Comment Lighthouse Electric a pérennisé son activité avec Bluebeam

Lighthouse Electric espère éviter la malédiction de la troisième génération.

Selon de nombreux experts du secteur financier, environ 90 % des familles perdent leur patrimoine à la troisième génération. C’est particulièrement vrai pour les entreprises familiales telles que Lighthouse Electric. Fondée en 1984 par Tony Mikec et ses fils Mark, Neil et Todd, cette entreprise d’électricité basée à Canonsburg, en Pennsylvanie, a commencé par l’installation d’un éclairage sur le parking d’une église locale. Depuis, elle s’est considérablement développée et compte aujourd’hui 900 collaborateurs ainsi que de grands centres d’affaires, des stades de sport ou encore des hôpitaux parmi ses clients.

En 2015, Lighthouse s’est retrouvée à la croisée des chemins. La troisième génération de la famille étant de plus en plus impliquée dans l’entreprise, l’équipe de direction a voulu prendre la malédiction de vitesse. Elle a donc chargé un tiers de réaliser un audit à grande échelle sur les pratiques de Lighthouse Electric, depuis l’ensemble des processus et des normes jusqu’à la gestion de la main-d’œuvre.

« Tout a été cartographié et nous avons cherché à éliminer les doublons et à rationaliser nos processus », explique Matthew Dole, directeur du développement de la main-d’œuvre de l’entreprise, qui travaille pour Lighthouse depuis près de 12 ans.

Identification des possibilités

L’audit a conclu que Lighthouse devait mettre en place deux grandes stratégies pour pérenniser ses activités et préparer sa croissance : la préfabrication et la numérisation de tous les flux de travail essentiels.

Ensuite, il a fallu décider de la technologie à utiliser pour sa transformation numérique. Selon M. Dole, c’est un chef de projet qui avait besoin d’une solution à un problème précis qui a permis de trouver la réponse à cette question.

« Ce chef de projet devait gérer un rachat important de luminaires dans le cadre d’un très gros projet, soit des milliers et des milliers de luminaires, raconte-t-il. Il avait besoin d’un moyen de suivre les luminaires tout au long du projet. »

C’est en faisant une recherche en ligne qu’il est tombé sur Bluebeam. « L’entreprise a acheté quelques licences, que nous avons utilisées pour les luminaires, poursuit-il. Nous avons alors constaté que Bluebeam avait bien plus de potentiel que le simple suivi des luminaires. »

« En parallèle, Lighthouse procédait à la cartographie de ses processus et cherchait un moyen de numériser ses flux de travail, ajoute M. Dole. Nous nous sommes rendu compte que Bluebeam pouvait être un bon outil pour dématérialiser les flux de travail papier. Nous avons acheté quelques licences supplémentaires et en avons fait profiter plusieurs services, dont le service de planification, en leur disant : "Trouvez un moyen d’utiliser cet outil pour dessiner les plans électriques de manière numérique". »

Le service de planification s’est alors retrouvé au cœur de la transformation numérique de Lighthouse. À cette époque, M. Dole quittait le terrain pour occuper un poste de bureau au sein du service de planification de l’entreprise. « Lorsque je suis arrivé au bureau, on m’a dit : "Tout est dématérialisé" », relate-t-il.

Son premier projet au sein du service de planification consistait à dessiner les plans de tous les dispositifs muraux d’un grand datacenter de 130 000 mètres carrés, et ce, exclusivement avec Bluebeam. « Je n’avais jamais fait cela auparavant, confie-t-il. J’avais très peu travaillé à partir de dessins numériques jusqu’à ce moment-là. »

Intégration de Bluebeam

Ce dont M. Dole n’était pas conscient à l’époque, c’est que les efforts déployés par son service pour comprendre comment utiliser Bluebeam afin de dessiner les plans numériques des dispositifs muraux d’un datacenter s’inscrivaient dans le cadre de la transformation numérique de l’entreprise avec Bluebeam.

En compagnie de plusieurs de ses collègues du service de planification de Lighthouse, il a passé une grande partie de son temps non seulement à se familiariser avec Bluebeam, mais aussi à documenter et à normaliser l’utilisation de l’outil pour d’autres personnes.

« À mon arrivée, aucune norme n’avait été rédigée, affirme-t-il. Il n’y avait pas non plus de formation approfondie sur l’utilisation de Bluebeam. Lorsque j’ai pris mes fonctions au bureau, il n’y avait que moi et une poignée de personnes qui avaient travaillé sur le terrain, et quelques modélisateurs BIM qui avaient une certaine expérience de la coordination 3D au sein de projets. Certains d’entre nous se sont attachés à noter les choses qui fonctionnaient bien, afin de pouvoir les partager avec d’autres et de se souvenir de la manière de procéder pour le projet suivant. C’est à partir de là que la situation a progressivement évolué ».

M. Dole et son équipe ont continué à créer et à documenter les normes Bluebeam pour les flux de travail du service afin de pouvoir former d’autres collaborateurs ainsi que les nouvelles recrues. La plupart des membres de l’équipe apprenaient à se servir des nouveaux processus numériques sur le tas, si bien que des erreurs ont été commises au fur et à mesure de l’apprentissage et de la normalisation de l’outil. Néanmoins, M. Dole explique que ces erreurs ont finalement permis à l’entreprise d’apprendre à mieux intégrer Bluebeam, car elles ont révélé des éléments qui n’auraient peut-être pas été découverts autrement.

« À chaque fois que l’on innove, que l’on essaie quelque chose de nouveau et que l’on met au point un nouveau processus, il faut accepter de faire de nombreuses erreurs », poursuit-il.

Bien qu’il ait appris en faisant des erreurs, M. Dole estime que Bluebeam est un logiciel relativement intuitif par rapport à d’autres technologies industrielles. « Je n’ai pas trouvé Bluebeam très difficile à utiliser ».

Rapidement, lui et d’autres membres de Lighthouse se sont rendu compte de l’étendue des capacités offertes par Bluebeam. « Dès que je me demandais comment améliorer ceci ou cela, comment le faire de manière plus cohérente, plus rapide, nous parvenions à trouver des moyens rationalisés et simplifiés de saisir rapidement un grand nombre de données dans un format très cohérent avec Bluebeam, confie-t-il. L’outil se prêtait parfaitement aux plans électriques et à la quantité d’informations que nous devions saisir. Nous avons acheté Bluebeam en 2016 et nous l’utilisons encore aujourd’hui pour les plans électriques parce qu’il n’y a rien qui puisse saisir autant de données de manière aussi cohérente et avec un tel niveau de normalisation que Bluebeam. Aucun outil ne s’en approche à ce jour. »

Exploitation des outils numériques

Les colonnes personnalisées de Bluebeam ont joué un rôle essentiel dans les flux de travail numériques de Lighthouse Electric.

« Chaque plan que nous utilisons possède son propre jeu de colonnes personnalisées, explique M. Dole. Nous enregistrons ce jeu et la configuration du lot pour l’exporter dans nos normes. Nous disposons également d’outils personnalisés que nous avons conçus pour chaque marquage que nous utilisons, qu’il s’agisse de conduits, de comptage d’appareils ou de placement d’équipements. Et chaque outil est assorti de son propre jeu de colonnes personnalisées. »

M. Dole poursuit : « Nous normalisons tout, jusqu’à la manière dont les informations sont saisies dans ces colonnes. S’il s’agit d’un conduit d’un pouce, il suffit d’inscrire "No. 1.00". On n’inscrit pas 1 avec un dièse, ni 1. Juste "No. 1.00". De cette façon, toutes les informations sont toujours les mêmes. Lorsque nous exportons ces données dans Microsoft Excel pour les utiliser dans nos plans de conduits ou pour les intégrer dans notre logiciel de modélisation 3D, tout est présenté de la même manière. »

« Je dirais que tout ce que nous faisons repose sur des outils personnalisés avec des colonnes personnalisées, puis sur la normalisation de la saisie des informations. Cela fonctionne pour les dessins unifilaires, les conduits, le routage, le placement d’appareils, etc. Nous dessinons dans Bluebeam tout ce que le terrain nous demande de faire. Nous disposons d’un processus standard pour tout cela, c’est-à-dire des trousses à outils standard et des colonnes personnalisées standard. »

L’entreprise a également institué l’utilisation des sessions de Studio Bluebeam – la fonction de marquage numérique collaboratif en ligne. L’équipe doit souvent regrouper et réviser des jeux de dessins d’atelier pouvant comporter des milliers de pages. Elle a alors découvert un moyen simple d’alléger la tâche fastidieuse qui consiste à examiner ces énormes jeux de dessins à la recherche d’erreurs : les charger dans une session de Studio afin que plusieurs membres de l’équipe puissent y apporter des annotations en temps réel.

« Nous pouvons inviter des personnes se trouvant dans des lieux différents, par exemple le chef de chantier ou le contremaître, qui sont chargés de la construction, et elles peuvent nous faire part de leurs commentaires en même temps », ajoute M. Dole. Cela a fonctionné à merveille, car nous recevions les commentaires de ceux d’entre nous qui travaillions sur le projet depuis des mois, puis le chef de chantier et le contremaître, qui le voyaient pour la première fois, nous ont apporté un regard neuf. »

« Il est possible d’obtenir l’avis de tout le monde. Lorsque tout le monde a terminé, il ne reste plus qu’à extraire les documents de la session Bluebeam, à les modifier et à les envoyer. C’est ainsi que nous révisons les documents en groupe quotidiennement depuis maintenant cinq ans. »

Renforcement de la formation

Lighthouse dispose aujourd’hui d’un processus d’intégration officiel qui prévoit de former les nouvelles recrues à l’utilisation de Bluebeam et à leurs tâches respectives. « L’intégration dure environ un mois et commence dès la première semaine par un accueil général et les bases à connaître. À partir de là, nous entamons une formation en fonction du rôle de chacun. Nous avons rédigé des normes sur la manière d’enseigner chaque rôle, sur les programmes à enseigner et sur l’utilisation de ces programmes. Dans nos ressources pédagogiques, nous proposons des vidéos qui expliquent comment réaliser un grand nombre de tâches simples. Nous disposons également d’un projet de formation développé à la fois dans Bluebeam et Revit. Il comprend tous les plans que nous réalisons dans Bluebeam et toutes les données que nous essayons de collecter. Les nouvelles recrues doivent les étudier et les mettre en œuvre dans le cadre d’un projet type d’un petit immeuble de bureaux. »

M. Dole précise que, tandis que Lighthouse n’a pas encore établi d’indicateurs spécifiques pour mesurer l’impact des fonctions numériques de Bluebeam sur son activité, les résultats de la transition numérique au sens large ont été très largement positifs. L’entreprise termine ses travaux plus rapidement et plus efficacement, avec des documents plus clairs et un nombre d’erreurs réduit.

Selon lui, la capacité à s’adapter rapidement pour mener des projets plus importants n’aurait pas été possible sans les outils de numérisation de Bluebeam.

« Je sais que nous avons obtenu beaucoup de travail grâce à tous les efforts que nous avons déployés pour numériser, normaliser et mettre en place ce processus complet. Nos capacités de préfabrication sont impressionnantes et nous pouvons respecter des délais serrés avec une coordination complexe, affirme-t-il. Nous pouvons nous adapter efficacement pour les projets de grande envergure. Pour cela, nous embauchons du personnel, nous le formons et nous le mettons au travail très rapidement dans le cadre d’un processus complexe. Nous avons répondu présents pour certains des plus grands projets réalisés dans le pays. Nous ne disposons pas d’indicateurs qui nous permettent de dire : "Nous sommes 20 % plus efficaces ou 15 % plus rapides". Mais ce qui est certain, c’est que nous avons connu une croissance substantielle ».