Bluebeam: Så byggde Kimley-Horn ut Bluebeam till ett verktyg för samarbete och kvalitet.

Om du frågar David Garrigues, chef för produktionsapplikationer på Kimley-Horn, hur företaget ursprungligen använde Bluebeam, så tvekar han inte:

”Vi var nog som många andra företag – vi använde Bluebeam för grundläggande arbetsuppgifter.” Vi såg lösningen som ett riktigt bra PDF-verktyg och ingenting mer.”

I början av 2010-talet var användningen informell och organisk. Ingenjörer och designers på företagets många kontor använde gärna Bluebeam för att markera ritningar och redigera PDF-filer, men med få gemensamma standarder. Mallar, anpassade verktyg och mer avancerade funktioner användes endast lokalt.

”Det låg på gräsrotsnivå”, säger David Garrigues. ”Det fanns folk här och där som gjorde intressanta saker med systemet, men det var varken formaliserat eller brett tillämpat.”

Ändå fanns fröet till en möjlighet där. Allt fler team begärde åtkomst till Bluebeam. Några team använde Studio-sessioner för distribuerad granskning. Vissa experimenterade med batchverktyg och stämplar. Men utan bättre samordnad intern support förblev programvarans bredare potential outnyttjad.

Idag är Bluebeam integrerat i hela Kimley-Horns nationella verksamhet, med nästan 8 000 prenumerationer som stöder samarbete över hundratals aktiva projekt. Programvaran har blivit en viktig del av företagets digitala infrastruktur.

En pandemi vänder utvecklingen

Allt förändrades under 2020.

”Ett av många exempel var då ett team hade en viktig deadline, och var tvungna att ta sig igenom en kvalitetssamordning på 600 sidor för tre kontor, fem ingenjörer och där ingen befann sig på samma plats“, minns David Garrigues. ”Studio-sessionerna blev vår räddning.”

När kontoren var stängda men projekten fortfarande rullade på blev Bluebeam snabbt uppdragskritiskt. Istället för att teamen skulle behöva förlita sig på att märka upp planer för hand och skicka PDF-skanningar till varandra, förvandlades kvalitetssamordningen till ett gemensamt digitalt utrymme i Bluebeam Studio, med kommentarer i realtid, versionsspårning och full insyn.

”Vi behövde ett digitalt verktyg vi kunde lita på, som vi redan hade tillgång till och som kunde skalas upp snabbt”, tillägger Mark Bishop, förste vice-chef och produktionschef. ”Bluebeam blev det verktyget.”

Målmedveten utbyggnad

Företagets Bluebeam-utveckling följde en naturlig mognadskurva i flera etapper:

1. Tidig användning (2010-talet): pdf-markering, användning vid behov, ingen formell support
2. Organisk tillväxt (2017–2019): avancerade användare bygger mallar, teamen provar Studio
3. Pandemin som vändpunkt (2020): snabb utbyggnad och tillämpning som stöd för kvalitetssamordning på distans
4. Anpassning och standardisering (2021–2022): utbildning, delade verktyg, interna champions
5. Strategiskt samarbete (2023–idag): integrerad support och gemensam planering

Mellan 2016 och 2024 ökade Kimley-Horn antalet Bluebeam-klientlicenser med över 240 % på sina 100 kontor. Den här tillväxten skedde organiskt, och drevs på av teamens behov och inflytande från kollegor snarare än genom beslut uppifrån.

Den snabba tillväxten speglar en övergång från tillfällig användning vid behov till ett integrerat verktyg för samarbete som stöds av formell utbildning och interna ledare.

”Gräsrotsverksamheten blev mer målinriktad”, förklarar David. ”När vi såg hur viktigt Bluebeam var blev vi tvungna att ge lösningen ordentligt stöd.”

Det stödet innebar till exempel att bygga upp ett nätverk av interna Bluebeam champions, erbjuda formell utbildning och införa kvartalsvisa möten för avancerade användare.

Dessa möten, som leddes av John Armendariz, senior chef för produktionsapplikationer, blev ett viktigt forum för där man delar kunskap och inhämtar feedback från hela företaget.

Studio-sessionerna förändrade allt

Många Bluebeam-funktioner blev populära, särskilt Studio-sessionerna.

”Vi upptäckte snabbt att Bluebeam kunde göra mycket mer än att läsa och redigera PDF-filer”, säger Bishop. ”Det skulle kunna bli ett verktyg för kommunikation och kvalitet.”

För team som arbetade på olika kontor och inom olika områden, till exempel transport, allmännyttiga tjänster, utvecklingstjänster, trafikplanering och drift, blev kommentars- och markeringstrådar i realtid ryggraden i den tekniska dialogen.

Inget mer ”versionskaos”. Inget mer ”vem har sagt vad”. Bara delad synlighet, i sitt sammanhang, varje gång.

Utbildning som fungerar – eftersom den är lokal

Kimley-Horn pressade inte fram förändring som ett krav inom hela företaget. Istället vände man sig till de medarbetare som redan hjälpte sina kollegor.

”Det som fungerade bäst på Kimley-Horn var att uppnå en kritisk massa och sedan följa våra kunder och våra team”, sa Mark. ”Vi letade upp medarbetare som experimenterade och bad om nya mallar och funktioner – de blev våra Bluebeam-champions.”

Den här modellen med fokus på kommunikation mellan kollegor bidrog till ett snabbt införande utan motstånd. Nya funktioner och arbetsflöden spred sig naturligt, med stöd från interna champions som förstod varje teams specifika behov.

Företaget integrerade även Bluebeam i sin IT-helpdesk och skapade intern dokumentation, processer och ärendehantering som var skräddarsydda för tekniska arbetsflöden. Anpassad intern dokumentation och ingenjörsspecifika arbetsflöden för ärendehantering gjorde supportfunktionen skalbar och effektiv.

”Det vi har är inte bara programvara. Det är något som vi verkligen stöder internt”, säger David Garrigues.

Fokus på det viktigaste

Ett skäl till att Bluebeam fungerar är att det inte försöker vara allomfattande.

”Det finns komplicerade plattformar som vill vara din projektledare, ditt designverktyg, din resursspårare”, säger Bishop. ”Det gör inte Bluebeam. Bluebeam fokuserar på att vara riktigt bra på granskning och samarbete.”

Det tydliga syftet tilltalade alla discipliner. Istället för att överväldiga användarna med onödiga finesser och osmidig programvara levererade Bluebeam en effektiv upplevelse med fokus på det som var viktigast för ingenjörerna: exakta markeringar, feedback i realtid, viss anpassning och intuitiva verktyg som speglade deras befintliga arbetsmetoder.

Det förenklade introduktionen, särskilt för praktikanter och nyanställda. Det gjorde också att Kimley-Horn kunde uppmuntra sina team att bygga konsekventa arbetsflöden för alla sina specialister och lämna utrymme för flexibilitet på kontorsnivå.

Resultatet: Bluebeam var inte bara lättare att använda, det var lättare att lita på. Från konceptplanering till kvalitetssamordning och slutlig leverans underlättade verktyget varje steg i projektets livscykel utan att för den skull framställa sig som en ersättning för företagets bredare teknikuppsättning.

Den här typen av laserfokus var det som gjorde Bluebeam till en grund för samarbete, inte bara ytterligare ett program att bocka av på listan.

En sann partner, inte bara en leverantör

Medan Kimley-Horns användning av Bluebeam mognade utvecklades även relationen med själva företaget.

”Vi har haft regelbundna samtal med Bluebeam-teamet om våra behov, i synnerhet när vi har skalat upp”, säger David. ”De har verkligen varit lyhörda.”

Faktum är att Mark nu är medlem i Bluebeams Customer Advisory Board (CAB) – en roll som bidrar till att säkerställa att företagsanvändare som Kimley-Horn kan påverka framtida innovationer.

Den här lyhördheten resulterade i:

• Skräddarsydd utbildning och introduktion
• Ingenjörsspecifik dokumentation
• Utökad uppsökande verksamhet till universitet och högskolor
• Diskussioner om produktplaner och feedback om funktioner
• Särskilda supportkanaler genom Bluebeams Customer Success-team

”Det är skillnaden mellan en produkt som vi använder och ett företag som vi litar på”, säger Mark.

”Bluebeams Customer Success Manager är en del av vårt team”, tillägger David Garrigues. ”Vi träffas regelbundet och han hjälper oss att identifiera förbättringsområden och förmedlar feedback till det tekniska teamet. Det har varit jätteviktigt.”

Blicka framåt: mäta det som är viktigt

Med utbredd implementering och support på plats flyttar Kimley-Horn nu fokus från utrullning till optimering.

”Det finns så mycket kvar som vi kan göra”, säger David. ”Vi ser fram emot att få utforska integrationer. Vi tittar på mätvärden. Vi vill förstå hur Bluebeam förbättrar effektiviteten och på så sätt resulterar i god kundservice.”

Från kontrollpaneler till digitala leveranser – företaget utforskar hur Bluebeam kan främja smartare beslutsfattande och mätbar investeringsavkastning för alla kunder.

”Någonstans på vägen slutade Bluebeam att handla om programvara”, menar David. ”Det blev istället en fråga om hur vi arbetar som företag.”

”Verktyg fungerar bara när de används”, tillade Mark. ”Sedan kan man få märkbar förändring genom att koppla verktyget till företagets främsta behov.”