Comment Arcadis a amélioré la communication et l'efficacité avec Bluebeam

De nombreux projets, un seul système

Responsable du numérique chez Arcadis, Steven Coyle explique : « Il m’incombe de veiller à ce que nos projets soient livrés efficacement en réduisant les risques. Pour cela, nous avons recours aux technologies numériques, nous nous équipons d’outils favorisant le développement de notre activité, utilisons la conception automatisée ou assistée par ordinateur ainsi que d’autres processus, et adaptons tout ceci à l’échelle mondiale tout en incitant nos collaborateurs à acquérir de nouvelles compétences et se développer professionnellement. » S. Coyle travaille également sur tout un éventail de projets à travers les différents secteurs d’activité de l’entreprise en Australie.

« Notre stratégie numérique s’articule autour de la numérisation, de l’automatisation et de la centralisation des données, indique-t-il. Ainsi, en utilisant les fonctions de Bluebeam Revu, comme Sessions de Studio, nous avons centralisé la gestion de nos commentaires et révisions. Nous avons également normalisé notre approche de nos marquages, qui devient un processus de contrôle qualité. »

Plus l’étendue des travaux est importante, plus il est essentiel de disposer d’un espace commun pour rassembler les différentes initiatives de l’entreprise. Grâce aux nombreuses fonctions de Bluebeam, Coyle et ses collègues parviennent à regrouper leurs multiples opérations sous un seul toit, favorisant ainsi une collaboration plus significative et efficace.

La communication avant tout

Selon Sergio Fuentes, directeur technique adjoint du numérique pour le génie civil en Nouvelle-Galles du Sud (Australie), ces capacités structurelles sont essentielles pour permettre à l’entreprise de communiquer efficacement.

« Deux aspects ont incité Arcadis a utilisé Bluebeam, déclare-t-il. Tout d’abord, la coordination et la collaboration. Considérant l’ampleur et la complexité de nos projets, ainsi que le nombre de parties prenantes concernées, nous avions besoin d’un mode de communication efficace, ce que Bluebeam nous a fourni. »

Le second aspect ? « La précision », indique S. Fuentes. Selon lui, Bluebeam est un logiciel clé qui favoriser la responsabilisation. « Le fait que des collaborateurs comme Steven et Angeline (Kisses) Montes fassent office de représentants du logiciel Bluebeam est très utile pour communiquer des informations auprès de personnes comme moi. De plus, cela leur a permis d’élaborer des bonnes pratiques ainsi que des procédures opérationnelles standardisées pour tous nos projets », poursuit-il.

Simplifier la collaboration

En tant que technicien CAO principal et expert Bluebeam, le gestionnaire BIM, Mark Javillo, était ravi de partager à quel point Bluebeam a été crucial pour Arcadis, comme dans son propre rôle de prévision des charges de travail pour toute l’équipe.

« Bluebeam optimise la collaboration en permettant aux dessinateurs et aux ingénieurs d’accéder à la même version d’un même document en temps réel, ce qui réduit les erreurs de communication tout en veillant à la cohérence des modifications du projet », explique-t-il.

Le logiciel leur facilite la vie et simplifie leur flux de travail de bien des manières. « Avant l’introduction de Bluebeam, tout se faisait manuellement », indique M. Javillo. C’était particulièrement complexe considérant la dimension internationale des équipes d’Arcadis et se traduisait par des délais ainsi que des déchets superflus. « Il était primordial pour nous de centraliser ces informations, poursuit-il. Nous travaillons dans des environnements où aucun bureau n’est attitré à personne, ce qui nous évite d’avoir à emmener quoi que ce soit avec nous. »

Kisses Montes, technicienne CAO structurelle en chef pour le bureau d’Arcadis à Manille, indique que Bluebeam lui a permis d’optimiser ses processus tandis qu’elle travaille sur les prévisions de la charge de travail de l’équipe. « Avant Bluebeam, tout se faisait manuellement, indique K. Montes. Lorsque les concepteurs à Manille travaillaient avec nos homologues en Australie, ils faisaient leurs marquages, puis nous les envoyaient. Des collaborateurs imprimaient des dessins et des rapports, les annotaient puis les numérisaient. Le problème, c’est que ces informations étaient conservées à divers endroits, et cela augmentait notre empreinte carbone. Il était donc primordial pour nous de les centraliser. Nous nous sommes débarrassés du papier. »

« Bluebeam a réellement permis de faciliter ce travail de collaboration pour rassembler nos équipes. », poursuit-elle en précisant que le logiciel a entraîné des changements significatifs au niveau de la communication et de la collaboration entre les équipes. Comme Kisses Montes l’explique, « avec Bluebeam, le processus de revue de conception est passé de deux jours d’attente minimum à une incorporation en temps réel des marquages ».

L’initiative a reçu un accueil très positif. « Nous avons désormais un responsable mondial de la qualité qui vient nous voir pour nous dire qu’il apprécie ce qu’il voit, et qui se demande comment faire pour mettre la solution à l’échelle internationale, indique Steven. Une fois équipé de ce type de technologies, nous disposons d’un atout considérable qui nous permet d’utiliser des processus simples pour optimiser les performances de nos équipes dans le monde entier. »

Créer des solutions sur mesure

Mark Javillo et l’équipe d’Arcadis ont su utiliser les fonctionnalités de Bluebeam pour répondre à leurs besoins changeants. « Une fois qu’on savait ce que Bluebeam pouvait nous apporter, nous avions hâte de nous l’approprier, indique-t-il. L’outil était déjà excellent tel quel, mais nous souhaitions le personnaliser afin de l’adapter à notre activité et à nos projets. »

Après avoir compris comment utiliser le logiciel de la façon la plus optimale possible pour répondre aux besoins uniques des membres de son équipe, il a pu en partager les avantages avec ces derniers. « Nous devons veiller à ce que nos collaborateurs profitent pleinement des avantages des plateformes pour pouvoir faciliter leur rôle sur un projet en particulier, précise M. Javillo. C’est la raison pour laquelle nous avons créé des boîtes à outils et des profils. »

Ces outils permettent aux parties prenantes d’identifier rapidement leur rôle, d’utiliser les fonctionnalités dont elles ont besoin, de savoir par quelles étapes un projet est déjà passé, de clore les commentaires et de progresser avec efficacité.

Côté client comme en interne, ces processus ont permis à Mark Javillo et au reste de l’équipe d’Arcadis d’atteindre des niveaux d’efficacité inédits. « En plus d’améliorer et de simplifier les indicateurs opérationnels, le logiciel a également permis d’optimiser la collaboration avec les clients et la joint-venture », déclare-t-il.

Dans le cadre de ses responsabilités de coordination d’une équipe internationale, pour la plupart composée de personnes en télétravail, M. Javillo indique que Bluebeam a su trouver sa place dans la culture d’Arcadis, qui est axée sur l’humain. « Nous avons également pu mesurer les résultats en voyant la collaboration augmenter malgré le télétravail, avec des horaires de travail flexibles pour les équipes réparties dans différents pays ou États », poursuit-il.

En faisant de Bluebeam un espace d’échange et de collaboration, les parties prenantes sont en mesure d’avancer dans leurs tâches plus efficacement tout en gagnant en productivité.

Aux autres entreprises qui envisagent de déployer Bluebeam, Mark Javillo n’a qu’une chose à dire : « Commencez à petite échelle. Concentrez-vous sur un projet modeste. Prenez la mesure de vos besoins en tant qu’entreprise, mais aussi ceux de vos clients. »

En s’appuyant sur l’échange et en mettant l’accent sur la collaboration, Bluebeam a aidé l’équipe d’Arcadis à se concentrer sur l’essentiel : travailler ensemble pour plus d’efficacité à l’échelle mondiale.