Cottee Parker stapt over op papierloos werken bij Queen’s Wharf

Een transformatieproject

Cottee Parker is een architectuur- en ontwerpbureau met vestigingen in heel Australië, dat momenteel optreedt als hoofdarchitect bij het belangrijkste project in de 30-jarige geschiedenis van het bedrijf.

Queen’s Wharf Brisbane is een multifunctioneel project ter waarde van bijna 4 miljard dollar dat in 2024 zijn deuren zal openen. Het complex zal bestaan uit 2.000 appartementen, 1.000 luxe hotelkamers, 50 restaurants, een balzaal met een capaciteit van 1.000 personen, openbare ruimte ter grootte van 12 voetbalvelden, evenals een casino en winkelruimte.

Het project wordt bekroond met een verhoogd Sky Deck dat een 360-gradenuitzicht biedt op de Brisbane River en de stad.

Naar verwachting zal Queen’s Wharf Brisbane, zodra het volledig operationeel is, meer dan 8.000 banen opleveren en jaarlijks 1,4 miljoen extra toeristen naar de stad trekken. Naar schatting zal dit leiden tot een jaarlijkse stijging van 1,7 miljard dollar aan toeristische bestedingen in Queensland. De projectontwikkelaars verwachten dat Queen’s Wharf Brisbane in totaal een impuls van 4 miljard dollar zal geven aan het bruto binnenlands product van de staat.

“Queen’s Wharf is een van de grootste projecten in Australië”, aldus Naveen Dath, directeur bij Cottee Parker en architect met 25 jaar ervaring. “Het uiteindelijke doel en de visie voor Queen’s Wharf zijn erop gericht om er een bestemming van wereldformaat van te maken, een bestemming die Brisbane op de wereldkaart zal zetten”.

Het is een project dat echt voor een ommekeer zal zorgen”, voegt Dath eraan toe. “Niet alleen voor Brisbane, maar ook voor Cottee Parker. Het verandert de manier waarop we werken”.

Bijhouden van papier

De ingrijpende invloed van Queen’s Wharf Brisbane op Cottee Parker begon kort nadat het bureau was gekozen als hoofdarchitect van het project.

“Ik herinner me nog toen we in 2015 de eerste fase van het schetsontwerp deden”, zegt Dath. “Vroeger lagen er stapels en stapels papier verstopt onder de bureaus van mensen, vol met allerlei schetsen, rode strepen en penstrepen. We hebben waarschijnlijk een paar duizend bomen moeten kappen om al dat papier te produceren”.

De op papier gebaseerde workflow van Cottee Parker bleek al snel een uitdaging te vormen bij een dergelijk complex project – het grootste in de geschiedenis van het bedrijf, waarbij het van cruciaal belang was om binnen een strak tijdschema consequent de deadlines te halen. “Een van de grootste uitdagingen was het enorme aantal documenten dat ik moest controleren”, aldus Charles Simons, documentatiemanager bij Cottee Parker.

“Normaal gesproken doorlopen we een proces waarbij we elk afzonderlijk blad dat aan de klant wordt verstrekt, afdrukken en voorzien van de initialen van elke projectleider die het moet controleren”, aldus Steph Cook, architect bij Cottee Parker. “En vervolgens wordt het op kantoor van de een naar de ander doorgegeven, en probeert iedereen een pen in een andere kleur te gebruiken, zodat je kunt zien wie precies wat heeft gedaan”.

Dit handmatige proces van rondsturen en beoordelen was tijdrovend. Documenten bleven soms een dag lang op het bureau van één architect liggen, en er waren soms wel tien projectleiders nodig om een set documenten te beoordelen. “Dat zijn bijna tien dagen die je aan een markeringsproces kunt besteden”, aldus Cook.

Bovendien bracht het handmatig uitvoeren van dergelijke kwaliteitscontrole (QA) van documenten op papier problemen met zich mee op het gebied van leesbaarheid en verantwoording. Kwaliteitscontrole is het proces waarbij fouten in ontwerpdocumenten worden voorkomen voordat deze aan de opdrachtgever worden overhandigd. Aangezien er op de kantoren van Cottee Parker en op de bouwplaats van Queen’s Wharf nogal wat papieren documenten in omloop waren – en gezien de tijd die nodig was om de documenten tussen de verschillende locaties te vervoeren – bleek het vaak moeilijk om het proces op een efficiënte manier te coördineren zonder de kans op fouten.

“Met al dat papier dat hier rondslingert, zouden documenten wel eens zoek kunnen raken”, aldus Erina Tibaldi, teamleider van het documentatieteam bij Cottee Parker. Het bedrijf schat dat er voor Queen’s Wharf uiteindelijk bijna vijf keer zoveel documenten nodig zullen zijn als voor een gewone kantoortoren. “Uiteindelijk ligt er stapel na stapel papier op je bureau. Het is nogal lastig om dat te beheren”.

“Als je terug wilde gaan om een eerder aangebrachte markering te controleren”, voegde Tibaldi eraan toe, “was het nogal lastig om een specifiek blad te vinden waarop die handgeschreven markering stond, om aan te tonen dat je de opdracht had gekregen om juist die markering aan te brengen”.

Hoe groot is het risico dat er mogelijk een fout in een document staat? “Er zouden vertragingen en kostenoverschrijdingen ontstaan”. zegt Tibaldi. “Als de coördinatie niet goed verloopt, kost dat veel tijd en geld”.

De overstap naar digitaal

Enkele architecten van Cottee Parker die aan kleinere projecten werkten, hebben het Queen’s Wharf-team kennis laten maken met Bluebeam Revu. “We dachten dat we [met Revu] wellicht een systeem zouden kunnen ontwikkelen dat het voor ons gemakkelijker zou maken om dat [documentbeoordelings]proces te doorlopen”, aldus Simons, “omdat dat proces nogal wat tijd in beslag nam”.

Simons zegt dat Bluebeam “relatief eenvoudig onder de knie te krijgen was“. Toch voerde Cottee Parker een formele implementatie uit.

De uitdaging bij die implementatie was echter om de minder technisch onderlegde teamleden te overtuigen ook aan boord te komen. “Onze aanpak bestond uit het nabootsen van de daadwerkelijke, in de praktijk gehanteerde werkwijze die wij al hadden ingevoerd”, aldus Quinton Cooper, manager ontwikkeling en opleiding bij Cottee Parker. “De workflow op papier waaraan mensen gewend waren, hebben we heel mooi kunnen nabootsen in Bluebeam Revu”.

De resultaten waren onmiddellijk zichtbaar – zozeer zelfs dat Cottee Parker Revu bedrijfsbreed begon in te voeren. “We hebben het bij een groot project als Queen’s Wharf aan de gang gekregen en vanaf dat moment verliep de uitrol vrij vlot”, aldus Cooper.

Het Queen’s Wharf-team van Cottee Parker maakte al snel gebruik van de overlay- en vooringestelde functies van Bluebeam Revu. “Er zijn algemene notities die we vaak gebruiken; het heeft geen zin om die steeds opnieuw in te typen, en daarvoor kunnen we sjablonen gebruiken”, aldus Cook. “Maar ook de mogelijkheid om tekeningen binnen Revu te meten en te kalibreren is echt nuttig”.

Het team van Cottee Parker Queen’s Wharf stapte ook over op het gebruik van Studio-projecten van Bluebeam voor documentbeheer en Studio-sessies voor samenwerking aan documenten. Hierdoor kon het team de tijd die het voorheen besteedde aan het rondsturen van papieren documenten aanzienlijk verminderen. Dankzij sessies konden teamleden op verschillende locaties nu in realtime markeringen aanbrengen en opmerkingen plaatsen in documenten, zonder dat deze naar andere kantoren of binnen verschillende delen van de bouwplaats van Queen’s Wharf hoefden te worden vervoerd.

“Het kostte veel, veel minder tijd”, aldus Cook, “maar het kwam ook doordat er niemand meer hoefde uit te zoeken wie welke opmerkingen had geplaatst. We brachten de mensen op kantoor met elkaar in contact die met elkaar in contact moesten worden gebracht wanneer er discrepanties of openstaande punten waren, en er vond verdere afstemming plaats omdat we wisten wie wat had geschreven. Het was niet een stuk papier met een handgeschreven notitie van twee weken geleden”.

Aanzienlijke resultaten boeken

Vóór de invoering van Revu, zo vertelt Simons, kostte het het team een week of langer om markeringen in documenten aan te brengen. Daarna werd die tijd ongeveer gehalveerd.

“Mensen kunnen al aan mijn markeringen gaan werken terwijl ik er zelf nog mee bezig ben en ze daar toevoeg”, aldus Simons over de Studio-sessies van Bluebeam. “Ze hoeven niet drie of vier dagen te wachten totdat ik alles heb doorgenomen en het aan hen heb overhandigd, waarna zij pas kunnen beginnen. Ze kunnen onmiddellijk aan de slag, wat een groot voordeel is”.

Het feit dat er niet meer zoveel documenten hoeven te worden afgedrukt heeft geleid tot een enorme kostenbesparing voor Cottee Parker – hoewel het moeilijk te zeggen is om wat voor bedrag het precies gaat.

“Ik denk dat het om zo’n 30 cent per pagina gaat bij 1.000 pagina’s, alleen al voor workflowdocumenten”, aldus Cooper. “Dat geldt voor één gebruiker, en er werken 50 gebruikers aan dit project. Daarin schuilt een zeer groot besparingspotentieel”.

Voor Dath heeft Bluebeam Revu zijn team niet alleen geholpen om de tijd die aan bepaalde aspecten van het ontwerpproces van Queen’s Wharf wordt besteed te verkorten, maar het draagt ook bij aan het verminderen van het algehele risico voor Cottee Parker bij het uitvoeren van een dergelijk groot, ingrijpend project. Dankzij de snelheid, de verantwoording en de efficiëntie die Revu, Studio-projecten en -sessies bieden, heeft het team meer vertrouwen gekregen in het beheer van de complexiteit van het project.

“Voor zover ik heb kunnen constateren, is de mogelijkheid om samen te werken tussen individuen, tussen teams en tussen kantoren een fantastisch voordeel dat wij uit Revu halen”, aldus Dath.

Nu er nog ongeveer vier jaar te gaan zijn tot de opening van Queen’s Wharf in Brisbane, en nu het werk van zijn team dankzij Revu is geoptimaliseerd, zei Dath dat hij en het team nog meer gefocust en gemotiveerd zijn om het project af te ronden en het tot leven te zien komen. Ze beseffen welke gevolgen dit niet alleen voor Cottee Parker, maar ook voor Brisbane zal hebben.

“Alleen al de gedachte om op het Sky Deck [van Queen’s Wharf] te zitten en te wachten tot de zon achter de bergen ondergaat”, aldus Dath. “Dat is wat mij op dit moment motiveert – en dat is wat ons team motiveert”.