Zehn Jahre digitale RFIs und Mengenermittlungen: Das spezialisierte Sanierungsunternehmen Forcia, Ltd. verwendet Bluebeam Revu für den Umbau von Londons Zentrum

Seit Jahrhunderten wird die Stadtentwicklung Londons vehement vorangetrieben, und die Bürger sind stolz, das historische britische Drehkreuz für Reisende aus aller Welt zu sein. Um die architektonische Schönheit der Stadt zu wahren, ist die Region an die Einhaltung besonderer Normen und Bauvorschriften gebunden.

Trotz der Einschränkungen und Baurichtlinien boomt der Bausektor – vor allem im Bereich Instandsetzung. Als Experte für Sanierung und Instandsetzung ist Forcia Ltd. bereits seit vielen Jahren im Londoner Baugewerbe tätig und zählt seit der Digitalisierung seiner Arbeitsabläufe vor zehn Jahren zu den Branchenführern in Grossbritannien.

„Wir führen Bauprojekte in der ganzen Region aus“, sagt Terry Crawford, Mitglied der Geschäftsführung. Dazu zählen Modernisierungsprojekte im Luxuswohnungsbau sowie Sanierungs- und Instandhaltungsprojekte im Industrie- und Gewerbebau. Bei Forcia gleicht kein Projekt dem anderen, denn die Bandbreite ist enorm und die Londoner Bauvorschriften streng. Was dazu führte, dass das Unternehmen vor zehn Jahren nicht umhinkam, seine Arbeitsabläufe zu standardisieren und damit Effizienz und Kundenzufriedenheit deutlich zu verbessern.

Nicht nur Prozesse wie RFIs und Mengenermittlungen sollten überprüft, sondern auch die Bauzeitenpläne strategisch neu aufgesetzt werden, erläutert Mike Ewing, Operations Manager bei Forcia. In einem „Augenblick der Erleuchtung“, wie Crawford es nennt, entschied sich das Unternehmen für Bluebeam Revu, eine preisgekrönte Software für die Erstellung, Bearbeitung und Markierung von PDFs sowie die Zusammenarbeit im Baugewerbe.

Deutlich schneller dank digitaler Informationsanfragen

Mit Informationsanfragen (RFIs) werden Anforderungen der Baustelle und Materialbedarf koordiniert, allgemeine Baufragen geklärt und die Interaktion im Team verbessert. Sogar kleine Projekte generieren hunderte von RFIs. Zweifelsohne trägt ein effizienter Prozess massgeblich zum Projekterfolg bei – insbesondere bei Grossprojekten wie derzeit am Covent Garden. Dort setzt das Team von Forcia umfassende Instandsetzungsmassnahmen am bestehenden Bauwerk um, darunter den Neubau des Dachs, den Einbau neuer Öffnungen und eines neuen Liftschachts sowie den Ausbau von Luxuswohnungen.

„RFIs sind einfach allgegenwärtig“, so Agim Metsullari, Bauleiter des Projekts. Sein Kollege Michael bearbeitete den Prozess in Revu: „Die Person, die die RFI erhalten soll, wird per E-Mail ausgewählt. Danach folgen Angaben über die Art der Leistung, entweder strukturelle, architektonische oder mechanische Leistung, sowie der entsprechende Anfragetext. Zum Schluss können noch Zeichnungen und gegebenenfalls Fotos oder Websites angehängt werden.“ Auf diese Weise stehen den Projektbeteiligten alle wichtigen Informationen zur Verfügung.

Ein weiterer Pluspunkt für Metsullari: Dank des sorgfältigen Anfrageprozesses erleichtert Revu die Erfassung von Stichproben. „Beim aktuellen Projekt müssen viele Materialproben entnommen werden. Wir verwenden diese Ergebnisse dann für die Informationsanfrage, um die Zulassung und die Freigabe einzuholen.“ Wenn die Informationen bestätigt werden, kann das Team den Prozess abschliessen, mit dem Wissen, dass keine weitere Freigabe erforderlich ist.

Die unmittelbare Dokumentation ermöglicht es Forcia, eine nie dagewesene Transparenz zwischen allen Projektpartner:innen und Subunternehmen zu schaffen. „Wenn ein Partner der Meinung ist, eine E-Mail oder Anfrage nicht erhalten zu haben, können wir im Handumdrehen das Gegenteil beweisen“, so Metsullari. „Revu sichert alles in einem Verlauf, sodass beim Navigieren im System genau abgefragt werden kann, wann etwas versendet und was genau gespeichert wurde. Das ist genial.“

Mengenermittlung in der digitalen Welt

Da Forcia vor allem Instandsetzungsprojekte an bestehenden Bauwerken umsetzt, sind präzise Materialkostenberechnungen und Mengenermittlungen für die Erfüllung der Zielvorgaben entscheidend. „Revu erleichtert die Mengenermittlung. So können wir uns auf die schwierigeren Inhalte des Projekts konzentrieren“, erklärt Gutachter Niall O’Connor.

Auch andere Leistungen von Revu begeistern: Crawford schätzt vor allem die Funktionen, die dabei helfen, Unstimmigkeiten auf der Baustelle aufzudecken und den Sanierungsablauf insgesamt zu vereinfachen. Dazu zählen beispielsweise das Übereinanderlegen und Vergleichen von korrigierten Plänen oder das schnelle Einfügen von Bildern in die PDF-Datei. Statt „von einer Flut von Informationen überschwemmt zu werden“ ist das Team von Forcia in der Lage, Details der Baustelle separat zu betrachten. „Diese Funktion der Software ist unglaublich hilfreich, um Details herauszufiltern“, so Crawford.

Bauzeitenpläne neu definiert

Ein präzise aufgesetzter, sorgfältig gepflegter und dokumentierter Bauzeitenplan ist die vielleicht wichtigste Informationsquelle eines Bauprojekts. Er gibt den gegenwärtigen Stand des Baufortschritts wieder und zeigt allen Projektbeteiligten jederzeit ihre aktuellen Aufgaben an.

Die Mitarbeitenden von Forcia gingen noch weiter: Sie wollten wissen, ob Revu auch bei der laufenden Aktualisierung des Bauzeitenplans unterstützen könnte. „Zuvor teilten unsere Mitarbeitenden von der Baustelle dem Büro alle einzelnen Baufortschritte telefonisch mit. Daraufhin passten die Kolleg:innen im Büro mithilfe der Software die Linie im Bauzeitenplan an“, erklärt Ewing.

Als sich herauskristallisierte, dass dies mit Revu direkt von der Baustelle aus und in Echtzeit erledigt werden konnte, bedeutete das für den strategischen Projektmanager Andreas Redondo eine enorme Arbeitserleichterung im Projekt Covent Garden. „Den Bauzeitenplan habe ich während der Angebotsphase erstellt. Es ist nur eine Polylinie, doch ich kann dadurch viele Stunden Arbeit einsparen. Die Linie wird direkt auf der Baustelle eingezeichnet und mir anschliessend per E-Mail gesendet. So bin ich sofort auf dem aktuellen Stand.“

Revu als Projektpartner

„Auch wenn es unserer Kundschaft nicht bewusst ist: Es ist kein Zufall, dass wir unsere Projekte so erfolgreich umsetzen. Und ich bin davon überzeugt, dass Revu in diesem Prozess ein wichtiger Partner ist“, so Crawford. Revu ermöglicht Forcia, komplexe Informationen zusammenzutragen und sie mit den Baufortschritten abzugleichen. Das ist der Grund, warum die Handwerker:innen auf der Baustelle so hervorragende Arbeit leisten. „Die Software ist ein echter Mehrwert für unser Unternehmen.“