AECOM przyspiesza realizację projektów dzięki Bluebeam

W listopadzie 2017 r. mieszkańcy miasta Austin w Teksasie zatwierdzili ambitny program emisji obligacji o wartości 1 miliarda dolarów, który obejmował sfinansowanie budowy i modernizacji 20 obiektów należących do miejscowego okręgu szkolnego, Austin Independent School District. Plan ten był ambitny nie tylko ze względu na kwotę w dolarach czy ilość prac do wykonania. Dla programu przewidziano napięty, pięcioletni harmonogramie, który wymagał kilku alternatywnych metod realizacji budowy, w tym „projektuj i buduj“, „projektuj-licytuj-buduj” i „zarządzanie budową na granicy ryzyka“.

Większość projektów (18) była prowadzona przez firmę AECOM, która czuwała nad prawie każdym elementem realizacji każdego z projektów, od projektowania, przez przygotowania do budowy i budowę, po zamknięcie. W sumie przedsięwzięcie to miało obejmować 1,75 miliona stóp kwadratowych brutto nowego budownictwa, 230 000 stóp kwadratowych brutto do wyremontowania i 590 000 stóp kwadratowych brutto do rozbiórki.

Ponadto wszystkie obiekty miały mieć swój własny, unikalny design. „Gdy się porówna szkoły podstawowe zbudowanej w ramach programu, nie ma dwóch identycznych“, mówi Chelsea Burkett, kierowniczka ds. projektowania i jakości AECOM, która pracowała nad programem.

Dodatkowym celem było uczynienie wszystkich budynków jak najbardziej zrównoważonych pod względem środowiskowym – każdy z nich był miał na wedle umowy osiągnąć co najmniej dwugwiazdkowej oceny w skali LEED Silver i AEGB (Austin Energetyka Green Building).

Skala programu, który oprócz napiętego harmonogramu miał też niezliczoną liczbę interesariuszy i był obarczony wysokimi oczekiwaniami w zakresie pozyskiwania funduszy publicznych, wywierała na AECOM ogromną presję. Aby sprostać ambicjom programu, firma musiała – w dodatku do innych krytycznych elementów zarządzania projektem – znaleźć możliwie najskuteczniejszy sposób na całościowe i skoordynowane zarządzanie komunikacją, kosztami i kontrolą jakości.

Usprawniona komunikacja

Na początku dla powodzenia programu najważniejszy będzie proces przeglądu projektów. „Chcieliśmy mieć pewność, że nasz proces przeglądu projektów ułatwi współpracę między wieloma interesariuszami“, mówi Burkett. „Chcieliśmy stworzyć jasne i spójne standardy dla wszystkich zespołów projektowych; każdy miał innych współpracowników, recenzentów technicznych i zespoły zarządzające projektami“.

„Chcieliśmy zagwarantować wśród zespołów projektowych spójność i odpowiedzialność, aby rzeczy, do których się zobowiązały w komentarzach w procesie przeglądu technicznego zostały rzeczywiście wdrożone w projektach“, kontynuuje Burkett. „Chcieliśmy też rejestrować komentarze przez cały czas trwania projektu“.

Początkowo aby spełnić surowe wymagania przeglądu projektów, zespół próbował korzystać z arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel. „To rozwiązanie było bardzo uciążliwe, nieefektywne i trudne w użyciu“, mówi Burkett.

Pani Burkett nigdy nie słyszała o Bluebeam. Pewnego razu jej kolega wspomniał, że firma budowlana w 2018 r. zorganizuje coroczną konferencję użytkowników w Austin – dokładnie w momencie, gdy AECOM rozpoczynał proces przeglądu projektu.

„Przybyliśmy na konferencję Bluebeam z mnóstwem pytań; obejrzeliśmy wcześniej ich wideo i zdaliśmy sobie sprawę, że to jest właśnie to, czego nam potrzeba“, mówi Burkett. „Od tego momentu zaczęliśmy pracować nad procesem przeglądu projektu i jego ostatecznym sukcesem w Bluebeam".

Burkett powiedziała, że główną zaletą korzystania z Bluebeam była możliwość personalizacji komentarzy w fazie przeglądu projektu. „Czasami dostarczane materiały zawierały tysiące komentarzy. „Utworzyliśmy niestandardowe skrzynki narzędziowe, które obejmowały narzędzia do oznaczania z niestandardowymi tematami“.

„Innym rodzajem personalizacji który wprowadziliśmy, aby osiągnąć nasze cele, były niestandardowe statusy w tabelach oznaczeń“, dodaje Burkett. „Naprawdę chcieliśmy zrozumieć: wprowadzamy komentarze, udzielamy odpowiedzi, i co dalej? Czy komentarze zostaną uwzględnione? Czy rozwiązanie danej kwestii wymaga rozwiązania?“.

To dostosowanie ułatwiło ponad 400 współpracownikom wyszukanie i udzielenie odpowiedzi na ponad 100 000 komentarzy opublikowanych podczas procesu przeglądu projektu. Dzięki ponad 145 Sesjom Studio, oznaczeniom Bluebeam w czasie rzeczywistym i możliwościom współpracy zespół AECOM był w stanie skutecznie zarządzać krytyczną komunikacją, co pozwoliło zmniejszyć ryzyko błędów i zminimalizować ilość potencjalnych prac dodatkowych.

Co więcej, możliwości Sesji Studio odegrały istotną rolę w zakresie usprawnienia i zorganizowania współpracy w ramach przeglądu projektów, co z kolei pomogło w utrzymaniu organizacji całego programu.

„Możliwość przywołania strony Sesji Studio Bluebeam podczas spotkania z właścicielem i wyszukania odpowiednich informacji na podstawie statusów oraz szybkiego przejście do każdego, który wymagał wkładu właściciela, wprowadzenia odpowiedzi, a następnie formalnego zamknięcia komentarzy jest naprawdę niesamowita“, mówi Burkett.

Uproszczone przepływy pracy

Drugim istotnym zastosowaniem Bluebeam w projekcie były przeglądy kosztów i kontraktów, do których również wykorzystano Sesje Studio. W sumie projekt wymagał ponad 100 przeglądów kosztorysów i 45 przeglądów zmian w umowach, a ich całkowity koszt wyniósł 586 mln USD.

Zespół początkowo nie zamierzał wykorzystywać do zarządzania kosztami oprogramowania Bluebeam. „Mieliśmy świetne informacje zwrotne i od razu dostrzegliśmy tak dużą wydajność oprogramowania, że szybko zaczęliśmy zastanawiać się, w jaki sposób moglibyśmy zastosować Bluebeam również w tym procesie“, mówi Bianca Medina-Leal, zastępca dyrektora programowego w AECOM. „Jak możemy wykorzystać Bluebeam do zarządzania budżetem i kosztami?“

Medina-Leal powiedziała, że zespół AECOM wykorzystał podobny przepływ pracy Sesji Studio, jak w przypadku przeglądu projektu na potrzeby przeglądu kosztorysów. „Jak nietrudno sobie wyobrazić, przy ponad 18 realizowanych tak szybko projektach, gdy każdy element projektu dostarczany miał być zgodnie z umową, generalni wykonawcy musieli dla każdego elementu przedstawić kosztorys“, mówi Medina-Leal. "Za każdym razem, gdy przychodził projekt, otrzymywaliśmy od wykonawcy kosztorys, a następnie do jego przeglądu otwierano Sesję Studio Bluebeam.“

Wedle słów p. Mediny-Leal, dwie główne metody realizacji projektu, „na granicy ryzyka“ i „projektuj i buduj” wykorzystują poprawki do gwarantowanej ceny maksymalnej (GMP) jako mechanizm pozwalający sfinalizować koszty budowy i harmonogram przed rozpoczęciem budowy. Zespół wykorzystał Sesje Studio, aby umożliwić wszystkim interesariuszom w zakresie zarządzania kosztami wyrażenie zgody na GMP po serii przeglądów i iteracji kosztorysów.

„Zarówno w ramach zespołu projektowego jak i jako właściciel dochodzisz do punktu, w którym trzeba zasadniczo określić budżet, a to może być naprawdę duża sprawa“, mówi Medina-Leal. „Wprowadza się poprawkę do umowy, w której zawarte są wyjaśnienia i założenia. Otwiera się Sesję Studio Bluebeam obejmującą kosztorys GMP oraz całą niezbędną dokumentację pomocniczą, jak np. wyjaśnienia, założenia i harmonogram.“

„Bluebeam to naprawdę niesamowite narzędzie“, dodaje Medina-Leal. To świetna przestrzeń dla wszystkich zaangażowanych, które pozwala przekazywać komentarze i przemyślenia."

Oferowana przez Sesje Studio możliwość ciągłej komunikacji w sprawie danego dokumentu pozwoliła AECOM również przeprowadzać analizę wartości podczas realizacji projektu, gdy pewne jego aspekty balansowały na granicy ryzyka przekroczenia budżetu.

„Cała rozmowa odbywa się w ramach pliku“, mówi Medina-Leal. „To świetne narzędzie do archiwizacji i odniesienia na potrzeby recenzowania kolejnej iteracji kosztorysów. Zawsze można wrócić i przywołać informacje lub wdrożyć nowych członków zespołu.“

Sesje Studio były do tego momentu tak dobrym narzędziem, że zespół AECOM chciał rozszerzyć wykorzystanie Bluebeam w projekcie jeszcze bardziej. Bardzo pomocne okazały się Projekty Studio, funkcja Bluebeam umożliwiająca przechowywanie i udostępnianie plików, która posłużyła do przetwarzania wniosków o płatności, poleceń zmiany umowy oraz wewnętrznych poleceń zmiany.

„Każdy projekt miał swój własny Projekt Bluebeam [Studio], a w ramach Projektu Bluebeam można utworzyć strukturę folderów“, mówi Medina-Leal. Każdy Projekt [Studio] został skonfigurowany w ten sam sposób, z tą samą strukturą folderów, i był miejscem, w którym dało się śledzić cykl życia potencjalnego polecenia zmiany, aż do momentu, gdy stało się ono zatwierdzonym i wykonanym wewnętrznym poleceniem zmiany lub poleceniem zmiany umowy“.

Gwarancja spójności, kontrola jakości

Na końcu, podczas budowy każdego z 18 obiektów, zespół AECOM ponownie skorzystał z Bluebeam, tym razem w celu zagwarantowania spójności i kontroli jakości budynku. Bluebeam przydał się szczególnie, gdy przyszło do przeglądu harmonogramów wykonawców.

Każdy z wykonawców był zobowiązany do wykonania miesięcznego harmonogramu. Jedna Sesja Studio zawierała wszystkie harmonogramy, co pozwoliło różnym interesariuszom przeglądać je i dodawać komentarze, aby wykonawca mógł się z nimi zapoznawać. „Teraz dla każdego zgłoszenia mamy wpis, że określone notatki wymagają aktualizacji“, mówi Medina-Leal.

Podsumowując, możliwości, jakie Bluebeam oferuje w zakresie usprawnienia komunikacji projektowej i współpracy podczas krytycznych faz budowy pozwoliła zespołowi AECOM z powodzeniem pozamykać kwestie dotyczące wielu z budowanych obiektów.

„Bluebeam był kluczowym narzędziem, które pozwoliło nam podołać zadaniu na dużą skalę przy jednoczesnej realizacji wielu różnych projektów“, mówi Burkett. „Oprogramowanie pozwoliło nam przeprowadzić weryfikację zakresu, budżetu i harmonogramu na samym początku, a następnie przeprowadzać cykliczne weryfikacje które odbywały się przez cały cykl projektowy“.

Wykorzystanie przez AECOM oprogramowania Bluebeam do wypełnienia programu z 2017 r. z tak dużym powodzeniem zachęciło okręg szkolny do organizacji kolejnego programu emisji obligacji w celu finansowania prac w 2022 r. – tym razem o wartości 2,4 mld USD – w celu modernizacji większej liczby szkół w podobnych ramach czasowych. Projekt został przegłosowany większością ponad 70%, a firma AECOM została zatrudniona ponownie, i znów wykorzystała oprogramowanie Bluebeam.

„Bluebeam ma wiele nowych narzędzi i komponentów, które nasz zespół badał i zastanawiał się, jak je wykorzystać“ – mówi Medina-Leal – „z myślą o tym, jak możemy to jeszcze polepszyć i umożliwić większą wydajność i lepszą współpracę.”