Connecticut DOT håller sina projektdokument organiserade med Revu

Bakgrund

Avdelningen AEC Applications Division är en grupp bro-, motorvägs- och trafikingenjörer på Connecticut Department of Transportation (CT DOT). De ansvarar för att utveckla och införa elektroniska standarder och policyer för design samt att främja datorstödda ingenjörs- och byggtillämpningar. Gruppens ansvar omfattar bland annat att utvärdera och införa det senaste inom designteknologi för att ständigt uppnå bättre resultat. Medan de letade efter sätt att minska pappersförbrukningen och effektivisera driften bestämde sig teamet för att digitalisera med hjälp av Bluebeam Revu och konvertera sina avtalsplaner och byggdokument till PDF. Övergången till Revu minskade inte bara pappersförbrukningen – det visade sig också att PDF-filerna visades mer konsekvent i Revu än i andra PDF-program, så de valde att göra Revu till sin huvudsakliga PDF-lösning.

Utmaning

CT DOT förbättrade sina kommunikationsprocesser avsevärt när de började arbeta digitalt med Revu. Senare uppstod en ny utmaning i fråga om arbetsflödet för elektroniska planuppsättningar. Transportprojekt är ofta komplicerade och kräver ritningar för flera kunskapsområden, vilket vanligtvis leder till mycket stora planuppsättningar. För CT DOT var det enklast att kombinera alla ritningar i en enda sammansatt fil för att snabbt kunna hitta relaterad information.

Som myndighet måste CT DOT dock säkerställa att alla avtalsplaner signeras innan de kan skickas in. För att åstadkomma detta på elektronisk väg utnyttjade man funktionen för digitala signaturer i Revu, där man signerar dokument med hjälp av ett auktoriserat digital-ID. När ett dokument har signerats digitalt går det inte längre att ändra, vilket säkerställer att det godkända dokumentet är korrekt återgivet. Det var dock oundvikligt att ändringsorder eller tillägg skapades för olika planer, vilket var problematiskt med tanke på de digitalt signerade PDF-filerna. Bruce Bourgoin, ansvarig transportingenjör, sade: ”Folk inser inte att det är komplicerat att ändra på en signerad PDF! Ändrar man något på en sida i dokumentet måste hela filen bearbetas på nytt. Så även om man bara ändrar en sida av 100, måste återstående 99 sidor också bearbetas igen för att bekräfta att inga andra ändringar har gjorts.” Det här var särskilt svårt och tidskrävande när det handlade om stora PDF-filer med många sidor. De ville visserligen gärna fortsätta att visa projektplaner som om de utgjorde ett enda dokument, men behövde ett bättre sätt att hantera de sista minuten-ändringar som oundvikligen uppstod.

Lösning

En av de saker som gör Bluebeam unikt är vår passion för att lyssna på våra kunders behov och erbjuda lösningar som hjälper dem att arbeta på det sätt som de vill. Genom feedback från CT DOT och andra kunder förstod vi att stora filuppsättningar med många sidor var en vanlig utmaning i branschen. Vi bemötte detta med Sets, som introducerades i Revu 11. Funktionen ger användare möjlighet att visa och komma åt ett obegränsat antal filer och sedan navigera i dem som i ett enda dokument på en enda flik. Även om Sets innehåller flera olika filer kan man söka igenom dem som om de vore ett och samma dokument. På så sätt kan användaren enkelt hitta relaterad information. För att hantera oundvikliga uppdateringar kan man med Sets till och med filtrera och sortera efter ändringar och tillägg för att snabbt hitta den senaste informationen.

CT DOT använder Sets för att visa, navigera i och redigera flera filer som om de vore enda fil.

Med hjälp av Sets kan CT DOT nu spara och digitalt signera sina planer som separata filer, samtidigt som man använder Sets-fliken för att visa planerna tillsammans. Den här lilla arbetsflödesändringen ger stora fördelar. När en ändringsorder utfärdas eller en sida behöver uppdateras gör CT DOT helt enkelt ändringen i den berörda filen, signerar den igen och lägger in den i aktuellt Set. De behöver inte längre bearbeta alla projektplaner på nytt, eftersom ändringarna i en enskild ritning förblir åtskilda från övriga filer.

Löpande resultatförbättringar

Sedan CT DOT introducerade Sets har deras digitala arbetsflöde blivit betydligt bättre. Transportingenjören Matt Calkins berättar: ”Sets-funktionen hjälpte oss definitivt att hålla våra projektfiler organiserade. Den är ett jättebra sätt att kunna visa alla våra signerade planer på ett ställe utan att behöva hoppa från fil till fil. Vi gillar också att det är så enkelt att söka igenom alla PDF-filer i ett Set utan att behöva öppna dem en och en.”

Dessutom har teamet fortsatt att förbättra sitt resultat genom att införa Bluebeam Studio för att samarbeta om granskningen av avtalsplaner online under den preliminära designfasen av ett projekt. De håller till och med på att standardisera den digitala granskningsprocessen genom att skapa anpassade markeringsverktyg och spara dem i Verktygslådan i Revu. Då kan alla i teamet använda samma standardformat för sina markeringar. För att se till att allt dokumenteras ordentligt spåras alla kommentarer och markeringar i markeringslistan. Sedan skapar man en rapport över all sessionsaktivitet för framtida referens. ”Vi gillar att Revu är byggt särskilt med AEC-branschen i åtanke”, tillägger Bruce Bourgoin. ”Funktioner som Verktygslådan, möjligheten att samarbeta online i Bluebeam Studio samt den stabila processen för digitala signaturer gör vår tillvaro mycket enklare.”