Demandez à David Garrigues, responsable des applications de production chez Kimley-Horn, comment l’entreprise utilisait Bluebeam. Il vous répondra sans hésiter :
« Nous étions probablement comme beaucoup d’entreprises à utiliser Bluebeam pour des tâches de base. Nous considérions cet outil comme un bon éditeur PDF, sans plus. »
Au début des années 2010, l’adoption de Bluebeam était informelle et spontanée. Les ingénieurs et les concepteurs des nombreux bureaux de l’entreprise préféraient Bluebeam pour annoter les plans et éditer les PDF, mais il existait peu de normes communes. Les modèles, les outils personnalisés et les fonctionnalités avancées n’étaient employés que localement.
« La dynamique est partie de la base », explique M. Garrigues. « Certains faisaient des choses intéressantes avec, mais rien n’était officialisé ni adopté à grande échelle. »
Cependant, les possibilités étaient là . De plus en plus d’équipes demandaient à avoir accès à Bluebeam. Quelques équipes utilisaient les sessions Studio pour distribuer les révisions. D’autres testaient des outils pour gérer par lots et tamponner. Mais sans un soutien interne mieux coordonné, le potentiel du logiciel allait rester largement inexploité.
Aujourd’hui, Bluebeam est intégré à l’ensemble des opérations nationales de Kimley-Horn, avec près de 8 000 abonnements qui facilitent la collaboration sur des centaines de projets actifs. Le logiciel fait désormais partie intégrante de l’infrastructure numérique de l’entreprise.
La pandémie a renversé la tendance
C’est en 2020 que tout a changé.
« Entre autres exemples, une équipe avait une échéance importante à respecter et nous devions traiter un projet de contrôle et d’assurance qualité de 600 pages, avec trois bureaux, cinq ingénieurs, et personne au même endroit », se souvient M. Garrigues. « Sessions Studio nous a sauvé la mise. »
Nos bureaux étant fermés alors que de nombreux projets étaient en cours, Bluebeam est rapidement devenu indispensable. Au lieu d’équipes qui annotaient les plans à la main et s’envoyaient des scans de PDF, la coordination du contrôle et de l’assurance qualité s’est transformée en un espace numérique commun sur Bluebeam Studio, avec commentaires en temps réel, suivi des versions et transparence totale.
« Nous avions besoin d’un outil numérique fiable (ce dont nous disposions déjà ) et capable d’évoluer rapidement », ajoute Mark Bishop, vice-président principal et directeur de la production. « Bluebeam est devenu notre outil. »
Évoluer avec un objectif
La conversion progressive de Bluebeam au sein de l’entreprise a suivi une courbe de maturité naturelle et progressive :
- (Début 2010) : marquage de fichiers PDF, utilisation ponctuelle, absence de soutien formel
- Croissance organique (2017 – 2019) : des utilisateurs expérimentés créent des modèles, les équipes essaient Studio
- Point d’inflexion créé par la pandémie (2020) : expansion et adoption rapides pour prendre en charge le contrôle et l’assurance qualité à distance
- Personnalisation et normalisation (2021–2022) : formation, outils partagés, spécialistes internes
- Partenariat stratégique (2023 – aujourd’hui) : assistance intégrée et planification conjointe
« Le responsable de la réussite client de Bluebeam fait partie intégrante de notre équipe. Il nous rend visite régulièrement, nous aide à identifier les points à améliorer et transmet directement à l’équipe d’ingénierie nos commentaires sur les produits. »
David Garrigues
Responsable des applications de production,
Kimley-Horn
De 2016 à 2024, Kimley-Horn a augmenté le nombre de licences Bluebeam de plus de 240 % dans ses 100 bureaux. Cette croissance s’est faite naturellement sous l’impulsion des équipes et l’influence des collègues plutôt que sous l’effet de directives descendantes.
Cette croissance rapide reflète la transition d’un usage ponctuel vers un outil de collaboration entièrement intégré, soutenu par une formation officielle et des champions internes.
« Les activités collectives sont devenues systématiques », déclare M. Garrigues. « Une fois que nous avons compris l’importance de Bluebeam, nous avons dû nous assurer que la prise en charge était adéquate. »
Celle-ci comprenait la mise en place d’un réseau interne d’ambassadeurs Bluebeam, l’organisation de formations officielles et le lancement de réunions trimestrielles destinées aux utilisateurs expérimentés.
Ces réunions, dirigées par John Armendariz, premier responsable des applications de production, sont devenues un forum essentiel pour le partage des connaissances et la collecte des commentaires de l’ensemble de l’entreprise.
Sessions Studio : le changement radical
Si de nombreuses fonctionnalités de Bluebeam ont gagné en popularité, Sessions Studio s’est particulièrement démarqué.
« Nous avons rapidement constaté que Bluebeam pouvait être bien plus qu’un simple lecteur de PDF », déclare M. Bishop. « Bluebeam pouvait devenir un outil de communication et d’assurance qualité. »
Pour les équipes qui travaillent dans différents bureaux et qui relèvent de domaines d’expertise différents (transport, services publics, services de développement, gestion du trafic et opérations), les marquages en temps réel et les fils de discussion sont devenus la pierre angulaire du dialogue technique.
Fini le « chaos des révisions ». Fini les « qui a dit quoi ». La visibilité est commune et en contexte, à chaque fois.
La formation est efficace, car elle est locale
Kimley-Horn n’a pas imposé le changement. Au lieu de cela, l’entreprise s’est tournée vers ceux qui aidaient déjà leurs pairs.
« Chez Kimley-Horn, on a réussi à trouver une masse critique en s’appuyant sur les orientations de nos clients et de nos équipes », déclare M. Bishop. « Nous avons consulté les personnes qui expérimentaient et demandaient de nouveaux modèles et de nouvelles fonctionnalités. Ce sont elles qui sont devenues nos champions Bluebeam. »
Ce modèle basé sur les pairs a contribué à une adoption rapide et sans résistance. Les nouvelles fonctionnalités et les nouveaux processus se sont naturellement répandus, soutenus par des responsables internes qui comprenaient les besoins spécifiques de chaque équipe.
L’entreprise a également intégré Bluebeam à son service d’assistance informatique. Une documentation interne, des processus et un système de tickets d’assistance adaptés aux flux de travail d’ingénierie ont été créés. La documentation interne personnalisée et les flux de travail de gestion des tickets spécifiques à l’ingénierie ont rendu l’assistance évolutive et efficace.
« Ce n’est pas seulement un logiciel que nous avons. C’est un processus que nous soutenons vraiment en interne », explique M. Garrigues.
Focalisé sur l’essentiel
L’une des raisons du succès de Bluebeam est que le logiciel n’essaye pas d’être tout à la fois.
« Il y a des plateformes complexes qui ont l’ambition de gérer l’ensemble des activités d’une entreprise : gestion de projet, outil de conception, outil de suivi des actifs », affirme M. Bishop. « Bluebeam est différent. Il se concentre sur l’excellence en matière de révision et de collaboration. »
Cet objectif clair a trouvé un écho dans toutes les disciplines. Au lieu de submerger les utilisateurs de fonctionnalités superflues avec une conception logicielle inflexible, Bluebeam proposait une expérience simplifiée axée sur ce qui importe le plus aux ingénieurs : des marquages précis, des commentaires en temps réel, des possibilités de personnalisation et des outils intuitifs qui reflétaient leur façon de travailler.
La prise en main en a été simplifiée, en particulier pour les stagiaires et les nouveaux employés. Cela a également permis à Kimley-Horn d’encourager ses équipes à mettre en place des flux de travail cohérents dans toutes leurs spécialités, tout en laissant une marge de manœuvre au niveau des bureaux.
Résultat : Bluebeam était non seulement plus facile à adopter, mais aussi plus facile à utiliser. De la planification conceptuelle au contrôle et à l’assurance qualité, en passant par la livraison finale, l’outil a pris en charge toutes les étapes du cycle de vie du projet sans chercher à remplacer l’ensemble des technologies utilisées par l’entreprise.
Ce ciblage précis fait de Bluebeam une base fondamentale pour la collaboration, et non plus un simple logiciel parmi tant d’autres.
Plus qu’un fournisseur, un véritable partenaire
Au fur et à mesure que Kimley-Horn perfectionnait sa manière d’utiliser Bluebeam, la relation avec l’entreprise elle-même a évolué.
« Nous discutions régulièrement de nos besoins avec l’équipe de Bluebeam, en particulier au sujet de notre expansion », se souvient M. Garrigues. « Ils ont été très réactifs. »
M. Bishop siège désormais au comité consultatif des clients (CAB) de Bluebeam où il veille à ce que les entreprises utilisatrices telles que Kimley-Horn aient leur mot à dire dans les processus d’innovation.
Cette réactivité s’est traduite par :
- Une formation et une prise en main sur mesure
- Une documentation propre à l’ingénierie
- L’expansion des activités de sensibilisation aux universités et aux établissements d’enseignement supérieur
- Des discussions sur la feuille de route des produits et des commentaires sur les fonctionnalités
- Des canaux d’assistance dédiés avec une équipe Customer Success de Bluebeam
« Il y a une différence entre l’utilisation basique d’un produit et avoir toute confiance en l’entreprise qui le fournit », déclare M. Bishop.
« Le responsable du service à la clientèle de Bluebeam fait partie intégrante de notre équipe », ajoute M. Garrigues. « Il nous rend visite régulièrement, nous aide à identifier les points à améliorer et transmet directement à l’équipe d’ingénierie les commentaires sur les produits. Et cela fait toute la différence. »
Perspectives d’avenir : mesurer ce qui compte vraiment
Forte d’une adoption et d’une assistance solides, Kimley-Horn est passée du déploiement à l’optimisation.
« Il y a tant à faire », déclare M. Garrigues. « Nous sommes très enthousiastes à l’idée d’explorer les possibilités d’intégration. Nous examinons les indicateurs. Nous voulons savoir comment Bluebeam peut améliorer davantage l’efficacité, et comment cela se traduit par l’excellence dans le service au client. »
Des tableaux de bord aux livrables numériques, l’entreprise examine désormais comment Bluebeam peut favoriser une prise de décision plus judicieuse et un retour sur investissement mesurable dans le cadre des engagements pris envers ses clients.
« À un certain moment, notre utilisation de Bluebeam a dépassé le logiciel », explique M. Garrigues. « Il s’agissait de notre manière de travailler en tant qu’entreprise. »
« Les outils ne sont utiles que s’ils sont utilisés », ajoute M. Bishop. « Le grand changement vient ensuite de l’alignement de ces outils avec les principaux besoins de l’entreprise ».