Jak Arcadis usprawnia komunikację i poprawia efektywność dzięki Bluebeam

Wiele projektów, jeden system

Steven Coyle, kierownik ds. cyfryzacji w firmie Arcadis: „Odpowiadam za zapewnienie sprawnej realizacji naszych projektów poprzez ograniczanie ryzyka dzięki wykorzystaniu technologii cyfrowych, wyposażeniu firmy w narzędzia na potrzeby automatyzacji projektowania, projektowania komputerowego i innych procesów, a także za wdrażanie tych rozwiązań globalnie oraz motywowanie pracowników do zdobywania nowych umiejętności i rozwoju”. Steven Coyle zajmuje się również szeregiem projektów we wszystkich obszarach działalności firmy w Australii.

„Nasza strategia cyfrowa opiera się na standaryzacji, automatyzacji i koncentracji na danych” – dodaje Steven. „Wykorzystując funkcje Bluebeam Revu, takie jak Sesje Studio, stworzyliśmy scentralizowany sposób zarządzania wszystkimi komentarzami i recenzjami, a także wdrożyliśmy ujednoliconą metodę oznaczania oraz proces kontroli jakości.”

Im szerszy zakres prac, tym ważniejsze jest zapewnienie jednego miejsca, w którym można wykonywać wszystkie te różnorodne działania. Dzięki licznym funkcjom Bluebeam zespoły Stevena i innych kierowników mogą prowadzić wszelkie działania „pod jednym dachem”, co zapewnia bardziej owocną i skuteczną współpracę.

Po pierwsze komunikacja

Sergio Fuentes, zastępca dyrektora technicznego ds. inżynierii cyfrowej w oddziale Arcadis zajmującym się infrastrukturą cywilną w Nowej Południowej Walii w Australii, uważa, że te możliwości organizacyjne mają kluczowe znaczenie dla efektywnej komunikacji w firmie.

„Do wdrożenia Bluebeam skłoniły nas dwie potrzeby” – opowiada. „Jedną z nich była koordynacja i współpraca. Biorąc pod uwagę skalę naszych projektów, ich złożoność oraz liczbę zaangażowanych stron, musieliśmy znaleźć skuteczny sposób komunikacji. Bluebeam nam to zapewnia.”

A ta druga? „Dokładność i precyzja” – kontynuuje Sergio. Według niego Bluebeam jest kluczowym narzędziem służącym do zapewnienia rozliczalności. „Członkowie zespołu, tacy jak Steven czy Kisses Montes pełniący rolę liderów ds. oprogramowania Bluebeam, szalenie pomogli w rozpowszechnieniu tych informacji wśród osób takich jak ja. To pozwoliło im opracować procedury najlepszych praktyk oraz standardowe procedury operacyjne (SOP), które możemy wykorzystywać do standaryzacji we wszystkich naszych projektach” – uzupełnia Sergio.

Uproszczenie współpracy

Z kolei główny technik CAD i ekspert ds. Bluebeam w zespole, BIM Manager Mark Javilllo, wyjaśnia, jakie znaczenie ma Bluebeam dla firmy Arcadis oraz dla jego własnej pracy polegającej na prognozowaniu obciążenia pracą dla całego zespołu.

„Bluebeam usprawnia współpracę, ponieważ umożliwia zarówno rysownikom, jak i inżynierom dostęp do tego samego dokumentu w tej samej wersji w czasie rzeczywistym, co ogranicza nieporozumienia i zapewnia spójność aktualizacji projektu” – mówi.

Oprogramowanie upraszcza codzienną pracę i cały przepływ pracy na wiele sposobów. „Przed wprowadzeniem Bluebeam praktycznie wszystko robiliśmy ręcznie” – wyjaśnia Mark – co było szczególnie skomplikowane w przypadku międzynarodowego zespołu, generowało przestoje i niepotrzebne straty. „Scentralizowanie informacji było naprawdę kluczowe” – podsumowuje Mark. „Pracujemy w środowiskach wyposażonych w biurka typu hot desk, więc nie nosimy niczego ze sobą”.

Kisses Montes, główna techniczka CAD ds. konstrukcji w biurze Arcadis w Manili uważa, że oprogramowanie Bluebeam usprawniło procesy związane z prognozowaniem obciążenia pracą. „Przed wprowadzeniem Bluebeam praktycznie wszystko robiło się ręcznie” – opowiada Kisses Montes. „Kiedy projektanci w Manili współpracowali z australijskimi partnerami, tamci nanosili oznaczenia i wysyłali je z powrotem do nas, a nasi ludzie drukowali rysunki, raporty, nanosili swoje adnotacje i skanowali. Problem polegał na tym, że informacje te trafiały do wielu różnych miejsc – i wszystko to generowało ślad węglowy. Dlatego centralizacja informacji była tak ważna. Udało nam się wyeliminować papierową dokumentację”.

„Oprogramowanie Bluebeam umożliwiło szeroką współpracę, w której biorą udział wszystkie nasze zespoły” – mówi Mark Javillo, dodając, że wdrożenie programu przyniosło istotne zmiany w komunikacji i współpracy między zespołami. Kisses Montes stwierdza: „Dzięki Bluebeam proces przeglądu projektu został skrócony z co najmniej dwóch dni oczekiwania na wdrożenie adnotacji w czasie rzeczywistym”.

Reakcje na to wdrożenie były niezwykle pozytywne. „Mamy teraz globalnego menedżera ds. jakości, który puka do drzwi, mówiąc: »Hej, to wygląda dobrze. Co zrobić, aby wdrożyć to w skali?«” – mówi Steven. „Wprowadzając tego typu technologie, możemy stać się potężnym motorem napędowym i wykorzystywać proste procesy, aby umacniać i wyposażać w narzędzia naszych pracowników w różnych krajach”.

Tworzenie niestandardowych rozwiązań

Mark Javillo i zespół Arcadis potrafili wykorzystać funkcjonalność Bluebeam, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb. „Kiedy już dobrze poznaliśmy Bluebeam, chcieliśmy dostosować program do naszych potrzeb” – ciągnie. „Mimo że oprogramowanie było świetne od razu po uruchomieniu, chcieliśmy je spersonalizować i dostosować do naszych potrzeb biznesowych oraz konkretnych przypadków użycia w projektach”.

Kiedy Mark odkrył najbardziej optymalny sposób wykorzystania oprogramowania pod kątem unikalnych potrzeb zespołu, mógł podzielić się tymi informacjami ze współpracownikami. „Musimy zadbać o to, aby nasi pracownicy w pełni wykorzystywali możliwości platform, aby mogli wykonywać swoje zadania w ramach konkretnego projektu” – uzupełnia Mark. „Właśnie dlatego wdrożyliśmy niezbędniki i profile”.

Dzięki tym opcjom pracownik może szybko zidentyfikować swoją rolę i skorzystać z potrzebnych narzędzi, a także śledzić, jakie etapy projektu zostały już zakończone, zamykać komentarze i skutecznie posuwać się naprzód.

Procesy te umożliwiły Markowi i reszcie zespołu Arcadis osiągnięcie nowego poziomu efektywności, zarówno po stronie klienta, jak i wewnętrznie. „Nie tylko ulepszyliśmy i uprościliśmy wskaźniki operacyjne, ale dzięki tym funkcjom usprawniliśmy cyfrową współpracę z klientami oraz partnerami joint venture” – podsumowuje Mark.

Jako koordynator pracy globalnego zespołu, w dużej mierze pracującego zdalnie, Mark stwierdza, że Bluebeam pozytywnie wpływa na kulturę pracy firmy zorientowaną na ludzi. „Innym sposobem, dzięki któremu udało nam się zmierzyć wyniki, jest coraz częstsza współpraca w ramach pracy zdalnej” – mówi. „Oferujemy elastyczne warunki pracy dla zespołów w różnych krajach i stanach”.

Wykorzystując Bluebeam jako platformę do nawiązywania kontaktów i współpracy, użytkownicy mogą skuteczniej realizować zadania z listy i trzymać się wyznaczonego harmonogramu, co przekłada się na wzrost wydajności.

Dla firm rozważających wdrożenie Bluebeam Mark ma jedną radę. „Zacznijcie od małych kroków” – radzi. „Wybierzcie niewielki projekt. Przeanalizujcie potrzeby swojej organizacji, a także potrzeby klientów”.

Dzięki zorientowaniu na relacje i współpracę, oprogramowanie Bluebeam pomaga zespołowi Arcadis skupić się na tym, co najważniejsze, oraz skuteczniej i wydajniej współpracować w skali globalnej.