IHI Energy Solutions Inc. will nicht das größte EPC-Unternehmen der Welt, aber auf jeden Fall das smarteste sein.
IES mit Sitz in Houston bietet weltweit Dienstleistungen in den Bereichen Bauingenieurwesen, Beschaffung und Bauleitung für Gas, Flüssiggas, Synthesegas und dessen Derivate, Petrochemikalien sowie verschiedene Arten von Energie- und Infrastrukturprojekten an. Jahrelang beschäftigte das Unternehmen eine große Anzahl an Mitarbeitern.
„Früher waren wir ein Unternehmen mit einer großen Belegschaft“, erzählt Brian Goodrich, der bei IES für die integrierte Projektabwicklung verantwortlich ist. „Jetzt sind wir deutlich kleiner und ehrlich gesagt geht es uns dadurch besser.“
„Wenn es nicht in Bluebeam ist, hat es nicht stattgefunden.“
Brian Goodrich
Integrated Delivery Discipline Chief
IHI Energy Solutions
Diese Umstrukturierung bedeutete nicht, dass das Unternehmen seine Ambitionen herunterschrauben musste, doch durch die Verkleinerung mussten neue Softwareprogramme und ein intelligenterer und schnellerer Prozess für die Zusammenarbeit eingeführt werden. Das zentrale Tool dieser Umstellung hieß Bluebeam.
Von der anfänglichen Skepsis zum Standard im Unternehmen
Carmen Gomez, leitende Prozessingenieurin bei IES, lernte Bluebeam erst während eines Projekts kennen und das auch nicht ganz freiwillig.
Doch die Umstellung klappte schnell. „Schon ganz am Anfang habe ich gemerkt, wie einfach es ist, gemeinsam mit verschiedenen Gewerken eine Prüfung durchzuführen“, erzählt sie. „Jeder hat seine eigene Farbe und seine eigene Spalte. Man sieht die Kommentare aller Beteiligten. So lässt sich leichter sehen, was von wem stammt.“
Das globale Kommandozentrum für Prüfungen: Studio-Sitzungen
Heute sind die Bluebeam Studio-Sitzungen die Standardumgebung für alle interdisziplinären Prüfungen im Unternehmen. Alle Beteiligten – von den Prozessingenieuren in Houston über die Kunden in Tokio bis hin zu den Auftragnehmern in den USA – loggen sich für die Zusammenarbeit in Echtzeit in dieselbe digitale Sitzung ein.
„Unsere Kunden sitzen in Tokio und wir in Houston“, so Gomez. „Wir haben auch Mitarbeiter überall in den USA, die standortunabhängig arbeiten.“
Jede Fachabteilung bei IES verwendet in den Studio-Sitzungen ihre eigene Farbe, was für Übersichtlichkeit und klare Zuständigkeiten sorgt. „Wir bemühen uns um Einheitlichkeit“, sagt Gomez. „Wenn also jemand etwas prüft, weiß man genau, wer was gesagt hat.“
Das Ergebnis: eine zentrale Datenquelle. „Wenn es nicht in Bluebeam steht, hat es nicht stattgefunden“, so Goodrich.
Sogar die Kunden nehmen das zur Kenntnis. „Sie sind beeindruckt von der Tatsache, dass alles aufgezeichnet wird, und sie sehen können, was von wem an welchem Tag eingetragen wurde“, so Gomez. „Sie mögen das transparente Vorgehen.“
Automatisierung übernimmt die Hauptarbeit
Allerdings ist das, was der Kunde auf der Oberfläche sieht, lediglich eine Facette des Ganzen. Hinter den Kulissen hat das IES-Team ein leistungsstarkes Automatisierungssystem entwickelt, das mittels SharePoint und Power Automate Studio-Sitzungen automatisch erstellt.
„Bluebeam ergänzt die Prüfer anhand der Metadaten der Datei“, erklärt Goodrich. „Es füllt die Felder aus und legt die Namensregeln fest. Und anschließend verschickt es die Benachrichtigungen.“
Was früher 30 Minuten oder mehr pro Sitzung in Anspruch genommen hat, geschieht jetzt automatisch, sodass jede Woche mehrere Stunden Zeit gewonnen werden können.
„Diese 30 Minuten bis eine Stunde pro Sitzung summieren sich schnell“, so Goodrich. „Das ist Zeit, die wir jetzt für die eigentliche Ingenieursarbeit nutzen können.“
Dabei kommt es nicht nur auf die Geschwindigkeit an. „Dank dieser konsequenten Abläufe ist es für alle Beteiligten einfacher, sich auf ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren anstatt auf das organisatorische Drumherum“, so Goodrich weiter.
„Jeder hat seine eigene Farbe und seine eigene Spalte. Man sieht die Kommentare aller Beteiligten. So lässt sich leichter sehen, was von wem stammt.“
Carmen Gomez
Leitende Prozessingenieurin
IHI Energy Solutions
Entwurfswerkzeuge wurden neu gedacht
IES setzt Bluebeam nicht nur zur Prüfung ein, sondern integriert es auch in den eigentlichen Entwurfsprozess. Bluebeam ersetzt vor allem klassische Programme für die Erstellung von Diagrammen wie PFDs und R&I-Schemata.
„Früher haben wir alles in AutoCAD gemacht, jetzt nehmen wir Bluebeam“, so Gomez.
Gomez hat ihre eigenen Vorlagen und Werkzeugsets erstellt, um diesen neuen Entwurfsprozess zu optimieren. „Ich habe meine eigenen Vorlagen und meine eigenen Werkzeugsets. Ich habe mir alles selbst zusammengestellt, quasi wie eine Bibliothek.“
Diese benutzerdefinierten PDF-Dateien erleichtern das Erstellen, Überarbeiten und Teilen von Diagrammen intern und extern. „Das erleichtert die Arbeit enorm, denn die Markierungstools sind ja schon da und wir müssen die Sachen nicht erst in ein anderes Programm exportieren.“
Wachstum anstatt Burnout
Trotz eines verkleinerten Teams hat sich die Produktivität von IES nicht verschlechtert. Sie hat sich sogar noch gesteigert.
„Unsere Arbeitsabläufe sind skalierbar“, so Goodrich. „Wenn wir morgen doppelt so viele Mitarbeitende hätten, würde es immer noch funktionieren.“
Das liegt daran, dass das Unternehmen in standardisierte, reproduzierbare Prozesse und eine gemeinsame digitale Infrastruktur für eine reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Partner investiert hat.
Ausblick auf Metadaten, Tagging und KI-Einblicke
Goodrich und sein Team arbeiten nun daran, mittels Metadaten-Tagging und KI-Analysen einen noch größeren Nutzen aus ihren Arbeitsprozessen zu ziehen.
Ihr Ziel ist es, Muster zu erkennen, die Hauptursachen zu verstehen und letztendlich die Projektergebnisse durch datengestützte Auswertungen zu verbessern.
Effizienz als Unternehmenskultur
Bei der Umstrukturierung von IES geht es nicht nur um die Einführung einer neuen Software, sondern auch um die Entwicklung einer neuen Unternehmenskultur, bei der die Mitarbeitenden, Prozesse und Plattformen auf ein einziges Ziel ausgerichtet sind: intelligenteres, schnelleres und kollaborativeres Arbeiten bei allen Projekten und mit allen Beteiligten.
„Wir haben gelernt, mit einem kleinen Team sehr effizient zu arbeiten“, so Goodrich. „Das haben wir zu einem Großteil Bluebeam zu verdanken.“
Die Effizienz beruht nicht nur auf theoretischen Überlegungen. Dies zeigt sich jeden Tag in kürzen Prüfungsabständen, größerer Kundenzufriedenheit und der Fähigkeit eines kleinen Teams, die Arbeit eines viel größeren Unternehmens zu leisten.