Brosnan, une entreprise de construction qui compte cinq bureaux en Nouvelle-Zélande et une vaste équipe multidisciplinaire, rencontrait d’importantes difficultés pour partager des documents PDF, les annoter et collaborer. Sa dépendance à l’égard de divers logiciels, notamment Adobe et Microsoft Edge, entraînait des flux de travail incohérents, des inefficacités et des difficultés à gérer de grandes quantités de dessins, de spécifications et de contrats.
« Notre système fragmenté ne fonctionnait tout simplement pas, affirme Richard Ertel, directeur des technologies de l’information chez Brosnan. Il était essentiel de passer à une solution plus cohérente et plus sécurisée, car nous traitons de grandes quantités de documents. Une plateforme unique promettait d’accélérer considérablement le partage et l’examen des documents. »
En 2022, Brosnan a testé Bluebeam avec 10 licences pour évaluer le potentiel de cette solution unifiée. Les retours ont été extrêmement positifs et, aujourd’hui, l’entreprise utilise plus de 140 licences dans l’ensemble de ses services.
Objectifs du projet
Pour relever ces difficultés, Brosnan recherchait une solution logicielle spécifique à la construction qui pouvait être déployée dans toute l’entreprise pour unifier les flux de travail.
Ses principales exigences étaient les suivantes :
- des marquages personnalisés pour rationaliser la communication ;
- un contrôle et une manipulation avancés des documents ;
- l’intégration d’images et de photos pour une meilleure documentation des projets ;
- des outils permettant de combiner et de comparer des documents ;
- une quantification précise des avant-métrés pour améliorer la précision.
« L’essai nous a montré que Bluebeam est plus rapide, plus intuitif et permet à nos équipes de se concentrer sur leur travail plutôt que d’essayer de comprendre comment fonctionne le logiciel, ajoute R. Ertel. Cette réussite initiale nous a incités à procéder rapidement à un déploiement commercial. »
La solution
La mise en œuvre d’un nouveau système logiciel à si grande échelle a nécessité une planification et une formation minutieuses. Afin de garantir le succès de l’opération, Brosnan a fait appel au revendeur Bluebeam Cadpro pour dispenser des séances de formation complètes et personnalisées.
« Au départ, le personnel habitué à Adobe Acrobat a fait preuve d’une certaine réticence » précise R. Ertel, directeur des technologies de l’information chez Brosnan. « La formation a été cruciale pour surmonter cela et faciliter la transition vers Bluebeam. »
« L’équipe de Cadpro a été d’une grande aide tout au long du processus et sa formation personnalisée a permis à nos collaborateurs de se familiariser avec l’outil. Cadpro a fait preuve d’une grande réactivité en répondant rapidement à chaque problème ou difficulté, et le déploiement a été un succès retentissant. »
Bluebeam a été déployé sur tous les chantiers et dans les cinq bureaux du pays, au profit des chefs de projet, des chefs de chantier, des directeurs de travaux, des directeurs commerciaux et des métreurs.
L’entreprise a fait l’acquisition de 141 licences, réparties en deux catégories :
- 93 licences Core attribuées aux chefs de projet, aux chefs de chantier, aux directeurs de travaux et aux directeurs commerciaux pour la gestion générale des documents et la collaboration ;
- 48 licences Complete fournies aux métreurs pour des calculs et des rapports avancés.
« L’un de nos responsables commerciaux avait déjà utilisé Bluebeam auparavant et l’avait trouvé intuitif, rapide et adapté à nos workflows. »
Richard Ertel,
directeur des technologies de l’information,
Brosnan
Pour maximiser la valeur de Bluebeam, la formation a également couvert les fonctionnalités avancées, notamment :
- la biffure sécurisée des contenus sensibles ;
- l’intégration de photos à 360° et de vidéos à l’aide de la fonction Capture pour une meilleure documentation ;
- l’utilisation de colonnes personnalisées avec des formules de calcul avancées ;
- l’association des données de mesure en temps réel avec Microsoft Excel via Lien de quantité ;
- l’utilisation du Remplissage dynamique pour un marquage et une mesure précis des zones de dessin.
Le résultat
Depuis l’adoption de Bluebeam, Brosnan a constaté des améliorations spectaculaires en matière d’efficacité et de collaboration. Luis de la Parra Galvan, formateur chez Cadpro, déclare : « La formation complète et personnalisée que nous dispensons a permis à Brosnan de tirer le meilleur parti de ses licences Bluebeam, ce qui a considérablement amélioré la gestion de ses projets et notre efficacité opérationnelle. »
« Nous stockons les documents dans SharePoint et nous utilisons Bluebeam pour lire, traiter et annoter les PDF » explique R. Ertel. « Lorsqu’une équipe doit vérifier des dessins, elle ouvre le fichier dans Bluebeam, y ajoute ses annotations et le sauvegarde à nouveau dans SharePoint. C’est simple comme bonjour. »
Les principaux avantages offerts par Bluebeam comprennent :
- Amélioration de la productivité et de la collaboration : les équipes réparties dans plusieurs bureaux travaillent de manière harmonieuse, ce qui réduit les cycles d’examen et améliore la communication.
- Plateforme de marquage de documents cohérente : des outils standardisés améliorent la précision et minimisent les erreurs.
- Rationalisation des flux de travail : le personnel passe moins de temps à gérer les documents, ce qui lui permet de se concentrer sur son cœur de métier.
Des premiers essais à l’adoption complète, Bluebeam a transformé l’approche de Brosnan en matière de gestion de projet et de traitement des documents.
« Bluebeam a joué un rôle déterminant dans la standardisation de nos workflows et l’amélioration de l’efficacité dans tous nos bureaux » confie R. Ertel. L’équipe de Cadpro a été d’une grande aide tout au long du processus. Brian a fait preuve d’une grande réactivité, en répondant rapidement à chaque problème ou difficulté. Le déploiement a été un succès retentissant, et nous avons hâte d’exploiter davantage ses capacités futures. »
