Mechwest forbedrer nøjagtigheden af daglige dokumentprocesser med Revu

Udfordring

I 2018 stod den hurtigtvoksende australske virksomhed Mechwest, der leverer tegninger i 2D og 3D til specialiserede fagfolk, over for et stort problem: Den Perth-baserede virksomhed stod midt i en international ekspansion med åbning af kontorer i Filippinerne og hjemlandet (i Brisbane), men dens primære måde at arbejde for sine kunder på inden for minedrift, olie og gas var stadig stort set papirbaseret. Papirdokumenter, ofte titusindvis om dagen, cirkulerede rundt på hele kontoret, så medarbejderne kunne markere de ændringer i værkstedsdetaljeringen med pen og overstregningstusch, der skulle foretages, inden dokumenterne blev digitaliseret og sendt til kunderne. Nu, med en geografisk spredt arbejdsstyrke, der afleverede markerede dokumenter, var denne papirbaserede arbejdsgang ikke længere brugbar.

Løsning

Mechwest satte sin lid til Bluebeam® Revu® som sin løsning til at digitalisere hele dokumentgennemgangs- og markeringsprocessen. Revu har gjort det muligt for virksomheden at strømline gennemgangs- og markeringsprocessen på tværs af tusinder af daglige dokumenter og samtidig forbedre effektiviteten, alt imens virksomheden slipper for store rodede skriveborde og kæmpe papirstakke.

Fordele

  • Helt op til 20.000 dokumenter på daglig basis er nu 95 % digitale hos over 150 teammedlemmer, hvilket resulterer i betydelige tids- og omkostningsbesparelser
  • Digitaliseringen af den enorme mængde dokumenter har forbedret deres læsbarhed og medvirket til at undgå kostbare fejl
  • Problemfri digitale arbejdsgange mellem geografisk spredte teammedlemmer har gjort det muligt for Mechwest at vokse med over 1.000 % på fire år
"Da vi testede forskellige løsninger, så Bluebeam ud til at være den, der gav mest mening, fordi den var designet specielt til ingeniørbranchen og havde mange af de værktøjer til markering, der passede ind i vores virksomhed."
Matt MasonDriftslederMechwest

En omfattende dokumentmængde

Mechwest Design and Drafting leverer tegninger i 2D og 3D og værkstedsdetaljering til specialiserede fagfolk, og firmaets kunder er primært at finde inden for minedrift, olie og gas, industri og handel. Virksomheden har hovedkvarter i Subiaco, en forstad til Perth på Australiens vestkyst, og er vokset enormt siden grundlæggelsen i 2001.

Mechwest Design and Drafting is a mechanical and structural 2D and 3D drafting and shop detailing firm whose clients are primarily in the mining, oil and gas, industrial and commercial industries. Headquartered in Subiaco, a suburb of Perth on the western coast of Australia, the company has grown tremendously since its founding in 2001 – with support from their Bluebeam Platinum Partner Cloud A2K.

Da Matt Mason, Mechwests driftsleder, startede i virksomheden omkring 2013, var han en af kun seks ansatte. I dag er Mechwests medarbejderstab vokset til mere end 150 personer takket være virksomhedens usædvanlige vækst, hvilket har har givet anledning til at åbne et ekstra kontor på Australiens østkyst i Brisbane samt en international afdeling i Filippinernes hovedstad, Manila.

Mechwest er forholdsvis unik inden for værkstedsdetaljering, fordi det er en af de få virksomheder, der tilbyder rådgivning via Integrated Project Delivery (IPD) til sine kunder.

"Værkstedsdetaljering refererer til detaljering til produktionen," siger Mason. "Du har måske nogle ingeniører og designere, som tegner og siger: 'Bygningen skal være så og så stor, og jeg fastsætter størrelsen på bjælkerne og søjlerne.'" Det, vi så gør, er, at vi modellerer alt i 3D nøjagtigt som det vil se ud på stedet – hver eneste bolt, hvert eneste hul, hvert eneste lillebitte beslag og genstand. Og derefter opretter vi i bund og grund nøjagtige fremstillingsdata og rapporter for at vise producenterne, hvordan man fremstiller hvert eneste element, så de derefter kan opføre det hele på byggepladsen."

Derfor er det ikke ualmindeligt, at Mechwests medarbejdere arbejder sig igennem op til 20.000 dokumenter om dagen. Ydermere er tiden, der bruges på et enkelt dokument, umådeligt kort sammenlignet med en typisk dokumentgennemgangs- og markeringsproces. Mason siger, at en medarbejder kan arbejde på et dokument i så lidt som et par sekunder, før vedkommende går videre.

"Det er en ret stor mængde," siger Mason. "Og det er i den forbindelse, vi har haft problemer med at finde systemer, der kunne håndtere den mængde tegninger."

Skalering og vækst

Mechwests evne til at håndtere et så stort antal tegninger blev mere og mere udfordret i takt med, at virksomheden fortsatte med at vokse.

Virksomhedens seks medarbejdere i 2013 voksede til 15 i 2016, da Zane Isaacs, Mechwests produktionschef, sluttede sig til firmaet. De seneste fire år har været præget af turbovækst. Et ejerskifte samt stærk organisk vækst har gjort det muligt for Mechwest at udvide til sit nuværende antal medarbejdere på mere end 150 personer.

"Vores tegninger skal stemme på millimeteren. Og det er det, Bluebeam giver os mulighed for at lykkes med, fordi vi er nødt til at kunne åbne og lukke en tegning så hurtigt, at vi har brug for at få oversat disse data på en meget hurtig, men enkel måde."
Zane Isaacs
Produktionsleder
Mechwest

Mechwests vækst blev også i vid udstrækning drevet af omstillingen til en IPD-metode (Integrated Project Delivery), som indebærer et ekstremt tæt samarbejde ved at forbedre effektiviteten og involvere alle deltagere gennem alle faser af design, fremstilling og byggeri.

Alligevel var det først omkring 2017/2018, at virksomhedens vækst kombineret med dens afhængighed af papirbaserede arbejdsgange nåede et kritisk punkt.

"Selv hylderne begyndte at give sig," siger Isaacs, "på grund af vægten af papiret på dem. Da vi begyndte at vokse, indså vi, at vi havde brug for en bedre kontrolmekanisme, fordi der bare var tonsvis af papir, som det var svært at holde styr på på en effektiv måde."

Før han kom til Mechwest, havde Isaacs sin egen virksomhed, der leverede detaljering af stålkonstruktioner. Her havde han brugt Revu i cirka to år. Isaacs fortalte Mason, som også kendte til programmet, om sine erfaringer med at arbejde i Revu. De besluttede sig for at prøve det.

"Da vi testede forskellige løsninger, så Bluebeam ud til at være den, der gav mest mening", siger Mason, "fordi programmet var designet specielt til ingeniørbranchen og havde mange af de markeringsværktøjer, der passede til vores virksomhed."

Implementering af Revu

For at teste softwaren forsøgte Mechwest først at reproducere sin proces med papirudskrifter med et digitalt værktøj som Revu, før de undersøgte, hvordan softwaren fungerede med tilføjelsen af filer og synkronisering på forskellige kontorer.

"I bund og grund ville vi finde ud af, om vi kunne kopiere og replikere vores system i det digitale rum", siger Mason.

Svaret var ja.

"Vi ville lave en model og derefter finpudse den," siger Mason. "Det er meget brugervenligt. Vi fandt grænsefladen meget intuitiv. Det tog faktisk ikke vores medarbejdere særlig længe at gå over til det nye system. Mange af vores kontrollanter er generelt meget erfarne folk, som måske ikke nødvendigvis er super teknologifokuserede. Nogle af dem var usikre på, hvordan det skulle gå, og de stillede sig lidt tvivlende over for det. Men da de først begyndte at bruge det, havde de ingen problemer med det."

Da testen var afsluttet, var det lige så hurtigt at implementere Revu i hele virksomheden.

Mechwest startede med at implementere Revu til cirka 30 ansatte. Ved hjælp af en simpel dokumentation og praktisk undervisning af medarbejderne kunne Mechwest hurtigt få dem integreret i de nye digitale arbejdsgange med Revu.

Mechwest started by rolling Revu out to roughly 30 employees with licences supplied by Cloud A2K. Using some simple documentation and hands-on training with employees, Mechwest was able to get employees integrated in the new digital workflows with Revu quickly.

"Da vi først havde vist dem, hvordan man bruger værktøjerne, Bluebeam er bare så intuitivt," siger Mason. "I bund og grund vælger man bare et værktøj, som f.eks. en kuglepen eller en overstregningstusch, og skriver eller tegner, hvorefter man implementerer det og går videre. Vi syntes, det var supernemt at tage i brug."

Mason siger, at Mechwests arbejdsgange for det meste kræver brug af markeringsværktøjer og værktøjssæt i Revu. "Vi har svejsninger og bestemte knudepunkter, som du bare kan trække og slippe ind på tegningen," siger Mason. "Vi synkroniserer dem med alle."

Mechwest har også brugt sammenligningsværktøjet til at sikre nøjagtighed mellem forskellige dokumentversioner. Mason siger, at virksomheden fortsætter med at undersøge, hvordan den kan bruge andre værktøjer i Revu.

Amado Fulleros, som er konstruktionskontrollant og en af de mere erfarne medarbejdere i Mechwest, siger, at det tog ham omkring to uger at blive operationelt kyndig i brugen af Revu. "Det var lidt svært i starten, men efterhånden blev det lettere at arbejde med," siger han.

Stefan Giacomazzi er dokumentkontrollant og juniortegner hos firmaet. Det er hans første job i branchen, og han har aldrig kendt til Mechwests papirbaserede proces. Han siger, at det ikke har været noget problem overhovedet at gå i gang med at lære Revu. "Jeg vidste bare, at det var sådan, man gjorde her," siger han.

Dokumentkontrollant og juniortegner hos Mechwest, Stefan Giacomazzi, arbejder på dokumenter med Bluebeam Revu.

Turbodrevet læsbarhed, nøjagtighed

En af de vigtigste fordele, der er kommet ud af Mechwests overgang til Revu, er den standardiserede læsbarhed, der helt naturligt følger med digital transformation.

Nøjagtighed er altafgørende inden for værkstedsdetaljering. Ikke bare nøjagtighed i normal forstand – men nøjagtighed af den mest utroligt detaljerede art.

"Vores tegninger skal stemme på millimeteren," siger Isaacs. "Og det er det, som Bluebeam giver os mulighed for at sikre, fordi vi skal åbne og lukke en tegning så hurtigt, at vi har brug for at oversætte disse data på en meget hurtig, men enkel måde."

I den tidligere papirbaserede proces skulle manuelle kommentarer, fremhævning og andre markeringer også være millimeternøjagtige – så meget, at Fulleros sammen med de andre kontrollanter ofte brugte et forstørrelsesglas for at sikre, at de små detaljer i dokumenterne var præcise. "I Bluebeam kan du zoome ind og se det helt tydeligt," siger Fulleros.

En sådan millimeternøjagtig præcision er ikke et valg hos Mechwest. Det er den eneste mulighed.

"Vi får kun én chance for at lave disse tegninger rigtigt," siger Isaacs. "Hvis vi gør det forkert, vil konsekvensen for byggearbejdet og fremstillingen være enorm. Vores omkostninger er måske 1 % af de samlede byggeomkostninger, så vi snakker også om hundreder af tusinder af dollars og arbejdstimer, hvis noget går galt."

Før Revu kunne det være særligt tidskrævende at opdage fejl, efter at dokumenterne var blevet sendt ud til en byggeplads, fordi man fysisk skulle transportere papirkopier ud til byggepladserne, som i nogle tilfælde ligger tusindvis af kilometer væk fra Mechwests kontorer.

"Vi var nødt til at tage hen på byggepladsen. Men alene det at samle de papirkopier, vi skulle sende til producenten, tog tid," siger Isaacs. "Det kunne tage en hel dag at få disse papirkopier hen til producenten, som derefter skulle sortere pakken, flytte de relevante dokumenter over til værkstedet, der skulle fremstille tingene, lægge dem bag i en lastbil og så få dem transporteret derop. Det var absolut en omkostning at skulle arbejde på den måde før i tiden."

"Der var mange gange, hvor vi var nødt til at afklare, hvad kontrollanten egentlig mente, eller man kunne fejltolke en markering i et dokument og som følge deraf gøre noget forkert," tilføjer Mason. "Med Revu kan jeg tydeligt se, hvordan dokumenterne er mere ensartede og læsbare."

Ydermere bliver annotationslisten i Revu uvurderlig, hvis der er behov for at kontrollere historikken for et dokument for at finde ud af, hvem der har markeret hvad. "Hvis der er nogle forskellige detaljer eller flere forskellige kontrollanter, der arbejder på et dokument, kan man se, præcis hvem der har tilføjet hvad, og om der er fejl," siger Mason. "Det er også lettere at spore tilbage."

Ryd op på kontoret, fokuser hjernen

Endelig har den mest synlige ændring for Mechwest været kontorernes fysiske udseende, efter man er begyndt at bruge Revu.

Væk er de store tegneborde med bunker af papirer. I stedet er der mindre, ryddelige skriveborde med flere computerskærme.

Efter den første måned med Revu blev det meste af papiret på kontoret henvist til firmaets opbevaringshylder, som hurtigt blev overbebyrdede. "Vi blev faktisk i stand til at udnytte de lokaler, vi havde, på en bedre måde," siger Isaacs.

De ryddelige kontorer hjælper ikke kun Mechwests medarbejdere med mere plads på deres skriveborde. Den nye ryddelighed overalt på kontorerne støtter også medarbejdernes produktivitet.

"Fornemmelsen af kontoret er, som om det er mere åbent. Det føles mere organiseret," siger Isaacs. "Jeg tror, at ens sindstilstand, når man kommer ind i et rum, der føles sådan, er, at man bliver mere fokuseret i modsætning til fornemmelsen af at drukne i alt det her papirarbejde."

Mere end to millioner fagfolk rundt om i verden bruger Revu til at styrke samarbejde i løbet af hele projekteringens og byggeprojektets levetid.

Få mere at vide

Tilmeld dig vores nyhedsbrev, og hold kontakten med Bluebeam

Tilmelding til e-mails fra Bluebeam

Indtast din e-mailadresse, og angiv din foretrukne abonnementsordning nedenfor for at få nyheder, produktopdateringer, særudgivelser samt tips og trick fra Bluebeam.

Din e-mail

Tjek reCAPTCHA

Fortrolighedspolitik

Nyhedsbreve

Dette websted bruger cookies

Vi vil gerne bruge cookies til at forbedre din oplevelse på vores websted og kvaliteten af vores service. Få mere at vide

Okay
Nej tak