Las Vegas satser på digital transformasjon med Bluebeam Revu

Las Vegas har alltid vært en tallenes by – her opptrer mange populære artister hvert år, og turister kommer fra hele verden for å prøve lykken på en av byens mange kasinoer. Men selv om disse tallene i stor grad forklarer byens arv, betyr ikke det at de alene er ansvarlige for å drive og definere fremtidig vekst i byen. Nesten 20 000 tillatelser må godkjennes hvert år, og dette volumet er avhengig av nøyaktighet, effektivitet og samarbeid på tvers av flere saksbehandlere, disipliner og jurisdiksjoner. Dette volumet er også for stort og har et for stort omfang til å bruke en tradisjonell papirbasert prosess, noe som betyr at byen må satse på digital transformasjon via et programvareprogram som kan tilrettelegge for digitale og elektroniske plangjennomganger mellom utviklere og saksbehandlere.

«IT-avdelingen hadde startet et prosjekt som skulle bli et integrert konsept som gjorde så mange alternativer som mulige tilgjengelige for kunder på nettet – et system som kunne samle planlegging, bygging og lisenser i én løsning», forklarer Michael Cunningham, deputy director, CBO, Las Vegas. «Vi anså Bluebeam som den beste løsningen for plangjennomganger og markeringer. Men vi så ikke bare etter den beste løsningen i forbindelse med teknologi, men også den beste løsningen med integrasjonsmuligheter med API-er for synkronisering med et system som Infor, et bransjeledende utviklings- og reguleringssystem som er ideelt for tillatelser. Bluebeam Revus integrasjon er så sømløs for brukeren at koblinger kan automatiseres», legger Rick Virmani, development services systems manager, til.

«Å ha mennesker som vår Building and Safety Director Kevin T. McOsker, CBO og byens administrasjon i ryggen når det gjelder transformasjon og finansiering, samt støtten fra IT-avdelingen, gjorde det mulig for oss å skape en digital plattform», forteller Yolanda Palomo, process review coordinator. «Vi vil at folk oppfatter oss som en innovativ by, og vi vil lede an når det gjelder modernisering slik at vi kan hjelpe industrien».

Utfordring

Under byens tidligere prosess kom en kunde innom med 2–3 ruller bestående av planer, som en tekniker opprettet et prosjektnummer for i byens tillatelsessystem, som så manuelt ble stemplet på planene. Et fysisk etikettnummer ble også lagt til for å gjøre det enklere å bruke og finne. Planer ble så sjekket inn i byens tillatelsessystem av administrative medarbeidere og lagret i et «aktivt» arkiv for planens saksbehandlere. Saksbehandlere måtte så sende en e-post til de administrative medarbeiderne med plannummeret når de var klare for å gjennomgå prosjektet. Saksbehandlerne måtte så gå til arkivet for å hente planene. De administrative medarbeiderne måtte så hente planene for saksbehandleren og logge dem ut til dem. Så måtte saksbehandleren gå tilbake med planene når gjennomgangen var fullført, og de administrative medarbeiderne måtte igjen sjekke dem inn i systemet og lagre dem i arkivet, der de ventet på neste saksbehandler. «Vanligvis jobbet tre eller fire forskjellige avdelinger med planen og denne prosessen», forklarer Palomo. «Når alle gjennomgangene er ferdige, måtte teknikeren sortere den endelige planen, bekrefte at alle sidene er inkludert, legge til ytterligere godkjenningsstempler hvis dette var nødvendig og separere en kopi av jobbsettet til kunden. Jobbsettet ble lagret i resepsjonsområdet og kunne hentes av kunden når tillatelsesgebyret var betalt.»

Siden alle plangjennomganger ble behandlet på papir, betyr dette at prosjekter bare kunne gjennomgås av én disiplin om gangen. «Vi har fem avdelinger – strukturelt, arkitektur, mekanisk, elektrisk rørlegging og tomtutvikling – som gjennomgår hver søknad», forklarer Palomo. Avhengig av prosjekt, kan denne prosessen også omfatte trafikk, avløp og brann, med en gjennomsnittlig gjennomgangstid på tvers av disipliner på alt fra et par dager til en uke eller mer, samt bekymringer og kostnader i forbindelse med utskrifter, frakt, kjøring og forsendelse av planene til den neste godkjenningsrunden.

Papirplaner gikk noen ganger tapt fordi personen som gjennomgikk dem glemte å «sjekke dem ut» og gi beskjed om at de hadde planene, noe som førte til tidkrevende e-postkommunikasjon til hele avdelingen i jakten på planene. Papirplaner tar også dyrebar plass, og belaster tre forskjellige lagre og 70 % av det 1858 kvadratmeter store lageret som administreres av Las Vegas Clerk’s Office, og som arkiverer de gamle planene. Når planer var gjennomgått av alle avdelingene, måtte de siste mylarene opprettes og sendes til fire forsyningsselskaper for endelige signaturer før byen kunne godkjenne dem – en prosess som tar seks uker og forhindrer at prosjekter kan komme i gang.

Løsning

Bluebeam Revu ble valgt som enkeltløsning for å styre planlegging, bygging og lisenser samlet i et digitalt samarbeidsmiljø med Bluebeams åpne API-muligheter som enkelt kunne integreres i Infor, et tillatelsessystem som muliggjør plasseringskoblinger for planene for både søkere og saksbehandlere. Rick Virmani og IT-teamet hans utviklet arbeidsflytene og opprettet automasjonen.

«Lisensadministrasjonen er en viktig årsak til at jeg liker Revu», sier Virmani: «Bluebeams lisensportal gjør det mulig å se hvem som har hatt tilgang til hva og når. Løsningen er enkel å administrere fra et IT-synspunkt, men det er Bluebeam Studio som er hovedårsaken til at vi bruker Bluebeam Revu.»

Las Vegas bruker Studio i stor grad, siden ansatte på tvers av avdelinger kan se notater og markeringer som opprettes av andre, noe som gjør det enklere for dem å diskutere problemer. Saksbehandlere kan også invitere kunder til en Studio-økt for å diskutere kommentarer i forbindelse med gjennomgangen direkte. «De samtidige gjennomgangene fungerer svært godt fordi vi sparer tid på tvers av hele plangjennomgangen,» forteller Cunningham.

«Ved bruk av papir får vi flere kopier av planene siden vi bruker konsulenter som hjelper oss med store arbeidsmengder og spesialprosjekter, så vi ville hatt et sett for byen Las Vegas, et jobbsett og så kanskje et tredje sett til spesialinspeksjoner. Da vi nærmet oss slutten av prosjektet, hadde vi vært gjennom begge plansettene og sammenlignet dem for å forsikre oss om at vi ikke uforvarende fikk en arkoppdatering som den andre parten ikke hadde fått. Og dette kravet ble fullstendig overflødig ved hjelp av Revu», legger Cunningham til.

Bluebeams markeringsliste og Tool Chest bidro til å standardisere gjennomganger ved å implementere digitale gjennomgangsstandarder som fargeskjemaer for å definere disiplin, plassering, jurisdiksjon, osv. Dette forbedret den nettbaserte innsendingsprosessen for å effektivisere de ansattes datainnmating og gjorde det enklere for kunder å sende inn søknader og gjøre det samme, noe som forbedret produksjonstiden og skapte flere prosjekter for Las Vegas. «Bluebeam-nettstedet har også maler der du kan laste ned noen av de vanligste markeringene, og vi har også implementert disse. Nå har vi enhetlige markeringer som er enkle å forstå, og som gjør gjennomgangsprosessen raskere og enklere å fullføre.»

Byen tok kontakt med US CAD, en Bluebeam-forhandler på platinum-nivå, før distribusjonen for å trene de ansatte i bruk av Revu. «De hadde en god trener som kom til oss og utførte ekstern opplæring, samt en økt med spørsmål og svar frem til alt fungerte slik det skal. Nå har vi ledere i hver avdeling som har kjennskap til systemet og kan vise andre hvordan opplæringen fungerer i små gruppeøkter», forklarer Palomo. De ansatte og saksbehandlerne brukte også de mange YouTube-videoene og -veiledningene fra Bluebeam, samt Bluebeams søkefunksjon for teknisk støtte på Bluebeam-nettstedet.

Revus kraft (og litt hell)

Las Vegas begynte å tilby søknader via nettet via Bluebeam Revu i august 2019, og målet var å fortsette å forbedre den nettbaserte anbudsprosessen for kunder, samtidig som innlegging av data ble effektivisert for de ansatte, noe som forbedret produktiviteten. Denne forandringen skulle vise seg å være lønnsom seks måneder senere, da verden plutselig stod stille som følge av COVID-19-pandemien.

«Vi behandler rundt 15 000 til 20 000 tillatelser hvert år. Vi gjennomgår sannsynligvis rundt 1653 gjennomganger for prosjekter for rundt 500 prosjekter hver måned. Så hvis du tenker deg 500 prosjekter, betyr det at hver av prosjektene har flere saksbehandlere – og så rammes vi av koronapandemien og blir bedt om å gå hjem», forteller Palomo. «Hvordan får du sendt papirplaner til fem forskjellige saksbehandlere som befinner seg på fem forskjellige steder? Hvis vi ikke hadde hatt tilgang til Revu, tror jeg at vi ikke hadde kommet noen vei i flere uker, og prosjekter hadde blitt flere måneder forsinket.»

«Forestill deg å måtte vente to eller tre dager mellom hver saksbehandler, og at de må komme innom og hente planene og ta dem med seg hjem mens du venter i to uker på at de skal bli ferdige med arbeidet og bringe dem tilbake slik at den neste personen kan jobbe med dem – etter at planene har blitt liggende i enda en uke eller to på grunn av karanteneprotokoller», fortsetter Palomo. «Det ville ha vært et mareritt. Vi kunne i stedet bruke Revu, siden vi fikk låne bærbare datamaskiner av IT-avdelingen i mars, slik at de ansatte kunne jobbe hjemmefra samtidig som vi ikke mistet tid. Siden Studio er integrert i tillatelsessystemet vårt, hadde saksbehandlere og klienter tilgang til planenes koblinger der, slik at de fikk tilgang til Studio-økten og kunne gjennomgå planer uavhengig av hvor de befant seg. Jeg er ganske sikker på at vi ikke hadde ventetid på grunn av korona, med unntak av tiden vi ventet på å få de bærbare datamaskinene.

Byen var ikke bare i stand til å fortsette arbeidet med prosjekter under koronapandemien, men kunne også fortsette implementeringen ved å kutte ned den papirbaserte prosessen som bestod av åtte trinn til fire trinn, noe som øyeblikkelig sparte dager og uker for hver gjennomgang. «Jeg har fått veldig gode tilbakemeldinger», sier en lettet Palomo. «En kunde i forbindelse med et sykehusprosjekt kom fram til at de sparte 4930 dollar (42 500 NOK) på prosjektet ved å eliminere papir og den ellers nødvendige kjøreturen til kontorene våre. De var glade for at de kunne sende inn prosjektet på nettet og ikke måtte komme innom kontoret vårt.»

Saksbehandlere og administrative medarbeidere bruker nå denne tiden til mer produktivt arbeid, og de lokale klientene i bransjen har spart tusenvis av dollar på reduksjonen av papirbruk alene.

Konklusjon

Palomo og teamet hennes har sett verdien som den digitale transformasjonen med Bluebeam kan skape, og planlegger å fortsette å optimere denne elektroniske gjennomgangsprosessen fremover. «Vi tror at dette er av stor verdi for kunden og jurisdiksjonen», sier Palomo. «Kundene sparer tid og penger ved å unngå utskrifter, kjøre til kontorene våre og vente i lobbyen. Som jurisdiksjon blir vi mer effektive når det gjelder plangjennomgang, samtidig som vi reduserer tidsforbruket, noe som kunden og lokalsamfunnet også tjener på. Denne teknologien gjør det også enklere for oss å være fleksible og kommunisere i nødsituasjoner, siden vi får umiddelbar tilgang til byggeplanene.»

«Når vi bruker færre utskrifter og færre kunder reiser til kontorene våre, bidrar vi også til å redusere karbonfotavtrykket vårt, slik at vi kan skape en mer bærekraftig prosess», bekrefter Palomo. «Kunder kan i dag sende inn søknadene sine hele døgnet – året rundt. Og omtrent 30 % av søknadene vi mottar sendes inn utenfor byens åpningstider. Vi har kvittet oss med to andre planområder. Vi har fremdeles et lite planrom med prosjekter som ble godkjent på papir før vi begynte å bruke Bluebeam, og de eneste planene som er igjen på lageret vårt, er historiske planer som snart skal digitaliseres og arkiveres.»