Så har Huitt-Zollars enat kvalitetskontrollen mellan olika kontor – utan att börja om från början

Bevara det som fungerar, förbättra det som inte gör det

Kvalitetssäkringen på Huitt-Zollars fungerade, men behövde utvecklas. I många år följde teamen ett välbekant mönster av röda, gula, blå och gröna markeringar. Varje färg motsvarade ett steg i processen: granska, ändra, verifiera och godkänna. På vissa kontor lade man till en lila färg för en sista valideringskontroll.

”Det var väldigt ineffektivt att de olika kontoren använde sina egna metoder”, säger Wendy Amann, som är företagets kvalitetschef. ”Det var helt enkelt inte konsekvent.”

”Det var inget fel på logiken bakom det hela”, tillägger Kelvin Wiese, senior projektdesigner. ”Det var människors sätt att genomföra processen som varierade för mycket. Det fanns ingen granskningskedja. Ingen ansvarsskyldighet mellan de olika kontoren.”

Med stöd från ledningen och IT-avdelningen började Wendy och Kelvin rulla ut en mer strukturerad metod. 2024 pilottestade man verktygssatser och arbetsflöden med en mindre grupp ritare, så att man kunde förfina verktygen innan de började användas av hela företaget.

”Jag ville inte att folk skulle bli överväldigade”, förklarar Wendy. ”Vi gjorde en massa tester bakom kulisserna först. Vi skrev inte om hela historien – vi förbättrade den bara.”

Även om Bluebeam var tillgängligt i hela företaget var det få av teamen som drog nytta av alla dess funktioner – som Studio-sessioner, kommentarsstatus och granskningskedjor. Den här inkonsekvensen ledde till missade markeringar, dubbelarbete och bristande insyn i hur det gick med samgranskningarna.

”Vi visste att folk gjorde på rätt sätt”, säger Wendy. ”Men de hade inte kommunicerat sina metoder till någon annan.”

Utrullning av ett nytt slag

Snarare än att göra en total omvandling i ett svep valde teamet en samverkande metod i flera lager. Först utvecklade man en gemensam Studio-profil för kvalitetskontroll, komplett med färgkodade statusar, en JavaScript-stämpel och verktygssatser för markering som fungerade i varje steg av kvalitetssäkringen. Sedan skapade man tipsblad som visade varje steg i processen i både pappersformat och digitalt format och speglade logiken för varje användartyp.

”Vi ville att det arbete som gjordes för hand, det som gjordes i Adobe och det som gjordes i Bluebeam skulle vara konsekvent i vår dokumentation”, säger Wendy. ”Det var inte förhandlingsbart.”

Andra förändringar omfattade:

• Granskningar startas nu i Bluebeam Studio-sessioner för realtidssamarbete mellan olika kontor.
• Roller och ansvarsområden bevarades – men alla kommentarer fanns nu i ett och samma dokument, med tidsstämplar och granskningskedjor.
• En anpassad digital stämpel ersatte fysiska signaturer för godkännande.
• Verktyg, statusar och profiler standardiserades och stöddes av mallar och tipsblad både för både digitala och hybrida arbetsflöden.

”Omkring 20 % av vårt team föredrar fortfarande att markera för hand”, berättar Wendy. ”Det är okej – så länge som den slutliga historiken är digital och arkiveras konsekvent.”

Man lärde sig också saker genom tidiga misstag. Ett företagsomfattande webinar där man presenterade den nya processen gick inte så bra som man hade hoppats.

”Vi borde ha gjort ett bättre jobb med utbildningssessioner anpassade efter olika tidszoner”, medger Kelvin. ”Men vi fick feedback direkt – inte klagomål, utan förfrågningar om förbättringar. Det visade att det nya systemet trots allt användes.”

Kvalitetssäkring i praktiken: en genomgång steg för steg

Så här ser en typisk projektgranskning på Huitt-Zollars ut idag:

1. Projektledaren eller kvalitetschefen startar en Studio-session och bjuder in teamet.
2. Granskarna lägger till markeringar i rött.
3. Projektledare och granskare bekräftar genom att kontrollera att ändringarna stämmer överens med markeringarna, och taggar sina anteckningar i blått. Ogiltiga kommentarer markeras i lila.
4. Designers svarar och reviderar ritningarna i gult för att visa var kommentarer har plockats upp.
5. En granskare utför en slutlig kvalitetskontroll i grönt.

Varje kommentar spåras. Varje markeringsstatus uppdateras. Och varje deltagare kan se vad som har hänt, när och varför.

”Man kan se vem som har gjort varje kommentar, när den gjordes och vad svaret blev”, säger Kelvin. ”Bara det har gjort att man slipper gå fram och tillbaka hela tiden.”

I ett exempel använde Kelvin Bluebeam-funktionen Jämför dokument för att överlagra två versioner av en ritning – hans kommentarer jämfört med den reviderade filen. ”Jag hittade en markering som man hade missat under revisionen”, säger han. ”Om jag inte hade överlagrat versionerna kanske vi inte hade upptäckt det förrän det var för sent.” Det här ingick som en del av verifieringsprocessen.

Bättre granskningar, smartare samarbete

Övergången till att arbeta digitalt gjorde inte bara processen snabbare. Det gjorde den smartare. Bluebeam-funktionerna, som tidigare var underutnyttjade, är nu centrala för företagets sätt att kommunicera och samarbeta.

”Kommentarsloggen är helt enkelt ovärderlig”, säger Wendy. ”Den har varit revolutionerande för korrespondensen med kunderna och den interna spårningen.”

Förändringen har också stärkt företagets nyanställda och personal på lägre nivåer. Med ett konsekvent system går introduktionen snabbare – och förväntningarna blir tydligare. ”Folk känner sig mer bekväma med kvalitetsgranskningen”, säger Wendy. ”Vi omfamnar teknologin och möter dem där de befinner sig.”

Möjligheten att dela arbetsflöden mellan olika kontor har också öppnat nya kanaler för expertgranskning, särskilt där man arbetar på distans eller i ett hybridformat. ”Vi har gått från ’här har du ett verktyg’ till ’här är ett arbetsflöde som du verkligen kan lita på’”, säger Kelvin.

Ett skifte som inte bara är tekniskt utan kulturellt

Det var inte bara själva teknologin som gjorde utrullningen så lyckad. Det var inställningen.

”Vi gick inte in och beordrade människor att göra på ett visst sätt”, säger Wendy. Istället sa vi: ’Så här kan vi göra det enklare, samtidigt som du kan fortsätta att göra ditt jobb’.”

Det var ett budskap som teamen gillade. ”Problemet var inte att kvaliteten var dålig”, säger Wendy. ”Det var att vi inte jobbade konsekvent. På det här sättet kunde vi förbättra resultatet för alla.”

Företagets IT-avdelning spelade också en nyckelroll för att göra övergången smidig. De hjälpte till med att centralisera distributionen av profiler och samordna användarbehörigheter.

Kelvin noterar att övergången till Studio-sessioner uppmuntrade ett mer proaktivt samarbete. ”När man har tre personer som granskar samma dokument i realtid uppstår det ingen tvetydighet. Vi pratar samma språk.”

Om framtiden

Även om företaget inte har bundit övergången till exakta mätvärden är effekterna uppenbara. Granskningarna går smidigare. Antalet omarbetningar minskar. Och företagets designers känner sig säkrare när de kommunicerar med kvalitetsteamet.

”Tidigare kunde någon säga ’jag trodde att ni hade fixat det’”, säger Wendy. ”Nu finns det historik. Det uppstår ingen förvirring.”

Framöver kommer Wendy och Kelvin att fortsätta att förfina processen: lägga till detaljer till stämpeln, standardisera mallarna för rubrikblock och förstärka valideringsstegen för olika discipliner.

”Vi har blivit bättre”, säger Wendy. ”Våra dokument är bättre. Våra team känner sig säkrare. Det är den stora vinsten.”

Råd till andra företag

För andra som funderar på en liknande omvandling har Huitt-Zollars några viktiga insikter att erbjuda:

• ”Ni behöver inte återuppfinna hjulet – bara dokumentera det bättre.”
• ”Man behöver någon som kan verktygen och någon som kan människorna.”
• ”Möt folk på den plats där de befinner sig. Digitalisering måste inte betyda att man helt tar bort papper.”
• ”Jobbet är aldrig färdigt. Men varje steg mot större tydlighet gör skillnad.”

Och framför allt:

”Framsteg framför perfektion”, säger Wendy. ”Så bygger man något som fungerar – för alla.”