Bluebeam bei Kimley-Horn – vom Markierungstool zur Plattform für die Zusammenarbeit

Fragt man David Garrigues, Head of Production Applications bei Kimley-Horn, wie Bluebeam im Unternehmen ursprünglich eingesetzt wurde, kommt die Antwort wie aus der Pistole geschossen:

„Wie wahrscheinlich viele andere Unternehmen auch haben wir Bluebeam in erster Linie für einfache Aufgaben eingesetzt. Für uns war es ein gutes PDF-Tool, aber mehr nicht.“

Anfang der 2010er Jahre erfolgte die Einführung von Bluebeam vor allem praxisorientiert. Die Ingenieure und Architekten in den zahlreichen Standorten des Unternehmens schätzten Bluebeam für die Markierung und Bearbeitung von Plänen, gingen jedoch ohne große Einheitlichkeit vor. Vorlagen, benutzerdefinierte Werkzeuge und erweiterte Funktionen unterschieden sich daher von Standort zu Standort.

„Die Mitarbeitenden legten eigentlich alles selbst fest“, so Garrigues. „Es gab hier und da Einzelne, die spannende Sachen mit dem Programm anstellten, aber nichts davon war von oben angeordnet oder wurde im gesamten Unternehmen umgesetzt.“

Dennoch gab es erste Anzeichen für das schlummernde Potenzial. Immer mehr Teams baten um eine Bluebeam Lizenz. Einige Teams nutzten Studio-Sitzungen für Prüfungen. Andere experimentierten mit den Werkzeugen für die Stapelverarbeitung und Stempeln. Aber ohne stärker koordinierte interne Unterstützung blieb das volle Potenzial der Software weitgehend ungenutzt.

Heute ist Bluebeam in allen nationalen Geschäftsbereichen von Kimley-Horn integriert und unterstützt mit fast 8.000 Abos die Zusammenarbeit bei Hunderten von aktiven Projekten. Die Software ist mittlerweile zu einem integralen Bestandteil der digitalen Infrastruktur des Unternehmens geworden.

Die Pandemie bringt die Wende

Dann kam das Jahr 2020 und auf einmal war alles anders.

„Das ist nur ein Beispiel von vielen: Wir hatten einen Termin einzuhalten und mussten dafür einen 600-seitigen Qualitätskontrollbericht erstellen und zwar mit fünf Ingenieuren an drei verschiedenen Standorten“, erinnert sich Garrigues. „Ohne Studio-Sitzungen hätten wir das nie geschafft.“

Angesichts geschlossener Büros und laufender Projekte wurde Bluebeam schnell unentbehrlich. Anstatt dass Teams Pläne manuell markieren und sich gegenseitig eingescannte PDF-Dateien senden, wurde auf einmal die standortübergreifende Koordinierung der Qualitätskontrolle in Bluebeam Studio mit Kommentaren in Echtzeit, Versionsverfolgung und vollständiger Transparenz umgesetzt.

„Wir brauchten eine digitale Plattform, der wir vertrauen konnten, die wir schon angeschafft hatten und die schnell erweitert werden konnte“, so Mark Bishop, Senior Vice President and Production Manager bei Kimley-Horn. „Und Bluebeam wurde diese Plattform für uns.“

Gezielte Skalierung

Die Erweiterung des Einsatzes von Bluebeam im Unternehmen verlief in folgenden Phasen:

1. Frühe Anwendungsphase (2010er Jahre): PDF-Markierungen, Ad-hoc-Nutzung, keine formale Unterstützung
2. Organisches Wachstum (2017–2019): Fortgeschrittene Benutzer erstellen Vorlagen, Teams testen Studio
3. Wendepunkt während der Pandemie (2020): Schnelle Nutzungserweiterung und Akzeptanz im Unternehmen für die standortunabhängige Qualitätskontrolle
4. Kundenspezifische Anpassung und Standardisierung (2021–2022): Schulungen, gemeinsame Werkzeuge, interne Verantwortliche („Champions“)
5. Strategische Partnerschaft (2023 bis heute): Einbettung des Supports und gemeinsame Planung

Von 2016 bis 2024 steigerte Kimley-Horn die Anzahl seiner Bluebeam Arbeitsplätze in seinen 100 Niederlassungen um mehr als 240 %. Der Anstieg erfolgte organisch und lag in den Anforderungen der Teams und dem Einfluss der Kollegen begründet, aber nicht in Vorgaben von oben.

Diese rasante Entwicklung ist Ausdruck einer Verlagerung von punktuellen Anwendungen hin zu einer vollständig integrierten Plattform für die Zusammenarbeit, die durch formelle Schulungen und interne Ansprechpartner gefördert wird.

„Die Aktivitäten an der Basis wurden gezielter“, so Garrigues. „Als wir erkannten, wie wichtig Bluebeam war, wollten wir den Einsatz auch richtig unterstützen.“

Zu dieser Unterstützung gehörten der Aufbau eines Netzwerks interner Verantwortlicher, das Angebot formeller Schulungen und die Durchführung vierteljährlicher Meetings für fortgeschrittene Benutzer.

Die von Senior Production Applications Manager John Armendariz organisierten Treffen wurden zu einem unverzichtbaren Forum für den Austausch von Wissen und Feedback aus dem gesamten Unternehmen.

Studio-Sitzungen als Gamechanger

Unter den vielen beliebten Funktionen von Bluebeam stachen die Studio-Sitzungen ganz klar hervor.

„Wir haben schnell gemerkt, dass Bluebeam mehr kann als ein reines PDF-Programm. Es hat das Potenzial zur Kommunikations- und Qualitätssicherungsplattform“, so Bishop.

Für die standort- und gewerksübergreifende Arbeit von Teams (Transport, Versorgung, Planung, Logistik, Betrieb) wurden Echtzeit-Kommentare und Markierungsthreads zu häufig genutzten Funktionen im fachlichen Dialog.

Kein „Versionschaos“ und auch kein „Von wem stammt das?“ mehr. Stattdessen ist alles für alle jederzeit im Kontext ersichtlich.

Schulungen direkt im Unternehmen

Die Veränderungen bei Kimley-Horn wurden nicht als unternehmensweite Vorgaben durchgesetzt. Stattdessen richtete man den Blick auf die Mitarbeitenden, an die sich die Kollegen bereits mit ihren Fragen wandten.

„Am besten läuft es bei Kimley-Horn, wenn wir eine kritische Masse finden und uns in die Richtung bewegen, in die unsere Kunden und Teams sich bewegen“, erklärt Bishop. „Die Mitarbeiter, die nach neuen Vorlagen und Funktionen gefragt und damit experimentiert hatten, haben wir kurzerhand zu unseren Bluebeam Champions gemacht.“

Dieses auf der Unterstützung der Mitarbeiter basierende Modell trug dazu bei, dass die Einführung schnell und ohne Widerstände verlief. Neue Funktionen und Arbeitsabläufe verbreiteten sich ganz automatisch mithilfe von internen Ansprechpartnern, die die besonderen Anforderungen der einzelnen Teams kannten.

Darüber hinaus wurde Bluebeam in den IT-Helpdesk integriert, sodass interne Dokumentationen, Prozesse und ein Ticketsystem eingerichtet werden konnten – alles auf die Arbeitsabläufe im Bauwesen ausgerichtet. Eine eigene interne Dokumentation und auf den Bau spezialisierte Ticketworkflows machen den Support skalierbar und effektiv.

„Bluebeam ist nicht nur eines von vielen Programmen, die wir nutzen. Wir unterstützen es intern richtig“, so Garrigues.

Fokus auf dem Wesentlichen

Ein Grund, warum Bluebeam sich durchgesetzt hat: Es strebt nicht danach, das Schweizer Taschenmesser unter den Programmen zu sein.

„Es gibt komplizierte Plattformen, die als Projektmanager, Planungstool und Asset-Tracker in einem beworben werden,“ so Bishop. „Dabei macht Bluebeam gar nicht erst mit. Es konzentriert sich auf Prüfungen und die Zusammenarbeit von Teams.“

Diese klare Ausrichtung fand in allen Abteilungen starken Anklang. Anstatt die Benutzer mit unnötigen Funktionen und einem starren Softwaredesign zu überfordern, bietet Bluebeam eine optimierte Benutzeroberfläche, die sich auf das Wesentliche konzentriert: präzise Markierungen, Feedback in Echtzeit, gewisse Anpassungsmöglichkeiten und intuitive Werkzeuge, die den gewohnten Arbeitsabläufen der Benutzer entsprechen.

So war die Einarbeitung besonders für Praktikanten und neue Mitarbeitende viel einfacher. Dadurch konnte auch die Einführung einheitlicher Arbeitsabläufe für alle Gewerke erleichtert und gleichzeitig Flexibilität auf Niederlassungsebene ermöglicht werden.

Das führte dazu, dass Bluebeam nicht nur leichter eingesetzt werden konnte, sondern die Mitarbeiter auch mehr Vertrauen in die Software hatten. Von der Planung über die Qualitätskontrolle bis hin zur endgültigen Übergabe kann dieses Programm alle Phasen eines Projektablaufs unterstützten, sodass der Tech Stack des Unternehmens nicht umstrukturiert werden musste.

Durch diese klare Ausrichtung ist Bluebeam unverzichtbar für die Zusammenarbeit geworden und nicht nur zu einer weiteren Software unter vielen.

Echte Partnerschaft

Mit zunehmender Nutzung von Bluebeam bei Kimley-Horn entwickelte sich auch die Beziehung zum Softwarehersteller selbst weiter.

„Wir haben regelmäßig mit dem Team von Bluebeam über unsere Anforderungen gesprochen, insbesondere während unserer Expansionsphase“, so Garrigues. „Sie sind schnell auf unsere Bedürfnisse eingegangen.“

Tatsächlich ist Bishop jetzt Mitglied des Customer Advisory Board (CAB) von Bluebeam und sorgt dafür, dass Unternehmenskunden wie Kimley-Horn bei der Gestaltung zukünftiger Innovationen mitreden können.

Die Partnerschaft zeichnet sich nun durch Folgendes aus:

• Maßgeschneiderte Schulungen und schnelleres Onboarding
• Technische Dokumentation speziell für Ingenieure
• Ausweitung der Aktivitäten auf Universitäten und Hochschulen
• Diskussionen über Produktentwicklungspläne und Feedback zu Funktionen
• Spezielle Supportkanäle zum Customer Success Team von Bluebeam

„Daran merkt man den Unterschied zwischen irgendeinem Produkt, das wir nutzen, und einem Unternehmen, dem wir vertrauen“, so Bishop.

„Der Customer Support Manager von Bluebeam gehört quasi zu unserem Team“, fügt Garrigues hinzu. „Er trifft sich regelmäßig mit uns, hilft uns, Verbesserungspotenziale zu erkennen, und gibt unser Produktfeedback an das Entwicklerteam weiter. Das ist für uns enorm wichtig.“

Ausblick: Das Wesentliche im Blick

Dank der breiten Akzeptanz und großen Unterstützung verlagert Kimley-Horn nun den Fokus von der Einführungs- auf die Optimierungsphase.

„Wir können da noch einiges rausholen“, so Garrigues. „Wir freuen uns schon sehr auf die Integrationen. Wir schauen uns die Kennzahlen an. Wir wollen wissen, wie Bluebeam uns noch effizienter machen kann, was wiederum unseren Kunden zugute kommt.“

Von Dashboards bis hin zu digitalen Deliverables prüft das Unternehmen, wie Bluebeam intelligentere Entscheidungen und einen messbaren ROI bei Kundenprojekten begünstigen kann.

„Irgendwann ging es bei der Nutzung von Bluebeam nicht mehr um die Software“, so Garrigues. „Sondern um unsere Unternehmensabläufe“.

„Tools bringen nur etwas, wenn sie benutzt werden. Spürbare Veränderungen ergeben sich erst durch den Einsatz an Stellen, an denen es im Unternehmen gerade brennt“, so Bishop.