En novembre 2017, les habitants d’Austin, au Texas, ont approuvé un ambitieux programme d’obligations d’un milliard de dollars, qui prévoyait notamment la construction et la modernisation de 20 établissements du district scolaire indépendant d’Austin. Le projet était ambitieux, et pas uniquement en raison de son budget ou du volume de construction. Le programme d’obligations devait être réalisé dans un délai serré de cinq ans, ce qui nécessitait plusieurs modes de réalisation des projets de construction, notamment la conception-construction, la conception-appel d’offres-construction et la gestion de la construction avec prise en charge des risques.
La plupart des projets (18) étaient placés sous la responsabilité d’AECOM, qui supervisait presque tous les aspects de leur réalisation, de la conception à la préconstruction, en passant par la construction et la clôture des projets. Au total, le projet devait représenter 16 258 m2 de constructions neuves, 21 368 m2 de rénovation et 54 813 m2 de démolition.
De plus, chacun des établissements devait avoir une conception qui lui soit propre. « Si vous passez d’une école primaire réalisée dans le cadre du programme d’obligations à une autre, elles ne se ressemblent absolument pas », explique Chelsea Burkett, responsable de la conception et de la qualité chez AECOM, qui a travaillé sur le programme d’obligations.
Un autre objectif était de rendre tous les bâtiments aussi durables que possible sur le plan environnemental — chacun devant contractuellement obtenir au minimum la certification LEED Silver et une note AEGNB (Austin Energy Green Building) de deux étoiles.
Un programme de cette envergure, impliquant une myriade de parties prenantes et des attentes élevées liées au financement public, en plus d‘un calendrier serré, soumettait AECOM à une énorme pression. L’entreprise devait trouver le moyen de coordonner et de gérer la communication, la gestion des coûts et le contrôle qualité, entre autres aspects essentiels de la gestion de projet, de la manière la plus efficace possible afin de concrétiser les ambitions du programme.
Une communication simplifiée
La réussite du programme d’obligations dépendait avant tout de son processus de révision de plan. « Nous voulions nous assurer que notre processus de révision de plan facilitait la collaboration entre les différentes parties prenantes », explique Burkett. « Nous voulions établir des normes claires et cohérentes pour toutes les équipes projet, chacune réunissant différents collaborateurs, réviseurs techniques et équipes de gestion de projet. »
« Nous voulions garantir la cohérence et responsabiliser les équipes de conception, afin que les engagements qu’elles avaient pris en réponse aux commentaires formulés lors de la révision technique soient réellement pris en compte dans les futurs livrables de conception », poursuit Burkett. Nous souhaitions également recueillir des commentaires tout au long de la durée de vie d’un projet.
« Bluebeam était vraiment un outil incroyable. C’est un excellent espace où toutes les personnes impliquées peuvent formuler leurs commentaires et donner leur avis. »
Bianca Medina-Leal
Directrice adjointe du programme
AECOM
Au départ, l’équipe a essayé d’utiliser une feuille de calcul Microsoft Excel pour répondre à ces exigences strictes en matière de révision de plan. « C’était très laborieux, peu efficace et très difficile à utiliser », explique Chelsea Burkett.
Elle n’avait jamais entendu parler de Bluebeam lorsqu’un collègue lui a annoncé que l’entreprise spécialisée dans les technologies de la construction organisait sa conférence annuelle des utilisateurs à Austin en 2018, au moment même où AECOM commençait à mettre en place son processus de révision de plan.
« Nous nous sommes rendus à la conférence Bluebeam avec toute une série de questions. Après avoir regardé des vidéos, nous avons compris que c’était exactement la solution qu’il nous fallait », explique-t-elle. « C’est à partir de là que nous avons commencé à mettre en place le processus de révision de plan dans Bluebeam, jusqu’à en faire un véritable succès. »
Selon Chelsea Burkett, l’un des principaux avantages de Bluebeam résidait dans la possibilité de personnaliser les commentaires lors des révisions de plans. « Parfois, un livrable pouvait contenir des milliers de commentaires », explique-t-elle. « Nous avons créé des jeux d’outils personnalisés contenant des outils d’annotation avec des thèmes personnalisés également. »
« Nous avons également poussé la personnalisation plus loin pour atteindre nos objectifs, avec des statuts personnalisés dans les tableaux d’annotations », ajoute Burkett. Nous voulions vraiment comprendre : une fois les commentaires déposés, les réponses données… que se passe-t-il ensuite ? Les commentaires seront-ils pris en compte ? Faudra-t-il organiser des réunions pour résoudre ce problème ?
Cette personnalisation a permis aux plus de 400 collaborateurs du projet de rechercher et de traiter plus facilement les plus de 100 000 commentaires formulés au cours du processus de révision de plan. Grâce à plus de 145 Sessions Studio et aux fonctionnalités de collaboration et d’annotation en temps réel de Bluebeam, l’équipe AECOM a pu gérer efficacement les communications essentielles tout au long du projet, réduisant ainsi le risque d’erreurs et limitant les reprises potentielles.
Par ailleurs, la capacité des Sessions Studio à simplifier et à organiser efficacement la collaboration lors des révisions de plans a joué un rôle important dans le respect du calendrier ambitieux du programme d’obligations.
« Le fait de pouvoir ouvrir une Session Studio Bluebeam lors d’une réunion avec le maître d’ouvrage, puis d’effectuer des recherches en fonction de ces statuts et d’accéder rapidement à chaque personne dont l’avis est nécessaire, d’obtenir des réponses, puis de clôturer officiellement ces commentaires, était vraiment incroyable », explique Burkett.
Des workflows simplifiés
La deuxième utilité majeure de Bluebeam dans le cadre du projet concernait les révisions des coûts et des contrats, là encore à l’aide des Sessions Studio. Au total, le projet nécessitait plus de 100 révisions d’estimatifs et 45 révisions d’avenants aux contrats, pour un coût total de 586 millions de dollars.
Initialement, l’équipe n’avait pas prévu d’utiliser Bluebeam pour la gestion des coûts. « Nous avons reçu d’excellents retours et avons immédiatement constaté des gains d’efficacité considérables. Nous avons donc rapidement commencé à réfléchir à la manière dont nous pourrions appliquer Bluebeam à ce processus », explique Bianca Medina-Leal, directrice adjointe du programme chez AECOM. « Comment pouvons-nous tirer parti de Bluebeam pour gérer le budget et les coûts ? »
Elle explique que l’équipe AECOM a utilisé un workflow avec Sessions Studio similaire à celui mis en place pour les révisions de plan, mais cette fois pour les révisions des estimations de coûts. « Comme vous pouvez l’imaginer, avec plus de 18 projets qui avançaient à un rythme aussi soutenu, l’entreprise générale devait fournir une estimation en réponse à chaque livrable de conception contractuel », explique Bianca Medina-Leal. « Chaque fois qu’un livrable de développement de la conception nous parvenait, nous recevions l’estimation de l’entreprise générale et une Session Studio Bluebeam était créée pour examiner cette estimation. »
Les deux principaux modes de réalisation des projets, Construction Manager At-Risk et Design-Build, utilisent chacun des avenants au prix maximum garanti (GMP) comme mécanisme permettant de finaliser les coûts et le calendrier des travaux avant le début de la construction, explique-t-elle. L’équipe utilisait les Sessions Studio pour réunir toutes les parties prenantes chargées de la gestion des coûts et parvenir à un accord sur le GMP après plusieurs cycles de révision et d’itération des estimations.
« En tant qu’équipe projet et en tant que maître d’ouvrage, vous arrivez au point où vous devez essentiellement revoir le budget, et c’est une décision vraiment importante », explique Bianca Medina-Leal. « Vous apportez une modification au contrat, qui comprend des précisions et des hypothèses. Une Session Studio Bluebeam était alors créée, comprenant cette estimation de coût GMP ainsi que tous les documents justificatifs requis, comme les précisions, les hypothèses et le calendrier. »
« Bluebeam était vraiment un outil incroyable », ajoute Bianca Medina-Leal. C’est un excellent espace où toutes les personnes impliquées peuvent formuler leurs commentaires et donner leur avis. »
Les fonctionnalités de collaboration continue et en temps réel des Sessions Studio, qui permettent aux collaborateurs de participer à un flux de communication permanent autour d’un même document, ont également aidé AECOM à effectuer des analyses plus poussées lorsque certains aspects du projet risquaient de dépasser le budget.
« Toutes les discussions se trouvent dans le fichier », explique-t-elle. « C’est un excellent espace pour archiver les informations ou s’y référer lorsque vous examinez la prochaine version des estimations. Vous pouvez toujours revenir en arrière pour retrouver des informations ou permettre aux nouveaux membres de l’équipe de se mettre rapidement à niveau. »
Les Sessions Studio s’étaient révélées si efficaces que l’équipe AECOM a continué à élargir son utilisation de Bluebeam sur le projet. Elle a ensuite adopté Projets Studio, la fonctionnalité de stockage et de partage de fichiers de Bluebeam, pour les demandes de paiement, les ordres de modification du contrat et les modifications internes.
« Chaque projet aurait son propre projet Bluebeam [Studio] », explique Bianca Medina-Leal, « et au sein de ce projet Bluebeam, vous pouvez créer une arborescence de dossiers. Chaque projet [Studio] était configuré de la même manière, avec la même arborescence de dossiers, et servait à suivre le cycle de vie d’un éventuel ordre de modification jusqu’à ce qu’il devienne un ordre de modification interne ou un avenant au contrat approuvé et exécuté. »
Garantir la cohérence et le contrôle qualité
Enfin, pendant la construction de chacun des 18 établissements, l’équipe AECOM s’est de nouveau tournée vers Bluebeam, cette fois pour garantir la cohérence et assurer le contrôle qualité des travaux. Bluebeam s’est notamment révélé utile pour la révision des plannings d’entreprises.
Chaque entreprise devait fournir un planning mensuel au fur et à mesure de l’avancement du projet. Une même Session Studio regroupait tous les plannings, permettant aux différentes parties prenantes chargées du planning de les examiner et de formuler des commentaires à l’attention de l’entreprise. « Nous disposons désormais d’un registre pour chaque livrable indiquant que les remarques suivantes devaient être mises à jour », explique Bianca Medina-Leal.
Dans l’ensemble, la capacité de Bluebeam à rationaliser la communication et la collaboration sur le projet pendant les phases critiques de la construction a permis à l’équipe AECOM de mener à bien de nombreux projets dans les délais.
« Bluebeam a été un élément clé qui nous a permis de faire tout cela à une telle échelle, sur autant de projets différents menés simultanément », explique Burkett. « Cela nous a permis de valider le périmètre, le budget et le planning au début, puis d’effectuer les validations régulières tout au long du cycle de vie du projet. »
L’utilisation de Bluebeam par AECOM pour mener à bien le programme d’obligations de 2017 a rencontré un tel succès qu’elle a encouragé le district scolaire à lancer un autre programme d’obligations en 2022, d’un montant de 2,4 milliards de dollars, afin de moderniser davantage d’écoles dans un délai similaire. Le programme a été approuvé à plus de 70 %, et AECOM a de nouveau été choisie pour le piloter, avec Bluebeam à ses côtés.
« Il y a beaucoup de fonctionnalités et d’outils de Bluebeam que nous découvrons et dont nous étudions les possibilités, en réfléchissant à la manière de les exploiter pour rendre cette expérience encore meilleure, plus collaborative et plus efficace », explique Bianca Medina-Leal.