Das Connecticut DOT nutzt Revu zur effektiven Organisation von Projektdokumenten

Hintergrund

Die Abteilung AEC Applications des Connecticut Department of Transportation (CT DOT) umfasst eine Gruppe von Brücken-, Autobahn- und Verkehrsingenieur:innen, die für die Entwicklung und Festlegung elektronischer Planungsstandards und -richtlinien sowie die Förderung computergestützter Anwendungen in der Bauingenieursbranche verantwortlich sind. Dazu gehört auch die Evaluierung und Implementierung der neuesten Planungstechnologie, um die Performance kontinuierlich zu verbessern. Auf der Suche nach Möglichkeiten, papierbasierte Prozesse zu reduzieren und Betriebsabläufe zu optimieren, entschied sich das Team für die Digitalisierung mithilfe von Bluebeam Revu, das die Umwandlung von Vertragsplänen und Baudokumenten in PDFs ermöglichen sollte. Durch den Wechsel zu Revu wurde nicht nur der Papierverbrauch reduziert. In Revu ist auch eine einheitlichere Ansicht von PDF-Dateien als in anderen PDF-Programmen gewährleistet, wodurch es zur primären PDF-Lösung des Teams wurde.

Herausforderung

Zwar konnte das CT DOT seine Kommunikationsprozesse durch die Digitalisierung mit Revu in erheblichem Maße verbessern, man stieß jedoch später auf neue Herausforderungen bei Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit elektronischen Plansets. Verkehrsprojekte sind häufig komplex und erfordern Pläne für verschiedene Gewerke, was üblicherweise zu besonders umfangreichen Plansets führt. Dem CT DOT erschien es am einfachsten, alle Pläne in einer konsolidierten Datei zusammenzufassen, um einen schnellen Überblick über alle relevanten Informationen zu ermöglichen.

Als Regierungsbehörde ist das CT DOT aber dazu verpflichtet, alle Vertragspläne vor der Einreichung unterzeichnen zu lassen. Um dies auf elektronischem Wege umzusetzen, nutzte man die digitale Signaturfunktion in Revu, die das Unterzeichnen von Dokumente mithilfe einer autorisierten digitalen ID ermöglicht. Nachdem ein Dokument mit einer digitalen Unterschrift versehen wurde, kann es nicht mehr geändert werden, wodurch die Originaltreue des genehmigten Dokuments sichergestellt ist. Bei verschiedenen Plänen kam es jedoch unweigerlich zu Änderungen oder Ergänzungen, was angesichts der digital signierten PDF-Dateien ein Problem darstellte. Um es mit den Worten von Bruce Bourgoin, leitender Ingenieur für das Transportwesen, auszudrücken: „Vielen ist nicht klar, dass ein unterzeichnetes PDF nicht so einfach geändert werden kann! Selbst wenn nur eine einzige Seite im Dokument überarbeitet werden muss, macht das die erneute Verarbeitung der gesamten Datei erforderlich. Ändert man also nur eine von 100 Seiten, müssen auch die anderen 99 Seiten erneut verarbeitet werden, um sicherzustellen, dass keine weiteren Änderungen vorgenommen wurden.“ Dies war bei großen mehrseitigen PDFs besonders schwierig und zeitaufwendig. Obwohl man im CT DOT auch weiterhin alle Projektpläne so anzeigen wollte, als handle es sich um ein Dokument, war ein anderer Ansatz erforderlich, um mit den unvermeidlichen Änderungen in letzter Minute umzugehen.

Lösung

Unser Ansatz bei Bluebeam zeichnet sich unter anderem durch die Leidenschaft aus, mit der wir auf die Bedürfnisse unserer Kund:innen eingehen und ihnen Lösungen anbieten, mit denen sie genau auf die Weise arbeiten können, die sie sich vorstellen. Aufgrund von Feedback seitens des CT DOT und anderer Kund:innen wussten wir, dass die Arbeit mit großen mehrseitigen Dateisets eine häufige Herausforderung in der Branche darstellt. Wir haben dieses Kundengesuch mit „Sets“ beantwortet, einer in Revu 11 eingeführten Funktion, die es Benutzer:innen erlaubt, eine unbegrenzte Anzahl an Dateien anzuzeigen, darauf zuzugreifen und dann darin zu navigieren, indem sie als einzelnes Dokument in einer einzelnen Registerkarte dargestellt werden. Obwohl in „Sets“ verschiedene Dateien enthalten sind, können sie wie ein einzelnes Dokument durchsucht werden, sodass Benutzer:innen relevante Informationen leicht finden können. Um mit unvermeidlichen Aktualisierungen von Dokumenten umgehen zu können, erlauben „Sets“ sogar das Filtern und Sortieren nach Revisionen und späteren Zusätzen, sodass Benutzer:innen die aktuellsten Informationen schnell verfügbar haben.

Das CT DOT verwendet Sets, um die Anzeige, Navigation und Bearbeitung mehrerer Dateien so zu ermöglichen, als handle es sich um eine einzige.

Durch den Einsatz der Funktion „Sets“ kann das CT DOT seine Pläne jetzt als einzelne Dateien speichern sowie digital unterzeichnen und sie gleichzeitig mithilfe der Registerkarte „Sets“ anzeigen. Diese kleine Änderung im Arbeitsablauf bietet erhebliche Vorteile. Wenn ein Änderungsauftrag erteilt wird oder Anpassungen auf einer Seite erforderlich sind, muss das CT DOT die betroffene Datei einfach nur überarbeiten, erneut unterzeichnen und sie wieder zum Set hinzufügen. Es ist nicht mehr länger nötig, die gesamten Projektpläne erneut zu verarbeiten, da Änderungen an einem Plan separat vorgenommen werden können und keinen Einfluss auf die anderen Dateien haben.

Kontinuierliche Optimierung der Performance

Die Einführung von Sets hat zur erheblichen Verbesserung der digitalen Arbeitsabläufe im CT DOT geführt. So erklärt Verkehrsingenieur Matt Calkins: „Die Sets-Funktion ist bei der Organisation unserer Projektdateien definitiv eine große Hilfe und bietet uns die Möglichkeit, unsere unterzeichneten Pläne an einem Ort anzuzeigen, anstatt von Datei zu Datei zu springen. Uns gefällt außerdem, wie einfach sich alle PDF-Dateien in einem Set durchsuchen lassen, ohne dass jede davon einzeln geöffnet werden muss.“

Darüber hinaus konnte das Team Leistungssteigerungen erzielen, indem es Bluebeam Studio für die Online-Zusammenarbeit an Vertragsplanprüfungen während der Planungsphase von Projekten einsetzte. Eine weitere entscheidende Maßnahme ist die Standardisierung des digitalen Prüfprozesses durch das Erstellen benutzerdefinierter Markierungswerkzeuge, die im Werkzeugkasten von Revu gespeichert werden. Dies ermöglicht allen Mitarbeitenden, dasselbe Format für Markierungen zu nutzen. Zur Sicherstellung einer umfassenden ordnungsgemäßen Dokumentation werden alle Kommentare und Markierungen in der Markierungsliste nachverfolgt und anschließend ein Bericht über alle Sitzungsaktivitäten erstellt, der später als Referenz dienen kann. „Wir finden es klasse, dass Revu speziell mit Blick auf die AEC-Branche [Architektur-, Ingenieur- und Bauindustrie] entwickelt wurde“, fügt Bourgoin hinzu. „Funktionen wie der Werkzeugkasten, die Möglichkeit zur Online-Zusammenarbeit in Bluebeam Studio und der digitale Signaturprozess erleichtern uns den Alltag.“