Revu para las Revisiones: Arup se Digitaliza para la Entrega de Proyectos

Arup está conformada por más de 14.000 especialistas que trabajan en más de 90 disciplinas en más de 34 países. En el territorio global de Australasia, Arup cuenta con un grupo diverso de profesionales con distintas capacidades y profesiones en 12 oficinas, que colaboran en proyectos que se llevan a cabo en toda Australia, Nueva Zelanda, Singapur, Indonesia y Malasia. “El primer proyecto de Arup en Sídney fue la Ópera de Sídney, que fue lo que nos llevó a Australia en primer lugar”, explica Ben Taylor, técnico sénior de Arup. Más allá de ser reconocido globalmente por su diseño y estética estructural, el proyecto ejemplifica el compromiso de Arup con el diseño digital, ya que las estructuras de vela fueron uno de los primeros proyectos que se modelaron mediante computadoras. “Ser pioneros en el uso de software de modelado, que muchas otras empresas no habrían probado en proyectos como ese porque son demasiado arriesgados o se consideran poco rentables, es lo que nos enorgullece: ser capaces de hacer lo que otros no pueden”.

Pasar de manual a digital

Dado el compromiso de la empresa de aprovechar la tecnología para la ejecución de proyectos, Arup comenzó a estudiar formas de digitalizar procesos que antes eran manuales para aumentar la eficiencia, la calidad, la mitigación de riesgos y la estandarización en múltiples oficinas y proyectos. “El primer problema que tuvimos en el equipo de transporte fue digitalizar el proceso de la revisión del marcado y documentar esos procesos de manera que ya no se necesitara usar papel”, explica Russell Bunn, jefe regional de CAD para el equipo de transporte, medioambiente y recursos de la región Australasia de Arup. Algunos proyectos también generaron inconvenientes para Arup en lo que respecta a la calidad de los planos y de los escaneos conforme a obra. “Mucho de lo que hacemos implica mirar los planos de los edificios existentes en la ciudad en los que Arup ha trabajado. Así que tenemos todos estos planos antiguos; no son de estilo CAD ni nada similar; solo los hemos sacado del archivo y escaneado, por lo que la calidad del escaneo es muy baja”, explica la ingeniera estructural asistente de Arup, Henna Chapman. “Bluebeam me ayuda a escalar desde estos escaneos de baja calidad y a marcarlos”.

La frustración por la falta de calidad y coherencia tanto en las marcas como en los planos fue suficiente para que Arup implementara Revu. Después de descargar una versión de prueba de Revu, James Cannam, ingeniero de servicios de construcción mecánica de Arup, notó rápidamente su valor. “Recibimos muchos PDF y planos de los arquitectos, y poder medir rápidamente áreas, distancias y vínculos es fundamental para nuestro trabajo. Poder tomar esa información muy rápidamente, marcarla y medirla es muy poderoso”. La precisión de la escala de Revu es igualmente importante para Henna. “Mantiene la escala, y esa es la razón por la que no uso ningún otro software de marcado. Puedes calibrar la regla en Bluebeam para escalar todo lo demás”. Las potentes capacidades para PDF de Revu resolvieron muchos de los problemas de calidad con los planos y escaneos conforme a obra, y comenzaron a impactar positivamente también en los otros aspectos del proceso de revisión del diseño. “Revu ha reducido significativamente la cantidad de tiempo que dedico a verificar y a revisar manualmente cada página”, señala Ben. “También ha sido crucial cuando reviso otros proyectos o trabajos de clientes con los que no estoy directamente asociado, porque me ayuda a filtrarlos de manera automática y a encontrar lo que necesito buscar. En un solo proceso, puedo darle planos a un arquitecto, marcarlos en Bluebeam, y luego copiar y pegar las marcas en los nuevos planos que llegaron, en lugar de rehacer el trabajo. Sacamos cuentas cuando comenzamos a usar la herramienta, lo que demostró que [Revu] se pagó por si solo en un par de meses. También me facilitó muchísimo la vida en cuanto a cómo produzco y edito los PDF con los que necesito trabajar”.

Los beneficios de digitalizar los procesos dentro de los estándares y manuales de Arup se han vuelto evidentes no solo en la entrega de proyectos, sino también en el ahorro en papel y en el compromiso de los empleados. “Antes de Revu, el proceso era más o menos así: obteníamos los PDF del arquitecto, los imprimíamos, los marcábamos con bolígrafo rojo, los escaneábamos y los enviábamos de vuelta. Ahora, no tenemos la necesidad de imprimir una copia física del PDF; podemos hacerlo digitalmente”, afirma Russell. “Revu realmente nos ayudó a empezar a convertirnos en una oficina sin papel”. La reducción del uso del papel y de los costos asociados fue una recompensa adicional por la creación del nuevo proceso, pero el verdadero valor tangible fue la mejora en la colaboración. “La eficiencia se hizo evidente al poder actuar sobre el marcado. Poder profundizar y cambiar el texto y poder medir un marcado fueron parte de las potentes funciones que nos convencieron. A partir de ahí, descubrimos más características que realmente mejoraron nuestros flujos de trabajo. No es una simple herramienta de PDF”.

Colaboración en tiempo real y mitigación del riesgo

Dado el tamaño y la complejidad de los proyectos de Arup, muchas veces la empresa colabora no solo con socios de proyectos, sino también con partes interesadas y oficinas globales en todo el mundo. El grado de comunicación necesario para evitar los errores es fundamental en cualquier proyecto, pero mucho más en aquellos de mayor envergadura en escala y alcance. Los errores cometidos por tener que rehacer el trabajo son comunes a ese nivel, lo que impacta en la rentabilidad general. Incluso esos errores pueden poner en peligro la seguridad en la obra. Consciente de la importancia de la comunicación, Arup eligió colaborar en la documentación PDF dentro del espacio digital usando Bluebeam Studio Sessions, un flujo de trabajo dentro de Revu que permite la colaboración en tiempo real. Russell explica: “Creo que Bluebeam cubre un montón de aspectos, y la mitigación de riesgos es uno muy importante. Mejora la comunicación dentro del equipo, porque con Revu somos capaces de hacer las cosas de manera mucho más rápida y eficiente, y también podemos estar seguros de que cada plano tiene el mismo marcado en el mismo lugar y que dice lo mismo”.

Ser eficiente y consistente en los procesos es una cosa, pero poder abrir una sesión para trabajar y colaborar desde cualquier lugar del mundo es otra muy distinta. “No teníamos un método efectivo para poder comunicarnos en tiempo real y enviar marcas; eran solo rastros de correo electrónico, lo cual no es para nada efectivo”, lamenta Ben. “[Bluebeam] Studio resuelve todos esos problemas. Alguien está marcando los dibujos en Londres y llegan en vivo a la oficina de Sídney mientras hacemos el trabajo y el equipo habla por teléfono, eliminando cualquier confusión o error en la comunicación a través del correo electrónico”. Los comentarios en vivo ayudan a crear una fuente única de datos para los proyectos de Arup, lo que permite que los socios del proyecto evalúen rápidamente el progreso. “Hay un registro de marcado que se hace, una acción que se toma; esa acción es verificada por la persona que hace el cambio y, obviamente, por aquellos que verifican el diseño y el proceso, de modo que el producto final está listo y ha pasado por un nivel adecuado de revisión de pares por el equipo”, señala Russell. Según Ben, comentarios y aprobaciones más rápidos significan una acción más rápida y una mayor productividad en el campo. “Usamos Studio para completar todas nuestras revisiones interdisciplinarias y transversales de los proyectos, y lo hacemos usando nuestro Tool Chest personalizado en Revu y luego registrando toda la documentación de Control de Calidad asociada a ello. Entonces, podemos brindar eso a los líderes de las disciplinas, y ellos pueden acelerar su capacidad para actuar en esos comentarios y revisiones”. Mantener a las partes interesadas en el proyecto dentro de un entorno digital también ha sido un aspecto de Studio que ha tenido un impacto positivo en los equipos de proyecto de Arup. “La capacidad de interactuar con otros entornos de datos comunes, como ProjectWise^®, ha sido una conexión muy poderosa para nosotros”, señala Russell. “Alojamos nuestros proyectos en ProjectWise y luego podemos revisarlos en Bluebeam Studio para después, obviamente, interactuar entre los dos. Esa es una gran conexión que ofrece Bluebeam y que otras aplicaciones de PDF no tienen”.

Estandarizar las entregas y mirar hacia el futuro

A medida que Arup ha crecido, también lo ha hecho su uso de Revu para la entrega de proyectos. El éxito de trabajar en forma digital ha comenzado a influir en la forma en que Arup ejecuta los flujos de trabajo regionales y a estandarizarla. “En lugar de sólo hacer clic en botones al azar en las barras de herramientas, hemos personalizado los Tool Chests en Revu que usamos ahora a través de las actividades de marcado y revisión”, declara Russell. “Esos Tool Chests crecen diariamente en su amplitud y complejidad a través de todas nuestras disciplinas. No solo el transporte y los recursos, sino también la facturación y el transporte ferroviario, y todo aquel que quiera utilizar esas herramientas”. Ben plantea un panorama aún más amplio para los usos futuros de Revu en la entrega de proyectos digitales. “Ya tenemos cierta estandarización en todos los Tool Chests dentro de ciertas disciplinas”, afirma. “Los personalizamos para aplicaciones de nicho, según sea necesario, pero ya tenemos un conjunto de estándares que estamos tratando de implementar automáticamente en todo el mundo”.

El uso de Revu y Studio ha ayudado a mantener el alto grado de calidad de Arup en la ejecución de proyectos y también ha influido en los asociados del proyecto para que fomenten su propio uso de la tecnología para las entregas. “Ya hemos usado Revu en un buen número de proyectos, trabajando fuera de Arup con socios, y hemos encontrado que, al final de los proyectos, la mayoría de esos otros socios han decidido adoptar Revu, porque han visto algunas de las cosas increíbles que podemos hacer con él y cómo nos ha ayudado tan significativamente. De la forma en que lo usamos, podemos seguir aprovechando todas las fantásticas herramientas y características de Bluebeam, incluso si nuestros socios del proyecto deciden no usarlo”, señala Ben. “Después de usarlo, no hay excusa. No veo cómo podríamos volver a trabajar como solíamos hacerlo”.

La cultura de innovación de Arup fomenta un enfoque orgánico hacia la tecnología, lo que mantiene a la empresa a la vanguardia tanto en las oportunidades de proyectos como en la contratación de empleados. James se ha dado cuenta de lo que supone este empoderamiento. “La forma en que funciona la empresa es que nunca imponemos las cosas a las personas. Nuestra consigna es brindarles todas las herramientas y permitir que elijan las que desean usar. No había ninguna dirección para decir que todos tenían que cambiarse a esto. Se trata de que las personas encuentren beneficios al usar la herramienta y quieran usarla. Y hemos evolucionado hasta el punto de que ahora usamos el trabajo basado en actividades, lo cual es fantástico”. Esa cultura de innovación empoderada también es clave para encontrar a los futuros líderes de la empresa, afirma Russell. “Algunas de las transformaciones digitales que hemos estado impulsando han sido increíblemente útiles para atraer el tipo de talento que queremos en Arup. Tener personas que tengan hambre de más, que no acepten la forma en que estamos haciendo las cosas, siempre es lo mejor, y se esfuerzan por probar algo nuevo”.