ARPRO: Reduceret udskrivning fører til store omkostningsbesparelser

Når vækst kræver forandring

ARPRO er et firma inden for bygningsdesign, byggeri og projektstyring i Bogota, Colombia, der snart afslutter Atrio, dets mest ambitiøse projekt i 41 år. Atrio består af to tårne: Det nordlige tårn er til kommerciel udvikling med blandet brug, og det sydlige tårn vil være den højeste struktur i Colombia – med 67 etager og 268 meter.

I takt med at størrelsen på ARPROs bygninger voksede, gjorde udfordringerne ved den interne styring af dokumenter og oplysninger samt fastholdelse af en klar kommunikation med interessenter og partnere det også. Da ARPRO var ved at færdiggøre de første tegninger til Atrio, anmodede de om, at Ellisdon, en canadisk stålproducent, skulle levere byggematerialerne.

Ellisdon præsenterede ARPRO for Bluebeam Revu som en måde til at markere og samarbejde på projektplaner i pdf-format. Da arkitekterne og ingeniørerne hos ARPRO begyndte at bruge Revu, kunne de straks se fordelene til projektering og samarbejde. Deri fandt arkitekterne og ingeniørerne også løsningen til at håndtere den hurtigt voksende mængde af dokumenter, som er nødvendig til store projekter som Atrio. Revu var præcis den løsning, som ARPRO havde behov for, men ARPRO stod stadig over for prøvelserne ved at implementere en helt ny tilgang til det daglige arbejde for deres medarbejdere.

"Udfordringen lå mest i at ændre kulturen inden for byggeriet – det vil sige at få folk til at administrere fysiske tegninger og migrere til en digital platform," siger Margaret Tachack, planlægningsdirektør hos ARPRO.

Rodrigo Rubio Vollert, udviklingschef hos ARPRO, beskriver processen: "Man må tage et skridt ad gangen og forstå, hvordan dette værktøj vil forandre organisationen. Det kan man kun gøre ved omhyggeligt at styre transformationen og respektere den måde, hvorpå de værdifulde medarbejdere i virksomheden integrerer sig med det nye værktøj."ARPROs hovedkontor har 60 ansatte, og der er yderligere 240 personer i marken på en given dag, der bygger eller administrerer projekterne på stedet. Enhver stor forandring i forretningsgangen kræver, at hvert medlem af teamet er ombord og deltager, samt at de giver slip på de gamle processer og gør plads til de nye. Ledelsen hos ARPRO vidste, at dette især gjorde sig gældende hos teamledere og højtydende medarbejdere, som sætter et eksempel for resten af firmaet. Lederne kunne fremskynde eller forsinke implementeringen af Revu, afhængigt af hvor hurtigt de var med på fordelene ved en digital platform.

"Med tiden vil teamlederne udvælge prototype-projekter, hvor de kan få sejre tidligt i forløbet og indarbejde disse værktøjer ordentligt," siger Vollert.

Skiftet til en digital platform er til fordel for alle, men det kræver også, at alle er ombord. Selvom arkitekter og ingeniører måske starter med at stejle ved tanken om at bruge en digital platform til projektering, så kommer de ombord, når de ser, hvor let og effektivt det er at bruge Revu. Virtuelle møder erstatter behovet for at rejse til møder, og der er adgang til tegninger i realtid ved hjælp af Bluebeam Studio for teknikere og underentreprenører ude i marken. Derudover elsker arkitekter og ingeniører, at Revu skaber en single source of truth, som altid er opdateret og let at finde, ligesom det lader teammedlemmer markere design på en intuitiv måde. Det er en forandring fra at organisere og holde styr på tusindvis af fysiske tegninger. For eksempel havde Atrio 15.000 tegninger, hvoraf nogle havde 75 versioner, som der skulle arbejdes på samtidigt. Samtidigt arbejde som dette er muligt i Revu ved hjælp af sideoverlejring og funktioner til batchmellemlæg. Brugen af disse funktioner vil spare teammedlemmernes tid, men det kræver en indledende træning og tilpasning.

Tachack fortæller, at firmaet "måtte give træning på alle projekter hos ARPRO, og vi skabte nogle specifikke moduler, eftersom Bluebeam [Revu] gjorde det muligt for os at åbne forskellige formater." Siden ARPRO begyndte at bruge Revu, har dets team omlagt hele den daglige drift, forbedret kommunikationen og ledelsen og sparer nu 30.000 dollars om året ved at reducere papirforbruget.

Endvidere har Revu hjulpet ARPRO med at standardisere dagligdags opgaver, hvilket har ført til vigtige, men immaterielle gevinster ved at eliminere dobbeltarbejde og minimere risici og fejl. Som Vollert beskriver, har ARPRO sparet både tid og penge ved "at undgå ombehandling, at opdage fejl i tide og at skabe en dybere projektforståelse blandt alle de involverede, hvilket gør det muligt for os at afslutte vores byggeprogrammer og overholde byggebudgetter på de forskellige projekter, vi har gennemført."

Vollert siger: "Jeg kan huske et meget vigtigt øjeblik, hvor jeg så en af vores projektledere sammen med nogle medarbejdere og medlemmer af byggeholdet, der samarbejdede omkring Bluebeam [Revu]-platformen og vores digitale kontrolpanel for at lære om projektet og diskutere det, så de kunne udføre deres arbejde bedre. For mig var det nok et af de mest spændende øjeblikke, fordi det ikke drejede sig om et værktøj, der kræver specialtræning eller særlige betingelser, for at man kan bruge det. Det var bare det, at, ja, alle de involverede nød fordelene ved dette værktøj."

ARPROs digitale kontrolpanel

I midten af ARPROs overgang fra papir til digital var deres tilpassede digitale kontrolpanel, som er det centrale knudepunkt for dokumentstyring, kalendere og tidsplaner, projektopdateringer og statusser samt projektgranskning for alle medarbejdere og interessenter. Daniel Rodriguez, BIM-direktør hos ARPRO, siger, at deres digitale kontrolpanel er "offentlige oplysninger, der er synlige for alle fra teamet, entreprenørerne, inspektører og kunden. Det bliver synkroniseret i realtid online og har gjort det muligt for os at få oplysninger ud til holdene meget hurtigere end før og med større vished om, at de er korrekte."

ARPROs digitale kontrolpanel håndterer nærmest alle dokumenter og holder styr på alle projekter i hele deres livstid. Teamet har standardiseret interne og eksterne processer og gjort deres kontrolpanel både nemt at finde rundt i, ligesom projektets sporing og rapportering er let at forstå. Det betyder, at når en underentreprenør eller en interessent, der ikke bruger Revu i det daglige, besøger kontrolpanelet, så kan de hurtigt og uden problemer finde de oplysninger, de har brug for uden hjælp fra en ARPRO-medarbejder.

Som Vollert beskriver, var tilpasningen til Revu mere end "blot en grundlæggende tilpasning. Vi har været i stand til at indarbejde nogle personaliserede formularer, der afspejler de nøjagtige behov, vores virksomhed har for at administrere dokumenter."

Det digitale kontrolpanel har otte moduler, der er gemt i Bluebeam Studio. Disse moduler dækker aktuelle tegninger og specifikationer, arbejdstegninger, informationsforespørgsler, visuelt projektforløb efter niveau og specialitet, en fotomenu, der viser fremgang, og PDF-filer i 3D, der registrerer fremskridt i byggeriet. De to sidste menuer er projektlogistik og juridiske dokumenter. Alle dokumenter, der er nødvendige for at planlægge og bygge, fra tegninger til kontrakter og licenser, ligger i det digitale kontrolpanel.

Hver tegning, der udvikles eller modtages hos ARPRO, gennemgår nu den samme proces gennem det digitale kontrolpanel. Tegningerne gennemses og valideres i teknisk koordinering og sammenholdes samtidig med andre udgaver af tegninger gennem sideoverlejring, så alle ændringer er klare og sporbare. Tegningerne køres så igennem Batch Link, der automatisk opretter navigationshyperlinks, så alle projekttegninger er lette at finde.

Som Rodriguez beskriver: "Den funktion i Bluebeam [Revu], som vi bruger mest i det digitale kontrolpanel, er relateret til menuen med de aktuelle tegninger og specifikationer. Vi forbinder automatisk tegningerne med hyperlinks, og Batch Link er et af de værktøjer, vi bruger mest til dette. Når vi modtager tegningerne, behandler vi dem automatisk, så de forbindes med de andre, og vi foretager også revisioner med sideoverlejring, der gør det muligt for os at identificere ændringerne meget hurtigt for hele holdet."

Efter at en pakke tegninger er gennemset og godkendt, bliver de til "byggetegninger" og flyttes til et andet modul på kontrolpanelet, hvor de er tilgængelige for alle relevante parter. Tegningerne bliver så delt med folk i marken, når de skal bruges, og byggeriet finder sted i henhold til de korrekte kvalitetsstandarder og byggeregler. I hele dokumenternes livstid er det digitale kontrolpanel det eneste middel til konsultation i realtid for brugere og interessenter i ledelse, design og byggeri. Ingen er nødt til at vente for at se de nyeste og mest korrekte versioner af et design, inklusive markeringer eller kommentarer. Denne realtidssporing af designændringer skaber en masse tidsbesparelser for enhver interessent i et projekt.

En ny fordel for brandet

ARPROs digitale kontrolpanel har udviklet sig gennem tiden til et sted, hvor ingeniører, arkitekter, ledere, operatører og håndværkere alle konsulterer og bruger funktionerne og arbejdsgangene i Revu. Men kontrolpanelet er også blevet til et vigtigt salgsargument for ARPRO i det lokale erhverv, og det er blevet en del af ARPRO-brandet.

"Vi konverterer det til et standardiseret produkt, som vi anvender på alle nye projekter. Vi har været i stand til at vise arbejdsgangen inden for Bluebeam [Revu] som en organiseringsmetode for byggehold under det digitale kontrolpanel [ARPRO]-brand," siger Rodriguez. Derudover udnyttede ARPRO fuldt ud overgangen til digitalt som en mulighed for at udvikle sine interne arbejdsgange og definerede protokoller i henhold til parametre fra byggestandarderne.

Nu har ARPRO en række nye projekter på vej, som de projekterer og gransker inden for Revu, og alle firmaets dokumenter bliver administreret gennem det digitale kontrolpanel. Bluebeam Revu og Studio tilbyder adskillige fordele og besparelser for enhver virksomhed i projekterings- og byggeverdenen, men det er altid op til brugerne at implementere værktøjerne, som de finder passende. I tilfældet med ARPRO – og den snart færdigbyggede juvel i porteføljen, Atrio – forandrede indførelsen af Revu fuldstændigt deres aktiviteter og "gjorde os til benchmark for den lokale industri," siger Rodriguez.

Til enhver arkitekt, ingeniør eller fagperson inden for byggeri, der overvejer at skifte til en digital platform, har Vollert en smule rådgivning. "Min anbefaling er bestemt at starte med at gå i den retning så tidligt som muligt og bruge den som et startpunkt for digital modelstyring, som er så vigtig i vores branche." I ARPROs tilfælde har accepten af forandringer ikke kun sparet dem penge, men også udvidet deres horisont og forberedt deres forretningsmodel på yderligere 40 år med succes.

Arpro ligger i Colombia og har købt Bluebeam-produkter gennem Central de Soluciones, som er Bluebeam Emerging-forhandler.