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Mechwest adopte Revu et améliore la précision de ses workflows de documents quotidiens

Le défi

En 2018, Mechwest, une entreprise australienne spĂ©cialisĂ©e en dessin technique industriel et en modĂ©lisation 2D et 3D de structures mĂ©talliques, a dĂ» faire face Ă  un dĂ©fi majeur. En effet, alors qu’elle dĂ©veloppait ses activitĂ©s aussi bien en Australie, et plus prĂ©cisĂ©ment Ă  Brisbane, qu’aux Philippines, l’entreprise basĂ©e Ă  Perth utilisait principalement des supports papier pour collaborer avec ses clients des industries minières, pĂ©trolières et gazières. Les documents papier, gĂ©nĂ©rĂ©s chaque jour par dizaines de milliers, circulaient d’un bureau Ă  l’autre : les employĂ©s y apportaient manuellement des modifications, Ă  l’aide d’un crayon et d’un surligneur, avant de les numĂ©riser et de les renvoyer aux clients. Parce que les Ă©quipes de l’entreprise sont aujourd’hui dispersĂ©es, ce workflow papier s’avĂ©rait donc inefficace.

La solution

Mechwest s’est tournĂ© vers la solution Bluebeam® Revu® afin de numĂ©riser la totalitĂ© de ses opĂ©rations d’annotation et de rĂ©vision des documents. Revu a ainsi permis Ă  l’entreprise de vĂ©ritablement rationaliser son processus d’annotation et de rĂ©vision sur des milliers de documents quotidiennement traitĂ©s, tout en amĂ©liorant l’efficacitĂ©. Le plus ? L’entreprise a pu dire adieu Ă  ses espaces de travail encombrĂ©s et noyĂ©s sous des piles de papier.

Avantages

  • Chaque jour, pas moins de 20 000 documents sont numĂ©risĂ©s Ă  95 % par plus de 150 membres d’Ă©quipe, permettant un gain de temps et d’argent considĂ©rable.
  • La numĂ©risation d’un immense volume de documents a permis d’amĂ©liorer leur lisibilitĂ©, Ă©vitant au passage des erreurs coĂ»teuses.
  • La simplification des workflows numĂ©riques entre les membres d’Ă©quipes dispersĂ©es a permis Ă  Mechwest de rĂ©aliser une croissance de plus de 1 000 % en l’espace de quatre ans.

« Bluebeam s’est vraiment dĂ©marquĂ© des autres solutions que nous avons essayĂ©es : elle a Ă©tĂ© spĂ©cialement conçue pour le secteur de l’ingĂ©nierie et nous offre de nombreux outils d’annotation adaptĂ©s Ă  nos activitĂ©s. »

Matt Mason Directeur de l'exploitation Mechwest

Une charge de documents volumineuse

Mechwest Design and Drafting est une entreprise spĂ©cialisĂ©e en dessin technique industriel, en modĂ©lisation 2D et 3D de structures mĂ©talliques et en amĂ©nagement industriel, dont les clients Ă©voluent principalement dans les industries minières, pĂ©trolières, gazières, industrielles et commerciales. InstallĂ©e sur la cĂ´te ouest de l’Australie et plus prĂ©cisĂ©ment Ă  Subiaco, dans la banlieue de Perth, l’entreprise a incroyablement Ă©voluĂ© depuis ses dĂ©buts en 2001.

Mechwest Design and Drafting est une entreprise spĂ©cialisĂ©e en dessin technique industriel, en modĂ©lisation 2D et 3D de structures mĂ©talliques et en amĂ©nagement industriel, dont les clients Ă©voluent principalement dans les industries minières, pĂ©trolières, gazières, industrielles et commerciales. InstallĂ©e sur la cĂ´te ouest de l’Australie et plus prĂ©cisĂ©ment Ă  Subiaco, dans la banlieue de Perth, l’entreprise a incroyablement Ă©voluĂ© depuis ses dĂ©buts en 2001, notamment grâce au soutien de leur Platinum Partner Bluebeam, Cloud A2K.

Lorsque Matt Mason, directeur de l’exploitation chez Mechwest, s’est lancĂ© dans l’aventure en 2013, l’entreprise n’employait alors que six personnes. Aujourd’hui, grâce Ă  une croissance exceptionnelle, l’entreprise a pu ouvrir un bureau Ă  Brisbane, sur la cĂ´te est, mais aussi en dehors des frontières australiennes, avec l’ouverture d’un bureau Ă  Manille, capitale des Philippines. Forte de cette expansion, l’entreprise compte dĂ©sormais plus de 150 employĂ©s.

Dans le secteur de l’amĂ©nagement industriel, Mechwest fait figure d’exemple, car elle fait partie des rares entreprises Ă  offrir Ă  leurs clients une approche consultative, qui repose sur une mĂ©thodologie de livraison de projet intĂ©grĂ©e (« Integrated Project Delivery, ou IPD).

« Lorsque l’on parle d’amĂ©nagement industriel, on fait rĂ©fĂ©rence au processus de modĂ©lisation d’un atelier, explique Matt Mason. Dans ces entreprises, vous pourrez trouver des ingĂ©nieurs et dessinateurs en charge de la modĂ©lisation. Ils estimeront la superficie nĂ©cessaire de la structure de votre atelier et concevront la taille des poutres et des colonnes. Notre travail consiste Ă  modĂ©liser tous ces Ă©lĂ©ments en 3D, tels qu’ils existeront sur le site. Boulons, trous, supports et Ă©lĂ©ments… nous modĂ©lisons le futur atelier dans les moindres dĂ©tails, puis nous gĂ©nĂ©rons des rapports et donnĂ©es de fabrication prĂ©cis, une sorte de feuille de route sur laquelle les fabricants se reposeront pour produire chaque Ă©lĂ©ment. Pour finir, nous bâtissons votre atelier. »

Face Ă  un tel processus, il n’est pas rare que les Ă©quipes de Mechwest traitent quotidiennement quelque 20 000 documents. Et ce n’est pas tout : par rapport au temps gĂ©nĂ©ralement allouĂ© Ă  la vĂ©rification et l’annotation d’un document, le temps passĂ© sur un seul document est incroyablement court. Matt Mason explique d’ailleurs qu’il n’est pas surprenant de voir certains de ses collègues s’attarder sur un document pendant seulement quelques secondes, avant de passer au suivant.

Comme il l’explique : « Nous devons traiter un volume incroyable de dessins. Il Ă©tait donc indispensable de trouver des systèmes qui nous permettraient de traiter cet important volume. »

Intensification de la croissance

Ă€ mesure que l’entreprise se dĂ©veloppait, Mechwest avait de plus en plus de difficultĂ©s Ă  gĂ©rer un tel volume de dessins.

En 2013, elle employait six personnes et, lorsque Zane Isaacs l’a rejointe en tant que responsable de la production en 2016, elle en comptait 15. Ces quatre dernières annĂ©es, l’entreprise a connu une croissance fulgurante. Un changement de propriĂ©taire et une forte croissance interne plus tard, Mechwest emploie aujourd’hui plus de 150 personnes.

« Nos dessins doivent ĂŞtre parfaits, au millimètre près. Nous devons Ă©tudier un dessin et passer au suivant si rapidement qu’il nous faut traduire ces informations de la manière la plus efficace et simple possible. Grâce Ă  Bluebeam, ce n’est plus une mission impossible. »

Zane Isaacs
Responsable de production
Mechwest

La croissance de Mechwest est aussi en grande partie le rĂ©sultat de l’adoption d’une nouvelle mĂ©thode de travail, celle de l’IPD (livraison de projet intĂ©grĂ©e). Cette mĂ©thode repose sur un fonctionnement majoritairement collaboratif en amĂ©liorant l’efficacitĂ© et l’implication de tous les participants tout au long des phases de conception, de fabrication et de construction.

Toutefois, ce n’est qu’aux alentours de 2017 et 2018 que la croissance de l’entreprise, associĂ©e au recours Ă  des workflows papier, a atteint ses limites.

« MĂŞme les Ă©tagères commençaient Ă  cĂ©der sous le poids des documents papier, explique Zane Isaacs. C’est pourquoi, alors que nous commencions Ă  nous dĂ©velopper, la nĂ©cessitĂ© d’amĂ©liorer nos mĂ©canismes de vĂ©rification s’est faite de plus en plus pressante. Nous croulions sous une montagne de documents papier, qu’il nous Ă©tait impossible de suivre de manière optimale. »

Avant de rejoindre Mechwest, Zane Isaacs dirigeait sa propre entreprise de modélisation de structures métalliques, et utilisait depuis deux ans déjà le logiciel Revu. Après avoir fait part de son expérience à Matt Mason, qui connaissait lui aussi Revu, les deux responsables ont décidé de faire confiance à Bluebeam.

« Bluebeam s’est vraiment dĂ©marquĂ© des autres solutions que nous avons essayĂ©es : elle a Ă©tĂ© spĂ©cialement conçue pour le secteur de l’ingĂ©nierie et nous offre de nombreux outils d’annotation adaptĂ©s Ă  nos activitĂ©s. »

Mise en œuvre de Revu

Pour tester le logiciel, Mechwest a d’abord tentĂ© de reproduire son processus d’impression Ă  l’aide d’un outil numĂ©rique similaire Ă  Revu, avant d’observer le comportement du logiciel lors de l’ajout de fichiers et de la synchronisation entre diffĂ©rents bureaux.

« Il nous fallait principalement dĂ©terminer s’il serait possible de copier et de reproduire notre système dans un environnement numĂ©rique », explique Matt Mason.

La réponse est oui.

« Nous concevons un modèle, le testons et le perfectionnons, explique-t-il. Le processus est convivial, l’interface intuitive. Il n’aura fallu que très peu de temps Ă  nos Ă©quipes pour qu’elles adoptent ce nouveau système. En règle gĂ©nĂ©rale, bon nombre de nos ingĂ©nieurs de contrĂ´le sont des personnes extrĂŞmement expĂ©rimentĂ©es qui ne s’intĂ©ressent pas nĂ©cessairement au monde de la technologie. De fait, certains d’entre eux ont Ă©mis des rĂ©serves quant aux rĂ©sultats d’une telle transition. Il leur a suffi d’essayer ce système pour vraiment l’apprĂ©cier. »

La phase de test terminĂ©e, la mise en Ĺ“uvre de Revu au sein de l’entreprise s’est rĂ©vĂ©lĂ©e tout aussi rapide.

30 employés de Mechwest ont commencé à utiliser Revu et, grâce à une documentation simple et des formations pratiques, ils ont rapidement pu maîtriser les nouveaux workflows numériques de Revu.

30 employés de Mechwest ont commencé à utiliser Revu par le biais de licences fournies par Cloud A2K et, grâce à une documentation simple et des formations pratiques, ils ont rapidement pu maîtriser les nouveaux workflows numériques de Revu.

« Les outils Bluebeam sont tellement intuitifs qu’il nous aura suffi de les prĂ©senter Ă  nos employĂ©s, affirme Matt Mason. Au fond, vous travaillez avec ces outils comme vous le feriez avec un crayon ou un surligneur pour Ă©crire ou dessiner, puis vous validez et vous poursuivez votre travail. Ces outils se sont rĂ©vĂ©lĂ©s extrĂŞmement simples Ă  adopter. »

Selon Matt Mason, les workflows de Mechwest impliquent notamment d’utiliser les outils d’annotation et les trousses Ă  outils de Revu : « Nous pouvons intĂ©grer Ă  nos dessins des soudures et joints de fermeture spĂ©cifiques par simple glisser-dĂ©poser. Ensuite, nous les synchronisons avec toutes les Ă©quipes. »

Mechwest utilise Ă©galement l’outil de comparaison du logiciel pour garantir l’exactitude des informations entre plusieurs versions d’un mĂŞme document et, selon Matt Mason, l’entreprise continue de s’intĂ©resser Ă  la façon dont elle peut mettre Ă  profit d’autres outils disponibles dans Revu.

Amado Fulleros, ingĂ©nieur principal en charge du contrĂ´le des structures (et l’un des employĂ©s de Mechwest les plus expĂ©rimentĂ©s), affirme qu’il lui aura fallu près de deux semaines avant de pleinement maĂ®triser l’utilisation de Revu : « Les dĂ©buts ont Ă©tĂ© quelque peu difficiles, mais plus on se familiarise avec la solution, plus il devient simple de l’utiliser. »

Nouveau dans le secteur, Stefan Giacomazzi, contrĂ´leur documentaire et dessinateur industriel junior chez Mechwest, n’a jamais connu le processus papier de l’entreprise et affirme que l’apprentissage de Revu n’a jamais Ă©tĂ© un problème : « Pour moi, c’Ă©tait la seule et unique mĂ©thode de travail de l’entreprise. »

Stefan Giacomazzi, contrôleur documentaire et dessinateur industriel junior chez Mechwest, étudie des documents avec Bluebeam Revu.

Nette amélioration de la lisibilité et de la précision

Suite Ă  l’adoption de Revu, Mechwest a notamment constatĂ© une amĂ©lioration de la lisibilitĂ© de l’ensemble des documents, consĂ©quence naturelle du passage au numĂ©rique.

Dans le secteur de l’amĂ©nagement industriel, la prĂ©cision est indispensable ; pas seulement au sens strict du terme, mais aussi et surtout dans le sens le plus dĂ©taillĂ© possible.

« Nos dessins doivent ĂŞtre parfaits, au millimètre près, explique Zane Isaacs. Nous devons Ă©tudier un dessin et passer au suivant si rapidement qu’il nous faut traduire ces informations de la manière la plus efficace et simple possible. Grâce Ă  Bluebeam, ce n’est plus une mission impossible. »

L’ancienne procĂ©dure papier supposait d’Ă©crire Ă  la main, de surligner des Ă©lĂ©ments et d’ajouter des annotations en faisant preuve d’une extrĂŞme minutie. La prĂ©cision nĂ©cessaire Ă©tait telle qu’Amado Fulleros et d’autres ingĂ©nieurs de contrĂ´le devaient souvent se servir d’une loupe pour vĂ©rifier l’exactitude des plus petits dĂ©tails. Cette procĂ©dure appartient dĂ©sormais au passé : « Bluebeam nous permet de zoomer et d’obtenir une visibilitĂ© parfaite », explique Amado Fulleros.

Pour Mechwest, une telle prĂ©cision millimĂ©trique n’est pas une option. C’est une obligation.

« Nous devons rĂ©ussir nos dessins du premier coup, confie Zane Isaacs. La moindre erreur peut avoir des consĂ©quences dĂ©sastreuses lors des phases de construction et de fabrication. Notre coĂ»t reprĂ©sente peut-ĂŞtre 1 % du coĂ»t total de construction, nous parlons donc de centaines de milliers de dollars et d’heures de travail si un problème venait Ă  se produire. »

Avant Revu, l’identification d’erreurs après l’envoi de documents sur un chantier pouvait ĂŞtre particulièrement chronophage, puisque les employĂ©s de Mechwest devaient amener eux-mĂŞmes les copies papier sur place. Le problème ? Certains sites pouvaient se trouver Ă  des milliers de kilomètres des bureaux de l’entreprise.

« Nous devions nous rendre sur les chantiers, mais le simple fait de regrouper les copies papier nous demandait Ă©normĂ©ment de temps, explique Zane Isaacs. Transmettre aux fabricants les documents nĂ©cessaires prenait parfois jusqu’Ă  une journĂ©e complète. Les fabricants devaient ensuite trier la documentation afin de ne sĂ©lectionner que celle relative au projet de construction, prĂ©parer l’envoi des matĂ©riaux et les faire transporter jusqu’au site en question. Cette façon de fonctionner induisait inĂ©vitablement des coĂ»ts importants. »

« Il nous a fallu Ă  de nombreuses reprises prĂ©ciser la signification des annotations rĂ©alisĂ©es par les ingĂ©nieurs, au risque que ces derniers soient mal interprĂ©tĂ©s et que le rĂ©sultat final soit diffĂ©rent de celui souhaitĂ©, ajoute Matt Mason. Revu nous a permis d’obtenir des documents bien plus cohĂ©rents et lisibles. »

Par ailleurs, lorsqu’un employĂ© doit vĂ©rifier l’historique d’un document afin de retrouver l’auteur d’une annotation, il lui suffit d’utiliser la fonctionnalitĂ© Liste des marquages. Comme l’explique Matt Mason : « Lorsqu’une erreur figure dans un document sur lequel plusieurs Ă©quipes ont travaillĂ©, et que diffĂ©rents dĂ©tails ont Ă©tĂ© ajoutĂ©s, nous pouvons savoir qui est Ă  l’origine d’un commentaire en particulier. Nous pouvons ainsi remonter facilement Ă  la source du problème. »

Métamorphose et productivité

S’il est encore un atout que Revu a apportĂ© Ă  Mechwest, c’est bien la mĂ©tamorphose physique des bureaux de l’entreprise.

En effet, les grandes tables Ă  dessin noyĂ©es sous des tonnes de papier ont laissĂ© place Ă  des bureaux plus ergonomiques, sur lesquels ont Ă©tĂ© installĂ©s plusieurs Ă©crans d’ordinateur.

Ă€ la fin du premier mois d’utilisation de Revu, la grande majoritĂ© des documents papier de l’entreprise ont Ă©tĂ© rangĂ©s et stockĂ©s sur des Ă©tagères, rapidement remplies. « Nous avons pu repenser notre espace de travail et amĂ©liorer l’utilisation que nous en faisions », rĂ©vèle Zane Isaacs.

Le nouvel agencement des bureaux offre aux employés un espace de travail dégagé et plus vaste, renforçant la productivité des équipes.

« On a l’impression de travailler dans des bureaux plus ouverts. Notre environnement de travail est plus organisĂ©, se fĂ©licite Zane Isaacs. Lorsque vous entrez dans un tel espace, je pense qu’il est bien plus facile de vous concentrer sur votre travail, au lieu de vous sentir noyĂ© dans la paperasse. »

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