Conserver ce qui fonctionnait, améliorer ce qui ne fonctionnait pas
Le processus de contrôle qualité de Huitt-Zollars n’était pas défaillant, mais devait évoluer. Pendant des années, les équipes ont suivi le rythme familier des annotations rouges, jaunes, bleues et vertes. Chaque couleur représentait une étape du processus : revue, modification, vérification, validation. Certains bureaux ont même ajouté le violet pour la validation finale.
« Nous manquions cruellement d’efficacité, car chaque bureau fonctionnait différemment, explique Wendy Amann, directrice de la qualité pour l’entreprise. Il y avait une absence totale de cohérence. »
« La logique derrière ce processus était très solide, ajoute Kelvin Wiese, concepteur de projet senior. Cependant, la manière dont les gens l’exécutaient variait énormément. Il n’y avait pas de piste d’audit, ni de responsabilité au sein des différents bureaux. »
Avec le soutien de la direction et du service informatique, W. Amann et K. Wiese ont commencé à mettre en place une approche plus structurée. En 2024, K. Wiese a testé des trousses à outils et des workflows avec un petit groupe de dessinateurs, pour affiner les outils avant de les déployer à l’échelle de l’entreprise.
« Je ne souhaitais pas pousser les gens dans le grand bain, explique W. Amann. Nous avons d’abord effectué de nombreux tests en coulisses. Il ne s’agissait pas d’une refonte complète, mais d’une amélioration. »
Même si Bluebeam était disponible dans toute l’entreprise, peu d’équipes tiraient pleinement parti de ses capacités, telles que les sessions Studio, les statuts de commentaires et les pistes d’audit. Ce manque de cohérence entraînait des annotations manquées, des efforts redondants et un manque de visibilité sur l’avancement des revues de conception.
« Nous savions que nos collaborateurs faisaient les choses bien, précise W. Amann, mais ils ne le communiquaient à personne. »
Un nouveau type de déploiement
Plutôt que d’imposer une transformation radicale, l’équipe a adopté une approche collaborative par étapes. Elle a d’abord mis au point un profil Studio partagé dédié au contrôle qualité, avec des statuts à code couleur, un tampon JavaScript et des trousses à outils d’annotation adaptées à chaque étape du processus. Elle a ensuite créé des fiches-conseils présentant chaque étape du processus, à la fois au format papier et numérique, reflétant la logique de chaque type d’utilisateur.
« Nous souhaitions que les choses réalisées à la main, celles réalisées dans Adobe et celles réalisées dans Bluebeam soient cohérentes dans notre documentation, ajoute W. Amann. C’était une exigence non négociable. »
Parmi les autres changements, on peut citer :
- Les revues sont désormais lancées dans Sessions Studio de Bluebeam pour une collaboration en temps réel entre les bureaux.
- Les rôles et responsabilités sont restés inchangés, mais tous les commentaires sont désormais regroupés dans un seul document, avec horodatages et pistes d’audit.
- Un tampon numérique personnalisé a remplacé les signatures physiques.
- Les outils, statuts et profils ont été normalisés et accompagnés de modèles et de fiches-conseils pour les workflows numériques et hybrides.
« Environ 20 % de notre équipe préfère encore annoter à la main, confie W. Amann. Cela ne pose pas de problème, tant que le document final est numérique et archivé de manière cohérente. »
L’entreprise a également tiré des leçons de ses premiers échecs. Un webinaire présentant le nouveau processus à l’ensemble des services n’a pas eu le succès escompté.
« Nous aurions probablement dû mieux nous organiser en proposant des sessions de formation adaptées aux différents fuseaux horaires, admet K. Wiese. Mais nous avons immédiatement reçu des retours ; pas des plaintes, mais des demandes d’ajustements. Cela signifiait que nos collaborateurs l’utilisaient. »
Le contrôle qualité à l’œuvre : présentation étape par étape
Aujourd’hui, une revue de projet type chez Huitt-Zollars se déroule comme suit :
- Le chef de projet ou le responsable qualité lance une session Studio et invite l’équipe.
- Les examinateurs ajoutent des annotations en rouge.
- Le chef de projet et les examinateurs valident en vérifiant que les modifications correspondent aux annotations, marquées en bleu. Les commentaires non valides sont indiqués en violet.
- Les concepteurs répondent et révisent les plans en utilisant le jaune pour indiquer quand les commentaires ont été pris en compte.
- Un vérificateur effectue un contrôle qualité final en utilisant le vert.
Chaque commentaire est suivi. Chaque statut d’annotation est mis à jour. Et chaque participant peut voir ce qui s’est passé, quand et pourquoi.
« Il est possible de voir le nom de l’auteur de chaque commentaire, la date et la réponse apportée, explique K. Wiese. Rien que cela a permis d’éliminer beaucoup d’allers-retours. »
À titre d’exemple, K. Wiese raconte la fois où il a utilisé la fonctionnalité « Comparer des documents » de Bluebeam afin de superposer deux versions d’un même plan : avec les commentaires et le fichier révisé. « J’ai repéré une annotation qui avait été oubliée lors des révisions. Si je ne les avais pas superposés, nous ne l’aurions peut-être remarquée que trop tard. » Cela s’est produit lors du processus de vérification.
De meilleures revues, une collaboration plus intelligente
Le passage au numérique n’a pas seulement accéléré le processus. Il l’a rendu plus intelligent. Les fonctionnalités de Bluebeam, autrefois sous-utilisées, sont désormais essentielles à la communication et à la collaboration au sein de l’entreprise.
« Ce journal des commentaires nous est extrêmement précieux, lance W. Amann. Il change considérablement la donne en matière de suivi interne et de correspondance avec les clients. »
Ce changement a également été bénéfique aux nouvelles recrues et aux jeunes collaborateurs. La cohérence du système accélère la prise en main et clarifie les attentes. « Les collaborateurs se sentent plus à l’aise pour effectuer les contrôles qualité, affirme W. Amann. Nous adoptons la technologie et la leur offrons là où ils en ont besoin. »
La possibilité de partager les workflows entre les bureaux a également ouvert de nouvelles voies pour le contrôle par les pairs, en particulier dans les configurations hybrides ou à distance. « Nous ne proposons plus seulement un outil, mais un workflow complet », explique K. Wiese.
Un changement culturel, pas seulement technique
« Il est possible de voir le nom de l’auteur de chaque commentaire, la date et la réponse apportée. Rien que cela a permis d’éliminer beaucoup d’allers-retours. »
Kelvin Wiese,
Concepteur de projet senior,
Huitt-Zollars
La réussite du déploiement n’est pas uniquement due à la technologie, mais également à l’état d’esprit.
« Il ne s’agissait pas d’imposer une manière de faire, explique W. Amann. Nous avons proposé une solution pour faciliter les choses tout en permettant à chacun de continuer à faire son travail. »
Cette approche a été bien accueillie par l’ensemble des équipes. « Ce n’était pas que notre qualité était mauvaise, précise-t-elle. C’était plutôt que nous manquions de cohérence. Cela nous a permis d’améliorer le niveau général. »
L’équipe informatique de l’entreprise a également joué un rôle clé dans la fluidité de la transition, en centralisant le déploiement des profils et en coordonnant les autorisations des utilisateurs.
K. Wiese souligne que le passage à Sessions Studio a encouragé un travail d’équipe plus proactif. « Lorsque trois personnes examinent le même document en temps réel, il n’y a aucune ambigüité. Tout le monde parle le même langage. »
Perspectives d’avenir
Bien que l’entreprise n’ait pas mis en place de mesures concrètes pour évaluer la transition, son impact est bien visible. Les revues sont plus fluides. Les corrections sont en baisse. Et les concepteurs se sentent plus confiants dans leurs relations avec le contrôle qualité.
« Avant, il arrivait qu’on entende : « Je pensais que vous aviez corrigé cela », explique W. Amann. « Maintenant, tout est enregistré. Il n’y a plus de malentendu. »
Pour la suite, W. Amann et K. Wiese continuent d’affiner le processus en apportant des améliorations au tampon, en normalisant les modèles de cartouches et en renforçant les étapes de validation dans toutes les disciplines.
« Nous sommes plus performants, assure W. Amann. Nos documents sont de meilleure qualité. Nos équipes sont plus confiantes. C’est une grande réussite. »
Conseils pour les autres entreprises
Pour les entreprises qui envisagent une transformation similaire, voici quelques conseils prodigués par Huitt-Zollars :
- « Ne réinventez pas la roue, améliorez votre documentation. »
- « Vous avez besoin de quelqu’un qui maîtrise les outils et de quelqu’un qui connaît le personnel. »
- « Rencontrez vos collaborateurs à mi-chemin. Le numérique ne signifie pas nécessairement la suppression totale du papier. »
- « Il y a toujours à faire. Mais aller vers plus de clarté à chaque étape fait la différence. »
Et surtout :
« Il faut viser le progrès, pas la perfection », conclut W. Amann. « C’est ainsi que l’on peut mettre en place un système qui fonctionne pour tout le monde. »