är det en framgång. Vi tror faktiskt att vi har nått mycket längre än så”, säger Vince med ett leende. ”Faktum är att vi är förvånade över en sak: det fanns ett antal ingenjörer och designers som vi inte trodde skulle vara med på noterna när det gäller den här nya teknologin. Men de använder den nu! Så, vi tycker att Revu har varit en verklig framgång under de 18 månader som vi har använt det.” De snabba resultaten från den användarvänliga plattformen motiverade Hilson Moran-teamet att göra en djupdykning i Revu för projektsamarbete. ”Vår strategi var att först ställa in Hilson Morans profil, inklusive standardiserade verktygssatser, så att alla medarbetare kunde bekanta sig med och bli kompetenta i hur man använder Bluebeam Revu. Sedan började vi använda sessionsfunktionen i Revu. Vi började hålla inledande interna utbildningssessioner och erbjöd extra hjälp under de första sessionerna så att användarna kunde bekanta sig med installationen.”

Använda Studio och Studio Prime

Studio-funktionerna i Revu är kraftfulla komponenter i Revus programvara för PDF-redigering där flera användare kan logga in i samma sessioner för att granska ritningar. Detta gör det möjligt för användare – som kan befinna sig hundratals mil från varandra – att redigera ritningar samtidigt och i realtid. Dessa interaktiva möjligheter till projektgranskning kan vara oumbärliga för team som är geografiskt spridda. ”Vad det här har gett oss är en möjlighet att samarbeta med andra kontor”, förklarar Vince Ugarow. ”Här i Storbritannien har vi kontor i London, Farnborough, Cambridge och Manchester. Vi har även två kontor i Mellanöstern, i Qatar och Abu Dhabi. Vi använder ofta två eller tre av våra kontor för att samordna designen, så återigen är Studio-funktionen i Revu oumbärlig.” Med tanke på företagets behov av regelbundet samarbete mellan kontoren beslutade man att även lägga till en molnbaserad prenumeration på Studio Prime. Här finns samma samarbetsmöjligheter som i Studio i Revu, men med säkra administrativa kontroller och möjlighet att anpassa produkten med hjälp av ett öppet API för samarbete över flera olika programvaror. Med Prime kan Hilson Moran bevilja och begränsa åtkomst, kontrollera protokoll och skydda projektinformation i de samarbetsvänliga Studio-sessionerna genom sitt eget IT-team och handlingsfrihet. ”Jag tycker att införandet av Studio Prime gav oss en ökad trygghet eftersom cybersäkerhet numera är en enormt stor fråga. Många av våra kunder är mycket känsliga när det gäller deras pågående projekt, men när allt kommer omkring kan man knappast vrida utvecklingen tillbaka”, säger Vince. ”Hela IT-branschen rör sig mot molnlösningar, så istället för att motarbeta det ser vi oss hellre om efter sätt att fortsätta att arbeta i en säker miljö samtidigt som vi använder de nya teknologierna.” Hilson Morans utvecklingsinriktade tänkesätt kommer från 40 års projekterfarenhet och förmågan att förutse både problem och specifika behov. ”För oss handlade det om att se till att få transparens och till en viss grad ha kontroll över vad som görs. [I Revus] Bluebeam Studio kan naturligtvis alla som har ett konto använda programvaran. Men vi frågade oss vad som händer om personen i fråga till exempel är på semester och vederbörande är den person som konfigurerade Studio-sessionen. Det finns inget sätt att kunna återkalla dessa data. Vi tänkte att om vi har Bluebeam Studio Prime kan framför allt våra IT-medarbetare få en överblick över vilka sessioner som är öppna eller stängda och om vi kanske behöver överlåta ledarskapet för sessionerna till någon annan.”

Resultaten: En tvärsäker jämförelse

Hilson Morans fokus på projekteffektivitet spelade stor roll för företagets insatser i att mäta hur stor inverkan det hade att införliva Studio-sessioner i Revu i processen. ”Det är mycket viktigt att försöka samla in nyckeltal för att kunna mäta framgången för teknologier som man nyligen har introducerat”, upprepar Vince. ”Det är något som vi gjorde tidigt när det gällde att införa Bluebeam Studio-funktionen. Vi hade två projekt som till stor del liknade varandra och som var beställda av samma kund. Det första genomfördes ett år tidigare och var utformat med hjälp av traditionella metoder, så det var fortfarande i färskt minne för ingenjörerna. De ritade och skissade egna system och slog sedan ihop dem. Vi hade arbetsmöten och diskussioner om hur de skulle samordnas. I det andra projektet använde vi Studio-funktionerna i Revu och utförde allt det här arbetet i samarbetsmiljön. Vi upptäckte att bara arbetstimmarna som hade registrerats under den första versionen var många fler jämfört med de arbetstimmar som lades på använda Studio-funktionen. Vi märkte faktiskt att om man bara ser till produktionsprocessen var [användningen av Studio] nästan 60 % mer effektiv – vilket var en mycket positiv överraskning!”

Hur går de vidare?

Värdet som organisationen ser med Studio-funktionerna i Revu och det prenumerationsbaserade Studio Prime har öppnat dörren för en mer intensiv projektstandardisering. Hilson Moran kan nu fokusera på framdrift istället för på processer, vilket ger de anställda möjlighet att dra nytta av en produktionseffektivitet som har ökat med 60 %. De kan nu fokusera på att utföra själva arbetet istället för på hur de ska utföra det. Det ger även företaget möjlighet att tillämpa den arbetsflödeseffektivitet som finns hos Studio-funktionerna i Revu på det arbete som utförs tillsammans med underentreprenörer och projektintressenter. ”Vi kommer att se verkliga fördelar när vi börjar samarbeta med externa partner, oavsett om det är arkitekter eller väg- och vattenbyggnadstekniker i projektet eller till och med kunder. Vi ser enorma fördelar med det här och jag tror att vi i stort sett står i startblocken för att tillämpa det här i våra projekt nu”, fortsätter Vince. Med tanke på att produktionseffektiviteten ökade med 60 % bara genom att använda Bluebeam Studio i Revu och Studio Prime i projekt, blir det ännu enklare att arbeta och kommunicera med projektmedlemmar. Detta ger Hilson Moran en tydlig fördel inom den mycket konkurrenspräglade byggbranschen.