Cottee Parker abandonne le papier lors du projet Queen's Wharf

Un projet hors norme

Cottee Parker est un cabinet d’architecture et de conception qui possède des bureaux dans toute l’Australie. Il est actuellement l’architecte principal du projet le plus important de ses 30 ans d’existence.

Queen’s Wharf Brisbane est un complexe immobilier mixte qui a coûté près de 4 milliards de dollars et dont l’ouverture est prévue en 2024. Il comprendra 2 000 appartements, 1 000 chambres d’hôtel haut de gamme, 50 restaurants, une salle de réception pouvant accueillir 1 000 personnes, l’équivalent de 12 terrains de football d’espaces publics, ainsi qu’un casino et des espaces commerciaux.

Le projet sera couronné par un Sky Deck surélevé offrant une vue panoramique à 360 degrés sur la rivière Brisbane et la ville.

Une fois pleinement opérationnel, Queen’s Wharf Brisbane devrait générer plus de 8 000 emplois et attirer chaque année 1,4 million de touristes supplémentaires dans la ville. Cela devrait entraîner une hausse annuelle de 1,7 milliard de dollars australiens des dépenses touristiques dans le Queensland. Selon les prévisions des promoteurs, Queen’s Wharf Brisbane contribuera à hauteur de 4 milliards de dollars australiens au produit intérieur brut de l’État.

« Queen’s Wharf est l’un des plus grands projets d’Australie », explique Naveen Dath, directeur chez Cottee Parker et architecte depuis 25 ans. « L’idée et la vision qui sous-tendent Queen’s Wharf consistent à en faire une destination de renommée mondiale, capable de faire rayonner Brisbane à l’international.

C’est un projet véritablement transformateur », ajoute-t-il. « Pas seulement pour Brisbane, mais aussi pour Cottee Parker. Ce projet transforme notre façon de travailler. »

En finir avec le papier

L’impact considérable de Queen’s Wharf sur les méthodes de travail de Cottee Parker s’est fait sentir peu après que le cabinet a été désigné comme architecte principal du projet.

« Je me souviens de la phase initiale de conception préliminaire, en 2015 », raconte Naveen Dath. « Nous avions des équipes entières et des piles de papier cachées sous les bureaux, avec toutes sortes de maquettes, de traits rouges et de notes manuscrites. Nous avons probablement dû abattre quelques arbres pour produire tout ce papier ! »

Le processus de travail sur papier de Cottee Parker est rapidement devenu difficile à gérer face à un projet aussi complexe – le plus important de l’histoire du cabinet – qui exigeait de respecter systématiquement des délais très serrés. « L’un des principaux défis était le nombre considérable de documents que je devais vérifier », explique Charles Simons, responsable de la gestion documentaire chez Cottee Parker.

« Normalement, nous imprimions chaque feuille destinée au client, puis chaque responsable de projet qui devait la vérifier y apposait ses initiales », explique Steph Cook, architecte chez Cottee Parker. « Ensuite, le document passait d’un bureau à l’autre et chacun faisait en sorte d’utiliser un stylo de couleur différente pour savoir qui avait fait quoi. »

Cette méthode manuelle de circulation et de révision des documents prenait beaucoup de temps. Les documents pouvaient rester toute une journée sur le bureau d’un architecte, alors que jusqu’à dix responsables de projet devaient examiner un même dossier. « Cela représente presque dix jours consacrés uniquement au processus d’annotation », précise Steph Cook.

De plus, effectuer ces contrôles qualité des documents (AQ) sur papier entraînait des problèmes de lisibilité et de traçabilité. L’assurance qualité vise à prévenir les erreurs de conception avant la remise des documents au client. Mais avec des piles de documents papier qui circulaient dans les bureaux de Cottee Parker et sur le chantier de Queen’s Wharf, ainsi que le temps nécessaire pour les transporter d’un site à l’autre, il devenait souvent difficile de coordonner efficacement le processus, sans parler des risques d’erreur.

« Les documents finissaient par se perdre dans toute cette masse de papier », explique Erina Tibaldi, responsable de l’équipe documentaire chez Cottee Parker. L’entreprise estime que le projet Queen’s Wharf nécessitera, au total, près de cinq fois plus de documents qu’un immeuble de bureaux classique. « On se retrouvait avec des piles et des piles de papier sur les bureaux. C’était vraiment difficile à gérer. »

« Quand on voulait retrouver une annotation faite précédemment, il était parfois très difficile de remettre la main sur la bonne feuille et de retrouver l’annotation en question pour prouver qu’on l’avait bien traitée », ajoute Erina Tibaldi.

Et que se passe-t-il lorsqu’une erreur se glisse dans un document ? « Cela entraîne des retards et des dépassements de coûts », explique Tibaldi. « Si la coordination n’est pas correctement assurée, on perd du temps et de l’argent. »

Le passage au numérique

Quelques architectes de Cottee Parker travaillant sur des projets de moindre envergure ont commencé à utiliser Bluebeam Revu, avant de faire découvrir le logiciel à l’équipe de Queen’s Wharf. « Nous pensions pouvoir développer avec Revu un système qui faciliterait le processus de révision des documents, car celui-ci nous prenait énormément de temps », explique Charles Simons.

Charles Simons précise qu’il a trouvé Bluebeam « relativement facile à prendre en main . Cottee Parker a néanmoins organisé une formation officielle pour accompagner le déploiement du logiciel.

La principale difficulté a été de convaincre les membres de l’équipe qui étaient les moins à l’aise avec la technologie d’adopter ce nouvel outil. « Nous avons cherché à reproduire le plus fidèlement possible notre workflow habituel », explique Quinton Cooper, responsable du développement et de la formation chez Cottee Parker. « Nous avons repris dans Bluebeam Revu le workflow papier auquel tout le monde était habitué, mais de manière beaucoup plus fluide. »

Les résultats ont été immédiats : Cottee Parker a rapidement déployé Revu dans toute l’entreprise. « Nous l’avons d’abord mis en place sur un grand projet comme Queen’s Wharf, puis nous l’avons déployé à l’ensemble du cabinet sans difficulté », explique Cooper.

L’équipe de Cottee Parker affectée à Queen’s Wharf a rapidement adopté les outils de superposition et les jeux d’outils prédéfinis de Bluebeam Revu. « Nous utilisons souvent des notes générales pour ne pas répéter les mêmes annotations. Nous utilisons des modèles », explique Steph Cook. « Mais ce qui est vraiment utile, c’est aussi de pouvoir mesurer et mettre les plans à l’échelle directement dans Revu. »

L’équipe de Cottee Parker travaillant sur Queen’s Wharf a également adopté les Projets Studio pour la gestion documentaire et les Sessions Studio pour la collaboration sur les documents. Cela lui a permis de réduire considérablement le temps auparavant consacré à la circulation des documents papier. Grâce aux Sessions, les membres de l’équipe situés dans différents bureaux ont pu annoter et commenter les documents en temps réel, sans avoir à les transporter d’un bureau à l’autre ni entre les différents espaces du chantier de Queen’s Wharf.

« Nous y avons consacré beaucoup moins de temps, explique Steph Cook. Et surtout, nous n’avions plus besoin de faire courir les gens partout pour savoir qui avait écrit quels commentaires. » Nous pouvions désormais mettre directement en relation les personnes concernées au sein du bureau lorsqu’un point posait problème ou qu’une divergence apparaissait. La coordination s’en trouvait également facilitée, puisque nous savions exactement qui avait écrit quoi. Il ne s’agissait plus simplement d’une feuille de papier avec une note manuscrite datant de deux semaines. »

Des résultats concrets

Avant d’utiliser Revu, Charles Simons explique que la revue des documents annotés prenait une semaine, voire plus. Depuis, ce délai a été réduit environ de moitié.

« Avec les Sessions Studio de Bluebeam, chacun peut commencer à travailler sur mes annotations pendant que je continue à les examiner et à en ajouter d’autres », explique Charles Simons. « Les autres membres de l’équipe n’ont plus besoin d’attendre trois ou quatre jours que je termine mon travail pour pouvoir s’y mettre à leur tour. Ils peuvent commencer immédiatement, et c’est un avantage considérable. »

La réduction du nombre de documents à imprimer a également permis à Cottee Parker de réaliser d’importantes économies, même s’il est difficile d’en chiffrer précisément le montant.

« Je pense que le coût est d’environ 30 centimes par page pour 1 000 pages de documents de travail », explique Cooper. « Et cela concerne un seul utilisateur, et nous avons une cinquantaine d’utilisateurs sur le projet. Le potentiel d’économies est donc considérable. »

Pour Naveen Dath, Bluebeam Revu a non seulement permis à son équipe de réduire le temps consacré à certaines étapes du processus de conception de Queen’s Wharf, mais aussi de limiter les risques globaux pour Cottee Parker tout en contribuant à la réussite de ce projet hors norme. La rapidité, la traçabilité et l’efficacité offertes par Revu, les Projets Studio et les Sessions Studio ont renforcé la confiance de l’équipe dans sa capacité à gérer la complexité du projet.

« D’après mon expérience, la possibilité de collaborer entre collègues, entre équipes et entre bureaux est l’un des grands avantages de Revu », explique Naveen Dath.

À environ quatre ans de l’ouverture de Queen’s Wharf Brisbane, et grâce à l’optimisation du travail de son équipe avec Revu, Naveen Dath explique que chacun est désormais plus concentré et motivé pour mener le projet à bien et le voir prendre forme. Ils savent que les retombées du projet profiteront non seulement à Cottee Parker, mais aussi à Brisbane.

« Il me suffit de penser au plaisir de me retrouver sur le Sky Deck de Queen’s Wharf et de regarder le soleil se coucher derrière les montagnes », confie Naveen Dath. « C’est ce qui me motive aujourd’hui, et c’est ce qui motive toute notre équipe. »