Bluebeam: Sådan skalerede Kimley-Horn Bluebeam til et samarbejds- og kvalitetsværktøj.

Hvis man spørger David Garrigues, Kimley-Horns chef for produktionsapplikationer, hvordan firmaet oprindeligt brugte Bluebeam, svarer han straks:

“Vi var nok som mange andre firmaer – vi brugte Bluebeam til det grundlæggende. Vi så det som et rigtig godt PDF-værktøj, og det var dét.”

Tilbage i begyndelsen af 2010’erne var implementeringen uformel og organisk. Ingeniører og designere på tværs af firmaets mange kontorer foretrak Bluebeam til markering af planer og redigering af PDF-filer, men der var kun få fælles standarder. Skabeloner, brugerdefinerede værktøjer og mere avancerede funktioner forblev lokaliserede.

“Det var græsrodsarbejde,” sagde Garrigues. “Nogle grupper af mennesker gjorde interessante ting med det, men det var ikke formaliseret eller ret udbredt.”

Alligevel var kimen til en mulighed til stede. Flere og flere teams bad om adgang til Bluebeam. Enkelte teams brugte Studio-sessioner til distribuerede granskninger. Nogle eksperimenterede med batch-værktøjer og stempler. Men uden bedre koordineret intern support forblev softwarens bredere potentiale uudnyttet.

I dag er Bluebeam integreret i Kimley-Horns nationale aktiviteter med næsten 8.000 abonnementer og understøtter samarbejdet på tværs af hundredvis af aktive projekter. Softwaren er blevet en integreret del af firmaets digitale infrastruktur.

En pandemi vender udviklingen

Alt ændrede sig i 2020.

“Et af de mange eksempler er, at et team havde en vigtig deadline, og vi skulle igennem et 600-siders kvalitetsevalueringssæt med tre kontorer, fem ingeniører og ingen på samme sted”, husker Garrigues. “Studio-sessionerne reddede os.”

Med lukkede kontorer og projekter, der stadig var i gang, blev Bluebeam hurtigt forretningskritisk. I stedet for at teams skulle markere planer i hånden og sende PDF-scanninger til hinanden, blev koordineringen af kvalitetsevalueringen omdannet til et fælles digitalt rum i Bluebeam Studio med kommentarer i realtid, versionssporing og fuld gennemsigtighed.

“Vi havde brug for et digitalt værktøj, som vi kunne stole på, som vi allerede havde, og som kunne skaleres hurtigt”, tilføjer Mark Bishop, seniorvicedirektør og produktionschef. “Bluebeam blev det værktøj.”

Skalering med intention

Virksomhedens Bluebeam-udvikling fulgte en naturlig, trinvis udviklingskurve:

1. Tidlig brug (2010’erne): PDF-markering, ad hoc-brug, ingen formel support
2. Organisk vækst (2017-2019): Superbrugere bygger skabeloner, teams afprøver Studio
3. Pandemisk vendepunkt (2020): Hurtig udvidelse og implementering for at understøtte kvalitetsevaluering via fjernadgang
4. Tilpasning og standardisering (2021-2022): Uddannelse, delte værktøjer, interne ambassadører
5. Strategisk partnerskab (2023-i dag): Integreret support og fælles planlægning

Fra 2016 til 2024 øgede Kimley-Horn sine Bluebeam-brugerlicenser med mere end 240 % på tværs af sine 100 kontorer. Denne vækst skete organisk, drevet af teamets behov og indflydelse fra kolleger snarere end topstyrede mandater.

Denne hurtige vækst afspejler et skift fra ad hoc-brug til et fuldt integreret samarbejdsværktøj understøttet af formel træning og interne ambassadører.

“Græsrodsaktiviteterne blev mere bevidste,” sagde Garrigues. “Da vi indså, hvor vigtig Bluebeam var, var vi nødt til at understøtte systemet ordentligt.”

Denne understøttelse omfattede opbygning af et netværk af interne Bluebeam-ambassadører, tilbud om formel træning og lancering af kvartalsvise møder for superbrugere.

Disse møder, der blev ledet af John Armendariz, seniorleder for produktionsapplikationer, blev et vigtigt forum for vidensdeling og feedback fra hele virksomheden.

Studio-sessioner: en game-changer

Mens mange Bluebeam-funktioner blev brugt mere og mere, skilte Studio-sessionerne sig ud.

“Vi fandt hurtigt ud af, at Bluebeam kunne være meget mere end bare en PDF-fremviser og -editor,” siger Bishop. “Det kunne blive et kommunikations- og kvalitetsværktøj.”

For teams, der arbejder på tværs af kontorer og fagområder – transport, forsyning, arealanvendelse, trafikplanlægning og drift – blev kommentarer og markeringstråde i realtid rygraden i den tekniske dialog.

Ikke mere “versionskaos”. Ikke mere “hvem sagde hvad”. Kun delt synlighed, i en sammenhæng, hver gang.

Træning, der virker—fordi den er lokal

Kimley-Horn pressede ikke på for forandring som et mandat for hele virksomheden. I stedet fokuserede man på dem, der allerede hjalp deres kolleger.

“Det, der fungerer bedst hos Kimley-Horn, er at finde den kritiske kerne og læne sig ind i den retning, vores kunder og teams bevæger sig i,” siger Bishop. “Vi opsøgte vores medarbejdere, som eksperimenterede og spurgte efter nye skabeloner og nye funktioner. De blev vores Bluebeam-ambassadører.”

Denne peer-baserede model var med til at sikre en hurtig implementering uden modstand. Nye funktioner og arbejdsgange spredte sig naturligt, støttet af interne ledere, der forstod hvert teams specifikke behov.

Virksomheden integrerede også Bluebeam i sin IT-helpdesk og skabte intern dokumentation, processer og anmodningssupport, der var skræddersyet til ingeniørbaserede arbejdsgange. Brugerdefineret intern dokumentation og ingeniørspecifikke arbejdsgange for anmodninger gjorde supporten skalerbar og effektiv.

“Det er ikke bare en software, vi har. Det er noget, vi virkelig støtter internt,” sagde Garrigues.

Fokus på det, der betyder noget

En af grundene til, at Bluebeam blev i virksomheden: Systemet forsøgte ikke at være alt på én gang.

“Der er komplicerede platforme derude, som gerne vil være din projektleder, dit designværktøj og dit værktøj til sporing af aktiver,” siger Bishop. “Det forsøger Bluebeam ikke at være.” Bluebeam fokuserer på at være god til granskning og samarbejde.”

Det klare formål blev godt modtaget på tværs af discipliner. I stedet for at overvælde brugerne med mange funktioner og et ufleksibelt softwaredesign leverede Bluebeam en strømlinet oplevelse med fokus på det, der betød mest for ingeniørerne: præcise markeringer, feedback i realtid, en vis tilpasning og intuitive værktøjer, der afspejlede den måde, de allerede arbejdede på.

Dette gjorde onboarding nemmere, især for praktikanter og nyansatte. Det gjorde det også muligt for Kimley-Horn at opfordre teams til at skabe ensartede arbejdsgange på tværs af deres specialer og give plads til fleksibilitet på kontorniveau.

Resultatet: Bluebeam var ikke bare lettere at tage i brug, men også lettere at stole på. Fra konceptuel planlægning til kvalitetsevaluering og endelig levering understøttede værktøjet alle faser af projekternes livscyklus uden at forsøge at erstatte virksomhedens bredere teknologistak.

Dette præcise fokus gjorde Bluebeam til et grundlæggende samarbejdslag, ikke bare endnu et softwarefelt, der skulle krydses af.

En sand partner, ikke bare en leverandør

Efterhånden som Kimley-Horn modnede sin brug af Bluebeam, udviklede forholdet til selve virksomheden sig.

“Vi har haft regelmæssige samtaler med Bluebeams team om vores behov, især efterhånden som vi er vokset,” sagde Garrigues. “De har været meget lydhøre.”

Faktisk sidder Bishop nu i Bluebeams Customer Advisory Board (CAB) – en rolle, der er med til at sikre, at virksomhedsbrugere såsom Kimley-Horn har indflydelse på udformningen af fremtidige innovationer.

Den lydhørhed blev omsat til:

• Skræddersyet træning og onboarding
• Ingeniørspecifik dokumentation
• Udvidelse af opsøgende arbejde til universiteter og gymnasier
• Drøftelser om produktkøreplaner og feedback på funktioner
• Dedikerede supportkanaler gennem Bluebeams Customer Success-team

“Det er forskellen på at have et produkt, som vi bruger, og en virksomhed, som vi stoler på,” sagde Bishop.

“Bluebeams Customer Success Manager er en del af vores team,” tilføjede Garrigues. “Han mødes regelmæssigt med os, hjælper os med at identificere områder, hvor vi kan forbedre os, og giver produktfeedback direkte til ingeniørerne. Det har været vigtigt.”

Fokus fremover: Måling af det, der betyder noget

Nu, hvor systemet er blevet bredt accepteret og har en god supportfunktion, skifter Kimley-Horn fokus fra udrulning til optimering.

“Der er stadig så meget, vi kan gøre,” sagde Garrigues. “Vi er meget spændte på at udforske integrationer. Vi kigger på målinger. Vi ønsker at forstå, hvordan Bluebeam yderligere forbedrer effektiviteten og dermed resulterer i fremragende kundeservice.”

Virksomheden undersøger, hvordan Bluebeam kan fremme bedre beslutningstagning og målbart ROI på tværs af klientengagementerne, fra digitale kontrolpaneler til digitale leverancer.

“På et tidspunkt handlede vores brug af Bluebeam ikke længere om softwaren,” sagde Garrigues. “Den handlede mere om, hvordan vi arbejder som virksomhed.”

“Værktøjer virker kun, når de bliver brugt,” tilføjede Bishop. “Derefter kommer den markante forandring ved at forbinde dette værktøj med din virksomheds største behov.”