I november 2017 klubbade invÄnarna i Austin, Texas igenom ett ambitiöst projekt för 1 miljard dollar (ungefÀr 11 miljarder kronor) som omfattade att bygga och modernisera 20 lokala anlÀggningar inom skoldistriktet Austin Independent School District. Att planen var ambitiös berodde inte bara pÄ det stora ekonomiska vÀrdet eller byggvolymerna. Projektet skulle slutföras inom en snÀv tidsram pÄ fem Är, och dÀrför behövdes flera alternativa metoder för byggleverans, som totalentreprenad, utförandeentreprenad och sÄ kallad CMAR, eller Construction Manager At-Risk.
De flesta av projekten (18 stycken) leddes av AECOM, som samordnade nÀstan alla aspekter av varje projektleverans frÄn design och förstudie till byggande och avslut. Allt som allt skulle uppdraget innebÀra drygt 162 000 kvadratmeter nybygge, 21 000 kvadratmeter renovering och 55 000 kvadratmeter rivning.
Varje anlĂ€ggning skulle dessutom ha sin egen unika utformning. âOm man tittar pĂ„ tvĂ„ olika grundskolor som levererades som en del av projektet ser de inte alls likadana utâ, sĂ€ger Chelsea Burkett, som Ă€r Design and Quality Manager pĂ„ AECOM och har arbetat med projektet.
Ett annat mĂ„l var att samtliga byggnader skulle vara sĂ„ miljömĂ€ssigt hĂ„llbara som möjligt â enligt avtalet skulle var och en ha minst betyget LEED Silver och tvĂ„ stjĂ€rnor för AEGB (Austin Energy Green Building).
Ett projekt i den hÀr skalan, med en mÀngd olika intressenter och de skyhöga förvÀntningar som följer med en offentlig finansiering, plus det snÀva tidsschemat satte en enorm press pÄ AECOM. Företaget mÄste hitta ett sÀtt att samordna och styra kommunikation, kostnadshantering och kvalitetskontroll plus andra viktiga aspekter av projektledningen pÄ ett sÄ effektivt sÀtt som möjligt för att uppfylla projektets ambitioner.
Effektiviserad kommunikation
En initialt viktig aspekt för att lyckas med projektet var samgranskningsprocessen. âVi ville se till att vĂ„r samgranskningsprocess underlĂ€ttade samarbetet mellan flera intressenterâ, sĂ€ger Chelsea Burkett. âVi ville skapa tydliga och konsekventa standarder för samtliga projektgrupper, som var och en bestod av olika samarbetspartners, tekniska granskare och projektledningsteam.â
âVi ville sĂ€kerstĂ€lla enhetlighet och hĂ„lla designteamen ansvariga â sĂ„ att de kommentarer som lades in under den tekniska granskningsprocessen verkligen implementerades i framtida designleveranserâ, fortsĂ€tter Chelsea. âOch vi ville samla in kommentarer genom hela projektets livscykel.â
âBluebeam var verkligen ett fantastiskt verktyg. Det Ă€r ett fantastiskt sĂ€tt för alla inblandade att lĂ€mna kommentarer och uttrycka sina synpunkter.â
Bianca Medina-Leal
Deputy Program Director
AECOM
Teamet började med att anvĂ€nda kalkylblad i Microsoft Excel för att uppfylla de strĂ€nga samgranskningskraven. âDet var tungrott, ineffektivt och vĂ€ldigt svĂ„rt att anvĂ€ndaâ, sĂ€ger Chelsea.
Chelsea hade aldrig hört talas om byggteknologiföretaget Bluebeam nĂ€r en kollega nĂ€mnde att de skulle hĂ„lla sin Ă„rliga anvĂ€ndarkonferens i Austin 2018 â precis nĂ€r AECOM skulle pĂ„börja sin samgranskning.
+âVi kom till Bluebeam-konferensen med massor av frĂ„gor. Vi hade tittat pĂ„ videor innan och insĂ„g att det hĂ€r var precis den rĂ€ddningsplanka vi behövdeâ, sĂ€ger Chelsea. âOch dĂ€rifrĂ„n började vi bygga upp samgranskningsprocessen, som till slut fungerade vĂ€ldigt bra, i Bluebeam.â
En viktig fördel med att anvĂ€nda Bluebeam Ă€r enligt Chelsea Burkett programvarans funktioner för att anpassa kommentarer vid samgranskning. âIbland kunde en levererad resurs innehĂ„lla tusentals kommentarerâ, sĂ€ger hon. âVi skapade anpassade VerktygslĂ„dor med markeringsverktyg inuti som alla hade anpassade Ă€mnen.â
âEn annan anpassningsnivĂ„ som vi anvĂ€nde för att uppfylla vĂ„ra mĂ„l var anpassade statusar i markeringstabellernaâ, tillĂ€gger Burkett. âVi ville verkligen förstĂ„: kommentarer lĂ€mnas, svar kommer in â vad hĂ€nder sedan? Kommer kommentarerna att implementeras? KrĂ€vs det möten för att lösa det hĂ€r problemet?â
Den hĂ€r anpassningen gjorde det enklare för de över 400 projektmedarbetarna att söka efter och svara pĂ„ fler Ă€n 100 000 kommentarer som publicerades under samgranskningsprocessen. Med hjĂ€lp av mer Ă€n 145 Studio-sessioner â Bluebeams funktion för markering och samarbete i realtid â i projektet kunde AECOM-teamet effektivt hantera viktig kommunikation, minska risken för fel och minimera risken för potentiella omarbetningar.
Möjligheten att effektivisera och organisera samgranskningen i Studio-sessioner spelade dessutom en viktig roll för att uppnÄ projektets ambitiösa tidsplan.
âAtt kunna öppna en Bluebeam Studio-session i ett möte med byggherren, söka enligt de hĂ€r statusarna och snabbt gĂ„ till varje kommentar som behöver synpunkter, lĂ€mna svar och sedan formellt stĂ€nga kommentarerna var verkligen fantastisktâ, sĂ€ger Chelsea Burkett.
Förenklade arbetsflöden
Det andra stora anvÀndningsomrÄdet för Bluebeam i projektet var granskningen av kostnader och avtal, Äterigen i form av Studio-sessioner. Allt som allt skulle projektet krÀva över 100 granskningar av kostnadsberÀkningar och 45 granskningar av avtalstillÀgg, till en sammanlagd kostnad av 586 miljoner dollar (6,4 miljarder kronor).
FrĂ„n början hade teamet inte tĂ€nkt anvĂ€nda Bluebeam för kostnadshantering. âVi fick bra feedback och sĂ„g omedelbart sĂ„ stora effektivitetsvinster att vi genast började fundera pĂ„ hur vi skulle kunna tillĂ€mpa Bluebeam i den hĂ€r processenâ, sĂ€ger Bianca Medina-Leal, Deputy Program Director pĂ„ AECOM. âHur kan vi utnyttja Bluebeam för hanteringen av budget och kostnader?â
Bianca berĂ€ttar att AECOM-teamet anvĂ€nde ett liknande arbetsflöde för granskningen av kostnadsberĂ€kningar som för samgranskningen, med Studio-sessioner. âFörestĂ€ll dig att hĂ„lla igĂ„ng fler Ă€n 18 tidsberoende, snabba projekt, dĂ€r varje leverans Ă€r avtalsbunden â som entreprenör mĂ„ste du kunna lĂ€mna in en kostnadsberĂ€kning som motsvarar den förvĂ€ntade designleveransenâ, sĂ€ger Bianca. âVarje gĂ„ng en leverans kom in frĂ„n designutvecklingen fick vi berĂ€kningen frĂ„n entreprenören och skapade en Bluebeam Studio-session för att granska den.â
För de tvÄ huvudsakliga metoderna för projektleverans, CMAR (Construction Manager At-Risk) och totalentreprenad, anvÀnds garanterat maxpris (GMP) som mekanism för att faststÀlla byggkostnaderna och schemat innan man börjar bygga, sÀger Bianca. Teamet anvÀnde Studio-sessioner för att fÄ alla intressenter inom kostnadshantering att godkÀnna GMP efter en serie granskningar och iterationer av berÀkningarna.
âSom projektgrupp och som byggherre nĂ„r man en punkt dĂ€r man i stort sĂ€tt faststĂ€ller budgeten och det kan vara en stor sakâ, sĂ€ger Bianca. âMan gör ett tillĂ€gg i avtalet, som omfattar förtydliganden och antaganden. Vi skapade en Bluebeam Studio-session som innehöll GMP-kostnadsberĂ€kningen liksom all nödvĂ€ndig stöddokumentation, till exempel förtydliganden, antaganden och schema.â
âBluebeam var verkligen ett fantastiskt verktygâ, tillĂ€gger Bianca Medina-Leal. âDet Ă€r ett fantastiskt verktyg dĂ€r alla inblandade kan lĂ€mna sina kommentarer och uttrycka sina synpunkter.â
Studio-sessionernas löpande realtidsfunktioner, som ger medarbetarna möjlighet att delta i en kontinuerlig ström av kommunikation om ett visst dokument, hjÀlpte ocksÄ AECOM att utföra vÀrdeanalyser under projektets gÄng, nÀr vissa aspekter riskerade att överstiga budget.
âAlla samtal sker inom filenâ, sĂ€ger Bianca. âDet Ă€r en jĂ€ttebra plats för att arkivera eller kunna hĂ€nvisa till nĂ€r man granskar nĂ€sta iteration av berĂ€kningarna. Man kan alltid gĂ„ tillbaka och hĂ€mta information, eller hjĂ€lpa nya teammedlemmar att komma igĂ„ng.â
Studio-sessionerna hade vid det hÀr laget blivit ett sÄ framgÄngsrikt verktyg att AECOM-teamet hela tiden ville utvidga anvÀndningen av Bluebeam i projektet. DÄ tog man till Studio-projekt, som Àr Bluebeams funktion för fillagring och -delning, och anvÀnde dem till betalningsansökningar, avtalsÀndringsorder och interna Àndringsorder.
âVarje projekt hade sitt eget Bluebeam [Studio]-projektâ, sĂ€ger Bianca Medina-Leal, âoch inom det Bluebeam-projektet kunde man skapa en mappstruktur. Varje [Studio]-projekt konfigurerades pĂ„ samma sĂ€tt med samma mappstruktur, och var en plats dĂ€r man kunde följa en potentiell Ă€ndringsorders livscykel tills den blev en godkĂ€nd och genomförd intern Ă€ndringsorder eller avtalsĂ€ndringsorder.â
SÀkerstÀlla konsekvens och kvalitetskontroll
Till sist, medan var och en av de 18 anlĂ€ggningarna byggdes, vĂ€nde sig AECOM-teamet till Bluebeam igen â den hĂ€r gĂ„ngen för att sĂ€kerstĂ€lla enhetlighet och kvalitetssĂ€kring av byggnaderna. Bluebeam visade sig vara sĂ€rskilt praktiskt nĂ€r det gĂ€llde att granska entreprenörernas scheman.
Varje entreprenör skulle lĂ€mna in ett mĂ„natligt schema medan projektet rörde sig framĂ„t. Alla scheman lades in i en Studio-session, sĂ„ att schemats olika intressenter kunde granska och lĂ€gga in kommentarer som entreprenören i sin tur kunde granska. âNu fanns det en anteckning för varje inlĂ€mning om att de pĂ„följande anteckningarna skulle uppdaterasâ, sĂ€ger Bianca Medina-Leal.
Sammantaget gjorde Bluebeams förmÄga att effektivisera projektets kommunikation och samarbete under de viktiga byggfaserna att AECOM-teamet kunde fÀrdigstÀlla mÄnga av anlÀggningarna.
âBluebeam var en nyckelkomponent för att vi skulle kunna klara det i sĂ„ stor skala, över sĂ„ mĂ„nga olika projekt som alla pĂ„gick exakt samtidigtâ, sĂ€ger Chelsea Burkett. âDet gav oss möjlighet att göra vĂ„ra kontroller av omfattning, budget och schema i början och sedan fĂ„ de regelbundna valideringar som skulle göras genom hela projektets livscykel.â
Att det gick sĂ„ bra för AECOM att slutföra 2017 Ă„rs projekt med hjĂ€lp av Bluebeam uppmuntrade skoldistriktet att utlysa ytterligare ett projekt 2022 â den hĂ€r gĂ„ngen för 2,4 miljarder dollar (motsvarande 26 miljarder kronor) â för att modernisera Ă€nnu fler skolor inom en liknande tidsram. Förslaget röstades igenom med mer Ă€n 70 % majoritet och AECOM anlitades Ă€ven denna gĂ„ng för att leda det, med Bluebeam i beredskap.
âDet finns mĂ„nga komponenter och verktyg i Bluebeam som Ă€r nya, och som vĂ„rt team har undersökt och funderat pĂ„ hur de skulle kunna utnyttja,â sĂ€ger Bianca Medina-Leal. âVi funderar pĂ„ hur vi kan göra det hĂ€r till en Ă€nnu bĂ€ttre upplevelse, med Ă€nnu bĂ€ttre samarbete och Ă€nnu större effektivitet.â